Atelier N°13 "MSSanté : développer les usages de la messagerie sécurisée" (dans le cadre du Parcours Objets Connectés SSA) avec Rodrigue Alexander (CH de Compiègne – Directeur Adjoint)

1. Messagerie sécurisée
21 mai 2015
HIT - ASIP SANTE
R.ALEXANDER - HIT 05/2015

2. Plan
Motivations
Présentation du SI et Architecture technique
Projet organisationnel
Communication
Perspectives
Opportunités et risques
R.ALEXANDER - HIT 05/2015

3. Motivations
• Intérêt de la communauté médicale CHCN
• Visibilité de l’établissement auprès des partenaires
• Sollicitations de praticiens libéraux (Intégration des CR à leur dossier
patient informatisé)
• Intégrer l’espace de confiance, gage de respect du décret
Confidentialité
• Améliorer et accélérer la coordination des soins via une transmission
plus rapide des CR (délais liés à la mise sous pli)
• Décharger les secrétariats grâce à la dématérialisation (principe de
convention de preuve)
R.ALEXANDER - HIT 05/2015

4. Le projet technique
• Choix d’un éditeur de proxy : ENOVACOM (CPSURE) avec l’objectif de
mutualiser les flux internes et externes de comptes rendus et
résultats
• Architecture redondée
• Proxy d’annuaire pour ne pas stocker les adresses de messagerie dans
chaque application source (uniquement le code RPPS du
correspondant)
• Une charge de mise en œuvre importante pour l’ingénieur référent
de l’établissement (moitié des 67 jours déjà réalisés) avec une
architecture complexe du point de vue des réseaux, de l’EAI et de la
sécurité pour répondre aux exigences du DSFT.
R.ALEXANDER - HIT 05/2015

5. Architecture fonctionnelle
R.ALEXANDER - HIT 05/2015
Le socle du SI
►La chaine administrative, financière et RH : HEXAGONE, MAGH2, AGIRH
►Production des soins, Résultats de laboratoire, Imagerie : DXCARE, GLIMS, DXIMAGE
►EAI : ENOVACOM
►Infrastructure messagerie : EXCHANGE 2007

6. Phase 1 – juin 2014: Envoi des comptes rendus (CRH, CRO,
CRC,…) et résultats de biologie à partir d’une BAL applicative:
Workflow
• CR dicté par le médecin
• CR frappé par la secrétaire
• Impression papier pour signature dans un parapheur
• Mise sous pli et envoi postal
• Passage au statut envoyé dans DXCARE
• Le CR est diffusé automatiquement vers le DMP et le compte messagerie du
médecin destinataire à partir de la BAL applicative: compte_rendu_patient@ch-
compiegnenoyon.mssante.fr ou compte_rendu_patient.ch-
compiegnenoyon@apicrypt.fr
R.ALEXANDER - HIT 05/2015

7. Phase 2 – Septembre 2014: Echanges
interpersonnels
 Création de BAL nominatives (150 médecins et pharmaciens)
 Création de 50 BAL organisationnelles pour les secrétariats
médicaux sous la responsabilité d’une secrétaire référente (50 BAL)
Système transparent pour l’utilisateur qui échange à partir de sa
messagerie habituelle
Le cryptage du message se fait à partir du destinataire choisi dans
son répertoire (adresses se terminant par @apicrypt.fr ou par
@...mssante.fr)
R.ALEXANDER - HIT 05/2015

8. Adhésion à la politique de
sécurité
Signature impérative de la politique de sécurité des SI et respect de la Charte
d’accès au SI avec notamment les principes suivant:
• Se limiter à des communications professionnelles contenant des informations
médicales
• Ne pas effectuer d’envois de masse de type « Mailing »
• Verser les informations médicales au dossier informatisé du patient
• Ne pas transférer de messages à caractère médical vers des boites à lettres non
sécurisées en interne ou en externe à l’établissement
• Supprimer tous les messages sécurisés après en avoir pris connaissance
• Positionner un message d’absence de bureau, pour orienter les correspondants
vers le secrétariat médical, pour toute communication médicale
• Avertir le service informatique dans les 24h, en cas de réception massive de
messages sécurisés (Spam)
• Reconnaître la même valeur probante aux écrits électroniques transmis via la
messagerie sécurisée qu'aux écrits sur support papier.
R.ALEXANDER - HIT 05/2015

