La Organización como base para la gerencia

1. REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION UNIVERSITARIA
5 SEMESTRE DE ADMON. TRIBUTARIA
NOCTURNO
La Planificación
como base para
la Gestión
Gerencial
PROFESORA: YELITZE QUINTERO
AUTORES:
CAMARGO YULEIMA C.I 13.465.561
PULIDO YUNERVIS C.I 20.023.929

2. GUATIRE, NOVIEMBRE DE 2010
INTRODUCCION
La presente investigación, tiene por objeto el estudio la planificación como
base para la gestión gerencial, en donde se explicara de una manera clara y
concisa, como la planificación es utilizada por los ejecutivos, para determinar
un objetivo, establecer los procesos que se debe seguir para conseguir una
situación deseada en un futuro determinado.
También se estudia y se plantean varias definiciones de la planificación
estratégica, la cual es establecida por la alta gerencia y esta es direccionada en
la matriz jerárquica a todos los subordinados quienes se encausaran por ese
objetivo común, donde se deben aplicar los procesos determinados para tal fin
y aplicando los controles de seguimiento y evaluación que permitirán tomar las
medidas correctivas cuando sea necesario y previendo o considerandos las
premisas en esos determinados momentos.
Otro punto a tratar en esta investigación es la matriz DOFA, la cual se trata
de explicar de manera clara y sencilla para entender su importancia dentro de
la gestión gerencial de una organización, entendiendo su función en pro de los
objetivos de la organización y como ayuda para determinar las debilidades,
oportunidades, fortalezas y amenazas.
ii

3. iii

4. INDICE
Tema Pag.
Introducción……………………………………………………………………….ii
La Planificación como base para la Gestión gerencial ………………………3
La Planificación Estratégica……………………………………………………..8
¿Que es un Plan Estratégico?......................................................................8
Análisis situacional de las organizaciones
sobre debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas…………………..11
Conclusión…………………………………………………………………………14
Bibliografía…………………………………………………………………………15
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5. LA PLANIFICACION COMO BASE PARA LA GESTION GERENCIAL
Es una de las más importantes funciones de la Gestión Gerencial. Es la
tarea inicial de la Administración. Es un complejo trabajo que debe ser
realizado profesionalmente en cada uno de los niveles de la empresa. Mediante
la planificación, los directivos determinan el futuro, las acciones y recursos que
se necesitan para realizar y alcanzar las metas.
La planificación, además de ser un proceso exigente, requiere reflexión,
conocimiento, estimaciones. Da la impresión de una dirección segura a los
administradores empresariales y a los no empresariales (cada persona como
ser viviente y racional), es una manera de reducir la incertidumbre a través de
la previsión del cambio, de mirar hacia delante; reducir las actividades
traslapadas y antieconómicas, descubrir el desperdicio y las ineficiencias;
establecer los objetivos que deben utilizarse para facilitar el control.
Antes de iniciar cualquier función administrativa, es imprescindible
determinar los resultados que pretende lograr un grupo social, razón por la cual
para llevar a cabo los objetivos propuestos se necesita decidir qué debe
hacerse, cuándo, cómo ha de hacerse y quién lo hará, es decir, realizar planes
y ello constituye la planeación que es la concepción anticipada de una acción
que se pretende realizar
La planificación implica que los administradores piensan con antelación en
sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y
no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organización y
establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos. Además los planes
son las guías para que:
1) Una organización obtenga y comprometa los recursos que se requieren
para alcanzar sus objetivos.
2) Los miembros de la organización desempeñen actividades congruentes
con los objetivos y los procedimientos elegidos.
3) El avance hacia los objetivos pueda ser controlado y medido de tal
manera que, cuando no sea satisfactorio, se puedan tomar medidas
correctivas.
Para que puedan ser efectivas, las estrategias y políticas diseñadas en el
más alto nivel de la empresa deben ponerse en práctica por medio de planes
de acción que permitan cumplir adecuadamente con las tareas necesarias para
concretarlas.
