Présentation de la dématérialisation des factures papier

1. Dématérialisez vos factures clients avec Qweeby CCI Bordeaux – 15 mars 2011

2. Hanane Benali, Relation client Qweeby [email_address] www.qweeby.com

3. La dématérialisation de factures Dématérialisation non fiscale Dématérialisation fiscale Emission Réception Envoi d’un PDF par e-mail Numérisation EDI (art. 289 bis du CGI) ou Fichier signé (art. 289-V du CGI) Qweeby Accord du client nécessaire Suppression du papier

4. PDF par e-mail n’est pas PDF signé Dématérialisation non fiscale Dématérialisation fiscale Emission Réception Envoi d’un PDF par e-mail Numérisation EDI (art. 289 bis du CGI) ou Fichier signé (art. 289-V du CGI) Avantage : l’émetteur gagne l’impression et le timbre Inconvénient : contestable par le fisc en cas de contrôle (risque de requalification de TVA et IS) + risques sur la transmission Avantage : l’émetteur gagne l’impression et le timbre Inconvénient : aucun La facture au format PDF est authentifiée par une signature électronique qui garantit également son intégrité Accord du client nécessaire Suppression du papier

7. La réponse Qweeby Prise en charge de la facture au format PDF en sortie de l’outil de Facturation Déclenchement de la signature puis transmission automatique à la plateforme Qweeby Dépôt sur le coffre fort de l’émetteur et génération d’un fichier d’intégration technique XML Transmission au destinataire par un protocole sécurisé ou via la plateforme QweebyNET

8. La réponse Qweeby Le destinataire peut insérer la facture dans ses outils sans devoir la ressaisir Vous disposez d’une traçabilité complète et pouvez relancer sans envoyer de courrier Prise en charge de la facture au format PDF en sortie de l’outil de Facturation Déclenchement de la signature puis transmission automatique à la plateforme Qweeby Dépôt sur le coffre fort de l’émetteur et génération d’un fichier d’intégration technique XML Transmission au destinataire par un protocole sécurisé ou via la plateforme QweebyNET

12. Qui répond à tous les cas de figure… Archivage électronique Prise en charge des pièces jointes Découpage de PDF Traitement en lot Traitement intégral Application de l’IF 11/01/2007 Format d’intégration supplémentaire Synthèse comptable Vous n’avez pas de coffre fort électronique…? Vous joignez des pièces jointes à vos factures…? Votre outil génère des PDF regroupant toute votre facturation… ? Vous générez beaucoup de factures et la signature unitaire vous rebute… ? Faire le tri entre les factures à dématérialiser et les factures à imprimer vous gêne… ? Vous souhaitez dématérialiser l’intégralité de votre archive de facturation… même pour les envois papier ? Vous souhaitez proposer à vos clients un format spécifique ? Vous souhaitez obtenir une synthèse de la facturation pour votre comptable… ?

16. Démonstration

17. Déroulé de mise en œuvre Fourniture de factures (et avoirs) en PDF pour pré-paramétrer Validation par des clients donneurs d’ordres destinataires Mise en œuvre et activation Période de « test » GO

22. Qweeby en quelques points clés Une offre modulaire conçue pour les petites et moyennes entreprises Une expertise de la dématérialisation à valeur légale de documents Un service client habitué à accompagner les petites entreprises Le respect des standards d’interopérabilité Des partenariats avec des acteurs de référence Des connexions avec les grands donneurs d’ordres prescripteurs Un modèle économique adapté aux petites structures La maîtrise des protocoles techniques (EDI, PKCS, XAdES, AS2…)

