Retour d’expérience : alimenter les DMP pour favoriser le partage ville-hôpital Pascale Lasnier, Chef de projet DMP, CH de Troyes

1. Le Dossier Médical
Personnel au Centre
Hospitalier de TROYES

2. Un projet en 2 étapes…
Phase 1 : un projet d’établissement basé sur la bonne
volonté des agents administratifs et soignants
Fin 2011 : lancement du projet grâce à une soixantaine d’acteurs
internes qui donnaient un peu de leur temps pour informer +
création des DMP aux guichets d’accueil
-> un échec : début février 2012 après 3 mois de fonctionnement,
seulement 150 DMP créés…
Pour 3 raisons :
- des problèmes techniques sur les postes des agents
d’accueil (cohabitation difficile avec le SIH),
- de la démotivation (des agents esseulés),
- une grande difficulté à trouver le discours pour
convaincre les patients…
14/06/2012 Le DMP dans l'Aube

3. La Démarche DMP du CH de TROYES
Phase 2 : changement de méthodologie
Mi février 2012 : recrutement de 3 référents DMP avec configuration matérielle mobile
un succès :
début juin 2012
après 6 mois de
fonctionnement,
3800 DMP
créés…
3 postes CAE
financés par
la subvention
ASIP (contrat
de 9 mois)
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4. La phase d’alimentation
Idée initiale de s’appuyer sur notre DPI Dx Care ou sur notre GAH CPage…
Mais CPage n’était pas prêt…
Dx Care non plus et les devis proposés étaient trop chers…
Une solution alternative développée sur mesure : la GFI Box, proposée par
INTERSYSTEMS et GFI. Cet outil « se branche » sur le logiciel de dossier patient ou de
gestion administrative pour gérer le lien entre l’IPP du patient dans le SIH et l’INS-C du
patient.
La GFI Box s’appuie sur l’EAI Ensemble d’INTERSYSTEMS qui a obtenu l’agrément
de DMP compatibilité en alimentation en novembre 2011. Elle dispose donc d’un
connecteur DMP.
La GFI Box peut aller chercher en base de données (Dx Care, Dx Image, etc.) ou
recevoir au format HL7 (ResUrgences, CardioReport, etc..), les courriers des patients et
retrouver facilement leur INS-c grâce à l’IPP du patient sélectionné.
Les éditeurs de notre SIH n’ont pas eu à demander l’agrément de DMP compatibilité :
- soit ils gèrent une case à cocher « envoi au DMP » et la GFI Box vérifie la valeur du
champ « envoi_DMP » dans la base de données,
- soit ils génèrent un document au format PDF accompagné d’un fichier HL7 transmis à
la GFI Box qui va récupérer l’INS-C et assurer l’envoi au DMP du patient concerné.
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5. Schémas de principe
Plutôt que de gérer X demandes
d’agréments en DMP compatibilité…
On choisit de travailler avec
un seul outil qui gère l’envoi
au DMP et assure
la traçabilité (succès,
erreur, motif de l’erreur, etc.)
Console de suivi des envois de la GFI BOX :
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6. Organisation à mettre en œuvre
Discuter avec les médecins pour les rassurer et solliciter leur avis, afin de les impliquer :
Bureau médical de pôle,
CME,
Conseil de l’Ordre des médecins du Département.
Valider avec eux les types de documents à envoyer en automatique ou à la demande :
les CR d’imagerie sont envoyés en automatique,
ainsi que les traitements de sortie.
Concernant les envois « à la demande », il existe deux possibilités :
soit le médecin coche une case « DMP » dans son logiciel,
soit il précise « envoi au DMP » lors de la dictée du courrier et c’est la secrétaire
qui coche la case à sa place.
Tous les modèles de courriers du CHT ont été modifiés (ajout de case à cocher
DMP Oui/Non) afin que tous les personnels aient toujours à l’esprit le DMP.
L’accompagnement au changement : les médecins ont besoin d’être informés
individuellement, d’être accompagnés dans le processus organisationnel d’alimentation, mais
aussi de consultation du DMP en appel contextuel depuis le Dossier Patient Informatisé : les
référents DMP deviennent progressivement des accompagnateurs médicaux au DMP
(discours adapté et procédures détaillées).
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