La gestión gerencial tiene como proceso el de guiar a las divisiones de una
empresa hacia los objetivos fijados por cada una de ellas, por medio de planes
y programas concretos para asegurar el correcto desarrollo de las operaciones
y de las actividades (planeamiento táctico), posibilitando que sus miembros
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6. contribuyan al logro de tales objetivos y controlando que las acciones se
correspondan con los planes diseñados para alcanzarlos.
Toda gerencia esta en la capacidad de adoptar decisiones sobre la
distribución y asignación de recursos, control de las operaciones y diseño de
acciones correctivas. Le compete también comunicar e informar a los niveles
estratégicos y operativos. Las actividades elementales de cualquier gerencia
son: la planificación estratégica, establecer objetivos, organizar, comunicar y
motivar, medir y evaluar, desarrollar y formar personas y retroalimentar la
planificación.
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Ahora veremos las cuatro etapas básicas de la planificación de una
empresa, mediante un ejemplo de empresa tan simple como el de la
organización de una fiesta sorpresa a un amigo.
Ejemplo:
La empresa de nuestro amigo Pedro va a cumplir un año. Va a ser un gran
acontecimiento para Pedro y hemos pensado en sorprenderle con una fiesta.
Nos disponemos a planificar la sorpresa con el objetivo de que todo salga bien.
Pedimos ayuda a nuestra amiga Ana (también amiga de Pedro):
1. Hemos pensado en hacer una cena en el restaurante preferido de
Pedro.
2. La lista se compone de 30 invitados de los cuales 20 son íntimos amigos
de Pedro (nosotros y Ana estamos incluidos), siete son familiares de
Pedro y tres son unos cantantes que hemos contratado y que fingirán
ser invitados de la fiesta hasta que llegue el momento de la sorpresa
final.
3. La fiesta tendrá lugar el próximo sábado a las 21:30 horas. La reserva ya
está hecha.
4. Parece que dos de sus familiares pueden tener problemas para llegar
puntuales. El resto de invitados ya ha confirmado su asistencia.
Roles que aparecen en esta situación:
1. Nosotros como administradores de la fiesta.
2. Ana es una trabajadora de la empresa y nuestra colaboradora.
3. La fiesta es la empresa.
4. Los amigos y familiares invitados son los clientes.
5. Los tres cantantes son los proveedores.
6. El restaurante es también un proveedor.
Podríamos realizar el siguiente dibujo:
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7. Cuadro 1
Así, observamos lo siguiente:
Objetivo de la empresa = Objetivo de la fiesta = La finalidad es que todo salga
bien y que a Pedro le guste la sorpresa.
Nota: En el siguiente capítulo desarrollaremos, mediante el mismo ejemplo de
empresa, las distintas etapas de la planificación de empresarial.
Siguiendo con nuestro ejemplo de empresa -la fiesta sorpresa de Pedro-
continuamos con el desarrollo de las etapas de planificación. En este caso:
a) Análisis previo de la situación de la empresa y de su entorno = Análisis
previo de la situación de la fiesta y su entorno.
- Análisis interno de la fiesta: de la fiesta en sí, del administrador y de la
colaboradora.
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8. - Análisis externo de la fiesta: del entorno formado, en este caso, por clientes
y proveedores
b) Desarrollo del plan:
- Ana y nosotros llegaremos al restaurante sobre las 21 horas para
asegurarnos de que todo está preparado. Iremos recibiendo a los invitados:
Ana estará
en la puerta del restaurante y les irá indicando hacia dónde deben dirigirse;
nosotros estaremos en el salón y les iremos diciendo dónde deben sentarse.
- La madre de Pedro (previamente informada) ha quedado con su hijo a las 22
horas en una calle cercana al restaurante. Cuando hayan llegado todos
los invitados y esté todo listo, le diremos a Ana que haga una llamada a la
madre de Pedro. Esa será la señal que les indicará que ya pueden ir hacia el
restaurante.
c) Implementación del plan: es la ejecución del desarrollo anterior tal y como
se ha previsto.
d) Seguimiento y control del plan: debemos estar alerta y tener pensadas las
acciones alternativas ante los posibles imprevistos, tanto los que ya hemos
tenido en cuenta como los que puedan surgir.
