Come le nuove tecnologie ed i social network possono influenzare e migliorare la gestione del Real Estate, quali sono le novità di eFM in tema di piattaforme informatiche immobiliari; sono questi alcuni degli argomenti che abbiamo trattato nell’articolo “La gestione dei patrimoni immobiliari: il ruolo di eFM”, pubblicato nel numero monografico di settembre di Quotidiano Immobiliare, volume dedicato interamente al mondo del Real Estate 2.0. Nuovi modelli lavorativi reclamano organizzazioni degli spazi più flessibili che sono funzione del reale utilizzo degli stessi da parte degli utenti a beneficio dell’efficienza organizzativa e delle spese gestionali. Informazioni che attengono al medesimo immobile dislocate in diversi sistemi e in differenti soggetti se fatte convergere in un'unica struttura informatica conducono ad una migliore visibilità dei dati e quindi alla riduzione delle spese gestionali. Le nuove tecnologie quali Rfid, Augumented Reality, Cloud Computing possono portare significativi benefici in termini di riduzione dei costi, dei tempi e dei rischi di gestione. Nuove opportunità per i service provider di dimensioni minori possono incrementare la loro produttività e competitività.

1. La gestione Evoluzioni
dei patrimoni nel mondo
delle
immobiliari: piattaforme
informatiche
il ruolo di eFM
Martinelli Nicola, Amministratore Unico eFM
PANORAMICA
La rivoluzione tecnologica e l’innovazione in generale,
come in molti comparti industriali, si è imposta negli ultimi
tempi prepotentemente nel mondo del Real Estate, modi-
ficando e creando nuove esigenze da parte dei costruttori,
gestori, fornitori di servizi e degli utenti finali. Pensiamo
ad esempio come è cambiata l’organizzazione degli spazi
all’interno degli uffici. Stiamo assistendo a nuovi modelli
di realtà lavorative, non più semplicemente spazi fisici da
compartimentare sulla base dell’organizzazione e delle ge-
rarchie, ma una gestione degli ambienti flessibile, che tiene
conto del loro reale utilizzo, che favorisce la collaborazione
professionale attraverso la condivisione degli spazi e degli
strumenti messi a disposizione dalle Aziende.
Il Real Estate nel tempo ha registrato una significativa
evoluzione: dagli anni 70 in cui il Patrimonio Immobiliare
era considerato un semplice investimento ed il sistema in-
formativo censiva esclusivamente gli immobili ed i valori
patrimoniali, si è passati agli anni 80 in cui la crisi del mer-
cato ha spinto le imprese a concentrasi fortemente sulla
riduzione dei costi di gestione. Sono gli anni in cui nasce
l’IFMA (International Facility Management Association) per grazione tra Persone, Spazi e Processi.
guidare e standardizzare il Facility Management, inizialmen- Il mercato delle piattaforme tecnologiche per il Real
te definito come la professionalità che abbraccia le diverse Estate, si è evoluto nel tempo innovando l’offerta man
discipline atte a garantire la funzionalità degli immobili at- mano che gli operatori prendevano coscienza delle nuove
traverso l’integrazione delle 3 P: People, Place e Processes possibilità ed opportunità che la tecnologia rendeva pos-
(Figura 1A). sibili per aumentare le capacità di gestione e la riduzione
dei costi.
Nel 1982 vede la luce il primo CAFM (Computer Aided Negli anni 90 IFMA ingloba nella definizione di Facility
Facility Management) che recepisce la ripartizione e l’inte- un quarto elemento: la Tecnologia (Figura 1B), e coerente-
SETTEMBRE 2012 FocusQI 19

2. FIGURA 1
A B C
People People
People
Process Place Strategy Place
Process Place
Technology Technology
CAFM CIFM TIFM
Departmental Multi Departmental Enterprise
mente con tale evoluzione, i principali operatori del mer- e saranno sempre più autonomi. I prodotti collegati gene-
cato delle piattaforme tecnologiche lanciano la seconda reranno dati facilmente accessibili via web. La tecnologia
generazione di sistemi informativi i CIFM (Computer In- funzionerà in modo del tutto trasparente e autonoma.
