A l'occasion de l'eGov Innovation Day 2014 - DONNÉES DE L’ADMINISTRATION, UNE MINE (qui) D’OR(t) - Léonard Studer présente Comprendre les lenteurs d’un processus administratif grâce au Process Mining.

1. Comprendre les lenteurs d’un processus administratif grâce au Process Mining
Léonard Studer
Ville de Lausanne
2nd eGoV Innovation Day, novembre 2014
© Musée historique de Lausanne

2. Office de la Police des Constructions
Clients externes (architectes, promoteurs)
Services cantonaux
19 services communaux
Enquête publique (EP)
09.12.2014
2
15 gestionnaires administratifs ou techniques
Produit environ 2’400 rapports par an
~ 450 dossiers par an
Durée de traitement ~ 24 semaines
Une loi « centrale »: LATC vaudoise + 27 lois spécialisées
~ 50% des dossiers soumis à EP
~ 2 oppositions/interventions par EP
Le processus d’octroi des permis de construire à la commune de Lausanne
William Turner, Lac Léman avec la Dent d’Oche, vus des hauts de Lausanne, 1841

3. © Musée historique de Lausanne
« Pourquoi faut-il autant de temps pour traiter une demande de permis de construire? »

4. •Un cadre législatif compliqué
•La priorité de l’administration est la légalité et l’égalité de traitement des dossiers
alors que
la priorité d’un architecte est dans la satisfaction de son client
•Les processus administratifs sont
 bien connus
 mal connus
Ce que tout le monde sait
© http://photorator.com construction du pont de la poya

5. http://www.olifantenpaadjes.nl/
Processus:
la réalité n’est pas toujours celle que l’on croît

6. Process Mining ?
Ensemble de techniques qui permettent d’extraire et analyser de l’information processus à partir des journaux d’événements (events logs)
Le Process Mining a été inventé vers 1998 et est mature depuis environ 2 ans
Une étude Process Mining est un complément très intéressant à l’approche classique par interviews

7. Le processus décrit par les collaborateurs après interviews

8. Base: Events log comprenant 909 dossiers traités entre 2011 et 2014
Le processus découvert par Process Mining:

9. Temps moyen de traitement des dossiers
Avec circulation A
Sans circulation A
Avec circulation NR
39.0 semaines
26.5 semaines
Sans circulation NR
27.6 semaines
24.6 semaines
Découverte de plusieurs conditions qui ralentissent le traitement

10. Conclusions
•Le Process Mining permet d’avoir une vue approfondie et renouvelée d’un processus administratif
•En connaissant beaucoup mieux le processus tel qu’il est vraiment, on s’offre de nouvelles possibilités
–améliorations efficaces, ciblées et justifiées
–un peu de marge de manoeuvre aux décideurs
–intégrer le processus dans une démarche eGov
© Fonds des arts plastiques de la Ville de Lausanne Pietro Sarto, Lausanne au loin (vue d’Aclens)