La soluzione eFM consente di supportare le amministrazioni comunali nella gestione e nel governo della manutenzione delle strade. E' integrato con un sistema innovativo di segnalazione delle buche e delle altre richieste di intervento tramite telefoni e gli altri device mobili.

1. Le informazioni contenute in questo documento sono di proprietà di eFM e del destinatario. Tali
informazioni sono strettamente legate ai commenti orali che le hanno accompagnate, e possono
essere utilizzate solo dalle persone che hanno assistito alla presentazione. Copiare, pubblicare o
distribuire il materiale contenuto in questo documento è proibito e può essere illegale.
La soluzione eFM per il governo
della Manutenzione Strade
La risposta ai bisogni della città e dei cittadini
Roma, Luglio 2010
www.efmnet.com
www.efmnet.it

2. La soluzione eFM
Scopo del documento è presentare la soluzione eFM per la realizzazione del
“Sistema Centrale di Governo” (SCG) con il quale l’Amministrazione
Comunale intende gestire il servizio di manutenzione della rete stradale
individuata nella grande viabilità.
La soluzione che eFM propone all’Amministrazione Comunale per il
raggiungimento dell’obiettivo si basa su:
• disponibilità di una piattaforma informatica (ARCHIBUS) per la gestione
dei processi manutentivi, dei cantieri, dei workflow autorizzativi,
nativamente integrata con sistemi GIS a supporto del Catasto Strade;
• know how specifico nella fornitura di service desk per la gestione dei
processi di contact center e di comunicazione con l’utenza (es. gestione
ticketing, segnalazioni, reclami); sviluppo di soluzioni innovative per la
raccolta delle segnalazioni (riduzione tempi di inserimento a sistema delle
segnalazioni provenienti da attività di vigilanza).
1
Roma, luglio 2010 www.efmnet.it

3. Il vecchio Modello
Coordinamento
Attualmente, il Comune affida le proprie
esigenze direttamente alle società di
servizi (attraverso pronto buche). Le
informazioni sullo stato della richiesta sono
di proprietà della ditta.
Presa in carico
?
Il monitoraggio della qualità dei servizi
Monitoraggio
Monitoraggio
è spesso demandato alla stessa società
operatrice qualificando gli operatori anche
come controllori di se stessi.
Esecuzione
?
Raramente le società intervengono per
Ispezioni
la risoluzione dei guasti prima che sia il
Cliente a chiamare. Il rilevamento delle
anomalie è demandato all’iniziativa dei
singoli cittadini. Ispezione
2
Roma, luglio 2010 www.efmnet.it

4. La piattaforma integrata
L’utilizzo di una piattaforma integrata (Archibus +
qualsiasi Catasto Strade) consentirà al Comune di
sfruttare i processi gestionali consolidati,
ottimizzando in particolare:
- la gestione dei cantieri (ordinari e straordinari);
- le segnalazioni, sia della cittadinanza che degli
organi di vigilanza;
- la programmazione degli interventi nel breve,
medio e lungo periodo (piani di investimento);
- la gestione delle concessioni, autorizzazioni, degli
interventi in garanzia;
- la programmazione e realizzazione delle visite
ispettive.
3
Roma, luglio 2010 www.efmnet.it

5. Elementi del Nuovo Modello
Call Center Unico punto di contatto. Tracciamento delle richieste, con possibilità di
Unificato rintracciare lo stato d’avanzamento della propria segnalazione.
Verifica del completamento e della corretta esecuzione degli interventi;
Monitoraggio monitoraggio della qualità dei servizi, indipendente rispetto alle ditte
operatrici che fino ad oggi sono state controllori di se stessi.
Prevenzione delle situazioni di criticità attraverso attività di
Visite monitoraggio e di ispezione sul territorio; indagini sulle criticità più
ispettive gravi o più frequenti al fine di determinarne le cause ed individuare
azioni correttive.
Le attività devono essere programmate sfruttando economie di
Programmazione prossimità. Gli interventi devono essere coordinati anche con le
e gestione società erogatrici di servizi pubblici locali. Il Service Desk, in base ai
aperture programmi, gestisce i cicli autorizzativi e le comunicazioni con le
autorità competenti.
Struttura con la facoltà di dirimere situazioni di cui non è chiara la
Pronto
intervento
competenza. Le Richieste di Pronto Intervento devono essere
monitorate con attenzione in tutte le fasi del processo.
Gestione Attribuzione delle segnalazioni tenendo in considerazione le garanzie
garanzie fornite da eventuali interventi di altre ditte.
4
Roma, luglio 2010 www.efmnet.it