tegrated Management System), strutturati per consentire Gli esperti del settore prevedono che entro il 2020 sa-
interazioni e integrazione tra più dipartimenti. ranno maggiori le informazioni presenti on the cloud piut-
Dopo il 2000 il Real Estate comincia ad assumere la con- tosto che quelle presenti in locale (sul PC). Il Cloud sarà
notazione di elemento strategico dell’Azienda e lo spazio predominante rispetto al desktop entro i prossimi 10 anni.
di lavoro diventa il fulcro del sistema informativo: nasce il La possibilità di accedere alle informazioni anche al di fuori
TIFM (Total Infrastructure and Facilities Management). dei propri uffici sarà la norma.
La connessione WEB è l’elemento chiave dell’evoluzione
del mercato delle piattaforme per la gestione del patrimo-
nio immobiliare (fig.2): il web 1.0 ha consentito di connet-
LE BASI DELLA PROPOSTA EFM tere le informazioni, il 2.0 (social network) ha permesso la
connessione delle persone, il 3.0 (web semantico) sta faci-
Proseguendo in questa tendenza evolutiva del merca-
litando la connessione della conoscenza, la prossima sfida
to delle piattaforme, eFM propone agli operatori del RE
è collegare l’intelligenza ovvero la trasformazione del dato
e FM il primo mercato virtuale, riferimento del settore
in conoscenza distribuita (meta web).
immobiliare, dove concentrare e far convergere tutte le
informazioni sugli edifici al fine di ridurre i costi, i tempi e i
Anche dal lato degli immobili si stanno verificando
rischi integrando tutti gli operatori: proprietari immobiliari,
grandi cambiamenti, oltre alla domotica che ormai da tem-
utilizzatori, fornitori e costruttori.
po consente l’automazione, il controllo e la supervisione
Stiamo entrando in un’era in cui il mondo fisico e quel-
degli elettrodomestici ed edifici, sta diventando realtà la
lo virtuale convergono, ed i principali cambiamenti sono
convergenza tra smart building e green building. Questi
la fusione degli ambienti interni ed esterni, l’accesso alle
due concetti perdono di significato singolarmente e vanno
informazioni real time e l’abbattimento dei confini geogra-
verso un’unica direzione: grande attenzione all’ambiente
fici. Le trasformazioni in atto possono essere inquadrate
ed utilizzo nelle costruzioni di moduli con componenti
principalmente sotto due categorie: quella tecnologica e
elettronici affogati (tecnologia embedded). Ne sono esem-
quella relativa agli immobili.
pi i componenti elettronici (sensori e RFID) inseriti nei
Dal lato della tecnologia, i principali trend sono iden-
moduli prefabbricati, per cui più che costruire un edificio si
tificabili nella convergenza tra lo spazio fisico e virtuale
assemblano moduli a vantaggio della velocità di realizzazio-
grazie ad una tecnologia sempre più pervasiva e nel pas-
ne, mentre la presenza di tecnologia al loro interno facilita
saggio dagli applicativi fissi (PC) a quelli mobili (tablet e
ed ottimizza la futura gestione e manutenzione. Altro ele-
smartphone). La tecnologia sempre più potente in volu-
mento innovativo è rappresentato dal Building Information
mi sempre più ridotti, diventa capillare e presente in ogni
Modelling. La tecnologia 3D consente di avere in real time
oggetto (vedi RFID-Radio Frequency IDentification). I vari
un modello di edificio a partire dai dati di progetto.
apparecchi saranno tra di loro collegati in modo wireless
20 FocusQI SETTEMBRE 2012

3. Real Estate.
FIGURA 2
La piattaforma immobiliare raccoglie tutte le informa-
zioni ed i dati relativi agli edifici, consentendo la gestio-
ne integrata dell’intera filiera del Real Estate e del Facility
0
X.
