Mit unserer Reihe eBusiness Lösungen wollen wir Ihnen Einstiegsinformationen zu verschiedenen Lösungen aus den Bereichen Social Media, E-Learning und Wissensmanagement zur Verfügung stellen. Dieser Leitfaden stellt den Dokumentenaustausch im Web vor. Die Nutzung von Online-Speicherdiensten eignet sich für die Ablage von Dokumenten, auf die jederzeit und von überall zugriffen werden soll. Sie bieten sich demnach für den Austausch und das Teilen von Dokumenten über das Internet an. So kann eine größere Anzahl an Dokumenten auch anderen Nutzern, beispielsweise Teammitgliedern oder Kunden, zugänglich gemacht werden.

1. LEITFADEN
eBusiness Lösung Dokumentenaustausch im
Web
Zusammenarbeit vereinfachen

2. eBusiness Lösung Dokumentenaustausch im Web
Impressum
Herausgeber
eBusiness Lotse Darmstadt-Dieburg
Hochschule Darmstadt
Institut für Kommunikation & Medien
Max-Planck-Straße 2
64807 Dieburg
Text und Redaktion
Dr. Christoph Rensing
Dörte Maasch
Bildnachweis
www.fotolia.de
Stand
Dezember 2013
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3. eBusiness Lösung Dokumentenaustausch im Web
eBusiness Lösung Dokumentenaustausch im Web
Problemstellung & Einsatzbereiche im
Unternehmen
Die Arbeitswelt wird zunehmend mobiler und die
Arbeitsweisen verändern sich stetig. Die Zusammenarbeit findet oftmals nicht mehr nur an einem, sondern über verschiedene Standorte hinweg statt. Um
beispielsweise für alle Mitglieder in einem Team die
aktuellen Dokumente bereitzustellen, werden für den
Dokumentenaustausch zunehmend Online-Speicherdienste genutzt. Dort können Dokumente, Verträge,
Fotos und beliebige andere Dateien abgelegt und
geteilt werden. Der Nutzer kann von überall auf die
Dokumente zugreifen.
Das Arbeiten in einem Team erfordert eine intensive Kommunikation zwischen den einzelnen Mitgliedern. Die Mitglieder arbeiten jedoch zunehmend an verschiedenen Standorten, sodass
räumliche Grenzen bestehen. Der Zugriff auf die
notwendigen Dokumente sowie die Aktualität dieser muss jederzeit gewährleistet sein. Das Verschicken von E-Mails mit Anhang ist aufwendig, mit der
Zeit oftmals unübersichtlich und führt schnell zu
einer umfangreichen Nutzung von Speicherplatz,
da die Anhänge, sowohl beim Sender als auch bei
allen Empfängern gespeichert werden.
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Auf die Dokumente kann jederzeit und von überall zugegriffen werden. Durch die Verteilung von
Zugriffsrechten haben nur Befugte Zugriff auf
die Dokumente.
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Der Dokumentenaustausch im Web bietet eine
Möglichkeit, Dokumente schnell und komfortabel weiterzugeben, auszutauschen oder zu
bearbeiten.
Die Dokumente können aktuell und kostenfreundlich übermittelt werden.