Así, vemos que este análisis previo de la empresa y de su entorno es
fundamental para minimizar los riesgos que conlleva toda planificación. Si en el
análisis del ejemplo anterior hubieran aparecido inconvenientes importantes, no
hubiéramos podido desarrollar el plan hasta haber eliminado o minimizado esos
inconvenientes.
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9. LA PLANIFICACION ESTRATEGICA
Planificación Estratégica: Algunos Conceptos
La planificación estratégica puede definirse como un enfoque objetivo y
sistemático para la toma de decisiones en una organización (David, 1990).
La planeación estratégica es el proceso gerencial de desarrollar y mantener
una dirección estratégica que pueda alinear las metas y recursos de la
organización con sus oportunidades cambiantes de mercadeo (Kotler, 1990).
La planeación estratégica es engañosamente sencilla: analiza la situación
actual y la que se espera para el futuro, determina la dirección de la empresa y
desarrolla medios para lograr la misión. En realidad, este es un proceso muy
complejo que requiere de un enfoque sistemático para identificar y analizar
factores externos a la organización y confrontarlos con las capacidades de la
empresa (Koontz y Weihrich, 1994).
Es un proceso y un instrumento de la planificación. En cuanto proceso, se
trata del conjunto de acciones y tareas que involucran a los miembros de la
organización en la búsqueda de claridades respecto al que hacer y estrategias
adecuadas para su perfeccionamiento. En cuanto instrumento, constituye un
marco conceptual que orienta la toma de decisiones encaminadas a
implementar los cambios que se hagan necesarios.
La planificación estratégica es un planeamiento no normativo, basado en la
participación de los agentes económicos y sociales, que tienen como
denominador común dar una respuesta adecuada a los nuevos elementos
socioeconómicos y de los que se prevén que generen cambios sustanciales en
el futuro inmediato de las organizaciones.
Resumiendo podemos decir que, la planificación estratégica es un plan
integral de acciones tendientes a consolidar mecanismos de participación que
incluye objetivos realizables, conducente al desarrollo y promoción de
bienestar, racionalizando recursos, optimizando mecanismos de acción,
estableciendo procedimientos de seguimiento y evaluación dando respuesta a
las variables socioeconómicas y de los que se espera generen cambios
sustanciales en el futuro inmediato de las organizaciones, en función de los
desafíos, amenazas, fortalezas y oportunidades.
¿Qué es un plan estratégico y para qué sirve?
Un plan estratégico es un conjunto de acciones programadas para
conseguir un objetivo a plazo fijo. Dichas acciones llamadas estratégicas tienen
que ser tan flexibles, que si el entorno en que se están aplicando cambia,
dichas acciones también pueden ser cambiadas. La planificación estratégica
sirve fundamentalmente para crear futuro a partir del presente, es decir tiene la
pretensión de buscar estrategias competitivas para una nueva era, de lo que se
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10. deduce que el plan estratégico hace que se puedan tomar decisiones hoy para
fundamentar el éxito del futuro. Como ha quedado expresado en la
planificación estratégica es necesario hacer las predicciones de futuro que son
realmente muy difíciles de obtener en un entorno tan cambiante.
La finalidad por tanto de un proceso de efectiva planificación estratégica es
la de ayudar a la dirección a fijar objetivos óptimos a largo plazo, maximizar el
tiempo útil de la alta dirección y, su percepción y apreciación de previsiones y
tendencias importantes, estimulando y motivando a todos los niveles de la
empresa.
La planificación estratégica resulta concebida en un proceso generalmente
muy largo. Su complejidad estriba en que combina las tareas técnicas
administrativas y las de gestión, participando activamente en la Dirección
dentro de un estilo correspondiente, y además por la sistemática que lleva
implícita, que en algunos casos y por algunos autores que usan y abusan de
exceso de metodología, no es posible someter todo a lo que apuntan los libros
y sus métodos.