Management. La disponibilità dei dati gestionali storici e
Web 3.0
eb
in tempo reale, l’elaborazione di analisi multidimensionali
Degree of Information Connectivity
eb
Semantic Web W t aW
che integrano fonti dati on the cloud, l’utilizzo di strumenti
Me “mobile” che consentono di interagire con i sistemi ovun-
que e minimizzare ritardi gestionali, sono solo alcuni degli
elementi differenziali della soluzione innovativa di eFM.
La peculiarità di questa iniziativa è l’integrazione di dif-
ferenti informazioni e l’utilizzo di nuova tecnologia che
consente di raggiungere una serie di obiettivi e benefici
Web 1.0 Web 2.0 concomitanti:
The Web Social Web • Prendere decisioni consapevoli e ponderate, suppor-
tate da disponibilità di tutti i dati coinvolti nei processi
patrimoniali
Degree of Social Connectivity
• Ridurre l’impatto ambientale e massimizzare il rispar-
mio energetico, adeguando i consumi energetici e mo-
FONTE: Blog Steve Wheeler, University of Plymouth, 2010 dulando gli impianti in base al profilo d’utenza degli
immobili
• Mitigare i rischi per gli occupanti e operatori, monito-
Una volta costruito l’edificio, i dispositivi affogati nei sin- rando l’aderenza alle normative
goli moduli comunicano in tempo reale i dati dei processi • Massimizzare il valore del patrimonio, monitorando le
di edifici, fabbriche, intere città e i dati relativi all’ambiente, criticità e progettando i relativi interventi straordinari
consentendo monitoraggi e controlli, rappresentazioni in • Ridurre i costi operativi, massimizzando l’efficienza de-
3D, simulazioni. gli elementi tecnologici del patrimonio e progettando
Come il peer to peer ha sviluppato i social network nel adeguate strategie di outsourcing dei servizi
mondo virtuale, così il building to building condurrà ad • Incrementare l’efficienza della gestione, con conse-
una nuova dimensione dell’universo degli edifici. Le comu- guente riduzione dei costi.
nicazioni wireless, radio, i satelliti e gli altri device intelli-
genti creano microambienti dove è possibile avere sotto Concretamente tutto questo determina nuovi modi e
controllo informazioni di vario tipo: dall’inquinamento, alla nuovi scenari di gestione 1) del patrimonio immobi-
security, al safety, all’attenzione per l’ambiente, ai consumi liare e 2) degli Asset.
energetici, al riscaldamento e raffreddamento... Questo of- 1. Consideriamo come esempio la gestione innovativa
frirà la possibilità di aggregare i dati micro regionali, in dati di un caso semplice: la temperatura degli ambienti
globali su larga scala per avere un punto di vista olistico e di lavoro di un edificio in inverno è troppo bassa. Al
perseguire uno sviluppo socio-economico sostenibile. verificarsi di questo episodio anomalo si innescano
automaticamente alert che vengono indirizzati al fa-
cility manager dell’immobile. Quest’ultimo è in grado
di attivare il fornitore del servizio di manutenzione,
SOLUZIONI INNOVATIVE EFM PER LA semplicemente con l’ausilio di un applicativo “mobile”
GESTIONE DEL REAL ESTATE (tablet o smartphone) e nello stesso tempo avvisare
dell’intervento in corso il personale occupante gli im-
Coerentemente con le tendenze precedentemente esa- mobili attraverso un post inserito nel social network
minate e la tecnologia disponibile, eFM ha progettato nuo- aziendale che genera l’invio automatico di un sms. Il
ve soluzioni innovative che si fondano sulla ridefinizione fornitore del servizio riceve la richiesta e grazie alla
delle modalità operative e dei processi organizzativi per la piattaforma integrata ed alla georeferenziazione, ha la
gestione delle variabili dell’immobile. possibilità di affidare l’incarico al personale tecnico di-
La proposta innovativa di eFM si basa sulla implemen- sponibile e più vicino al luogo di intervento con l’invio
tazione di una piattaforma web dedicata all’universo del di un’email o sms. L’addetto alla manutenzione attiva-
SETTEMBRE 2012 FocusQI 21

4. to accetta l’incarico rispondendo al messaggio. Entra- nimetrie, coordinate geografiche, stato conservativo,...);
to nell’edificio, il tecnico potrà trovare agevolmente agli Impianti (tipologie, caratteristiche, ...); agli Spazi
l’apparecchiatura su cui intervenire grazie alla Realtà (efficienze costruttive, progettuali, utilizzo, ...); all’Energia
Aumentata disponibile nel suo device mobile che gli (consumi, impatti ambientali, ...); alle Variabili ambien-
mostrerà esattamente il luogo in cui si trova l’apparec- tali interne (temperatura, umidità, ...); ai Servizi (inter-
chiatura dal funzionamento anomalo e gli fornirà tutte venti, costi, ...); ai Fornitori (performance, SLA,...) e ad
le informazioni di dettaglio per risolvere il problema. una serie di componenti tecnologiche innovative integrate
Terminata l’operazione, l’addetto chiude il ticket attra- nella piattaforma immobiliare eFM.
