2024 - 04 PPT Directiva para la formalizacion, sustento y registro del gasto ...
galactinav
1. Galactinav Shipping, S.A.
Caso preparado por Eduard Rodés. Es un caso ficticio, y cualquier parecido con la realidad es
pura coincidencia.
Revisión 2007
2. Galactinav Shipping, S.A.
1. Resumen:
Josep Ventalló, Director de Administración de la consignataria Galactinav
Shipping, S:A, debe dar respuesta a la solicitud del gerente de la empresa que
le pide la presentación de un proyecto aprovechar el nuevo entorno que
Internet ofrece.
2. Antecedentes de la compañía:
La empresa Galactinav Shipping, S.A (GS) se fundó en el año 1.957 por Don
Antonio López, Capitán de la Marina Mercante, que dedicó gran parte de su
vida al negocio consignatario. En sus inicios la empresa trabajaba de forma
exclusiva para la naviera Cia. Argentina de Naves. En aquellos años iniciales
se operaba con carga general. Se realizaban importaciones masivas de carne
congelada y se exportaban principalmente manufacturas textiles y
componentes para la fabricación de vehículos.
En la década de los 70, D. Antonio inició contactos con compañías de la zona
asiática firmando un acuerdo en 1.975 con la West China Shipping, compañía
estatal China.
En 1.995, D. Antonio traspasó la dirección de la empresa a Enrique López, su
hijo, que trabajaba en la misma desde 1.988. D. Antonio mantiene su despacho
al que acude por las mañanas, tres días a la semana.
Enrique López tiene en la actualidad 45 años. Es Diplomado en Márketing por
EADA. Antes de su incorporación al departamento comercial de GS, trabajó
durante 3 años en una transitaria en Estados Unidos, pasando por diferentes
departamentos de la empresa. Está casado y tiene dos hijos.
3. Situación actual de la compañía
La empresa representa a 3 compañías navieras.
3. La primera, y más importante es la West China Shipping (WCS) con sede
en Shangai. La compañía dispone de 30 barcos portacontenedores, de los
que 4 realizan la ruta del mediterráneo. El resto opera en la zona Asiática.
Escala semanalmente en Barcelona. Esta línea opera en Joint Service con
2 consignatarios más de Barcelona.
Sistema informático basado en un software propio. Conexión directa con
Londres (oficina operativa en Europa). Se le introducen todos los datos en
sistema y el acceso se realiza mediante una línea de datos que paga la
propia naviera y que suministra British Telecom.
La segunda es la Cia. Argentina de Naves (CAN) que tiene su central en
Buenos Aires. Dispone de 10 barcos, 5 portacontenedores y 5 graneleros.
Opera con 3 barcos en la zona Mediterránea. Escala en Barcelona cada 15
días.
Sistema informático por traspaso de ficheros por Internet. Los datos salen
del sistema de Galactinav mediante un proceso desarrollado por el
informático de la empresa.
La última compañía es la Gulf Lines (GL) con base en Alejandría. Opera en
la zona del golfo pérsico, Mar Rojo y Egipto. Dispone de 15 barcos, 5
portacontenedores y 10 de carga general. Escala semanalmente en
Barcelona.
No tiene Sistema Informático. La documentación se recibe y envía por
courrier. Para el resto de informaciones se utiliza el correo electrónico (de
forma limitada, ya que es una cuenta de particular abierta en “hotmail” de un
empleado de la consignataria con limitación de tamaño de ficheros), fax y
correo ordinario.
4. 4. Funcionamiento Departamental de la empresa:
GERENCIA
Se responsabiliza de las relaciones con las navieras, a las que visita de forma
regular. Mantiene las relaciones de respaldo con los clientes más importantes.
Coordina y supervisa los departamentos de la empresa.
COMERCIAL
Jefe Comercial – Antonio Escala 50 años y 10 en la compañía. Se
responsabiliza de los trabajos del departamento. Atiende a los responsables de
exportación de los clientes más importantes, aprueba los presupuestos a los
clientes y negocia los fletes con las navieras.
En el año 1.998 se responsabilizó del desarrollo de una página web de la
compañía en Internet. (www.galactinav.com)
El departamento tiene divididas las funciones de importación y exportación.
Distribución de tareas en Export
- 1 Jefe para cada línea - Atienden a los clientes, preparan presupuestos y
coordinan las informaciones de las expediciones.
- 2 asistentes para las 3 líneas –Hacen los bookings, preparan la información
para los clientes (Customer Services). Preparan la documentación de
MMPP y realizan el control de transporte.
- Documentación – 3 personas. Reciben toda la documentación de los
clientes. Preparan los expedientes y supervisan todos los requisitos
documentales según las líneas. Realizan las gestiones necesarias con el
cliente para completar la documentación. Normalmente introducen la
información de la mercancía en la cuenta de escala. Consideran que no es
su obligación y últimamente esto ha provocado fricciones con el
departamento de operaciones.
5. Distribución de tareas Import
- 1 Responsable para todas las líneas. Tiene dos asistentes para customer
services. Sus funciones son:
Facturación (cálculo complicado).
Organización transporte.
Verificación documentación.
Aviso al importador/transitarios de la llegada.
Relación con el Agente de Aduanas.
LOGÍSTICA
El departamento se compone por 2 personas. El jefe del departamento, el Sr.
José Robles de 57 años y su asistente, un chico joven, que le ayuda en el
papeleo.
Las funciones de estos son:
Container control.
Asignación de contenedores.
Reporting a las diferentes compañías (diario los movimientos).
