El cronograma como producto de los procesos de planificación es un elemento esencial para guiar la ejecución de los proyectos, debido a que raramente los proyectos se ejecutan como fueron inicialmente planeados, y que no se puede garantizar la ausencia de problemas en el cronograma es necesario reconocer y gestionar dichos problemas que pueden afectar el rendimiento del proyecto. Un gerente de proyectos debe estar en la capacidad de identificar las causas que originan los problemas y las estrategias de solución para los mismos, además de analizar alternativas de solución mediante el modelo del cronograma y poder predecir resultados, así como poder comparar cambios en el modelo del cronograma debido a variaciones en el tiempo y el alcance principalmente para evaluar el impacto resultante sobre el proyecto.

1. Capítulo Lima, Perú
Congreso Internacional de
Gerencia de Proyectos PMI – Perú 2009
Gestión de Problemas en el
Cronograma según el PMBOK 2008
Ing. Fernando Contreras PMP, PMI-SP, PMI-RMP
Project Management & Engineering Services

2. Foto Ingeniero Informático de la PUCP,
(tamaño certificado como PMP®, PMI-SP® y
pasaporte) PMI-RMP® por el PMI®, con amplia
experiencia profesional manejando
equipos y gestionando proyectos de
tecnologías de la información bajo
los estándares del PMI® en los
sectores de Industria, Banca,
Transporte y Comercio Exterior
además de consultor en mejora de
procesos (BPM, CMMI) en
Autor importantes empresas del sector
Fernando Contreras público y el sector privado así como
Velásquez consultor y docente en temas y
Gerente de Proyectos herramientas de Project
Project Management & Management.
Engineering Services

3. Agenda
• Introducción.
• Proceso de Desarrollo del Cronograma.
• Señales de un Cronograma en Problemas.
• Causas de los Problemas en el Cronograma.
• Enfrentando los Problemas.
• Mirando a Través del Cronograma.
• Administrando los Riesgos en el Cronograma.
• Caso.
• Conclusiones.
Capítulo Lima, Perú

4. Introducción
El porque planificar.
– Quizás la principal causa por la cual se menosprecia el valor del
planeamiento es pensar que es una actividad estática, que se realiza de
una sola vez y no se cambia. Eso es totalmente erróneo ya que el
planeamiento es un proceso dinámico que mediante un desarrollo
sistemático del mismo permite revisar los aspectos del entorno que han
cambiado y replantear así los objetivos o estrategias afectadas por dicha
alteración.
– La planificación es esencial para guiar la ejecución de los proyectos,
debido a que raramente los proyectos se ejecutan como fueron
inicialmente planeados es necesario mantener un registro del progreso y
del estado del proyecto para poder analizar la información y tomar las
medidas correctivas necesarias.
“La vida se debe vivir hacia delante
aunque se entiende hacia detrás.”
Soren Kierkegaard
Capítulo Lima, Perú

5. Procesos de Desarrollo del
Cronograma
• Definir las Actividades.
• Secuenciar las
Actividades.
• Estimar los Recursos de
las Actividades.
• Estimar la Duración de
las Actividades.
• Desarrollar el
Cronograma.
Capítulo Lima, Perú

6. Cambios en los procesos de gestión
del tiempo en la cuarta edición.
“El cambio no es sólo una necesidad de la vida,
es la vida misma .”
Alvin Toffler
Capítulo Lima, Perú

7. Cambios en los procesos de gestión
del tiempo en la cuarta edición.
• Se hace una diferenciación entre el plan de
gestión del proyecto y documentos del
proyecto.
• Los cambios solicitados abarcan las acciones
preventivas, acciones correctivas, reparación
de defectos y los cambios solicitados.
• Se elimino los componentes de planificación.
Capítulo Lima, Perú

8. Cambios en los procesos de gestión
del tiempo en la cuarta edición.
•Se agregaron las siguientes herramientas y técnicas al
proceso de controlar el cronograma:
Nivelación de Recursos.
Análisis del escenario “Qué pasa si”.
Aplicación de adelantos y retrasos.
Compresión del cronograma.
Herramienta de planificación.
• Se elimino el método de diagramación con
flechas.
Capítulo Lima, Perú

9. Señales de un Cronograma en
Problemas
“Los obstáculos son esas cosas espantosas
que ves cuando apartas los ojos de tu meta.”
Henry Ford
Capítulo Lima, Perú

10. Señales de un Cronograma en
Problemas
• Desviación significativa de
la línea base.
• Falla en la entrega de las fechas
comprometidas.
• Recursos sobre asignados.
Capítulo Lima, Perú

11. Causas Principales de los Problemas
en el Cronograma
“Nunca midas la altura de una montaña hasta que hayas alcanzado su
cima. Sobre ésta, te darás cuenta que no era tan elevada como parecía.”
Dag Hammarskold
Capítulo Lima, Perú

12. Causas Principales de los Problemas
en el Cronograma
• Mala gestión de requerimientos.
• Mala gestión de control de cambios.
• Mala estimación es la duración de las
actividades.
Capítulo Lima, Perú

13. Causas principales de los problemas
en el cronograma
• Personal no motivado o no
capacitado.
• Falta de una metodología de trabajo.
Capítulo Lima, Perú

14. Enfrentando los Problemas
“Un problema es una meta que se ha manifestado en
tu vida, sólo que no recuerdas haberla planeado.”
R.J. Bryant
Capítulo Lima, Perú