verso l’applicativo mobile, aggiorna il sistema informa-
tivo centrale ed attraverso il social network avvisa gli Le principali componenti che caratterizzano la proposta
utenti dell’edificio che il problema è stato risolto. di eFM sono:
2. Nel caso degli Asset vediamo come si facilita la ge- • Ubiquità dei dati, le informazioni sono on the
stione. Gli asset legati all’immobile hanno una storia, cloud e disponibili in modalità diffusa su pc, tablet,
questa storia, fatta di produzione, acquisto, interven- smarthphone, dai quali è possibile monitorare e ge-
ti manutentivi, assegnazione, uso, etc., è presente in stire tutti gli immobili con la certezza di avere l’unicità
diversi database disponibili via internet, sulla nuvola del dato, costantemente aggiornato e privo di errore.
come si dice oggi. Pensiamo ad esempio al manua- • Infrastruttura tecnologica, che permette lo scambio
le di uso e manutenzione della casa produttrice, o la via web dei dati e delle informazioni tra gli oggetti ca-
storia degli interventi eseguiti dalle diverse ditte che si ratteristici dell’immobile (impianti, arredi, componenti
sono susseguite negli appalti, o le diverse assegnazioni infrastrutturali)
che nel tempo si sono succedute. Questa storia può • Sistema di Integrated Workplace Management
essere assegnata a quell’asset semplicemente con un System (IWMS), che raccoglie, cataloga, e gestisce
tag (etichette varie con codice a barre o qrcode, tag i dati relativi ai processi tipici del Facility e Property
rfid attivi o passivi). Interrogando i tag posso rileggere Management.
la storia, associando al tag l’evento posso archiviare la • Le componenti integrate nativamente nella piattafor-
storia. Oggi la collocazione dell’oggetto su planimetria ma:
georeferenziata consente di identificarlo senza dover -- Sistema di georefenziazione, per conoscere
attaccare nessuna targhetta. Inquadrando un apparec- l’esatta posizione degli immobili sul territorio, dei
chiatura con un qualsiasi smartphone, vedo sovrappo- manufatti costituenti un complesso immobiliare
sto alla realtà una serie di link ai siti dove è archivia- fino ai beni all’interno degli immobili civili e di ag-
ta la storia. Aggiorno i siti e quindi aggiorno la storia, giornarne la posizione in caso di spostamenti, in
senza alcun applicativo sul mio smartphone e senza maniera semplice.
alcun tag sull’oggetto. Con la soluzione innovativa di -- Sistema CAD, che mappa graficamente i dati
eFM ogni asset è posizionato nella planimetria ed è dimensionali e le caratteristiche degli spazi dei
georeferenziato. Quindi ogni oggetto è rintracciabile vani presenti nelle planimetrie e di ogni oggetto
solo attraverso l’inquadramento ottico dello stesso: un (arredo, apparecchiatura,...) collocato negli spazi.
semplicissimo gesto mi consente di vedere la storia -- Sistema di gestione documentale, che con-
dell’oggetto. Grazie alla Realtà Aumentata è possibi- sente di raccogliere, gestire e storicizzare docu-
le inoltre il riconoscimento degli oggetti. Ogni asset è menti e versioni.
identificabile agevolmente con l’inquadramento otti- -- Sistema di Augmented Reality, che sovrap-
co di un tablet o smartphone. Ulteriori informazioni pone, all’esperienza reale, ulteriori livelli informa-
possono essere gestite attraverso tag posizionati sugli tivi (elementi virtuali e multimediali, dati geoloca-
Asset. lizzati, etc.) tramite dispositivi mobili (smartphone,
tablet, occhiali VR, ...).