4. eBusiness Dokumentenaustausch im Web
Kurzbeschreibung Dokumentenaustausch im
Web
Die Nutzung von Online-Speicherdiensten eignet
sich für die Ablage von Dokumenten, auf die jederzeit und von überall zugriffen werden soll. Sie bieten sich demnach für den Austausch und das Teilen von Dokumenten über das Internet an. So kann
eine größere Anzahl an Dokumenten auch anderen Nutzern, beispielsweise Teammitgliedern oder
Kunden, zugänglich gemacht werden.
Es gibt eine Vielzahl an kostenfreien und kostenpflichtigen Online-Speicherdiensten. Die kostenfreien Online-Speicher Lösungen bieten sich insbesondere für die Nutzung durch Privatpersonen
an, da der Speicherplatz begrenzt ist.
Kostenpflichtige Online-Speicherdienste bieten, je
nach Modell, ein weitaus größeren Speicherplatz
und einen größeren Funktionsumfang an.
Viele Dienste erlauben es zudem, von unterschiedlichen Endgeräten auf die Dokumente zuzugreifen
und diese auch unter verschiedenen Betriebssystemen zu nutzen, zum Beispiel von einem Mac oder
einem Windows-Rechner sowie einem Pad oder
Smartphone. Für die Nutzung ist oftmals lediglich
eine Anmeldung bei einem Online-Speicherdienst
notwendig. Es können aber auch maßgerechte
Lösungen für das gesamte Unternehmen in diesem
Rahmen eingesetzt werden.
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5. eBusiness Dokumentenaustausch im Web
Vorteile Dokumentenaustausch im Web
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Der Dokumentenaustausch im Web ermöglicht
einen schnellen und komfortablen Arbeitsprozess unter anderem zwischen Mitgliedern eines
Teams. Die Mitarbeiter können gemeinsam
an einem Dokument arbeiten ohne sich ständig Mails schicken oder sich persönlich austauschen zu müssen. Zudem greifen alle Teammitglieder auf einen einheitlichen und aktuellen
Datenbestand zu.
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ie auf einem Online-Speicherdienst abgelegten Dokumente sind zentral gespeichert, sodass
selbst bei Verlust des Endgerätes (Computer/
Smartphone) die Dateien verfügbar sind.
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er Nutzer kann von überall auf die Dokumente zugreifen. Die Lösung kann direkt vom
Arbeitsplatz, einem mobilen Endgerät oder im
Home-Office genutzt werden.
Nachteile von Dokumentenaustausch im Web
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urch die Einrichtung eines geschlossenen
Arbeitsbereiches haben ausschließlich berechtigte Teilnehmer Zugriff auf die Dokumente.
So kann der Dokumentenaustausch beispielsweise auch zwischen Kunden und dem Unternehmen stattfinden. Es handelt sich daher um
eine gute Alternative zu Festplatte/ USB-Stick,
umfangreichen E-Mail Anhängen oder Papiervarianten.
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ie Einrichtung einer funktionierenden Austauschmöglichkeit ist einfach umsetzbar und
mit einem geringen Zeitaufwand verbunden.
Zudem gibt es in der Regel keine Einschränkungen beim Dokumentformat (PDF, XML,
WORD etc.).
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Die Sicherheit bei Cloud-gestützten Online-Datenspeichern ist kritisch zu betrachten. Unbefugte können sich über das Internet gegebenfalls Zugang zum Online-Speicher verschaffen,
beispielsweise wenn der Zugangsschutz zu
gering oder die Verschlüsselung unzureichend
ist. Auch muss der Anbieter eines Online-Speichers vertrauenswürdig sein.
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ie Online-Datenspeicher werden oftmals nicht
vom eigenen Unternehmen verwaltet. Das kann
zu einer Intransparenz im Unternehmen führen,
insbesondere dann, wenn keine Informationen
darüber vorliegen, welche Daten abgelegt wurden.
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er Datenschutz ist ein schwieriges Thema.
Je nach Firmensitz des Service-Providers und
dem Standort der Rechenzentren, in denen die
Daten von Kunden gespeichert werden, gelten andere Datenschutzbestimmungen. Unternehmen, die in der EU angesiedelt sind, sollten
einen Provider auswählen, der die EU-Datenschutzregeln erfüllt.
TIPP: Bei der Passwortvergabe sollte darauf geachtet
werden, dass ein starkes Passwort gewählt wird, beispielsweise indem Zahlen, Sonderzeichen oder Kleinund Großschreibung mit eingebunden werden. Detaillierte Zugriffsrechte ermöglichen es zudem, zu regeln,
wer welche Dateien sehen, bearbeiten und downloaden sowie hochladen kann.
Einige Online-Speicherdienste bieten die Möglichkeit, Dokumente auch auf dem Endgerät zu
speichern, offline zu bearbeiten und später wieder online zu synchronisieren.
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Auch für die persönliche Nutzung können
Online-Speicherdienste sinnvoll sein, zum Beispiel um auf Bilder, Videos oder Musikdateien
von verschiedenen Endgeräten aus zugreifen
zu können.
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6. eBusiness Lösung Dokumentenaustausch im Web
Lösungen für Dokumentenaustausch im Web
Die Anzahl der Anbieter von Online-Speicherdiensten steigt stetig. Es gibt sowohl kostenfreie als
auch kostenpflichtige Angebote. Der Unterschied
zwischen den kostenfreien und kostenpflichtigen
Angeboten liegt oftmals im verfügbaren Speicherplatz.
Das Internetportal Cloudsider hat eine Übersicht von Online-Speicher-Anbietern erstellt. Die
verschiedenen
Angebote werden ausführlich
beschrieben und Interessenten können sich hier
umfassend informieren. (http://www.cloudsider.
com/cloud-speicher)
TIPP: Das Fraunhofer-Institut für Sichere Informationstechnologie hat eine umfassende englischsprachige Studie zum Thema „On the Security of Cloud Storage Services“ herausgegeben. Sie haben in diesem Rahmen
die Sicherheit von Cloud Storage Services geprüft und
unter anderem Grundlagen vorgestellt und verschiedene Anbieter von Cloud Storage Services analysiert.
(https://www.sit.fraunhofer.de/de/angebote/projekte/
cloud-studie/)
Auch auf der Webseite von Computerbild können sich Interessenten umfassend über mögliche
Anbieter informieren. (http://www.computerbild.de/
downloads/internet/dokumente-gemeinsam-bearbeiten-39531?order=1&page=1)
Über unsere eBusiness Lösungen
Mit unserer Reihe eBusiness Lösungen wollen wir
Ihnen Einstiegsinformationen zu verschiedenen
Lösungen aus den Bereichen Social Media, E-Learning und Wissensmanagement zur Verfügung
stellen.
Alle eBusiness Lösungen werden motiviert mittels Beschreibung einer Herausforderung mit der
auch Sie als Unternehmer oder Unternehmerin
potenziell konfrontiert sind. Unsere Vorstellung der
Lösung soll Ihnen die Möglichkeit geben, selbst zu
beurteilen, ob der Einsatz der Lösung für Sie relevant sein kann. Wenn die Lösung für Sie nutzbar
erscheint, finden Sie Hinweise auf weitere Quellen.
Gerne können Sie uns aber auch kontaktieren.
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Kontakt
©eBusiness Lotse Darmstadt-Dieburg
Hochschule Darmstadt
Institut für Kommunikation & Medien
Max-Planck-Straße 2
64807 Dieburg
http://www.ebusiness-info.de
http://www.ebusiness-info.de/loesungen