eBusiness Lösung -
Online-Meeting
Von überall und zu jederzeit miteinander treffen und diskutieren
UNTERNEHMERISCHES WISSEN
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eBusiness Lösung Online-Meeting
Impressum
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eBusiness Lotse Darmstadt-Dieburg
Hochschule Darmstadt		
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Technische Vorraussetzungen
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Lösungen Online-Meeting
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20140325 online meeting

  1. 1. eBusiness Lösung - Online-Meeting Von überall und zu jederzeit miteinander treffen und diskutieren UNTERNEHMERISCHES WISSEN
  2. 2. 2 eBusiness Lösung Online-Meeting Impressum Herausgeber eBusiness Lotse Darmstadt-Dieburg Hochschule Darmstadt Institut für Kommunikation & Medien Max-Planck-Straße 2 64807 Dieburg Text und Redaktion Dr. Christoph Rensing Dörte Maasch Stand März 2014
  3. 3. 3 eBusiness Lösung Online-Meeting Problemstellung & Einsatzbereiche im Unternehmen Die Teilnahme an Präsenztreffen ist für die Teil- nehmer immer mit Aufwand verbunden, sei es unter dem Aspekt der Abwesenheit vom Arbeits- platz oder anfallender Reisekosten. Das gilt auch für die Kommunikation mit Lieferanten und Kun- den. Deren zeitlicher und finanzieller Aufwand für die Anreise und Teilnahme an einem Präsenztref- fen stellt in vielen Fällen ein Hindernis dar. ►► Durch die Teilnahme an Meetings sind die Mitar- beiter länger vom Arbeitsplatz abwesend und es fallen Reisekosten in Ihrem Unternehmen an. ►► Sie möchten sich mit Ihren Interessenten, Kun- den oder Lieferanten treffen. Diese scheuen aber den hohen zeitlichen Aufwand und die anfallenden Kosten. ►► Aufgrund von Auswärtsterminen und Dienstrei- sen können nicht immer alle Mitglieder eines Teams an einem Standort zu einem Meeting zusammenkommen. eBusiness Lösung - Online-Meeting Um in Unternehmen Projekte erfolgreich durchführen zu können, sind regelmäßige Treffen der Beteiligten wich- tig, in denen Aspekte des Projektes diskutiert und Ent- scheidungen getroffen werden. Sind die Beteiligten an unterschiedlichen Standorten beschäftigt, ist die Durch- führung von Treffen mit einer möglicherweise längeren Abwesenheit vom Arbeitsplatz und Reisekosten verbun- den. Eine Alternative sind Online-Meetings, die Mitarbei- ter ortsunabhängig zu einem virtuellen Meeting zusam- menbringen können. Diese sollten geplant sein, können aber in dringenden Fällen auch spontan einberufen wer- den. Im Gegensatz zu einer Telefonkonferenz, können sich die Teilnehmer auch sehen und z.B. Dokumente gemeinsam betrachten und bearbeiten. Vorrausetzung für die Teilnahme an einem Online-Meeting ist die Ver- fügbarkeit eines Rechners mit Internetverbindung, eines Headsets sowie einer Web-Cam.
  4. 4. 4 eBusiness Lösung Online-Meeting Um Online Meetings durchführen zu können, wer- den ein PC oder mobiles Gerät mit Internetzugang benötigt sowie PC-Lautsprecher, Kamera und Mik- rophon oder alternativ ein Headset. Für die Teil- nahme muss oftmals keine Software installiert wer- den. Der Web-Browser reicht aus. Die Funktionen von Online-Meetings Tools neben der Sprach- und Videoübertragung sind vielfältig. Einige Beispiele dafür sind: • Zeigen von Präsentationen • Teilen von Dokumenten & PC-Anwendungen • gemeinsames Whiteboard • Textchat • Aufnahme des Meetings um es später wiederzu geben Wenn zu einem Präsenzmeeting externe Teilneh- mer online eingeladen werden, bietet sich die Nut- zung eines Beamers und einer Freisprecheinrich- tung an, damit alle Präsenzteilnehmer die entfernten Teilnehmer sehen und frei sprechen können. Kurzbeschreibung Online-Meeting Online-Meetings werden live über das Web über- tragen. Die Teilnehmer des Meetings können direkt miteinander über einen Sprach- und Videokanal kommunizieren, ohne räumlich zusammenkom- men zu müssen. Zu einem festgelegten Termin treffen sich die Teilnehmer dafür in einem virtuel- len Raum. Online Meetings können sowohl als Inhouse-Ver- anstaltung durchgeführt werden, beispielsweise für Teambesprechungen, als auch für Kundenge- spräche genutzt werden. Der zeitliche Umfang der Treffen ist sehr flexibel. Ein Online-Meeting kann demnach nur wenige Minuten dauern oder auch über mehrere Stunden stattfinden. Online-Meetings bieten sich sowohl bei kleinen, als auch größeren Teilnehmerzahlen an. Allgemein gilt: Umso kleiner die Teilnehmerzahl, desto größer die Möglichkeit zur aktiven Mitgestal- tung des einzelnen Teilnehmers. Online Meetings finden häufig als eigenständige Veranstaltung statt. Sie können aber auch gut als Ergänzung zu Prä- senztreffen genutzt werden, um weitere Teilneh- mer, die nicht vor Ort sind, zu beteiligen.
