W społeczeństwie informacyjnym sprawne zarządzanie informacją można zaliczyć do podstawowych kompetencji życiowych. Podpowiadamy, w jaki sposób można poradzić sobie z zalewem informacji.

1. JAK RADZIĆ SOBIE
Z NATŁOKIEM INFORMACJI
Praktyczne wskazówki, dla każdego, kto:
#1 w swojej skrzynce ma setki nieotwartych
e-maili;
#2 nie przeczytał jeszcze wszystkich
newsletterów, które ostatnio otrzymał;
#3 nie jest w stanie śledzić nagłówków
kanałów RSS, które sam wybrał;
#4 ani przeglądać stron internetowych, które
zapamiętał, gdyż uznał je za bardzo ciekawe.

2. NATŁOK INFORMACJI
– FENOMEN NASZYCH CZASÓW?
Już od XVI wieku narzekano na liczbę informacji.
Powodem była... zbyt duża produkcja książek
Kolejny przełom nastąpił w XX wieku, gdy
pojawiły się komputery, Internet, kiedy zaczęła
się Epoka Cyfrowa, a z nią:

3. EFEKTY PRZEŁADOWANIA
INFORMACJAMI
 Każdego dnia produkujemy nowe informacje
i otrzymujemy je. Nasz mózg nie jest w stanie ich
wszystkich przetwarzać
 Z powodu ciągłego napływu nowych danych
i braku czasu na refleksję odczuwamy stres
 Pojawiają się problemy z koncentracją, a osoby,
którym ciągle przeszkadzają telefony i maile, gorzej
wykonują swoje obowiązki niż ci, którzy…
palą marihuanę…
Pojawia się ADT…

4. ADT – ATTENTION DEFICIT TRAIT
To zaburzenie, z którym nikt się nie rodzi. Jest efektem pracy
w otoczeniu pełnym bodźców i informacji
Osoby z ADT nie potrafią się skupić i pracują wolniej,
popełniając więcej błędów. Inne objawy to:
Ciągły niepokój
Poczucie, że pracuje się poniżej możliwości
Rozdrażnienie
Łatwe rozpraszanie się
Zmniejszona produktywność
Brak satysfakcji z pracy

5. WALKA Z ADT
Coś takiego jak podzielność
uwagi nie istnieje. Po prostu
poświęcamy mniej uwagi
pojedynczym czynnościom
E.M. Hallowell, psychiatra

6. WALKA Z ADT
Żeby zwalczyć efekty natłoku informacji,
E.M. Hallowell radzi, żeby:
Co kilka godzin z kimś porozmawiać
– stworzyć „ludzką chwilę” w swoim
cyfrowym świecie
Posprzątać biurko, dobrze się
odżywiać i uprawiać sport
Rozbijać złożone zadania na mniejsze jednostki
Wyznaczyć godziny w ciągu dnia wolne od telefonów
i poczty elektronicznej

7. 10 KROKÓW W WALCE Z
INFORMACYJNYM PRZECIĄŻENIEM
Proponowane sposoby nie są uniwersalne,
więc każdy powinien wybrać z nich to, co mu
najbardziej odpowiada
Nie wszystkie zmiany można
zrealizować jednocześnie –
zdecydowanie najskuteczniejsza jest
metoda małych kroków
Na efekty nie trzeba będzie długo czekać…

8. 1. OGÓLNE TECHNIKI ORGANIZACYJNE
Pierwszym krokiem do organizowania przepływu
informacji jest identyfikacja źródeł i metod ich
dostarczania, a potem selekcja tych źródeł i
wybór najlepszej metody, zależnie od naszych
indywidualnych potrzeb
Florence Fass

9. 1. OGÓLNE TECHNIKI ORGANIZACYJNE
Zrób… inwentaryzację
#1 Wszystkich informacji
– trzeba przyporządkować je do odpowiednich kategorii
(np. prywatne / zawodowe) i dogłębnie przeanalizować. Na
tej podstawie można wybrać najbardziej efektywne źródła
i kanały przepływu danych. Pozostałe odrzucić
#2 Wszystkich źródeł informacji
– np. pocztę można przeglądać na komputerze, ale może
efektywniej jest robić to za pomocą telefonu
komórkowego? Warto to zawsze sprawdzić

10. 1. OGÓLNE TECHNIKI ORGANIZACYJNE
Zorganizuj swoją pracę
Zrób listę rzeczy
Pomyśl zanim na które czekasz
coś wyślesz -
co zrobisz z
odpowiedzią? Planuj z
wyprzedzeniem Zaplanuj „pusty
czas”, np.
Zaplanuj całą pracę – oczekiwanie na
nie tylko spotkania spotkanie,
podróż itp.

