[ecspw2013] Session Technik 01: ecspand 3.0 - Vorgangsbearbeitung für den SharePoint
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ecspand bietet in der neuen Version 3.0 umfangreiche Möglichkeiten zum Navigieren, Erstellen und Bearbeiten von Aktenstrukturen. Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten der Vorgangsbearbeitung in SharePoint. Session im Rahmen der ecspand partnerworld 2013. Eine Aufzeichnung der Session finden Sie unter http://youtu.be/U0iDKE9Wj64
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- 1. BMW Welt, München 17. – 18. Oktober 2013
- 3. ecspand 3.0 – Freude am Projekt Stefan Osterkamp Project Manager / Head of Professional Service d.velop international GmbH
- 4. Wer hat schon einmal ein ecspand Projekt durchgeführt?
- 5. Agenda Was haben diese zwei gemeinsam? Benutzung: einfach Vorankommen: schnell
- 7. TOP 5 Gründe für den Einsatz von ecspand Top 1: SharePoint als Basis Kein dedizierter ECM Server Keine doppelte Administration Collaboration und ECM in einer Infrastruktur Nahtlose Integration in die Microsoft Produktwelt Schnellere User Akzeptanz – Weniger Kosten
- 8. Capture Link zu ERP ECM Server Storage Link zu SharePoint
- 9. Capture Link zu ERP ECM Server Storage
- 10. TOP 5 Gründe für den Einsatz von ecspand Top 2: Logische Struktur Alle Dokumente zu einem Kunden/Vorgang auf einen Blick SharePoint ist keine „weitere Ablage mehr“ in der, der User nichts findet Inhalte aus ERP/CRM/Scan/Drag & Drop können manuell, halb oder vollautomatisch Akten hinzugefügt werden Ganze Akteninhalte, unabhängig vom Format, können mit einem Viewer aufgemacht werden Aktenpläne steigern extrem die Userakzeptanz von SharePoint
- 11. TOP 5 Gründe für den Einsatz von ecspand Top 3: einfach Ablage in Akten und SP Bibliotheken Sidebar: Drag&Drop Ablage aus Outlook oder Desktop Webscan: Ablage direkt aus SharePoint Dateiablage direkt in der Akte
- 12. TOP 5 Gründe für den Einsatz von ecspand Top 4: Integration Automatische Ablage von Belegen in ecspand Akten Realtime In Place Anzeige von Akten im ERP (verfügbar für AX, NAV, SAP) Rechnungscockpits im ERP (verfügbar für u.a. NAV, AX, SAP) Seit Jahren sehr etablierte Schnittstellen
- 13. TOP 5 Gründe für den Einsatz von ecspand Top 5: Lösungen Vertragsmanagement Qualitätsmanagement Eingangsrechnungsverarbeitung Personalakte, Casemanagement
- 16. Vorbereitung Gute Vorbereitung gewinnt Kunden Gute Vorbereitung für einen Termin ist wichtig Deshalb sollten im Vorfeld folgende wichtige Fragen geklärt werden. Nutzen Sie unsere Presales Checkliste! Wird SharePoint bereits verwendet und wofür? Welche Probleme hat der Kunde? Was erwartet der Kunde von der Lösung? Wer wird von Kundenseite teilnehmen?
- 17. Termin „PowerPoint“ Gute Präsentation gewinnt Kunden Gute Präsentation für einen Termin ist wichtig Erfolgsfaktoren: Kundenlogo Schriftgrößen, Schriftarten, ordentliche Rechtschreibung Inhaltsfolien wichtiger als ausführliche Präsentation des eigenen Unternehmen Kundenfeedback einholen – keinen Monolog führen
- 18. Termin „Live“ Gute Präsentation gewinnt Kunden Gute Präsentation für einen Termin ist wichtig Internet und Demosystem vorhanden (natürlich schon vor dem Termin abgeklärt) Nicht alles und jedes Feature zeigen – Die Livedemo muss knackig sein und den Anforderungen entsprechen Achten Sie besonders auf nicht SharePoint User Keinen Monolog führen – Kundenfeedback einholen
- 19. „Nach-Termin“ Gute Nachbereitung gewinnt Kunden Gute Nachbereitung für einen Termin ist wichtig Schreiben Sie eine Dankesemail an die Teilnehmer für deren Zeit Beantworten Sie offene Fragen zeitnah – Kommunizieren Sie nachhaltig Zeigen Sie dem Kunden, dass er für Sie wichtig ist!