Para que un plan estratégico pueda resultar coherente parece necesario
que participen en él, el mayor numero de personas, para poder aprovechar al
máximo su especialización. La sistemática adoptada trata de organizar una
metodología para las diferentes partes del plan. Estas partes diferenciadas
estarán desarrolladas por personas determinadas, esto es "quien" lo hace
aportando también "como" se hace. Para desarrollar lo primero en el primer
caso "quien lo hace" se nombran los siguientes comités o grupos de trabajo
para la elaboración del plan estratégico:
- Comité de orientaciones y directrices. Para una primera fase de arranque
este comité normalmente formado por miembros de Alta dirección de la
Empresa, como son el presidente de la empresa, el consejo de la empresa y/ o
director general. El grupo queda encargado de establecer las restricciones y los
medios que han de encontrar y también la búsqueda y definición de los fines de
la empresa. Asimismo, este comité ha de fijar los objetivos generales de la
empresa en los plazos previstos en le periodo de planificación.
- Comité de previsiones y administración. A continuación se crea un comité
determinado con personas de una formación fundamentalmente estadística,
económica y matemática, capaz de elaborar para los plazos convenidos en las
previsiones los balances y cuentas de resultados diferidos de los objetivos
fijados con anterioridad. Este comité analiza en profundidad y pondera aquellos
hechos del pasado de mayor interés para el futuro del cual se estudiaran los
hechos más probables e importantes.
- Comité de diagnostico. Compuesto por miembros de la Alta Dirección y por
personas de los primeros niveles ejecutivos de la empresa que representan a
todas las áreas funcionales de la Compañía. Aquí participan además, las
personas especializadas del equipo que normalmente asesoran y ofrecen su
consulta para determinar en primer lugar los productos/ mercado de la
empresa. En conjunto se determinan los temas estratégicos fundamentales. Se
incluye un diagnostico sobre:
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11. - Situación económica.
- Situación financiera.
- Evolución de la productividad.
- Producto- mercado.
- Cuotas y facturaciones del mercado.
- Evolución de precios, de la Promoción y de la Publicidad.
- Otras tendencias como:
1. Niveles de costes
2. Imagen de la empresa.
3. Motivación del personal.
Se profundizara en el análisis que presente ideas de mejora de aquellos temas
estratégicos fundamentales a partir del estudio de los más importantes puntos
fuertes, puntos débiles, amenazas o riesgos, oportunidades y limitaciones o
restricciones.
Metodología de la planificación estratégica. Sigue la siguiente secuencia:
1. Establecimiento de objetivos para un periodo determinado.
2. El análisis de la situación tanto presente como futura.
3. Estudio de las previsiones para el futuro.
4. Aproximación y comparación entre los objetivos y las previsiones a través de
acciones estratégicas.
5. Estudio y análisis de los medios y recursos financieros, humanos y técnicos
que han de permitir construir las acciones estratégicas en el tiempo por medio
de programas.
6. Cuantificación monetaria de los programas por medio de los presupuestos
que se desarrollan en el tiempo.
7. Corrección de todas las previsiones determinadas en función de los objetivos
del Plan por medio de un control de las acciones estratégicas fijadas.
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12. ANALISIS SITUACIONAL DE LAS ORGANIZACIONES SOBRE
DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, FORTALEZAS Y AMENAZAS
La Matriz FODA: es una estructura conceptual para un análisis sistemático
que facilita la adecuación de las amenazas y oportunidades externas con las
fortalezas y debilidades internas de una organización.
Esta matriz es ideal para enfrentar los factores internos y externos, con el
objetivo de generar diferentes opciones de estrategias.
La matriz DOFA (también conocida como FODA o SWOT en inglés), es una
herramienta utilizada para la formulación y evaluación de estrategia.
Generalmente es utilizada para empresas, pero igualmente puede aplicarse a
personas, países, etc.
Su nombre proviene de: Debilidades (D), Oportunidades (O), Fortalezas (F)
y Amenazas (A).
Fortalezas y debilidades son factores internos a la empresa, que crean o
destruyen valor. Incluyen los recursos, activos, habilidades, etc.