• Sistema di Building Automation, che permette la
ELEMENTI DISTINTIVI E FATTORI gestione coordinata, integrata e computerizzata de-
gli impianti tecnologici (climatizzazione, distribuzione
ABILITANTI acqua, gas ed energia, impianti di sicurezza), e delle
reti allo scopo di migliorare la flessibilità di gestione,
Gli esempi sopra descritti si concretizzano grazie all’in- il comfort, la sicurezza, il risparmio energetico degli
tegrazione delle informazioni relative agli Immobili (pla- immobili.
22 FocusQI SETTEMBRE 2012

5. • Sistema di Business Intelligence, per avere una Con questa soluzione i Service Provider possono tro-
reportistica avanzata in grado di rappresentare i fe- vare un valido supporto alle loro attività tipiche con un
nomeni che riguardano l’immobile e che interessano investimento modesto. Le PMI vengono aiutate nel loro
congiuntamente dati numerici di differente natura (ad processo di crescita commerciale, nell’acquisizione e ge-
es. tecnici, economici, finanziari, contrattuali). stione dei servizi di facility management attraverso un mo-
• Sistema di Enterprise Resource Planning, per ef- dello di servizio standard e l’implementazione di processi
ficientare la gestione amministrativo-contabile dell’a- stabili frutto dell’analisi delle esigenze del mercato target.
zienda tramite la gestione integrata di contratti di ser-
vizio, ordini d’acquisto, entrate merce. Grazie all’erogazione via web ed ai costi più contenu-
• Sistema di Project Management, per gestire i lavori ti rispetto a quelli necessari per acquistare una soluzione
complessi monitorando requisiti, risorse, tempi e costi. personalizzata per il proprio contesto, anche gli operatori
• Public Internet Web Site, disponibilità di siti e por- di dimensioni inferiori potranno godere di un sistema in-
tali della pubblica amministrazione o di enti governativi formativo per la gestione delle proprie commesse. Infatti,
dove sono disponibili dati necessari per la gestione la soluzione si configura come PaaS (Platform as a Service)
del patrimonio. L’integrazione di questi elementi con eliminando così i costi relativi all’infrastruttura tecnologica,
il sistema IWMS consente di aumentare l’accuratezza al personale tecnico a presidio dell’Hardware e del Sof-
delle informazioni e di prendere decisioni supportate tware, ed all’acquisto delle licenze applicative.
da dati in real time.
Con il web 2.0 è inoltre possibile concretizzare il concet-
Grazie all’integrazione delle informazioni e agli elementi to di social networking, ovvero facilitare l’aggregazione di
innovativi è possibile ridurre i costi di gestione non solo nel PMI operanti nello stesso settore in modo da poter offrire
breve periodo, ma anche nel medio e lungo, tramite l’iden- servizi completi ed incrementare la competitività del sin-
tificazione dei momenti più opportuni in cui effettuare in- golo. Infatti la creazione di network di aziende di dimensio-
vestimenti a valenza pluriennale (ad esempio: sostituzione ni medio piccole permette a queste ultime di acquisire il
di caldaie caratterizzate da uno stato conservativo non più vantaggio concorrenziale di quelle di maggiori dimensioni.
accettabile, con modelli a basso consumo). La disponibilità
di informazioni e di dati immediatamente fruibili permette, Concretamente il fornitore di facility attiva il servizio con
in caso di pianificazione di investimenti immobiliari connes- il semplice caricamento dei dati (con il livello di dettaglio
si con la realizzazione di nuove strutture, di stimare in ma- desiderato) ed inizia ad amministrare e gestire il proprio
niera precisa ed accurata anche le spese di gestione plu- patrimonio immobiliare in maniera intuitiva e veloce.