6. Emissione Segnalazioni/Monitoraggio e Vigilanza
GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI PROVENIENTI
DAI CITTADINI, DALLE SQUADRE DI PRONTO
INTERVENTO E SORVEGLIANZA
Le segnalazioni potranno essere inoltrate tramite
call center o tramite i mezzi di comunicazione
individuale (in normale dotazione alle squadre
operative o agli organi preposti alla vigilanza).
La segnalazione inviata tramite palmare
viene inserita a sistema completa di
coordinate. Se inviata tramite e-mail, viene recepita
dal sistema (apertura automatica ticket) e può
essere facilmente georeferenziata.
Il Call center, che inoltra la segnalazione al fornitore
competente, può verificare l’eventuale presenza di
segnalazioni nel raggio di 100mt.
5
Roma, luglio 2010 www.efmnet.it

7. Gestione segnalazioni/Centrale Operativa
Le richieste inserite dal Call Center
vengono localizzate attraverso la ricerca
dell’indirizzo (le strade sono censite con il
codice CEU), o la definizione sulla mappa
del punto esatto su cui è stata fatta la
segnalazione. E’ possibile allegare una
foto o altra documentazione.
Accanto alla chiamata verranno inoltre
registrate tutte le comunicazioni relative
all’evento avvenuto su strada, come per
esempio chi è stato chiamato e quando. Archivia Fotografia
Le segnalazioni vengono visualizzate
sulla mappa stradale, con la
visualizzazione di tutti i cantieri aperti
(ordinari e straordinari), in modo tale
che si possa tenere conto (anche
Localizzazione nell’assegnazione delle priorità) di
cantieri criteri di compatibilità geografica e
temporale fra i cantieri, al fine di
minimizzare gli effetti sulla circolazione.
6
Roma, luglio 2010 www.efmnet.it

8. Piani di Manutenzione
La soluzione eFM mette a disposizione funzionalità per la gestione completa dell’intero ciclo di
un cantiere stradale integrando le best practices internazionali e gli standard del project
management.
Vista della spesa
dalla complessiva per
anno e tipo di attività
Pianificazione (ordinaria, Vista della spesa
complessiva per
pluriennale dei straordinaria)
anno e municipio
cantieri Vista della spesa
stradali…… complessiva per
anno e tipo di
Vista della spesa
cantiere
complessiva per
(fresatura,
anno e fornitore
risanamento, ecc)
alla definizione
Dettaglio dati del cantiere e
cantiere e monitoraggio
Fornitore
incaricato degli
avanzamenti
Gantt di cantiere
con avanzamenti
7
Roma, luglio 2010 www.efmnet.it

9. Programmazione Cantieri
I lavori saranno programmati su base
settimanale (PS), con articolazione dei
dati a livello giornaliero (PG) e il
Programma Cantieri comprenderà tutti
gli interventi di manutenzione ordinaria
e straordinaria previsti nell’arco della
settimana (da lunedì a domenica).
Per ciascun intervento di manutenzione, oltre alla
localizzazione, verranno riportate la tempistica
dell’intervento (da quando a quando, tempistica
prevista e successiva registrazione della
tempistica effettiva) e la tipologia dell’intervento.
Ad ogni tipologia di intervento possono essere
associati degli attributi. Entrambi sono altamente
e facilmente personalizzabili.
8
Roma, luglio 2010 www.efmnet.it

10. Gestione Concessioni ed Autorizzazioni
Attraverso le funzioni del Project di
Archibus è possibile inoltre gestire gli
iter delle diverse pratiche di concessione
e autorizzazione che coinvolgono la rete
stradale (registrazione e visualizzazione
eventi previsti o effettivi, monitoraggio
scadenze, etc.).
Oltre a tali funzionalità è possibile la gestione
e l’archiviazione di foto, documenti, immagini
da scanner, etc. al fine di poter rintracciare in
modo facile la documentazione utile.
Inoltre, si potranno:
• inserire dettagli relativi al pagamento del
canone (conto corrente o bollettino
postale) e relativo calcolo del totale
pratica;
• produrre lettere tipo con inserimento dati
direttamente da data base, secondo
procedure guidate.
9
Roma, luglio 2010 www.efmnet.it

11. Gestione delle Garanzie
All’interno delle funzionalità
disponibili per la Centrale UTENTE
CENTRALE FORNITORE
RESPONSABILE
OUTPUT
OPERATIVA GARANZIA
Operativa è presente l’attività di
Emissione Sopralluogo /
Gestione delle Richieste in Esigenza Richiesta di
Presa in
carico
Messa in
Intervento sicurezza
garanzia, che si compone di 3 sotto
attività:
Oggetto di no
Individuazione
garanzia?
Responsabile
• Crea richiesta in garanzia; garanzia si
Intervento
• Modifica data di sopralluogo; Interruzione a completato
sistema e
• Chiudi richiesta di garanzia. comunicazione al
Centrale OP.
Emissione
Richiesta al Presa in
Nella maschera di creazione della Responsabile
garanzia
carico
richiesta sono visualizzate tutte le
si Variazione
richieste che sono state interrotte o Effettua
variazione della
programma?
no
cancellate a sistema da parte del programmazion
e a sistema
relativo Fornitore in quanto coperte Esecuzione
intervento
da garanzia di terzi.
L’individuazione degli eventuali responsabili è
garantita dalla possibilità di interrogare i dati
storici dei cantieri chiusi.
10
Roma, luglio 2010 www.efmnet.it

