Retour d’expérience : Pérenniser la création des DMP en établissement Stéphane Ducrocq, référent DMP au CHU Amiens Jean-Christophe Drapier, Chef de Projet Territorial, GCS e-santé Picardie

1. Retour d’expérience
CHU d’Amiens :
Pérenniser la création des
DMP en établissement
Stéphane Ducrocq, référent DMP, DSI CHU Amiens
Jean-Christophe Drapier, Chef de Projet Territorial,
GCS e-santé Picardie

2. Le CHU d’Amiens
 Les Chiffres (2010)
 1599 lits dont 1167 en MCO
 50 183 séjours d’hospitalisations
 339 600 consultations externes
 81 837 passages aux urgences
 Les Spécificités
 4 sites géographiques avec chacun leurs spécialités
 Entre 70 et 80% de pré-admission et pré-consultation et
principalement sur le site « CHU Nord »
 80 chargés de clientèle
 Entre 100 et 200 secrétaires médicales et agents d’accueil
 Plus de 500 professionnels de santé
2 Programme DMP en établissement – Réunion du 2 avril 2012

3. Plan de déploiement
3 Programme DMP en établissement – Réunion du 2 avril 2012

4. Les grandes phases d’un déploiement éclair
 Présentation du DMP
 Présentation en CME en juin 2011
 Rencontre avec le DSI et le référent technique DMP en
novembre 2011 (GO et signature convention)
 Présentation aux cadres de santé en décembre 2011
 Présentation à l’assemblée générale du corps médical en janvier
2012
 Mise en place technique
 Mise à jour de la GAM en version DMP compatible décembre
2011
 Finalisation de la plateforme d’alimentation du DMP en février
2012 avec mise en place des règles de filtrage.
4 Programme DMP en établissement – Réunion du 2 avril 2012

5. Les grandes phases d’un déploiement éclair
 Lancement d’un pôle pilote
 Choix du bâtiment de médecine au CHU Nord
 4 chargées de clientèle formées au discours et à la création du DMP
 Une dizaine de secrétaires médicales formées au discours du DMP
 Démarrage le 23 janvier 2012
 Présentation des vidéos DMP et questions/réponses (chargés de clientèle et
secrétaires)
 Formation le 23 janvier 2012
 Journée de communication aux patients le 07 février
 Formation des référents DMP pour les 4 sites le 15 février 2012
5 Programme DMP en établissement – Réunion du 2 avril 2012

6. Les grandes phases d’un déploiement éclair
 Généralisation sur l’ensemble du CHU
 Un déploiement en biseau
 Commencer par former les chargés de clientèle sur la création du DMP
 Enchainer la semaine suivante par les formations des secrétaires médicales
dans les services où la création est possible
 Le timing
 CHU Nord formé entre le 13 mars et le 21 mars (4 à 5 journées)
 CHU Sud formé entre le 27 mars et le 13 avril (4 journées)
 CGO et Saint-Victor formés les 28 mars et 12 avril (2 journées)
 4 avril dédié à la formation des chargés de clientèle absents lors des
premières formations.
 Les chiffres
 988 DMP créés dont 159 alimentés (16%) et près d’une centaine de partagés
 Objectif pour Octobre 2012 : entre 5000 et 7000 DMP
6 Programme DMP en établissement – Réunion du 2 avril 2012

7. Les moyens mis en
œuvre
7 Programme DMP en établissement – Réunion du 2 avril 2012

8. Des moyens régionaux et locaux
 Au sein du CHU Amiens
 Service Informatique
 Un référent dédié au projet DMP (point d’entrée unique)
 Une équipe dédiée pour la mise en place du DMP dans l’établissement
 Service Admission
 4 référents DMP dont 2 responsables permettant d’accompagner l’ensemble
des chargés d’accueil au quotidien
 Service Communication
 Une équipe connaissant les enjeux du DMP
 Corps médical
 Référents médecins dans chaque service à l’étude
8 Programme DMP en établissement – Réunion du 2 avril 2012

9. Des moyens régionaux et locaux
 Au sein du GCS e-Santé Picardie
 Accompagnement au plus proche
 Un chef de projet territorial
 ADYLIS Conseil dédié aux formations (environ 25 jours d’intervention)
 Réunion le 23 mars sur la communication à mettre en place
 Pilotage du projet
 Mise en place d’un COPIL mensuel avec le CHU et les différents acteurs
 Outils
 Journées de communications aux patients (6 planifiées sur 2012)
 Coaching des chargés de clientèle (3 planifiées sur 2012)
 Suivi téléphonique des référents DMP (bimensuel)
 Livret de formation remis aux chargés de clientèle
 Livret de formation remis aux secrétaires médicales
9 Programme DMP en établissement – Réunion du 2 avril 2012

10. Merci de votre attention