Pasos para Planificar Eventos

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@EVENTOSTIPS (TW ITTER)

LOS EVENTOS
- Rápida evolución
- Mercado competitivo
- La planificación previa determinará el éxito del
evento
- Es como una “obra de teatro”, donde los
“actores” se presentan en vivo y no tienen
segundas oportunidades
- Cualquier evento, ya sea para 30 o para 1,000
personas debe ser cuidadosamente
detallado.


ESTRATEGIAS INTEGRADAS

“ES CUESTIÓN DE IMAGEN”

Relaciones
Mercadeo Públicas
Comunicación


ALGUNOS TIPOS DE EVENTOS
Culturales, científicos, sociales, deportivos,
tecnológicos,
Internos Externos
• Convención de ventas • Lanzamientos de productos o
servicios
• Reuniones de Consejos de
Directores • Charlas o conferencias
• Reconocimiento a personalidades
• Fiestas y reconocimientos a
colaboradores • Cócteles
• Almuerzos • Torneos
• Ferias


PASOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO
1. DEFINIR OBJETIVOS
2. ESTIMACIÓN DE RECURSOS
3. VISIÓN EL EVENTO
4. CREACIÓN DE LA MARCA
5. SELECCIÓN DEL LUGAR
6. DISEÑO DEL EVENTO
7. PRESUPUESTO
8. EVENTO
9. ACCIONES POST EVENTO


CÓMO ORGANIZAR UN EVENTO?
1. Definir sus objetivos. A corto, mediano y
largo plazo.

- Porqué se llevará a cabo?
- Entender la importancia del evento para el
cliente
- Cuáles serán los retornos de la inversión, tanto
económica como de recursos?


UN EVENTO PUEDE TENER COMO OBJETIVO:
 Lanzamiento de un producto o servicio
 Generar ventas
 Atraer nuevos clientes
 Posicionamiento de la marca
 Agasajar clientes, relacionados y colaboradores
 Recaudación de fondos para una causa benéfica
 Reconocimientos
 Reuniones de intercambio de información
 Entre otros


2. ESTIMACIÓN DE RECURSOS

• Definir junto al cliente el presupuesto global
que
será designado para el evento

• Conocer el margen/ limitantes económicas
• Recursos humanos necesarios
• Recursos técnicos y tecnológicos
• Materiales


3. VISIÓN DEL EVENTO

- ESCUCHA al cliente. Qué es importante para él?
- Cuáles son sus expectativas?
- Cuándo será el evento?
- Quiénes serán los invitados?
- Cuántas personas serán invitadas?
- Se invitarán acompañantes?
- Quiénes serán invitados VIP’s?


VISIÓN DEL EVENTO
• Se invitarán autoridades gubernamentales?
• Cuál sera el código de vestimenta de los
invitados?
• Habrán intervenciones o discursos?
• Se necesitarán audiovisuales?
• Se contratará maestra de ceremonias?


4. CREACIÓN DE LA MARCA
- Creación de un nombre de fácil recordación y
lectura
- Conceptualizar y desarrollar un logo para
diversas aplicaciones
- Verificación de la disponibilidad de dominios
en la web
- Verificación de disponibilidad de cuentas en las
redes sociales


5. SELECCIÓN DEL ESPACIO/ LUGAR DEL
EVENTO
- Ubicación de lugar: en la ciudad o en el
interior?
- Fecha y hora del evento
- Verificar los días feriados, fechas patrias y
religiosas, fines de semana largos.
- Accesibilidad al lugar
- El evento será al aire libre o el lugar es
techado?
- Ambientación de acuerdo al tipo de evento
- Posibilidades de adecuar y transformar el
espacio


5. SELECCIÓN DEL ESPACIO
- Facilidades que nos ofrece el lugar
seleccionado como: alimentos, bebidas,
parqueos, valet parking, sillas, mesas,
audiovisuales, camareros, carpas,
accesibilidad a los baños, etc.
- Verificar las condiciones físicas del espacio
- Se deben de realizar varias visitas de
inspección al lugar seleccionado y tomar
fotografías de todas las áreas.