12. Supporto ai processi di Visita Ispettiva
Una volta che la visita ispettiva viene generata
(da programma o creando una nuova visita
ispettiva), viene inviata una mail all’incaricato,
con in allegato la check list stampabile.
L’incaricato potrà inserire i dati relativi alla
Visita Ispettiva cliccando sul pulsante
“Dettagli” della maschera di visualizzazione.
Il Responsabile del Servizio potrà visionare il
riepilogo dei dati della Visita Ispettiva e creare
un Reclamo, ovvero una Richiesta di
Intervento per mettere in atto le azione
correttive dovute.
NOTA: INSERIMENTO DELLE INFORMAZIONI DI RITORNO
Le visite ispettive potranno essere eseguite utilizzando la “Penna e Carta”
Anoto, la prima penna a sfera con tecnologia senza fili Bluetooth
incorporata, con la prima “carta digitale”.
Tale tecnologia permette di trasferire i risultati dei controlli, registrati
sulla tradizionale carta e regolarmente firmati, direttamente sul DB. Ciò
consente un annullamento delle procedure di data entry e la conseguente
contrazione delle tempistiche per l’elaborazione dei risultati.
11
Roma, luglio 2010 www.efmnet.it

13. Reportistica in tempo reale
I report realizzati sono consultabili su web e aggiornati in tempo reale. La reportistica principale fornisce
statistiche sul numero delle richieste aperte e una visione sullo stato degli interventi programmati o richieste
(sia dai cittadini che dagli organi preposti al monitoraggio).
IV MUNICIPIO –
DATI GIORNALIERI
FOCUS A Lavori in corso: 25
ROTAZIONE SUI Interventi entro la giornata: 22
DIVERSI MUNICIPI Interventi in ritardo: 03
N° N°
Interventi Ritardi
MANUTENZIONE
25 2
PROGRAMMATA
PRONTO
13 1
INTERVENTO
Consultabile via web o
utilizzabile come
pannello informativo
12
Roma, luglio 2010 www.efmnet.it

14. Descrizione dell’intero processo
Fase 1. Segnalazione
Il cittadino o la squadra di
intervento individuata l’area di
intervento scatta una
fotografia dal suo cellulare e la
invia al Service Desk
Fase 8. Monitoraggio
Fase 2 Service Desk
Il sistema riassume gli
La centrale riceve una stati degli interventi
richiesta di intervento e segnalati.
apre il ticket
Fase 7. Gestione
Fase 3. Localizzazione
Grazie al sistema di gestione Effettuato l’intervento
viene individuato il luogo in l’operaio chiude il ticket e
cui intervenire che viene aggiorna il sistema di
visualizzato in una mappa gestione
Fase 4. Autorizzazione Fase 5. Assegnazione Fase 6. Intervento
Il service desk avvia i processi Ottenuta l’autorizzazione si
autorizzativi per l’apertura del pianifica ed assegna la L’operatore si vede
cantiere stradale. manutenzione in funzione assegnata l’attività ed
della prossimità geografica e effettua l’intervento
delle specificità richieste
13
Roma, luglio 2010 www.efmnet.it

15. Ulteriori attività eFM collegate
tipo attività descrizione durata
servizio di "alta sorveglianza" tecnico/organizzativa
sulle attività di manutenzione strade ordinaria e
PMO straordinaria. Controllo tempi, costi, reporting ad appalto strade
ufficio tecnico capitolino, proposte migliorative di
programmazione.
Controllo su tutte le gare bandite, nel caso di offerte anomale,
proponiamo la conduzione di verifiche sulle offerte durata da
offerte con relazione tecnico/amministrativa (di parte terza) definire
anomale sulle offerte risultate anomale.
attività di due diligence sul patrimonio immobiliare
capitolino al fine di proporre e attuare progetti di
Valorizzazione miglioramento della fruizione e valorizzazione degli progetto di 2
patrimonio immobili. Gestione spazi, gestione impianti, anni
destinazioni d'uso, riferimento al tessuto
urbano/sociale territoriale.
impostazione
iniziale 1 anno;
Gestione flotta gestione flotta, monitoraggio costi, miglioramento
durata della
aziendale sicurezza.
manutenzione da
definire
14
Roma, luglio 2010 www.efmnet.it

16. eFM S.r.l.
Via del Giorgione, 59
00147 Roma
Direzione e Sede Principale
Tel. 06 540 00 64
Fax 06 540 61 16
Roma, Milano
eFM S.r.l.
Via del Andrea Doria 3
20124 Milano
Altre Sedi operative:
Tel. 02 76390291
Fax 02 76021863 Genova, Bologna, L’Aquila, Bari
marketing@efmnet.com
www.efmnet.it 15
Roma, luglio 2010 www.efmnet.it