riennali connesse al funzionamento dell’immobile stesso. Con l’ausilio della piattaforma i fornitori dei servizi
possono offrire prestazioni qualitativamente superiori ai
È possibile, infine, dall’analisi integrata dei dati disponi- propri clienti e migliorare il benessere e la soddisfazione
bili, ottenere utili informazioni relative alle caratteristiche degli occupanti gli immobili, grazie all’ottimizzazione delle
ottimali degli elementi infrastrutturali ed impiantistici da scelte strategiche (come ad esempio la sostituzione
adottare nell’immobile al fine di minimizzare le spese di degli impianti in base allo stato conservativo) e gestio-
gestione conseguenti all’utilizzo nel tempo e prendere de- nali (esempio ottimizzare le frequenze di intervento nella
cisioni che siano più attente e rispettose dell’ambiente. manutenzione preventiva o le frequenze ed i percorsi nelle
pulizie, anche con l’impiego di macchinari specifici - lava-
sciuga, aspirapolveri).
LA VERTICALIZZAZIONE PER I SERVICE I servizi offerti dalla piattaforma supportano i Global
PROVIDER Service Provider in tutta la catena del valore facilitando il
raggiungimento degli obiettivi di business. I servizi possono
Per eFM innovare significa anche rendere economico ed essere raggruppati in 4 cluster che rappresentano le attivi-
alla portata di tutte le aziende anche ciò che altrimenti tà tipiche di un Global Service Provider:
non lo sarebbe. Innovazione è quindi progettare e mettere
a disposizione delle Piccole e Medie Imprese fornitrici di • FASE 1: Da Contatto a Contratto - È l’attività
servizi di facility una piattaforma informatica verticale de- finalizzata alla ricerca e selezione di possibili bandi di
dicata, in cui si ritrovano gli elementi utili per lo sviluppo gara e nella produzione di offerte vincenti
commerciale e per la gestione operativa delle commesse. -- Monitoraggio Gare
SETTEMBRE 2012 FocusQI 23

6. FIGURA 3
Lead to Contract Contract to Program
(L2C) MARKET PLAN (C2P)
Deliver to Cash CASH DELIVER Program to Deliver
(D2C) (P2D)
-- Verifica dei requisiti • FASE 4: Rendicontazione - È la fase a valle dell’e-
-- Redazione offerte secuzione delle attività, che operativamente si concre-
-- Preparazione documentazione tizza con la fatturazione di quanto maturato nella Fase
-- Esito 3
-- Fatturazione
• FASE 2: Da Contratto a Programma - Una vol- -- Customer Satisfaction
ta acquisito un appalto è necessario dimensionare le -- Reporting
risorse dedicate alle attività e procedere all’attività di
start-up Fornire servizi di Facility Management è qualcosa in più
-- Dimensionamento e definizione delle risorse che la mera erogazione di una prestazione. Nella configu-
-- Caricamento a sistema delle informazioni (piani di razione più evoluta di esternalizzazione dei servizi si deve
manutenzione, anagrafiche immobili, SLA, risorse, introdurre il concetto di servizi di governo, che han-
modalità di fatturazione, ...) no l’obiettivo di gestire in forma integrata tutti i servizi
operativi erogati nell’ambito di un appalto. Per ottenere
• FASE 3: Da Programma a Esecuzione - Questa la gestione integrata dei servizi è necessario datarsi di un
è la fase vera e propria di Operation nella quale si sistema informativo e di un insieme di procedure
concentra l’erogazione dei servizi e strumenti operativi comuni a tutti i servizi.
-- Esigenza attività (manutenzioni a richiesta e pro- La piattaforma di eFM dedicata alle PMI fornisce un si-
grammate) stema in grado di coprire tali esigenze proponendo uno
.
-- Assegnazione attività standard di riferimento di qualità per l’erogazione dei ser-
-- Esecuzione vizi senza dover sostenere costi di installazione e gestione
-- Chiusura di sistemi informativi complessi e da personalizzare
-- Rendicontazione attività
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