Oportunidades y amenazas son factores externos, y como tales están fuera
del control de la empresa. Se incluyen en estos la competencia, la demografía,
economía, política, factores sociales, legales o culturales.
Cuando estamos frente a un mercado que se quiere penetrar o en cual ya
se encuentra alguna organización, un análisis estratégico, que estudie la
estructura industrial es de gran utilidad el cual abarcaría un análisis del
competidor, desafío de la sostenibilidad y competencia esencial (aprendizaje
colectivo), ello debe estar respaldado sobre un análisis situacional, en donde
una de las herramientas más utilizada es la matriz DOFA o FODA, aplicable
para una organización y cada persona en particular, ella nos presenta una lista
detallada de aspectos internos y externos de la organización relacionados con
las Debilidades (fallas internas), Oportunidades (aspectos positivos externos),
Fortalezas (aspectos positivos internos), Amenazas (aspectos negativos
externos e incontrolables para la organización). Este análisis lo que permite es
clarificar cuales son nuestras fortalezas, debilidades, oportunidades y
amenazas, a fin de ubicar los puntos débiles y mejorarlos y las amenazas
convertirlas en oportunidades, el objetivo principal ser efectivos en la actividad
gerencial que se está ejecutando y mantener a la organización o a cada quien
como persona en un ámbito competitivo.
(F) Fortaleza; (O) Oportunidades; (D) Debilidades; (A) Amenazas.
El enfrentamiento entre las oportunidades de la organización, con el
propósito de formular las estrategias más convenientes, implica un proceso
reflexivo con un alto componente de juicio subjetivo, pero fundamentado en una
información objetiva. Se pueden utilizar las fortalezas internas para aprovechar
las oportunidades externas y para atenuar las amenazas externas. Igualmente
una organización podría desarrollar estrategias defensivas orientadas a
contrarrestar debilidades y esquivar amenazas del entorno.
Las amenazas externas unidas a las debilidades internas pueden acarrear
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13. resultados desastrosos para cualquier organización. Una forma de disminuir las
debilidades internas, es aprovechando las oportunidades externas.
La matriz FODA: Conduce al desarrollo de cuatro tipos de estrategias.
La estrategia FO. Es basa en el uso de fortalezas internas de la
organización con el propósito de aprovechas las oportunidades externas. Este
tipo de estrategia es el más recomendado. La organización podría partir de sus
fortalezas y a través de la utilización de sus capacidades positivas,
aprovecharse del mercado para el ofrecimiento de sus bienes y servicios.
La estrategia FA. Trata de disminuir al mínimo el impacto de las amenazas
del entorno, valiéndose de las fortalezas. Esto no implica que siempre se deba
afrontar las amenazas del entorno de una forma tan directa, ya que a veces
puede resultar más problemático para la institución.
La estrategia DA. Tiene como propósito disminuir las debilidades y
neutralizar las amenazas, a través de acciones de carácter defensivo.
Generalmente este tipo de estrategia se utiliza sólo cuando la organización se
encuentra en una posición altamente amenazada y posee muchas debilidades,
aquí la estrategia va dirigida a la sobrevivencia. En este caso, se puede llegar
incluso al cierre de la institución o a un cambio estructural y de misión.
La estrategia DO. Tiene la finalidad mejorar las debilidades internas,
aprovechando las oportunidades externas, una organización a la cual el
entorno le brinda ciertas oportunidades, pero no las puede aprovechar por sus
debilidades, podría decir invertir recursos para desarrollar el área deficiente y
así poder aprovechar la oportunidad.
La matriz DOFA es un instrumento de ajuste importante que ayuda a los
gerentes a desarrollar 4 tipos de estrategias: estrategias de fuerzas y
debilidades, estrategias de debilidades y oportunidades, estrategias de fuerzas
y amenazas y estrategias de debilidades y amenazas. Observar los factores
internos y externos claves es la parte más difícil para desarrollar una matriz
DOFA y requiere juicios sólidos, además de que no existe una serie mejor de
adaptaciones. Véase la tabla 1 que la primera, segunda, tercera y cuarta
estrategias son FO, DO, FA y DA.
