El documento describe diferentes medios de comunicación utilizados en las organizaciones, incluyendo sus características, ventajas y desventajas. Los medios discutidos son manuales, memorándums, cartas, boletines, oficios, informes, tableros de avisos, cartas de felicitación, entrevistas y correo electrónico.

1. Nombre Características Ventajas Desventajas
Manuales Es el documento que contiene la 1. logra y mantiene un sólido plan de 1. muchas compañías consideran que
descripción de actividades que debe organización. 2. asegurar que todos son demasiado pequeñas para
seguirse en la realización de las los interesados tengan una adecuada necesitar un manual que describa
funciones de una unidad de comprensión del plan general y de asuntos que son conocidos por todos
administrativa, o de dos o más de sus propios papeles y relaciones sus integrantes. 2. Algunas
ellas pertinentes. 3. Facilita el estudio de consideran que es demasiado caro,
los problemas de organización. 4. limitativo y laborioso preparar un
Sistematiza la iniciación, aprobación y manual y conservarlo al día. 3. Existe
publicación de las modificaciones el temor de que pueda conducir a una
necesarias en la organización. 5. estricta reglamentación y rigidez. 4.
Sirve como una guía eficaz para la Su deficiente elaboración provoca
preparación, clasificación, y serios inconvenientes en el desarrollo
comprensión del personal clave. 6. de las operaciones.
Determina la responsabilidad de cada
puesto y su relación con los demás de
la organización. 7. Evita conflictos
jurisdiccionales y la yuxtaposición de
funciones. 8. Pone en claro las
fuentes de aprobación y el grado de
autoridad de los diversos niveles.
Memorándum Es el medio más usado, que lleva El memorando transmite información, Evita las generalizaciones que no se
como objetivo el recordar mensajes o que normalmente, incluye puedan apoyar con hechos.
Información con referencia a instrucciones, orientación, peticiones, Evita las expresiones
instrucciones internas que los informes, respuestas, advertencias, innecesariamente prolijas o formales,
empleados deben realizar dentro de etc.; todo los que sea importante por ejemplo “de acuerdo con nuestra
la organización. Se redacta en tercera tener presente entre oficinas o discusión”, y la jerga técnica cuando
persona. Los modelos son de departamentos, ante algún problema cites hechos y cifras. Usa la voz
diferente tamaño y forma. No lleva o situación de transcendencia. activa en lugar de la pasiva para
saludo ni despedida. Aunque es un documento más bien estimular la acción. Si conoces al
informal, en comparación con las destinatario del memorando, utiliza
memorias o las notas, es necesario pronombres en primera persona como
que sea redactado de manera “yo” y “nosotros”, porque existen más
precisa, clara y concisa. probabilidades de que las personas
hagan algo por aquellos que conocen
personalmente. Puedes enfatizar mas
este tipo conexiones personales
mediante el uso de expresiones tales
como “Yo soy”.
Cartas Es el medio más usado dentro de la Que te será muy fácil de usar Llegue su respuesta al instante.
organización para las personas

2. ausentes, en
la cual se comunica alguna cosa de
interés personal o grupal.
Boletines Es un medio de comunicación donde 1. son fáciles de realizar, solamente 1. la publicidad en internet es
se maneja información debes escribirlos. fácilmente detectada por la
especializada para 2. no requiere gastos de impresión ni competencia.
los públicos internos y externos de la envió ya que permite ser enviados por 2. la competencia puede estar
organización. correo electrónico. fácilmente al tanto de los posibles
3. brinda la posibilidad de sitios en donde nos podemos
promocionar otros productos (cada anunciar, estudiando así nuestras
boletín puede incluir una pequeña campañas y pudiendo superarlas
publicidad sobre algún producto que rápidamente.
comercialices, o bien puedes vender 3. los usuarios de Internet están
espacio publicitario a terceros). cansados de la publicidad on line, y
4. el bajo costo de suscripción hace por eso la evitan constantemente.
que estén al alcance de millones de 4. Internet está plagado de anuncios
personas. publicitarios, al punto de que muchos
5. permiten una total automatización. servicios supuestamente gratis (e-
Los clientes se suscriben utilizando su mails, motores de búsquedas, redes
tarjeta de crédito y luego el programa de información, comunidades
los agrega a la lista de suscriptores. virtuales, etc.) son pagados por los
anunciantes, a cambio de que los
usuarios vean consta mente banners,
pantallas en miniatura, reciban
newsletters(boletines informativos),,
etc.
Oficio Un oficio resulta ser uno de los Comunica disposiciones. No siempre son redactados
medios más formales de Se utiliza para llegar a acuerdos. correctamente.
comunicación a instancias del sector Es utilizado en empresas. La información puede ser mal
publico interpretada.
Informes Un informe es el documento Diariamente se acumulan cuentas La información de contabilidad de
caracterizado por contener importantes como son ingresos, contabilidad se encuentra
información u otra materia reflejando costos y gastos de una compañía. Se separadamente en los diferentes
el resultado de una investigación pueden obtener los saldos conciliados diarios. No es posible conocer el
adoptando al contexto de una de cuentas importantes bancos, acumulado de renglones importantes
situación y de una audiencia dada. inventarios, cuentas por cobrar y como son ingresos, compras y gastos
El propósito del informe como su cuentas por pagar. La documentación hasta final del mes.
nombre lo indica, es informar. Sin que sustenta la información registra En los diarios especiales no tenemos
embargo los informes pueden incluir puede verificarse en forma sencilla y control de cuentas importantes como
elementos persuasivos, tales como eficaz. Este informe controla el son banco, cuentas por pagar y otros.
recomendaciones u otras manejo de los ingresos ya que Los documentos archivados no se
conclusiones motivacionales que permite observar si estos se pueden localizar rápidamente. El

