Pymecom. Manual de comunicación de empresa - pymes. Consejos para lobrar el éxito con la comunicación de tu empresa.

1. 10 claves
para alcanzar el éxito
a través de la
comunicación de empresacomunicación de empresa

2. Para empezar…
Cualquier empresa con el simple hecho de existir, se comunica con su entorno.
Los mensajes que las empresas mandan a sus clientes, proveedores, empleados y
colaboradores son recibidos e interpretados de diferente maneras.
Una comunicación efectiva debe ser capaz de controlar la forma en que nuestro
mensaje se recibe y, además, incorporar la respuesta de nuestro interlocutor (feed-mensaje se recibe y, además, incorporar la respuesta de nuestro interlocutor (feed-
back) a nuestra comunicación. Ignorar a nuestro público no hace desaparecer los
obstáculos (críticas) en nuestro camino, si no que nos hace tomar un atajo equivocado.
Comunicarnos es relacionarnos con nuestros entorno.
Sin comunicación no hay relación.
Sin relación no hay negocio.

3. Clave 1. Planifique su actividad.
Es importante planificar “sobre
papel” aquellas las acciones que
necesitamos desarrollar para poner
en marcha nuestro negocio (plan de
empresa). Identificar el camino que tenemos queempresa).
La realidad no se ajustará a lo que
habíamos planeado pero un plan de
empresa nos sirve para visualizar las
distintas acciones que hay que
emprender, organizarnos, crear
metas, dar prioridades y, sobre todo,
ser conscientes del camino que nos
queda por recorrer para ¡no
dormirnos!
Identificar el camino que tenemos que
recorrer, con sus obstáculos y retos, nos
permite organizarnos el “viaje”.
Conocer nuestro principal objetivo hace
que no perdamos de vista nuestra meta.

4. Clave 2 Diseñe una imagen corporativa
efectiva.
Tener un logotipo adecuado a nuestro
sector, actividad y filosofía de empresa es
un buen comienzo para captar la
atención de nuestro público objetivo.
Es importante que su logotipo se
adapte a su público objetivo
para que sirva de gancho.
atención de nuestro público objetivo.
“No hay una segunda oportunidad para
causar una buena primera impresión”.
Logotipos “vivos” y “estridentes”
para un público joven. Logotipos
“elegantes” y “sobrios” para un
público de mayor edad y poder
adquisitivo.

5. Clave 3. Desarrolle una documentación de
empresa identificativa.
Genere una documentación de empresa fácilmente identificable, con un diseño
sencillo que resalte su logotipo sin distraer la atención del contenido.
Estandarizar los documentos y el tipo de letra es la base para una comunicación
externa sólida. Además, le ayudará a ahorrar tiempo a nivel interno, facilitándole laexterna sólida. Además, le ayudará a ahorrar tiempo a nivel interno, facilitándole la
gestión administrativa y comercial. No es poco el tiempo que se pierde corrigiendo
modelos, igualando textos, etc.
La documentación de empresa básica, desde el punto de
vista de la comunicación, son la tarjeta de visita, las hojas
para imprimir documentos (1º y 2º página), los sobres
postales y el diseño de la firma del e-mail.

6. Clave 4. Dedique tiempo a desarrollar una
Comunicación interna efectiva.
No hay comunicación externa válida
Cree canales de comunicación
entre dirección y empleados, en
ambos sentidos, y entre los propios
empleados.
No planificar dichos canales No hay comunicación externa válida
si la comunicación interna no es
efectiva.
“Mens sana in corpore sano”
No planificar dichos canales
ocasiona que la comunicación se
genere de forma improductiva e,
incluso, perjudicial para la propia
empresa.
El mayor enemigo de la empresa
son los “rumores” y generalmente
estos son causados por una mala
comunicación interna.

7. Clave 5. Implique al equipo de trabajo en
la actividad de la empresa.
Para que la actividad de la empresa se desarrolle de forma óptima, es necesario que
todos los miembros del equipo se impliquen en ella. Es fundamental que los
trabajadores, tanto de forma individual como colectiva (áreas, especialidades,
departamentos, etc), se sientan parte importante de la empresa.
“Todos los eslabones de la cadena son igual de importantes”
… y no olvidemos que la cadena siempre se rompe por el “eslabón” más débil.
Sin sentimiento de equipo, no hay implicación.
Sin implicación, no hay avance.
Sin avance, no hay éxito.