23. Nos partenaires

26. Tarifs Qweeby

27. Fonctionnalités en option* Version standard Mise à disposition d’un coffre fort électronique à valeur probatoire ; supplément mensuel en sus Archivage électronique Prise en charge des pièces jointes aux factures (récapitulatifs de consommation…) ; supplément mensuel en sus Prise en charge des pièces jointes Découpage d’un PDF contenant un run de facturation (n factures) en n PDF unitaires de 1 facture chacun, avec nommage des PDF par le numéro de la facture Découpage de PDF Traitement d’un coup d’un lot de factures (une seule opération de signature pour N factures, en remplacement du traitement au fil de l’eau par défaut) Traitement en lot Identification automatique des factures à dématérialiser et déclenchement de l’impression des factures à transmettre par voie postale sur votre imprimante Traitement intégral Dématérialisation totale de votre archive de facturation (y compris pour les factures envoyées par courrier) ; requiert un coffre fort électronique et le traitement intégral Application de l’IF 11/01/2007 Mise en place d’un format de conversion des données de facturation (à destination du client destinataire de la facture) autre que le format proposé par défaut XImport Format d’intégration supplémentaire Fourniture d’un fichier mensuel avec le détail de la facturation traitée sur Qweeby, pour alimenter un outil comptable (avec paramétrage selon le plan comptable de l’entreprise) ; supplément mensuel en sus Synthèse comptable * Paiement à la mise en œuvre 300 € 300 € 800 € 500 € 250 € 250 € 300 € Caution 50 € Les options peuvent être mises en œuvre à tout moment pour accompagner la montée en puissance de la dématérialisation de vos factures

28. Offres packagées Version standard Mise à disposition d’un coffre fort électronique à valeur probatoire ; supplément mensuel en sus Archivage électronique Prise en charge des pièces jointes aux factures (récapitulatifs de consommation…) ; supplément mensuel en sus Prise en charge des pièces jointes Découpe d’un PDF contenant un run de facturation (n factures) en n PDF unitaires de 1 facture chacun, avec nommage des PDF par le numéro de la facture Découpage de PDF Traitement d’un coup d’un lot de facture (une seule opération de signature pour N factures, en remplacement du traitement au fil de l’eau par défaut) Traitement en lot Identification automatique des factures à dématérialiser et déclenchement de l’impression des factures à transmettre par voie postale Traitement intégral Dématérialisation totale votre archive de facturation (y compris pour les factures envoyées par courrier) ; requiert un coffre fort électronique et le traitement intégral Application de l’IF 11/01/2007 Mise en place d’un format de conversion des données de facturation (à destination du client destinataire de la facture) autre que le format proposé par défaut XImport Format d’intégration supplémentaire Fourniture d’un fichier mensuel avec le détail de la facturation traitée sur Qweeby, pour alimenter un outil comptable (avec paramétrage selon le plan comptable de l’entreprise) ; supplément mensuel en sus Synthèse comptable Les pack correspondent à la mise en œuvre conjointe des options concernées. Les packs peuvent être mis en œuvre à tout moment Pack Opale 500 € HT Pack Ophite 950 € HT Pack Onyx 1100 € HT Pack Organdi 1 250 € HT 300 € 300 € 800 € 500 € 250 € 250 € 300 € Caution 50 €

31. Détails des tarifs des formules * Coût mensuel (HT en Euros) pour un engagement 12 mois ; Seuls les flux transmis par voie électronique sont comptés ; Unité de compte : la facture (quel que soit son nombre de pages) ; Paiement mensuel par prélèvement automatique le 20 du mois ; Facture électronique selon l’art. 289-V du CGI ; Changement de formule autorisé à la hausse (illimité) et à la baisse (limité à un changement par période de 12 mois) ; Pour des volumes supérieurs à 15 000 factures dématérialisées émises / an, nous consulter ; Le solde non consommé en fin de période ne donne pas lieu à remboursement ** Les options « Pièces Jointes » et « Synthèse Comptable » sont soumises à des frais de mise en œuvre indiqués dans les tarifs des options Tarifs mensuels HT en Euros Oxymel+ Oxygène+ Ozone+ Orgon+ Olium+ Mode Report Volume mensuel compris dans la formule 20 50 100 400 1000 Coût mensuel de la formule 20 € 35 € 60 € 200 € 450 € Coût unitaire au-delà du volume 0,39 € 0,36 € 0,33 € 0,30 € 0,25 € Mode Lissé Volume annuel compris dans la formule 240 600 1 200 4 800 12 000 Coût mensuel de la formule 25 € 40 € 70 € 225 € 500 € Coût unitaire au-delà du volume 0,39 € 0,36 € 0,33 € 0,30 € 0,25 € Option Pièces jointes 5 € 10 € 15 € 50 € 100 € Option Archivage - 20 € 40 € 80 € 200 € Option Synthèse Comptable 2 € 5 € 10 € 30 € 50 €