O documento discute como aumentar a produtividade e desempenho dos negócios jurídicos através do uso de tecnologia e alinhamento de processos. Apresenta dois casos sobre não conformidades jurídicas e redesenho de processos para reduzir custos e aumentar a produtividade. Também destaca grandes oportunidades para a área jurídica em gestão de risco, compliance, redução de não conformidades e adoção de tecnologia.

1. Setembro / 2013
Como aumentar o
desempenho dos negócios
jurídicos e atingir as metas
estratégicas através do uso de
tecnologia e alinhamento de
processos.

2. AGENDA
 Introdução
 Visão Geral sobre Planejamento Estratégico
 Produtividade x Riqueza x Tecnologia
 Case 1 – Não conformidade Jurídica
 Case 2 – Redesenho de Processos
 Grandes Oportunidades

3. Qual a diferença?
Iluminar e aquecer Medicina: cirurgias, oftalmologia, ablação, estética
Indústria: corte de metais, solda, medição,
Militar: marcar alvos, guiar misseis
Medicina Forense: detecção de impressões digitais,
Tecnologia: Impressão, CD´s, código de barra, hologramas
Engenharia: medição de distância (terra/lua)
Iluminar e aquecer
INTRODUÇÃO

4. Física (feixe de luz)
Coerente
Colimada
Monocromática
Negócios
Alinhamento
Foco
Diferença !
INTRODUÇÃO

5. Estratégia
Processos
Tecnologia
(Ferramenta)
Desdobramento da Estratégia
Alinhamento
INTRODUÇÃO

6. VISÃO GERAL
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

7. VISÃO GERAL
Objetivos
(futuro)
Estado Atual
(presente)
Caminho
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

8. VISÃO GERAL
Estado Atual
(presente)
Objetivos
(futuro)
Ambiente (mercado, economia, etc)
Caminho
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

9. VISÃO GERAL
Estado Atual
(presente)
Objetivos
(futuro)
Caminho
Restrições
Externas
(concorrência,
regulação, etc)
Ambiente (mercado, economia, etc)
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

10. VISÃO GERAL
Estado Atual
(presente)
Objetivos
(futuro)
Restrições
Externas
(concorrência,
regulação, etc)
Restrições Internas
meios, recursos,
processos e competências
Caminho
Ambiente (mercado, economia, etc)
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

11. CENÁRIO GERAL
um Método de Planejamento
para Atingimento dos Objetivos
do Caminho
e Recursos Necessários
considerando o Ambiente e as Restrições
RESUMO
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

12. PRODUTIVIDADE x TECNOLOGIA

13. PRODUTIVIDADE x TECNOLOGIA

14. Produtividade Agrícola
PRODUTIVIDADE x TECNOLOGIA

15. Aumento da Produtividade e Riqueza baseados em:
 Tecnologia
 Processos
 Gestão da Qualidade
• Conformidade
• Redução de não-conformidade
• Redução de retrabalho
• Redução de refugo
PRODUTIVIDADE x TECNOLOGIA

16. Área Jurídica ainda não realizou de ganhos relativos a:
 Tecnologia (“burocracia”)
 Processos
 Gestão da Qualidade
Reatividade ou desconhecimento?
PRODUTIVIDADE x TECNOLOGIA

17. Consequências para área Jurídica:
 Perdas financeiras (revelias, multas, depósitos jud,
etc)
 Elevados índices não conformidade (*)
 Redução de margens (*)
 Aumento de risco no acompanhamento dos
processos
PRODUTIVIDADE x TECNOLOGIA

18. CONFORME NÃO CONFORME
SEM TRAMITAÇÃO (SEM QUALQUER
PUBLICAÇÃO NO TRIBUNAL)
TOTAL DE PROCESSOS LOCALIZADOS
172 219 62 453
37,97% 48,34% 13,69% 100,00%
42,00% 46,00% 12,00%
CONFORME
NÃO CONFORME
CASE 1 – NÃO CONFORMIDADES
NÃO CONFORMIDADES JURÍDICAS
Indústria: PPM – Partes por Milhão ( 1/ 1.000.000)
Área Jurídica: Décimo (1/10)

19. 0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
8
2
10
8
44
11
2
3
20
6
3
4
17
1
3
16
6 3
5
20
6
6
27
5
5
11
1
21
17
12
28
8
10
22
10
4
6
1
40
2
2
8
5
1
1
1
1
CONFORME NÃO CONFORME SEM POSSIBILIDADE DE ANÁLISE
Grau de Conformidade de Acompanhamento por Escritórios
Escritórios (A, B, C, etc)
CASE 1 – NÃO CONFORMIDADES
NÃO CONFORMIDADES JURÍDICAS

20. Margem
Retrabalho
Custo +
Despesas
Limitação da Remuneração
(mercado, competição, licitações)
Situação atual Situação futura (?)
PRODUTIVIDADE x MARGENS
Tecnologia
Processos
Qualidade