9. Communication interne
• COPIL
principe, orientations, nombre de BALs, valeur probante
• CME
Harmonisation des BALs sur la base de .secretariat@ch-
compiegnenoyon.fr, communication des BALs dans l’annuaire
national,…
• Rencontre et Diffusion d’une procédure GED
Validation des CR pour les secrétaires et médecins
• Diffusion d’un tutoriel
règle de classement des messages sécurisés vers un sous dossier
de la messagerie Outlook, utilisation de l’annuaire…
• Information obligatoire des patients
affiche d’information au niveau des admissions, intégration des
informations dans le livret d’accueil, page « droits » du site
internet,…
• Article dans les journaux internes « Condensé de
vitamines » « Vitamine CH »
R.ALEXANDER - HIT 05/2015

10. Communication externe
– Envoi courriel conjoint CHCN – URPS, Septembre, 655 médecins;
– Action de Phoning CHCN, Septembre, 330 médecins
– Envoi Mailing, Octobre, 330 médecins, 91 pharmaciens, 14 sages-femmes, 130
kinés, 211 infirmiers
– Sticker (post-it) joint à tous les CRs, Novembre, 330 médecins
– Communiqué de presse, Novembre
– Journée régionale MSSanté en lien avec le GCS e-Santé Picardie, octobre
– Stand MSS lors de la semaine sécurité 24 et 28 novembre (kakémonos, affiches,
vidéo, goodies…)
– Envoi mailing personnalisé, Décembre, médecins : nombre de courriers
dématérialisés s’ils disposaient d’une BAL MSSanté
– Carte de Vœux spécifique, Janvier, (cible à déterminer)
 36 BALs crées, 156 avec potentiel et 123 refus (pas informatisés, Apicrypteur,…)
R.ALEXANDER - HIT 05/2015

11. Statistiques
Échanges interpersonnels peu développés
• 716 courriels reçus de 35 expéditeurs
Dont 633 CR d’imagerie reçus de la clinique voisine
• 27 courriels émis de 18 expéditeurs
- Réflexe peu présent de solliciter directement le médecin hospitalier malgré la
présence dans les annuaires (utilisation des lignes médicales directes)
- Peu d’établissements équipés en région
CR sortants
• 22 800 CR transmis depuis le passage en production (14600 pour 2015)
• 258 résultats de biologie
• De nombreux CR non-transmis en raison d’un processus de validation non respecté
• Imagerie en phase de test
R.ALEXANDER - HIT 05/2015

12. Perspectives
• 38 000 CR non-transmis faute de destinataires équipés dont
7000 pour 30 médecins
 Absence de contrainte juridique pour les médecins de ville non-équipés
 Nécessité de conserver un flux papier (63% de nos envois)
• 1/ Renfort régional pour convaincre les médecins non-
équipés
• 2/ Création d’un centre éditique
 Massifier pour supprimer le papier dans les services,
 Optimiser le temps de travail et réduire les délais d’envois
 Réduire le coût global de production et d’affranchissement des courriers
Consommables (cartouche, papier, agrafes,…), Affranchissement (tarif grand
compte 0,475€ Vs 0,63€)
 Contrôler, tracer et sécuriser les plis envoyés
R.ALEXANDER - HIT 05/2015

13. Massification,
Impression et mise
sous pli à l’Editique
Coffre-fort
électronique
Affranchissement
industriel
A signer
Envoyé
NPAI
Accès en cas
de contentieux
- Contenu
- Date d’envoi
Messagerie
sécurisée
Sur l’écran, le
médecin change le
statut du courrier
Si absence de BAL
+ ou refus

14. En synthèse
Les clés de la réussite du projet MSSanté :
– Bénéficier d’une dynamique territoriale avec ses partenaires (URPS médecins
PICARDIE,
– Un projet sponsorisé par notre présidente de CME
– La motivation des médecins et l’implication des secrétariats médicaux
– Bien choisir la solution technique et l’éditeur, adaptée à ses besoins :
– Pour le CHCN, automatiser et mutualiser au maximum l’envoi des CR sortants
– Suivre les recommandations de l’ASIP en termes de pilotage (gestion des phases,
des risques, de la communication)
Les risques : selon l’architecture choisie
– Ne pas maîtriser en interne la complexité technique
– Ne pas susciter l’adhésion de la médecine de ville
– Mal synchroniser la phase technique et la phase de communication
– Sécurisation des BAL Organisationnelles (traçabilité)
R.ALEXANDER - HIT 05/2015