2. Dokumenten Management auch DMS
Dokumenten Verwaltungssystem
…bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung
elektronischer Dokumente.
…in der deutschen Sprache auch die Verwaltung
digitalisierter, ursprünglich papiergebundener
Schriftstücke in elektronischen Systemen
…und wird in einem erweiterten Sinn auch als
Branchenbezeichnung verwendet.
Quelle: Wikipedia 2013
3. Enterprise-Content-Management ECM
ist ein modernes Kunstwort.
- Enterprise steht für eine von allen Berechtigten
nutzbare Lösung. Gilt auch für Unternehmen im
weitesten Sinne - private Projekte, Vereine,
Anstalten des öffentlichen Rechts
- Content steht für beliebige Inhalte in
elektronischen Systemen.
- Management steht für die Verwaltung,
Verarbeitung und Kontrolle
6. Die Verwaltung von Dateien in
Netzwerken
Systeme sind dokumentenorientiert
Zugriff, Verwaltung und Darstellung
erfolgen auf Basis von
Dokumentenmerkmalen.
7. Organisatorische Gesichtspunkte
wie gemeinsame Arbeiten mit
Dokumenten und das Einbinden in
Prozesse etc.
spielen bei den klassischen Produkten
keine Rolle!
9. gemeinsames Arbeiten
mit Dokumenten /
Einbinden in Prozesse
Bildung von
Dokumentengruppen /
Containern
Versionsmanagement
und selbstbeschreibende
Dokumentenobjekte
11. …ist ein wichtiges Softwareinvestitionsfeld
geworden ist
… auch bei kleinen und mittelständischen
Unternehmen
…. 56% der Unternehmen setzen aktuell
eine DMS-Standardsoftware ein.
…ca. 3 % setzen Eigenentwicklung ein .
Quelle: RAAD Research | 25.02.2009
28. So gelingen DMS Projekte
Aufgaben-, Ziel-, Kennzahlen
definition
29. So gelingen DMS Projekte
Bestimmung von Begriffen und Inhalten
30. So gelingen DMS Projekte
Situationsanalyse erstellen
Welche Dokumente liegen vor? Woher kommen die Dokumente?
Welche Ablagesystematiken gibt es? Um welche Mengen wächst der Bestand?
Welche Verbesserungen sind möglich? Wer hat von welchen Standorten aus Zugriff auf
die Dokumente, wer liefert überhaupt welche? (Quelle: pixelio)
31. So gelingen DMS Projekte
Fachkonzept erstelle & Inhalte abstimmen
- Fachliche Beschreibung des künftigen Zustands (etwa digitale Akte).
- Technische Auswirkungen des Vorhabens, nötige Maßnahmen.
- Definierte Aktenstruktur mit Dokumenten und Metainformationen.
- Relevante Abläufe und Vorgänge.
- Zugriffsberechtigungen / Zeitplan