21. Contexto
 Escritório de Advocacia - todo território nacional
 Controle de despesas administrativas filias
 Aproximadamente 3400 doc’s manipulados / mês
 Sem suporte adequado de tecnologia
 Processo de trabalho sem procedimento claro
 Despesas aumentando continuamente
( 9,2 % faturamento bruto )
 Impactos sobre o fluxo de caixa
 Carência de Informação Gerencial
CASE 2 – REDESENHO PROCESSO

22. Diagnóstico
 documentos com não-conformidades - 12 %
 nº médio de atraso p/ envio - 9,5 dias
 tempo de processamento de documentos - 9 dias
 demora na emissão de relatórios gerenciais
 incorreção nas informação de relatórios gerenciais
CASE 2 – REDESENHO PROCESSO

23.  identificação de principais tipos de não-conformidades
( auditoria )
 redesenho do processo já contemplando a solução das
nc’s
 elaboração de procedimento de trabalho
 capacitação de equipes
 introdução de tecnologia de gestão
CASE 2 – REDESENHO PROCESSO
Ações implementadas

24. Redesenho do processo - Fluxograma
CASE 2 – REDESENHO PROCESSO
Receber da
prestação de contas
Registrar
recebimento
conferir quant de
documentos e
conformidade dos
mesmos c/ a
prestação de contas
Conferência
OK
Solicitar envio doc’s
faltantes
Registrar no controle
(Incompleto)
Docs Disponíveis
?
Enviar para
distribuição
Enviar Docs em
24hs
Conferir qtd de
Docs
Conferência
OK?
Verificar Diferença
Montar lotes Conferência
OK?
Fluxograma da Prestação de Contas Data: 05/10/98
Registrar no
controle(Completo)
Registrar
Recebimento
Sim
Não
Sim
Não
BA
Coordenadores
Filial
Controle / Distribuição
Implantação
Financeiro S.P.
Sim
Não
NãoSim
Existem Desvios
S/N
Enviar para análise
Registrar em
relatório
Indicar Motivo
Implantação
Submeter ao
Coordenador
Glosa
C:advocaciaproc_prest_cont
Análise de desvios
nos Docs.
Despesas cobertas
S/N?
Fluxograma da Prestação de Contas Data: 05/10/98
Despesa Aprovada
S/N
Sim
Não
Não
Sim
Não
Sim
BA
C
Liberar
Implantação

25. PROCEDIMENTO OPERACIONAL - PO
CÓDIGO: PO/GQLD/005/99
ALTERAÇÃO: 06
FOLHA: / 10
Redesenho do processo - Procedimento
Distribuição
Documentação Controlada
Conteúdo do
Procedimento
ASSUNTO: FUNDO FIXO
TÍTULO: FUNDO FIXO DE RECURSOS FINANCEIROS
DISTRIBUIÇÃO
1) OBJETIVOS
É o recurso financeiro destinado a suprir as necessidades diárias dos Escritórios , no que se refere
às despesas provenientes do funcionamento e atividades da Assistência Jurídica.
2) DESTINAÇÃO DOS RECURSOS
O Fundo Fixo destina-se, especificamente, à cobertura das seguintes despesas:
- Aluguel de sala
- Condomínio
- Aluguel de linhas telefônicas
- Tarifas de água, esgoto , energia elétrica, telefone, IPTU, outros impostos ou taxas
- Internet
- Teletrim / Pager ( aluguel e taxa )
- Material de escritório, copa, limpeza ( anexo 5 )
- Transporte de documentos
- Jornais , revistas e periódico
- Serviços de terceiros ( faxineira / office boy )
- Manutenção de instalações e equipamentos
- Transporte coletivo ou táxi ( somente para advogados )
- Cópias de documentos e afins
- Custos financeiros ( IOF / CPMF )
- Despesas bancárias ( talões / extratos / manutenção de conta )
NOTA 1: Somente está autorizada a compra de material de escritório , copa e limpeza dos
produtos constantes no anexo 5.
NOTA 2: Qualquer compromisso de pagamento vinculado à compra de bens e serviços será
incluído nas previsões de despesas quando solicitado e aprovado pelas Coordenações
Administrativa, Financeira e de Operações .
3) RESPONSABILIDADES E ALÇADAS
3.1 ) Caberá à Coordenadoria Geral estipular o valor do fundo fixo de cada Escritório, de acordo
com as características do mesmo .
3.2) Todas as atividades relacionadas ao Fundo Fixo estão subordinadas às Coordenadorias
Geral, Administrativa e Financeira.
Elaborado por :
Aprovado por : Cibele Ohana
Visto :
Visto :
Data : 15.06.1999
Data : 15.06.1999
CADM, CFIN, CJUR,
Escritórios de Assistência Jurídica
Liberado por : Coordenadoria Geral Visto : Data : 15.06.1999
Victor Rizzo
Emissão
Aprovação
CASE 2 – REDESENHO PROCESSO