  5. 5. 5 eBusiness Lösung Online-Meeting Nachteile Online-Meeting ►► Der persönliche Kontakt zwischen den ein- zelnen Teilnehmern ist im Vergleich zu Prä- senztreffen eingeschränkt. Zudem können nur vereinzelt Eindrücke, die mittels der nonver- balen Kommunikation kommuniziert werden, erfasst werden. ►► Bei einer größeren Teilnehmerzahl kann die Kommunikation unübersichtlich werden. Sinn- voll ist an dieser Stelle die Bestimmung eines Moderators. ►► Technische Probleme, wie beispielsweise Übertragungsfehler (verminderte Audio- und Video-Qualität) während des Meetings sind nicht auszuschließen. Fehlende Erfahrung und Unsicherheit auf Seiten des Nutzers kann das Meeting erschweren. ►► Der Mehrwert von Online-Meetings wird nicht immer erkannt. Die Nutzung von neuen Tech- nologien im Unternehmen, hängt auch von den Vorkenntnissen und dem Interesse der Mitar- beiter ab, welche ggf. ein persönliches Treffen und eine Reise präferieren. ►► In vielen Unternehmen bestehen oft restriktive Vorgaben der IT-Abteilung, die die Nutzung von Online-Meeting Lösungen einschränken. Eine Rücksprache mit der Systemadministration ist sinnvoll. Vorteile Online-Meeting ►► Wie auch bei Präsenz-Meetings können bei Online-Meetings Präsentationen gezeigt und Inhalte diskutiert werden. Die Teilnehmer kom- munizieren direkt miteinander. Diskussionen und Rückmeldungen sind möglich. ►► Im Gegensatz zum klassischen Präsenztreffen kann ein Online-Meeting schnell realisiert wer- den. Aufgrund der Unabhängigkeit vom Stand- ort bedarf es in der Regel keines längeren Pla- nungsvorlaufes. Für die Teilnehmer/innen und deren Unternehmen bedeutet die Teilnahme am Online-Meeting eine deutliche Zeiterspar- nis, da die Abwesenheit vom Arbeitsplatz redu- ziert wird sowie eine erhebliche Kostenerspar- nis (Reisekosten oder Kosten für Catering). Die Teilnehmer können sich von überall zuschalten, sei es vom Arbeitsplatz aus, von zu Hause oder von Unterwegs. ►► Online-Meetings können je nach Bedarf durch- geführt werden, zum Beispiel mehrmals täglich oder auch nur wöchentlich. ►► Anbieter von Online-Meeting Lösungen bie- ten verschiedene Nutzungsmodelle an, darun- ter auch zahlreiche Cloud-Lösungen, weshalb keine Anschaffungs-, Installations- und War- tungskosten. Beispiele für den Einsatz von Online-Meetings im Unternehmen ►► Kundenschulung: Der IT-Dienstleister poin.t software and electronic media GmbH nutzt Online-Meetings unter anderem im Rahmen der Schulung von Kunden und zur Produktvor- stellung. Das Unternehmen sieht insbesondere Vorteile in der Nutzung, was die Senkung der Reisekosten anbetrifft sowie eine verbesserte Kommunikation im Unternehmen. ►► Mitarbeiteraquise: Die Intercessio Personal- beratung GmbH setzt Online-Meetings vielfältig ein. So nutzt das Personalberatungsunterneh- men Online-Meetings beispielsweise im Rah- men von Online-Vorstellungsgesprächen, Pro- jektbesprechungen und der Kundenbetreuung.
