1. ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung mit SharePointFlorian Laumer (int. Technical Sales Manager) florian.laumer@ecspand.de

5. Kunde Motor Presse Stuttgart GmbH & Co. KG Branche Verlagswesen Mitarbeiter weltweit ca. 2000 Key Facts: 800 Anwender, 50000 Rechnungen/Jahr, SAP

6. Ausgangssituation Situation ca. 500 Eingangsrechnungen pro Tag Viel Aufwand, wenig Transparenz Ablauf Manueller Freigabeprozess (papierbasiert) kein Automatismus, keine digitale Unterstützung Technologie SAP SharePoint Server

7. Ziel Situation Erhöhung der Transparenz durch Recherche aus SAP und SharePoint Erhöhung der Effizienz durch intelligente Workflowsteuerung Ablauf Scannen mit autom. Klassifizierung und Extraktion Autom. Workflow mit Prüf- & Freigabeprozessen Technologie Integration von SAP und SharePoint ecspand SAP Classifier und Nintex Workflow

8. Die Lösung mit ecspand Phase I SAP Integration, Scannen von Altbelegen Archivierung von bestehenden Belegen aus SAP Phase II Scannen mit autom. Klassifizierung ecspand SAP Classifier (Cockpit, Verbuchung der Rechnungen) Phase III Workflow

9. Scannen mit autom. Klassifizierung Frühes Scannen mit Kopfdatenerkennung Sichtprüfung Eingabe / Workflowinformationen Übergabe an SAP und SharePoint

10. Integration mit SAP inkl. Verbuchung ecspand.linkforarchive link (autom. Archivierung, Standardkomponente / zert. Schnittstelle) ecspand SAP classifier (Cockpit, Report, Erfassung und Buchung, etc.)

11. Integration mit SAP inkl. Verbuchung Datenaustausch / Workflow Initiale Datenübergabe an SharePoint bei Workflowstart Statusupdate aus dem Workflow an SAP Übergabe und optionale Buchung aus dem Workflow direkt in SAP

12. Eingangsrechnungsworkflow Workflow basiert auf Nintex Grundlegend in 4 + 2 Schritten Verteilung, sachl. Prüfung, Freigabe, FiBu-Freigabe Clearingstelle, Subprüfung/Rückfrage

13. Eingangsrechnungsworkflow Verschiedene Workflowtypen Nur bestimmte Prozessschritte involvieren (gezielte Steuerung) Gezielte Personen involvieren Definierbare Verantwortlichkeiten Verantwortlicher, Vertreter (Gruppenbasiert) z.B. Kostenstellen-basiert Maske ergonomisch gestaltet Wertelisten Logikprüfungen

14. Eingangsrechnungsworkflow

16. Validierung gegen SAP Stammdaten

17. Integration von SAP

18. ecspand SAP classifier als Cockpit in SAP

19. Datenaustausch Workflow / SAP

20. Buchung in SAP

21. Workflow als Prozessschicht

22. Gezielte Workflowsteuerung möglich

23. Aufgabenorientierte Bearbeitungsmaske

28. Florian Laumer (int. Technical Sales Manager) florian.laumer@ecspand.de www.ecspand.de