26. Dados da Prestação de Contas NAJ:
Secretária : Coordenador:
Período: Data recebimento: / /
1ªConferência de documentos: completo incompleto quant____ .
Providências : solicitar remessa de documentos em 24 h
Documentos faltantes:
Data: / / Responsável:
2ª Conferência de documentos: completo incompleto quant____
Data: / / Responsável:
DESPESAS NÃO COBERTAS LIBERAÇÕES
Nº Doc Tipo de despesa Motivo da Glosa Valor Sim Não Resp
DESVIOS LIBERAÇÕES
Nº Doc Tipo de despesa Motivo da Glosa Valor Sim Não Resp
Implantação de documentos
Data: / / Responsável
Valor da prestação de contas Valor de despesas glosadas Valor de despesas aprovadas
Anexos : comprovantes de despesas
prestação de contas original do Naj
prestação de contas p/ GOPE
Relatório de Prestação de Contas - NAJ
ANEXO 04
PROCEDIMENTO OPERACIONAL - PO
CÓDIGO: PO/GQLD/005/99
ALTERAÇÃO: 06
FOLHA: / 10
Redesenho do processo - formulários
CASE 2 – REDESENHO PROCESSO

27. Total Horas p/ Etapa do Processo
( processo sem desvios )
0
10
20
30
40
50
60
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Etapa do Processo
TotalHoras
CASE 2 – REDESENHO PROCESSO

28. Evolução das Despesas Administrativas
( % sobre faturamento = U$1,6 mi mensal )
0,0%
1,0%
2,0%
3,0%
4,0%
5,0%
6,0%
7,0%
8,0%
9,0%
10,0%
Meses
DespesasAdministrativa
(%sobrefaturamento)
9.2%
5.5%
Redesenho
do Processo
Indicadores do Negócio
CASE 2 – REDESENHO PROCESSO

29. Indicadores do Processo
Quantidade de Documentos / % de desvios externos ( NC's )
2800
2900
3000
3100
3200
3300
3400
3500
3600
3700
Ago Set Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr
Meses
Quantidadedoc's
0
5
10
15
20
25
30
%NC's
Quantidade Doc's
% NC's
CASE 2 – REDESENHO PROCESSO

30. Número Médio de Dias de Atraso
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Ago Set Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr
Meses
DiasdeAtraso
CASE 2 – REDESENHO PROCESSO
Indicadores do Processo

31. Tempo de Processamento de Doc's
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Ago Set Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr
Meses
QuantidadeDias
CASE 2 – REDESENHO PROCESSO
Indicadores do Processo

32. Conclusão - Resultado Final
 Economia anual de USD 710.040
 Redução de 32% no custo do processo
 Redução de 10 pontos percentuais das não-
conformidades
 Eliminação de 2 etapas do Processo
 Deslocamento de atividades para hh mais barato
 Automação do processo e geração relatórios
CASE 2 – REDESENHO PROCESSO

33. Grandes fronteiras de Oportunidade para área Jurídica e
sua inserção nos negócios
 Profissionalização Gestão de Risco
 Provisionamento e Gestão do Risco Jurídico (valor
acionista)
 Correlação do Provisionamento com Unidades de
Negócios
(Centros de Custo)
 Governança e compliance de carteiras jurídicas –
Garantia da Qualidade Jurídica
GRANDES OPORTUNIDADES

34.  Redução da Não Conformidade no acompanhamento
de processos
 Adoção de tecnologia como forma de aumento de
produtividade na área jurídica
 Maior utilização de Sistemas de Inteligência (BI/KPI´s)
 Incorporação de métodos de Melhoria Contínua
(PDCA)
 Crescimento do Cloud Computing (integração e redes)
GRANDES OPORTUNIDADES

35. Forecast: Global Public Cloud Market Size, 2011 To 2020
April 2011 “Sizing The Cloud”
GRANDES OPORTUNIDADES

36. SOBRE A E-XYON
 Fundada em 2001
 1ª empresa a oferecer sistemas de gestão
jurídica em cloud computing (100%web)
 Sistema de Gestão Jurídico
 Sistema de Gestão de Contratos
 Sistema de Gestão de Recuperação de Crédito
 Consultoria em Gestão e Redesenho de
Processos para áreas Jurídica e de Contratos
 Normalização de Bases de Dados Jurídicas
 Saneamento de Base de Dados de Contratos

37. PRINCIPAIS CLIENTES

38. “Quem não mede, não gere
Quem não gere, está morto”
CONCLUSÃO

39. CONTATOS
e-Xyon | Tecnologia para Gestão
www.e-xyon.com.br
Victor Rizzo | Diretor de Negócios
victor.rizzo@e-xyon.com.br
Linked In: Victor Rizzo
Tel: 21 2121-0100
21 9366-9863

40. Estratégia
Metas / Objetivos
Funções de
Negócio
Processos *
Tecnologia
Decisões
Necessidades info
Indicadores
Organização
Recursos
* Tratamento de Desvios
Controles
Desdobramento de Estratégia
BONUS TRACK