11. 1. OGÓLNE TECHNIKI ORGANIZACYJNE
Ale przede wszystkim, sprawdź czy na
twoim biurku i w szufladach znajduje się
tylko to, czego naprawdę potrzebujesz…

12. 2. FILTROWANIE INFORMACJI
Prosta matematyka mówi sama za siebie:
Dużo pracy i
Dużo Dużo odpowiedzi
chaosu
informacji na informacje
informacyjnego
#1 Dokonaj selekcji – czy naprawdę wszystkie informacje, które
dostajesz wzbogacają twoje życie?
#2 Porozmawiaj ze znajomymi z pracy – niech przestaną wysyłać do
Ciebie informacje, których nie potrzebujesz
#3 Odłącz się od „przeszkadzaczy” – w ten sposób
raz na jakiś czas - będziesz mógł
spokojnie pomyśleć...

13. 3. NATŁOK RSS­ÓW
Nagłówki RSS mogą być bardzo pomocne – dzięki nim otrzymujemy
szybko ważne informacje przydatne w naszej codziennej pracy.
Mogą też przypominać o istotnych dla nas wydarzeniach
ale
Większość wiadomości z RSS można spokojnie
pominąć, a zwłaszcza te, które dostajemy i:
Nigdy ich nie czytamy
Obiecujemy sobie, że kiedyś je przeczytamy
Wzbudzają u nas poczucie winy

14. 4. ROZPRASZACZE I PRZESZKADZACZE
Największym wrogiem koncentracji są narzędzia, które dostarczają
nam informacji bez naszej kontroli
Okiełznaj systemy zakłócające ci pracę – używaj ich
kiedy to konieczne i zgodnie z przeznaczeniem – np.
komunikatory nie służą do długich konferencji
O Ile nie wymaga tego twój zawód - nie musisz ciągle
kontrolować poczty – zaplanuj na to określony czas w
ciągu dnia
Przestrzegaj statusów innych osób, oraz ustawiaj
swoje. Jeżeli ktoś jest zajęty – uszanuj to

15. 5. NIEZNOŚNE TELEFONY
Niech dzwoni! Nie przerywaj sobie
ważnych zadań tylko dlatego, że
ktoś chce się z tobą skontaktować
Wyłączaj telefon, szczególnie w czasie spotkań – jedno źródło
informacji wystarczy ci w zupełności
Strzeż swojego numeru komórki – dawaj go tylko osobom,
które mogą do ciebie dzwonić, kiedy chcą
Dzwoń tylko wtedy kiedy osobisty kontakt jest niezbędny. Inną
formą kontaktu odbiorca może zająć się później
Dom to dom, praca to praca. Nie mieszaj tych dwóch sfer jeśli
nie ma takiej palącej konieczności

16. 6. NIEKOŃCZĄCE SIĘ MAILE
W pierwszej kolejności
zajmij się najtrudniejszymi
Podziel maile na Kataloguj i archiwizuj
kategorie i zajmuj się maile. Oznaczaj je
nimi tylko w Selekcjonuj maile
rożnymi kolorami i
wyznaczonych przez podziel wg ważności
siebie godzinach
Regularnie opróżniaj swoją
skrzynkę odbiorczą ze
„spamu”

17. 7. PAPIEROWY POTOP
Nie zajmuj się tym, tylko dlatego,
że istnieje
Zrezygnuj z prenumeraty
wszelkich pism i katalogów, Wyrzuć wszystko, co
postanowiłeś
których nawet nie
przeglądasz przeczytać „kiedyś”
Przejrzyj swoje zasoby – jeżeli masz książki, których nie
używasz, oddaj je do publicznej biblioteki

18. 8. MULTIMEDIALNY BAŁAGAN
Twoje ulubione CD, programy telewizyjne
i filmy na DVD to też informacje
Rób listę programów, które
chcesz obejrzeć. Nie skacz
bezwiednie po kanałach
Telewizja może
relaksować, ale kilka
godzin pod rząd może
znużyć. Nie oglądaj
czegoś powtórnie,
jeśli nie musisz
Zamiast słuchać bzdur – wybierz ciszę

19. 9. PORTALE SPOŁECZNOŚCIOWE
1. Wybierz jeden, priorytetowy
portal społecznościowy
2. Wyznacz sobie czas w ciągu
dnia kiedy zajmujesz się tym
portalem
3. Jeżeli portal umożliwia
korzystanie z komunikatora,
wyłącz go w czasie kiedy
koncentrujesz się na innych
zadaniach

20. 10. A B C ZARZĄDZANIA CZASEM
A bsolutnie nie zapominaj o robieniu
sobie przerw
B ardzo pomaga prowadzenie
JEDNEGO kalendarza
C zas, który masz musisz podzielić między pracę
i życie osobiste, tak, żeby zachować
odpowiednią równowagę

21. Po morzu informacji
można nauczyć się
żeglować
Udanego rejsu!

22. Opracowano na podstawie artykułu
BEING WIRED OR TIRED –
http://www.ariadne.ac.uk/issue56/houghton-jan/
Tłumaczenie i opracowanie:
(c) 2008 Fundacja Teraz Edukacja
& portal www.edunews.pl
Agnieszka Andrzejczak, Marcin Polak
e‐mail: edunews.pl@gmail.com