[BPM DAY Brasília 2015] Escritório de Processos – Anac

1. Superintendência de Planejamento Institucional
Apresentação ao BPM Day
Brasília 2015

2. Autarquia federal.
21 unidades organizacionais com 1.800
servidores
Presente em 23 cidades
Agência de regulação mais jovem.
Maior escopo de regulação e fiscalização
de todas as agências reguladoras

3. Objetivo do Programa:
Aprimoramento contínuo dos processos
organizacionais, a fim de assegurar a
modernização da instituição e direcionar a
implantação das diretrizes estratégicas da
Agência
Diretrizes
1
3
4
Programa de Fortalecimento Institucional – PFI
(IN nº 66/2012)
GDI
Modelo de
Governança
Modelo de
Gestão
Acompanhamento: Reuniões de Gestão periódicas
Projetos Processos
Planejamento
Estratégico

4. Planejamento da Implantação
Estabelecimento de uma área corporativa para lidar com processos.
Definição de objetivos específicos.
Elaboração de uma arquitetura de processos.
Seleção e manutenção de ferramentas.
Planejamento da operacionalização.

5. A área corporativa para lidar com processos na organização é o Escritório de
Processos – ESPROC e está abrigada na área de Planejamento Institucional.
O ESPROC guarda todos os processos reconhecidos da Agência, e seu banco de
dados é a origem de onde devem derivar todas as informações relacionadas a
processos.
O ESPROC também é responsável pelo planejamento da implantação da gestão
de processos e seu acompanhamento.
Todas as “visões” de processos para melhoria, auditoria, planejamento
estratégico, criação de sistemas, indicadores e relatórios de gestão emanam da
base do ESPROC.
Área Corporativa

6. O objetivo específico é derivado do nível de maturidade da Agência em relação a
gestão de processos. O primeiro passo é identificar, estabilizar, padronizar e
gerar indicadores de desempenho para os processos.
Um dos objetivos é construir um repositório único de processos de tal forma a
permitir a consulta de toda a Agência e manter o conhecimento dentro da
instituição.
Permitir controle e transparência interna sobre o trabalho realizado.
Após o esforço de padronização que acarretará na estabilização dos processos da
Agência, novos objetivos serão disparados, ligados a melhoria por meio de
Kaizens, A3, Lean e Reengenharia.
Objetivos Específicos

7. Macro
processo
Processos de
Negócio
Processos de Trabalho
Manual de Procedimento
Volume de informação
ESTRATÉGICO
OPERACIONAL
Identificação e Comunicação
Análise
Padronização e
Desempenho
Execução e
Formalização
Diretoria
Superintendências
Gerências
Executores
Arquitetura de Processos

8. Manual de Referência

9. Todo o trabalho de identificação e padronização de
processos é efetuado usando-se um sistema computacional.
O sistema é a ferramenta a ser usada em todos os trabalhos
ligados ao mapeamento de processos e também a forma de
consulta de seus dados.
Possui integração com outras iniciativas de gestão como
modelos de documentos e Gestão por Competências
Seleção de Ferramentas

10. Banco de dados completo dos processos e acompanhamento da
execução pelos colaboradores, com indicadores de eficiência
Processo Padronizado Execução do Processo
Banco de Dados e Motor de Execução

11. Arquitetura do Sistema

12. Estratégias de Implantação
Gestão de processos
como engrenagem
da organização
Desenvolviment
o de Sistemas
Auditoria
Interna
Capacitação
Conceito de
essencialidade

13. ESPROC
ALGP
Formalização e Padronização dos processos de
trabalho.
Coleta dos indicadores de desempenho universais.
Criação e governança sobre indicadores específicos de
desempenho (donos de processos).
Coordenação de ciclos de melhorias intrafuncionais.
Mapeamento dos processos de negócio
Elaboração e comunicação de indicadores de
desempenho universais
Controle da linguagem e da arquitetura de
mapeamento a ser usada por toda a organização
Governança do repositório dos dados
Coordenação dos ciclos de melhoria interfuncionais.
IND
DES
MET
MAP
PRO
FER
COMP
Reuniões
Periódicas
Operacionalização

14. Seleção da
ALGP
Apresentação
a ALGP
Treinamento
da ALGP
Apresentação
aos Gerentes
Mapeamento
dos
Processos de
Negócio
Apresentação
aos
Funcionários
Mapeamento
dos
Processos de
Trabalho
Formalização
dos
Processos
ESPROC ESPROC
ALGP
Selecionar a
ALGP e preparar
a área a receber
o ESPROC
Explicar o papel
da ALGP, suas
responsabilidade
s, a divisão de
trabalho com o
ESPROC e marcar
treinamentos
Treinar a ALGP
em mapeamento
e análise de
processos, na
linguagem e no
sistema a ser
usado na ANAC, e
em mapeamento
de competências
Explicar o papel
do ESPROC, da
Gestão de
Processos,
oferecer
treinamento,
apresentar o
papel da ALGP e
marcar reuniões
para efetuar o
mapeamento de
Elaborar os
manuais
formalizando os
processos e as
competências de
cada servidor.
Selecionar os
donos de
processos e os
indicadores de
desemepenho
SUPERINTENDENTE ESPROC ESPROC
Identificar os
processos de
negócio da
superintendência
por meio de
entrevistas com
todas as áreas da
superintendência,
de acordo com
agenda de reuniões
acertadas com as
áreas
ESPROC ALGP
ALGP
SUPERINTENDENTE
Realizar uma
palestra a todos
os colaboradores
da área com o
intuito de
sensibilizá-los à
estruturação dos
processos
Identificar e
mapear os
processos de
trabalho da
superintendênc
ia por meio de
entrevistas com
as áreas
Operacionalização

15. Obrigado!
jose.assumpcao@anac.gov.br