3. indican posibles acciones futuras que depositan íntegramente al banco y se registro es más costoso por que
el lector del informe pudieran adoptar. hacen los cargos correctos a cuentas necesita más informes y más
Los informes pueden ser públicos o por cobrar. personal.
privados y trata a menudo sobre El esquema del informe diario de
preguntas planteadas por individuos operaciones tiene como objetivo
del gobierno, los negocios, la primordial observar, medir, registrar,
educación o la ciencia. clasificar, y revisar las transacciones
comerciales de una identidad,
expresadas en términos monetarios.
A demás permite a la administración
interpretar la información contenida y
lograr oportunamente los avances
requeridos en la búsqueda de sus
objetivos empresariales. Los datos
contables constituyen el material
clave para la toma de decisiones
económicas fundamentales sobre la
asignación de los recursos
productivos de la empresa.
Tablero de avisos En ellos se colocan cuadros, gráficos, Bajo costo, flexibilidad de difusión, Se presenta poca atención, no se
etc. y tiene por objetivos sensibilizar a diversidad de información, grandes renueva con facilidad, poca
los empleados e informarlos acerca recursos de diseño. argumentación, no existe
de algún aspecto en cuestión. Exige retroalimentación.
una permanente actualización de sus
noticias o eventos. Por ello es
necesario la existencia de un
responsable que actualice el mismo,
desechando las noticias que hayan
pasado de fecha y así mismo
colocando las de interés en una
organización pueden existir un
número indeterminado de tableros de
anuncios o avisos: por área, por
departamento división incluso en la
zona de paso
Carta de felicitación Cuando se hace el trabajo de manera Las ventajas es motivar aun más a los El trabajador puede sentir una
adecuada y logran los objetivos trabajadores a hacer mejor las cosas. superioridad y equivocarse ante sus
planteados, el resto de la gente lo ve compañeros por sentirse superior a
y lo aprecia. Todos sabemos que los los demás.
trabajadores mas eficientes son
quellos que se encuentran
constantemente motivados por sus

4. superiores y compañeros. Hay
empresas en las que escogen
empelados del mes a manera de
felicitaciones la persona más
resaltante durante ese periodo o que
haya hecho realizado un buen
desempeño laboral. Esto sirve para
que el empleado se encuentre feliz y
a gusto donde se encuentra
laborando.
Entrevista Es uno de los medios más utilizados Que existe una retroalimentación con Conflictos
dentro de la organización para la los demás órdenes de la Malos entendidos
selección del personal; en otros casos organización. Distorsión del mensaje
la entrevista es empleada como un Se puede llegar a una mejor solución Que no se llega a acuerdos.
instrumento en los problemas de la organización.
preliminar para estructurar la Conocer mejor el personal.
comunicación interna; ahí se puede Tener una relación más cercana con
aplicar una el mismo.
conversación específica para
determinar los elementos que pueden
intervenir en los
problemas que aquejan a la
organización en ese ámbito
Correo electrónico Es rápido y económico. El envío a Es uno de los inventos más Fácil de recibir virus a través de los
cualquier parte del mundo tarda unos revolucionarios de los últimos tiempos correos dudosos. Recibir bastantes
segundos en ser recibido, además y ha facilitado la vida comunicacional publicaciones (SPAM) que llenan la
cuesta lo mismo enviar un mensaje de las personas y de las empresas. bandeja de entrada. Además este nos
de tres líneas que uno de mil y, el Acorta distancia y tiempo. Se puede hace perder tiempo al igual que
precio es el mismo sin importar el enviar cualquier tipo de archivos podemos perder información si se
destino. aparte de textos, como: imágenes, presenta una falla en el medio
Permite trabajar directamente con la videos, archivos de audio, almacenado. El correo electrónico ha
información recibida utilizando, por documentos de Word, etc. Se pude facilitado mucho el robo de
ejemplo un procesador de texto, una revisar desde cualquier parte del información.
hoja de cálculo o el programa que sea mundo, lo que se necesitaría es una
necesario, cosa que no ocurre con el conexión a internet.
correo tradicional o el fax. Es decir Últimamente la conexión Wi-fi, y le
cualquier mensaje se puede modificar sumamos ahora desde los teléfonos
reutilizar, imprimir, etc. móviles como el Blackberry o el
Apple.
Ayuda al medio ambiente al evitar el
uso de papel.