Realizar un inventario semanal.
Valoración de las necesidades.
Partes de reparación – costes, etc.
Transporte de containers vacíos o reparación.
OPERACIONES
El departamento lo integran 2 personas. El jefe del departamento el Sr. Joaquín
Balaguer de 33 años, ex “chico de los recados” del departamento de logística, y
una operadora / secretaria.
Sus funciones básicas son:
Preparan la presentación de la documentación del puerto
(manifiestos).
Preparan y coordinan las escalas y se ocupan de los aspectos
operativos.
Presencia física a la llegada del barco.
6. Atención del capitán.
Entrega el manifiesto a la guardia civil.
Realizan las solicitudes de trasbordo y su transporte.
Entregan los DUA de exportación para presentarlo en la terminal.
MMPP importación.
Preparan y entregan la documentación en la Capitanía Marítima.
Coordinan la operativa con las terminales.
INFORMÁTICA
La compañía dispone de una persona responsable de la informática. Su trabajo
consiste principalmente en:
Mantenimiento del sistema informático de la compañía (21
ordenadores personales y 1 servidor).
Se ocupa de las telecomunicaciones: Negociación con las
operadoras, teléfonos móviles, etc.
Desarrollo de programas y coordinación de los desarrollos realizados
por un programador externo.
ADMINISTRACIÓN
El Jefe de Administración Sr.Josep Ventalló. Comenzó en la compañía en
1960, con 15 años, realizando recados. Con el tiempo se convirtió en una
persona de confianza de D. Antonio, que le pagó los estudios de peritaje
mercantil en la Escuela de Comercio. Desde 1985 asume la responsabilidad de
la administración de la compañía. Durante los años anteriores adquiere un
profundo conocimiento de toda la operativa de los diferentes departamentos de
la empresa y del entorno portuario.
Es una persona muy conocida en el sector. Se responsabiliza de toda la parte
administrativa, financiera y de personal de la compañía.
El departamento lo componen:
- 4 Administrativos:
Gastos por líneas
7. Cuentas de escala.
Contabilidad empresa
Bancos: cobros y pagos
Control de riesgos
- 1 Recepcionista
Teléfono-recepción – mensajeros.
Ayudas en tareas administrativas.
8. ANEXO I
Proceso de exportación:
La operación comienza por la llamada de los jefes de línea a los transitarios
comunicando la llegada del barco, o bien por la llamada del transitario
solicitando un presupuesto. Con los datos generales aportados por el transitario
se realiza la cotización. Si este presupuesto es conforme el transitario envía por
fax o facilita telefónicamente las instrucciones de carga y se concretan las
condiciones. Si es mercancía peligrosa debe indicarlo para poder solicitar
autorización al puerto.
En la fecha establecida se envían los contenedores a cargar. Previamente se
les facilita la documentación necesaria para la entrada en terminal (admítase).
Cuando el contenedor entra en terminal la empresa estibadora se queda con
un admítase y devuelve otro sellado al consignatario. Este documento se le
entrega a los despachantes del consignatario o se manda por fax.
Una vez que el contenedor está en la terminal se procede al despacho de la
mercancía por parte del despachante del transitario. Una vez despachado se
aporta el despacho aduanero y los datos necesarios para la confección del
conocimiento marítimo al consignatario.
Se introducen la información de los conocimientos y se preparan unos
conocimientos provisionales que se pasan por fax al transitario para su cotejo.
Si son conformes, cuando sale el barco se generan e imprimen. Con esta
información se procede a la facturación de los gastos que corresponda.
Toda la documentación se entrega al transitario previo pago de los gastos
liquidados. Para retirar la documentación el transitario llama por teléfono para
conocer el importe a liquidar.
10. ANEXO III
PERSONAL
(importe en euros anuales)
Remuneración SS Empleados
Director 78.132 8.152 1
COMERCIAL
Director Comercial 57.096 8.152 1
Jefes de línea 90.374 24.456 3
Asistentes 42.146 12.644 2
DOCUMENTACIÓN
Jefe Documentación 24.040 7.212 1
Documentación 42.343 12.703 2
LOGISTICA 47.147 14.144 2
OPERACIONES 56.048 16.304 2
ADMINISTRACIÓN
Director
Administración 57.096 8.152 1
Administrativos 74.782 22.435 4
Recepcionista 13.977 4.193 1
Secretaria 22.577 6.773 1
TOTAL 605.758 145.320 21
11. ANEXO IV
Ingresos
Comisiones 705.613
Documentación 134.173
Transporte 104.663
Total ingresos 944.449
Gastos
Alquiler oficinas 30.291
Renting coche 7.596
Suministros 3.029
Comunicaciones 22.905
Cuotas y suscripciones 1.939
Publicidad 4.958
Gastos comerciales 7.933
Gastos de viaje 19.035
Seguros 1.950
Mensajeros 5.107
Material oficina 4.956
Amortizaciones 5.049
Total otros gastos 114.747
Personal 751.078
Resultado 78.624
12. ANEXO IV
CIRCUITO EXPORTACIÓN
T ransitario C onsignatario
Jefe línea D ocum entación Logística operaciones R ecepción Facturación C aja
1 P etición de cotización
2 C otización
3 N ota de carga
4 N ota de bookin g
5 N ota de booking
6 C opia ad m ítase
7 P etición de detalles y a viso de entrada en term ina l
8 D etalles para el B L y D U A
9 R epaso B L
10 D U A para el guardia
11 B L+ D U A
12 Factura
13 P ago
14 D ocum entación