El proceso de crear una matriz DOFA es muy sencillo: en cada una de los
cuatro cuadrantes, se hace una lista de factores. Seguidamente, se les puede
asignar un peso o ranking, según las prioridades de la empresa o ente que se
evalúa.
Aunque la matriz DOFA resultante es atractiva y simple de entender, los
expertos estiman que lo más valioso y revelador de la herramienta es el propio
proceso de análisis para llegar hasta allí.
La sencillez e intuitividad del análisis DOFA lo ha vuelto muy popular en
empresas, gobiernos, departamentos, países, etc. Sin embargo, no deja de
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14. tener sus críticos. La principal crítica, es su dependencia en juicios subjetivos, y
falta de argumentos objetivos (medidas concretas, valores numéricos).
Con esto, puede quedar claro que el propósito esencial del análisis DOFA
es la generación de estrategias que permitan a la organización, “conectar” sus
acciones con las posibilidades (oportunidades) que puede aprovechar en su
entorno externo, así como prepararse para enfrentar los peligros (amenazas),
apoyándose en sus fortalezas y reduciendo el impacto negativo que pueden
tener sus debilidades.
TABLA 1
Cómo realizar la adecuación de los factores internos y externos para
formular estrategias alternativas
FACTOR INTERNO CLAVE FACTOR EXTERNO ESTRATEGIA
CLAVE RESULTANTE
Exceso de capacidad de Crecimiento anual del Adquirir Visión cable, Inc.:
+• trabajo (fuerza interna) 20% en la industria de
cablevisión (oportunidad
externa)
Insuficiencia de capacidad Salida de la industria de - Perseguir integración
+ (debilidad interna) dos competidores vertical comprando
extranjeros importantes instalaciones de la
(oportunidad externa) competencia
Gran experiencia en I y D Cantidad decreciente de Desarrollar productos
+ (fuerza interna) adultos jóvenes nuevos para adultos
(amenaza externa) con más años
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15. CONCLUSION
Si una organización aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos
realistas. La planificación está comprometida en la fijación de los objetivos de la
organización y en las formas generales para alcanzarlos. La opción frente a la
planificación es la actividad aleatoria, no coordinada e inútil. Los planes
efectivos son flexibles y se adaptan condiciones cambiantes.
Debe hacerse notar que ni la planificación estratégica ni la operativa es un
esfuerzo ocasional si se quiere que sea efectiva y logre los resultados
deseados. Más bien es un círculo continuo que nunca debe terminar en una
organización; debe ser vigilada periódicamente, revisada y modificada de
acuerdo con los resultados internos, y externos y los eventos.
La importancia de la matriz DOFA la cual es una herramienta que ayudara a
los gerentes a conocer sus ventajas y desventajas en una situación de
mercado en la cual quieran incursionar para de esta manera saber como deben
hacerlo y que corregir y con cuales herramientas cuanta para enfrentar dicha
situación.
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16. BIBLIOGRAFIA
1. James .A.F Stones. Edward Freeman y Daniel Gilbert J.R. (1996)
ADMINISTRACION. Sexta edición. Prentice Hall. México
Adafrancys Salazar (Art) (2005) la planificación base para la gestión
administrativa y personal. Disponible en:
http://www.degerencia.com/articulo/la_planificacion_base_para_la_gestion_ad
ministrativa_y_personal
Juan Carlos Valda (Art) (2009) La planificación, base para la gestión
administrativa y personal
http://jcvalda.wordpress.com/2009/08/29/la-planificacion-base-para-la-gestion-
administrativa-y-personal/
Freddy Gianella. (Doc.) (2007) Planificación Estratégica. Disponible en:
http://www.monografias.com/trabajos/planifestrat/planifestrat.shtml
Reinaldo Zambrano. (Art.) (2006) Definición de Planificación Estratégica.
Disponible en:
http://infoplanificacion.blogspot.com/
ECOL (Curso) (2008) Etapas de la Planificación. Disponible en:
http://www.mailxmail.com/curso-gestion-empresarial/gestion-empresarial-
etapas-planificacion-2
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