CASO: COPA DE GOLF CEU OPEN (UNIBE)


OBJETIVOS: COPA DE GOLF CEU OPEN
Objetivos:
- Recaudación de fondos para el programa de
becas Líderes del Mañana de UNIBE.
- Lograr un acercamiento con los egresados de la
Institución y que los mismos se identificaran con la
causa.
- Establecer relación con diversas compañías para
presentarles el programa “Apadrina un
Estudiante”


VISUALIZACIÓN DEL EVENTO: COPA DE GOLF
CEU OPEN
- Público objetivo: amantes del golf (estudiantes,
profesionales) tanto de Santo Domingo como de la
Región Este
- Egresados y no egresados de UNIBE
- Cantidad de jugadores: 160
- Campo de Golf Punta Espada, Cap Cana
- Distancia de 3 horas de Santo Domingo
- Dos salidas: a las 7:00 am (80 jugadores) y a la
1:00 pm (80 jugadores)
- Acompañantes incluidos
- Fin de semana (viernes y sabado) con diversas
actividades


VISUALIZACIÓN DEL EVENTO: COPA DE GOLF
CEU OPEN
- Costo RD$7,500 por jugador
- El Presidente de Cap Cana y miembros del
Consejo Regente de UNIBE serán jugadores
- El staff de UNIBE debe ser transportado a Cap
Cana desde el día antes del evento hasta el día
después
- Es necesario una rueda de prensa para dar a
conocer los detalles a los medios de
comunicación


CREACIÓN DE LA MARCA: COPA DE GOLF CEU
OPEN
- Nombre: CEU OPEN/ (CEU: Círculo de Egresados
de UNIBE)
- Logo:

@ceuopen


CREACIÓN DE LA MARCA: MATERIAL GRÁFICO
Afiche

Invitación rueda de prensa


CREACIÓN DE LA MARCA: WEBSITE

Importante:
monitorear las visitas al minisite


SELECCIÓN DEL ESPACIO: COPA DE GOLF CEU
OPEN
• Fecha seleccionada: Fin de semana del
14 de mayo
• Campo de Golf Punta Espada, Cap Cana
• El Club de Golf Punta Espada es el más
completo club de golf de la Zona
• El campo de golf ofrecía elementos para
logística como: carritos de golf, caddies,
facilidades de A&B, neveras para hielo y
almacen para las comidas


SELECCIÓN DEL ESPACIO: COPA DE GOLF CEU
OPEN
• Profesionales del campo de golf para la parte
técnica el juego
• Oficina para el staff
• Facilidades para alojamiento para el staff de
UNIBE y transporte en Cap Cana
• Descuento para los jugadores en hoteles de
Cap Cana para los jugadores


• Creación de Comité de Seguimiento

• Definir el concepto general. Innovar
- Sensibilizar los cinco sentidos
- Creación de energía y emociones

• Definir cronograma. Tareas pre-evento,
evento y post-evento. Ejecutar con presición y
tiempo


• Establecer responsables de cada tarea
• Establecer tiempos reales
• Definir necesidades
• Negociación con suplidores. Definir costos
reales
• Agenda del evento con horas y
responsables


7. PRESUPUESTO FINAL
Llevar a cabo una propuesta con el presupuesto final,
el cual debe incluir:

• Creatividad y producción de invitaciones
• Mensajería
• Material impreso a distribuir (brochures, folders,
etc)
• Alquiler del espacio físico (lugar)
• Montaje y Decoración
• Alimentos y bebidas
• Anfitrionas ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM-

• Alojamiento

7. PRESUPUESTO FINAL
• Transporte
• Prensa
• Souvenirs
• Producción de videos. Pantallas y
proyectores.
• Actividades pre- evento como ruedas de
prensa
• Ambulancias o médicos on call
• Imprevistos


DISEÑO DEL EVENTO/ COPA DE GOLF CEU OPEN
• Se estableció el Comité de Seguimiento: Directora
de Comunicaciones de UNIBE, Director del Círculo
de Egresados de UNIBE, egresados administrativos
de UNIBE, egresados colaboradores expertos en
golf y la Vicerrectora Administrativa de UNIBE.

• Concepto: Se diseñó una agenda de un fin de
semana en la playa, complementado con actividades
entre amigos y sus acompañantes en el gran Destino
del Mundo, Cap Cana. PLAYA, GOLF, SOL Y
AMIGOS.