- 22. Qualifizierung
- 28. Professional Service Warum scheitern IT-Projekte?
- 30. ecspand im Projekt Workshops mit ecspand – Analyse von Abweichungen (Fit-Gap-Analyse) - Fertige Lösungen, Best Practices können verwendet werden um dem Kunden Möglichkeiten und Standards zu demonstrieren. - Kunde kann seine Prozesse mit den Standards abgleichen - Lediglich Differenzen müssen weiter detailliert werden.
- 31. ecspand im Projekt Neu mit ecspand 3.0 – Standard Aktenplan
- 32. ecspand im Projekt Der Projektstart wird mit ecspand wesentlich vereinfacht!
- 33. ecspand im Projekt – und dann? Iterative Anpassungen -> Berechtigungsvergabe –> Abnahme Testsystem -> Go-Live. Konzeptvorlagen BeispielAufwandsschätzung Vorlage Key-User-Schulung Workshop FAQ Testplan Projektplan Best-Practice Nutzen Sie unseren Projektkoffer!
- 34. ecspand im Projekt – Spezialthemen Kann der Workflow auch aus SAP gestartet werden? Wir benötigen eine DiamantAnbindung! E-Mails, die bestimmten Vorgaben entsprechen, sollen automatisch in SharePoint übernommen werden. Können Sie auch Commvault Simpana anbinden? Unsere Rechnungsverarbeitung muss in Addison integriert sein.
- 35. Professional Service Nutzen Sie das Netzwerk! Fast alle Fragen im Zusammenhang mit ecspand sind schon irgendwo einmal beantwortet worden.
- 37. Technik – unter der Haube: ecspand fabric Wir haben 2.000.000 Dokumente vs. SharePoint
- 38. Technik – unter der Haube: ecspand fabric Praxistip: Nutzen Sie indizierte Spalten Wirkt sich sofort positiv auf die Suchgeschwindigkeit und den Aktenplan aus! Mit ecspand 3.0 werden Indizierte Spalten optisch hervorgehoben. Schnellsuche ermöglicht Suche in allen indizierten Spalten parallel
- 39. SharePoint Listensuche Schnell in einzelnen Bibliotheken und Listen suchen. Beispiel: Suche in Bibliothek mit 1.000.000 Elementen in indizierter Spalte liegt bei ca. 0,5 Sekunden. Suchergebnisse sind immer aktuell. Nutzung: Wenn viele Daten häufig bearbeitet werden sollen. Wenn Aktualität der Daten eine wichtige Rolle spielt.
- 40. Volltext Webseiten-übergreifender Aktenplan Planen Sie die SharePoint-Architektur so, wie Sie möchten! Ergebnisse erscheinen nach Aktualisierung des Suchindex als Treffer. Konfiguration der SP-Volltextsuche erfolgt weitestgehend durch ecspand. Wann wird dies eingesetzt? Abteilungs-Webseiten / Projektwebseiten ERV, VM, QM in eigene Webanwendungen
- 41. Index, Listensuche, Volltext Fazit: 2 Millionen Dokumente – kein Problem für SharePoint und ecspand
- 43. Technik – unter der Haube: ecspand fabric Bei der Anlage einer Reklamationsakte soll eine Nummer aus dem aktuellen Datum generiert werden.
- 45. Powershell ist Bestandteil von ecspand Mit Hilfe von Powershell lässt sich ecspand schnell und leicht im Hintergrund erweitern. Business Data Scripte: Eventgesteuert Logik ausführen Timer Service Module: zeitgesteuert Logik ausführen
- 49. Fazit: Mit Powershell können die Business-Anforderungen schnell und einfach umgesetzt werden.
- 51. ecspand – Karosserie: ecspand center Die Aktenansicht ist toll. In der Personalakte soll aber das Foto des Mitarbeiters angezeigt werden!
- 59. Fazit: Die neue UI ist sieht gut aus und lässt sich smart an die Bedürfnisse der Anwender anpassen.