  6. 6. 6 eBusiness Lösung Online-Meeting Technische Vorraussetzungen ►► Eine leistungsfähige Internetverbindung ist die Grundvoraussetzung für die Umsetzung und die Teilnahme an einem Online Meeting. ►► Die Nutzung einer einheitlichen Softwarelösung fördert die Qualität des Online-Meetings. Die Preise für solche Lösungen sind abhängig vom Funktionsumfang und der Teilnehmerzahl. ►► Die Teilnehmer benötigen einen PC oder inter- netfähiges Gerät mit einer Kamera, Lautspre- chern und Mikrophon oder ein Headset. Für eine professionelle Durchführung sollte die Kamera eine gute Auflösung besitzen. TIPP: Der Einsatz und die Nutzung von Online-Meetings ist komfortabel, einfach und schnell. In der Regel wird nur eine Internetverbindung und eine Headset benötigt. Weitere Informationen ► Eine gute Orientierungs- und Einstiegshilfe für die Suche nach der passenden Softwarelösung im Bereich Online-Meetings bietet das Portal Webconferencing-Test. Die von der Online Marketing Agentur Publicare angebotene Webseite stellt verschiedene Webkonferenz-Lösungen vor. Es werden unterschiedliche Lösun- gen verglichen und Testberichte vorgestellt. Unter anderem werden die Online-Meeting-Tools unter den Kri- terien Funktionen, Bedienung, Sicherheit und Kosten näher betrachtet. (www.webconferencing-test.com) ► In dem Artikel „Schneller Start ins Web-Conferencing“ werden zehn Web-Conferencing-Tools von der Redaktion der Computerwoche vorgestellt und verglichen. (http://www.computerwoche.de/a/schnel- ler-start-ins-web-conferencing,2495292) ► Das CIO-Magazin hat einen interessanten Artikel zum Thema „7 Tipps für Online-Meetings: Praktische Regeln für Teilnehmer“ auf der Website bereitgestellt. In diesem werden sinnvolle Hinweise gegeben, wor- auf der Teilnehmer bei Online-Meetings achten sollte. (http://www.cio.de/strategien/2305820/)
  7. 7. 7 eBusiness Lösung Online-Meeting Lösungen Online-Meeting Im Folgenden finden Sie eine beispielhafte Aus- wahl an kostenfreien und kostenpflichtigen Lösun- gen. TIPP: Aufgrund einer Vielzahl an möglichen Bezahlmodel- len ist die Auswahl der richtigen Online-Meeting Lösung zuweilen schwierig. Achten Sie daher bei der Auswahl der Lösung darauf, dass sie alle Funktionen, die Sie als wich- tig erachten, beinhaltet. Kostenpflichtige Lösungen ►► Adobe Connect http://www.adobe.com/de/products/adobe- connect/web-meetings.html ►► Beam Your Screen http://www.beamyourscreen.com ►► Cisco WebEx http://www.webex.de/ ►► Click Meeting http://www.clickmeeting.com/ ►► GoToMeeting http://www.gotomeeting.de/ ►► iMeet http://www.pgi.com/imeet ►► islonline http://www.islonline.com/web-conference/ ►► Mikogo http://www.mikogo.de/Spreed ►► Saba Meeting http://www.saba.com/us/sabameeting/ web-meeting-software/ ►► Spreed http://www.spreed.com ►► Telekom https://konferenzen.telekom.de/webkonferen- zen ►► Team Viewer http://www.teamviewer.com/de/index.aspx ►► Vivicom http://www.vivicom.de/ Kostenfreie Lösungen ►► AnyMeeting http://www.anymeeting.com ►► Google Hangouts http://www.google.com/intl/de/+/learnmore/ hangouts/ ►► Open Meeting http://code.google.com/p/openmeetings/ ►► Skype http://www.skype.com Bezahlmodelle Online-Meeting Die Anzahl von Anbietern von Software zur Durch- führung von Online-Meetings ist in den letzten Jahren stark gewachsen. Es wird eine Reihe von unterschiedlichen Lizenzmodellen angeboten: ►► Kostenlose Online-Meetings sind üblicherweise in Teilnehmerzahl und Komfort-/Funktionsum- fang eingeschränkt. ►► Prepaid- und Postpaid-Online-Meetings nutzen unterschiedlich Bezahlmodelle wie beispiels- weise ein monatliche Flatrate oder eine Zahlung pro Nutzer plus jährlicher Grundgebühr ►► Pay-per-Use Lizenz, dabei erfolgt die Abrech- nung nach Minuten pro Teilnehmer ►► Kauf von Software-Lösungen In der Regel bieten die Anbieter sowohl Einzelli- zenzen als auch „Corporate“-Lizenzen zur Nutzung an. Die Einzellizenz eignet sich dabei insbeson- dere für Selbstständige und kleinere Unterneh- men, während die „Corporate“-Lizenz sich für größere Unternehmen anbietet. Der Vorteil von Corporate-Lizenzen ist, dass zeitgleich mehrere Online-Meetings durchgeführt werden können.
  8. 8. 8 eBusiness Lösung Online-Meeting Über unsere eBusiness Lösungen Mit unserer Reihe eBusiness Lösungen wollen wir Ihnen Einstiegsinformationen zu verschiedenen Lösungen aus den Bereichen Social Media, E-Le- arning und Wissensmanagement zur Verfügung stellen. Alle eBusiness Lösungen werden motiviert mit- tels Beschreibung einer Herausforderung mit der auch Sie als Unternehmer oder Unternehmerin potenziell konfrontiert sind. Unsere Vorstellung der Lösung soll Ihnen die Möglichkeit geben, selbst zu beurteilen, ob der Einsatz der Lösung für Sie rele- vant sein kann. Wenn die Lösung für Sie nutzbar erscheint, finden Sie Hinweise auf weitere Quellen. Gerne können Sie uns aber auch kontaktieren. Kontakt ©eBusiness Lotse Darmstadt-Dieburg Hochschule Darmstadt Institut für Kommunikation & Medien Max-Planck-Straße 2 64807 Dieburg http://www.ebusiness-info.de

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