8. Clave 6. Diseñe una documentación
externa visualmente impactante.
No desaproveche ninguna de sus
oportunidades para causar un efecto
positivo, especialmente durante los
primeros contactos.
Diseñe documentos externos
que capten la atención de su
“público”.
Genere documentación de
empresa sencilla (los diseños
primeros contactos.
“No hay una segunda oportunidad
para causar una buena primera
impresión”.
empresa sencilla (los diseños
demasiado complejos cansan),
concreta (el exceso de
información distrae la atención
de nuestro objetivo principal) y
breve (valore el tiempo que los
demás emplean en atenderle –
en todas sus formas – como si
fuese oro).

9. Clave 7. Cuide al máximo la comunicación
por teléfono y por mail.
Cree un protocolo para atender el
teléfono, incluyendo un saludo
estándar que permita la interlocutor
No deje sonar el teléfono demasiadas
veces, ni tenga a sus contactos
demasiado tiempo en espera. No
valorar el tiempo que los demás
Por teléfono….
estándar que permita la interlocutor
identificarnos y un método para
captar información que podamos
usar de forma posterior.
emplean en nuestra empresa es una
falta de respeto que solo causa
perjuicio a nuestra imagen.
Sonreír es fundamental cuando se mantiene una
conversación con otra persona ¿Piensa que por teléfono no
hace falta? ¡Se equivoca! Sonreír modifica la entonación de
nuestro discurso y crea empatía con nuestro interlocutor.
¡Sonría, sonría y sonría!

10. Clave 7. Cuide al máximo la comunicación
por teléfono y por mail.
El uso del mail no implica que las formas deban ser menos formales que en el caso de
la carta. El tono de nuestro escrito depende del tema a tratar y quien sea nuestro
interlocutor.
Por mail….
Es fundamental prestar máxima atención a la ortografía y sintaxis. No caigamos en
el error de escribir con abreviaturas como si fuese un mensaje de móvil: un mail no
tiene limitado el número de caracteres.
También es importante crear diferentes canales en la
comunicación externa.
No todas las comunicaciones pueden hacerse por mail. Hay
ocasiones en que debamos usar un canal más formal como es
el caso de comunicados oficiales, invitaciones a eventos, etc

11. Clave 8. Satisfacción y fidelizacion de
clientes.
Mucho más importante y difícil que
captar un cliente es FIDELIZARLO.
Más importante que cuánto dinero
gasta en nuestra empresa, es
Un cliente insatisfecho es un foco de
gasta en nuestra empresa, es
cuántas veces vuelve.
Un cliente que vuelve, es un cliente
satisfecho. Un cliente que vuelve
muchas veces, es un cliente
fidelizado. Un cliente satisfecho y
fidelizado es el mejor foco de buena
publicidad que puede tener nuestra
empresa.
Un cliente insatisfecho es un foco de
publicidad negativa…. y no olvidemos
que la publicidad negativa “abarca
más, en menor tiempo” que la positiva.

12. Clave 9. Acciones en Internet.
Para la mayoría de las empresas,
tener una web es tan importante
como tener una tarjeta de visita. Si no
existen en la red, no existen en el
mercado.
Más del 50% de los clientes consultan
Participe en las redes sociales si cuenta
con los medios técnicos y humanos para
atenderlas y dirigir su actividad hacia el
objetivo de su empresa. Más del 50% de los clientes consultan
en Internet para buscar contactos.
Más del 75% de usuarios que buscan
empresas en Internet, además buscan
opinión sobre los servicios de las
empresas que les interesas.
Su empresa está expuesta en Internet,
participe o no activamente en ella.
objetivo de su empresa.
No se deje llevar por la “moda”: entre
no participar en las redes y hacerlo mal,
es mejor lo primero.

13. Clave 10. Audite su propia actividad.
Una vez conseguidas sus metas, no se
siente en una silla a congratularse de
los éxitos sin más.
Planifique auto-auditorias: revise su
trabajo regularmente y compruebetrabajo regularmente y compruebe
que sigue siendo efectivo, busque
nuevos caminos para mejorar,
manténgase informado de las
novedades de su sector y anticípese a
las nuevas necesidades de sus clientes.
Esté expectante a los nuevos
obstáculos y aplique de forma
proactiva nuevas soluciones.
No permanece en el mercado el más
fuerte, si no el más flexible y el que
mejor se adapta a los cambios.

14. ¡Muchas gracias
por su atención!
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