15. Procesos de Solución de Problemas
Capítulo Lima, Perú

16. Procesos de Solución de Problemas
• Determinar el problema.
▫ Revisiones de Desempeño.
▫ Análisis de Variación (SV, SPI).
• Reparar el defecto.
▫ Intensificación.
▫ Ejecución Rápida.
▫ Intercambio de las restricciones contrapuestas del
proyecto.
• Análisis de la causa raíz.
▫ Diagrama causa y efecto.
▫ Diagrama de influencias.
Capítulo Lima, Perú

17. Procesos de Solución de Problemas
• Eliminar la causa raíz.
▫ Solicitudes de cambio.
▫ Actualización del plan para la dirección del
proyecto.
• Verificar que la causa raíz haya sido
eliminada.
▫ Análisis de Variación (SV, SPI).
▫ Revisiones de Desempeño.
Capítulo Lima, Perú

18. Estrategias Para Eliminar las Causas
de los Problemas en el Cronograma
“La mejor manera de librarse de un problema es
resolverlo.”
Brenda Francis
Capítulo Lima, Perú

19. Mala Gestión de Requerimientos
Causas Estrategia
• Los requerimientos son • Desarrollar un plan de
requerimientos.
definidos de forma ambigua.
• Involucrar a los interesados a
• Los requerimientos omiten través del proceso de
información que la gente que va desarrollo del proyecto.
a desarrollar el producto • No agregar capacidades o
necesita. características adicionales.
• Los requerimientos no son • Usar un glosario de términos
verificables. comunes y una lista de
acrónimos.
• Hacer una evaluación de
riesgos por cada
requerimiento que se agrega
o cambia.
Capítulo Lima, Perú

20. Mala Gestión de Control de Cambios
Causas Estrategia
• No existe un plan de gestión • Conocer a los interesados.
de cambios. • Establecer el comité de
• Mala definición del alcance. control de cambios.
• Falencia en el proceso de • Analizar la mejor estrategia
identificar de los interesados. para gestionar los cambios.
• Desarrollar el plan de gestión
• No existe un comité control de
de las comunicaciones.
cambios.
• Desarrollar un plan de
aprendizaje y
retroalimentación
Capítulo Lima, Perú

21. Mala Estimación de la Duración de
las Actividades
Causas Estrategia
• Excesivo optimismo. • Estimación por analogía.
• Falta de experiencia en • Estimación paramétrica.
proyectos similares. • Estimación por tres valores.
• Mala calidad de los datos en
las estimaciones.
Capítulo Lima, Perú

22. Personal no Motivado o no
Capacitado
Causas Estrategia
• Excesivos cambios. • Desarrollar el plan de gestión
• Falta de un plan de gestión de de cambios.
personal. • Desarrollar el plan de gestión
de personal
Capítulo Lima, Perú

23. Falta de una Metodología de Trabajo
Causas Estrategia
• Carencia o falencia de un plan • Desarrollar el plan de gestión
de gestión del proyecto. del proyecto.
Capítulo Lima, Perú

24. Mirando a Través del Cronograma
“El análisis de lo obvio exige una mente muy fuera de lo común .”
Alfred N. Whitehead
Capítulo Lima, Perú

25. Modelo del Cronograma
Capítulo Lima, Perú

26. Utilidad del Modelo del Cronograma
• Análisis del escenario “Qué pasa si”.
•Análisis cuantitativo de riesgos.
Capítulo Lima, Perú

27. Administrando Riesgos en el
Cronograma
“Daría todo lo que sé, por la mitad de lo que ignoro.”
Descartes
Capítulo Lima, Perú

28. Simulación Montecarlo
• Basado en el muestreo
sistemático de variables
aleatorias.
• Los valores aleatorios
siguen una distribución
de probabilidad.
Capítulo Lima, Perú

29. Caso Practico
“Si tu no puedes describir lo que estas haciendo como un
proceso, tu no conoces lo que estas haciendo.”
W. Edwards Deming
Capítulo Lima, Perú

30. Conocer los Procesos
Capítulo Lima, Perú

31. Desarrollar el Cronograma
Capítulo Lima, Perú

32. Analizar los Riesgos
Actividad Probabilidad Distribución de Probabilidad
Optimista Esperada Pesimista
Instalación de 1 5 9
equipos de prueba
Creación de 3 5 9
Interfases
Capítulo Lima, Perú

33. Analizar los Resultados
Fecha CPM
Probabilidad de 80%
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34. Desarrollando el Cronograma
Línea Base
Acta de Constitución
Capítulo Lima, Perú

35. Conclusiones
• La planificación es esencial en todos los proyectos.
• El plan de gestión del proyecto no es el cronograma.
• No se debe finalizar la gestión del tiempo y la gestión de
los costos sin finalizar la gestión de los riesgos.
• Se debe tratar en lo posible de identificar a todos los
interesados del proyecto en el inicio del proyecto.
• El gerente de proyectos debe ser proactivo.
• Recordar siempre el circulo de Deming Planear, Hacer,
Revisar y Actuar.
• Todos los cambios deben seguir el proceso de control
integrado de cambios.
Capítulo Lima, Perú

36. Información de Contacto
• Autor : Fernando Contreras Velásquez, PMP, PMI-SP, PMI-RMP
• Organización : Project Management & Engineering Services
http://www.pmes.com.pe
• Teléfonos: (511)9892-29730 – (511)5310672
• Correo: fcontreras@pmes.com.pe
Capítulo Lima, Perú

37. Preguntas y Respuestas
Capítulo Lima, Perú

38. Capítulo Lima, Perú
Congreso Internacional de
Gerencia de Proyectos PMI – Perú 2009
Gestión de Problemas en el
Cronograma Según el PMBOK 2008
Muy agradecido