DISEÑO DEL EVENTO / COPA DE GOLF CEU OPEN
Se definieron las responsabilidades desde
cinco
meses (enero) antes:

• Comité de Patrocinios:
- Elaboración de paquetes de patrocinios
- Acercamiento y seguimiento con empresas
- Elaboración de contratos de patrocinio
- Distribución de carpas de patrocinadores en el
campo
- Trofeos/ goodie bags
- Premios para la rifa



• Comité de Logística
- Transporte
- Alojamiento
- Alimentos y Bebidas
- Coordinación de eventos: rueda de prensa,
cóctel de bievenida, cena y premiación


• Comité de Publicidad y Promoción
- Elaboración de concepto de publicidad
- Afiches, artes de prensa, mailings
- Coordinación de la página web y de redes
sociales
- Diseño y seguimiento de producción de
bajantes, señalización, vallitas.
- Coordinación rueda de prensa
- Seguimiento a los medios post evento


• Comité Técnico
- Recopilación de formularios de inscripción
- Seguimiento a jugadores
- Coordinación de salidas AM y PM
- Elaboración de Foursomes
- Reglas del Torneo
- Coordinación parte técnica con el campo de golf
- Coordinación de premios especiales
- Recoger los score cards y verificar los ganadores


DISEÑO
DEL EVENTO/
RESPONSABLES


8. EVENTO
- La agenda del evento debe incluir todos los
pasos a seguir desde la primera hora del día
del evento
- El espacio debe estar listo al menos 1 hora y
media antes de la llegada de los invitados
- Prueba de sonido, luces y presentaciones
- Establecer comité de recibimiento y anfitrionas
- Las personas que participarán con
presentaciones y discursos deben estar al
menos media hora antes que inicie el evento.


8. EVENTO
- Tener disponible un vehículo con suficiente combustible
para imprevistos

- En caso que el evento sea parado, tener sillas
disponibles para personas mayores o señoras
embarazadas.

- Recibimiento de la prensa

- El Comité de Seguimiento debe mantenerse en sesión
permanente y disponible todo el tiempo para las
emergencias e imprevistos


9. POST EVENTO
• Evaluación del evento. Logros y
oportunidades.
• Cartas de agradecimiento
• Informe ecónomico: inversión vs ganacias
• Press Clipping


EVENTO/
TAREAS Y
RESPONSABLES


POST EVENTO/ COPA DE GOLF CEU OPEN


POST EVENTO-/ COPA DE GOLF CEU OPEN


OTRAS CONSIDERACIONES IMPORTANTES
• Tratamiento especial a las personalidades distinguidas
• Líneas de recibo
• Prensa
• Ambulancias o médicos on call para eventos fuera de la
ciudad
• Coordinar el vestuario del staff
• Se debe buscar el maestro de ceremonias adecuado y
especificarle el tipo de vestuario que debe tener en el evento
• Las invitaciones son la primera impresión del evento,
debemos ser cuidadosos en su redacción y su creatividad
cautivará al invitado.


EL ROL DE LAS REDES SOCIALES EN LOS
EVENTOS


VENTAJAS DE LAS REDES SOCIALES

- Se penetra de una forma directa al público
objetivo
- Con costos más efectivos que otros medios
- Difusión inmediata y a tiempo real
- El evento contará con más notoriedad y
repercusión


ANTES DEL EVENTO
• Selecciona un community manager que se
identifique con la marca. Es el “vocero” de la
marca.

• Entrenarlo con información relevante de la marca.

• Creación de página web o de minisite del evento,
del servicio o del producto. Incluir noticias, agenda,
novedades del evento.


ANTES DEL EVENTO
• Apertura de la cuenta del evento en las principales
redes
sociales: Facebook, Twitter, YouTube, Slide Share (en
caso de conferencias, charlas), Instagram, Pinterest, etc.

• Crea contenido, busca público e interactúa

• Crea tendencias con un #hashtag que sea fácil y
atractivo

• Genera mentions con los medios de comunicación,
envía notas de prensa con la información de las redes
sociales


DURANTE EL EVENTO
• Sincroniza las redes sociales
• Dale seguimiento a los hashtags
• Crea contenido
• Genera RT’s. Inicia conversaciones con
mentions.
• Comparte contenido visual con tus seguidores:
fotos, presentaciones.
• Transmite en vivo a través del Streaming


DESPUES DEL EVENTO

• Recopila la información. Archiva todos los datos y
conversaciones generadas

• Monitorea contenido de los blogs y medios digitales

• Publica las fotos: Facebook, Instagram, Pinterest,
FlickR

• Publica las presentaciones Slide Share

• Sube los videos a YouTube


LAS REDES SOCIALES/ COPA DE GOLF CEU OPEN


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