Animé par Nathalie Javourez (Consultante et chef de projet web - AMOA/AMO - Point Comm)
Quelles phases, quels éléments clés pour bien rédiger son cahier des charges ? Comment organiser au mieux sa consultation ? Un guide pas à pas avec une spécialiste de l’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage.
1. Rédiger son cahier des charges
é i i
et mener sa consultation
Nathalie JAVOUREZ
Point C
P i t Comm
2. Accompagne depuis 15 ans les entreprises et les collectivités
locales d
l l dans l défi iti
la définition et l mise en œuvre d leur projet web
t la i de l j t b
AMOA et AMOE des projets X-net | Internet | Intranet | Extranet
REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
3. LES 5 GRANDES ETAPES D’UN PROJET WEB
1– ETUDE PREALABLE ET
CONCEPTION
Présentation Analyse Audits :
du projet stratégique - Marketing et communication
- Technique Rédaction
du cahier
des charges
2– DEFINITION
Définition du Définition de Identification Préparation
contenu l arborescence
l’arborescence des besoins et réalisation
ressources technique et
exploitation
Rédaction
Du CCTP
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4. LES 5 GRANDES ETAPES D’UN PROJET WEB
3– CONSULTATION
Publication Analyse des Audition
AAPC dossiers Sélection du titulaire du marché
Commande
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5. • Etude préalable
et conception
Etape 1 :
• Définition
ETUDE PREALABLE
• Consultation ET CONCEPTION
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6. Présentation du projet
• Etude préalable
et conception
• Présentation • Sensibiliser le groupe projet à ce nouvel outil
• Audit
• Valider l’état des connaissances de chacun
• Définition
• Consultation
• Informer sur la méthodologie de travail et les différentes phases :
g p
analyse, réflexion, planification et développement du projet.
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7. Audit marketing et communication
• Etude préalable
et conception
• Se poser les bonnes questions
• Présentation
• A dit
Audit
• Etat des lieux objectif de l’existant
• Définition
• Un site pour QUI ? Vos cibles ?
• Consultation
• Un site POURQUOI ? Vos objectifs ?
• Avec QUOI ? L’offre et les services
Q
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8. • Etude préalable
et conception
• Définition
• Consultation
Etape 2
DEFINITION
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9. Etape 2 : Définition
• Etude préalable
et conception • Définition du contenu et des fonctionnalités
• Définition • Définition de l’arborescence
• Identification des besoins et des ressources
• Consultation
• Préparation des phases de réalisation technique et d’exploitation
• Rédaction d’un Cahier des Charges et validation
Déterminer les informations et les services dont
disposera l’utilisateur.
Réflexion directement issue de la phase précédente.
Le contenu d’un site, l’information proposée est la seule
, p p
ressource crédible dont vous disposez pour atteindre
les objectifs définis.
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10. 2.1. Définition du contenu et des fonctionnalités
• Etude préalable
et conception
• Définition Se poser les bonnes questions :
• Contenu/Fonct.
Co e u/ o c
• Arborescence
• Ressources • Que recherche l’internaute que nous ciblons ?
• Technique
• CCTP
• Quel type d’information attend-il ?
• Consultation
Répondre à ses besoins
Apporter une solution à ses problèmes
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11. 6 étapes dans la démarche Web
• Etude préalable
et conception 1 – ATTIRER des visiteurs
• Définition
• Contenu/Fonct.
Co e u/ o c 2 – MAINTENIR l’intérêt
l intérêt
• Arborescence
• Ressources
• Technique 3 – PERSONNALISER la visite
• CCTP
• Consultation
4 – INCITER à laisser des informations
5 – RESTER EN CONTACT avec les utilisateurs
6 – RE-ATTIRER le visiteur
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12. 2.2. Définition de l’arborescence et de l’ergonomie
• Etude préalable
et conception
• Définition Les objectifs sont définis, les thèmes principaux arrêtés
• Contenu/Fonct.
Co e u/ o c
• Arborescence • Hiérarchisation de l’information
• Ressources
• Technique
• CCTP • Logique de consultation
• Consultation
• Mise en place de la dynamique, de l’écriture, de l’équilibre, du
rythme, à travers les différents chemins de consultation
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13. Trouver l’équilibre entre…
q
• Etude préalable
et conception • Vos objectifs stratégiques, commerciaux
• Définition ET
• Contenu
Co e u
• Les intérêts des utilisateurs, leurs besoins
• Arborescence
• Ressources
• Technique
• CCTP
• Consultation …et accepter les compromis
et
en fonction des objectifs à atteindre !
14. 2.3. Définition des besoins et des ressources
• Etude préalable
et conception
• Pourquoi ?
• Définition
• Contenu
Co e u
• Arborescence Définition précise de la nature, quantité, périodicité
éf é d l é é d é
• Ressources des informations nécessaires
• Technique
• CCTP
• Consultation
• Comment ?
Décomposition détaillée des tâches pour chaque acteur
interne/externe
Définir le workflow > anticiper l’organisation à mettre en place
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15. Qui fait quoi ?
• Etude préalable
et conception • la nature de la contribution demandée en fonction des objectifs
• Définition
• la charge de travail qu’elle implique pour chaque acteur
• Contenu
Co e u
• Arborescence
• Ressources • la prestations externalisées : rédactionnel, intégration,
• Technique reportages photos, vidéos, podcasts, conseils réseaux sociaux, etc.
• CCTP
• Consultation • les périodes ou dates auxquelles chacun sera sollicité
é é
• l’enchaînement de ses tâches par rapport à celles
des aut es acteurs du projet
autres acteu s p ojet
• l’affectation et le traitement des e-mails entrants
• le planning de réalisation
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16. 2.4. Définition technique
Préparation de la phase « réalisation technique »
• Etude préalable • Définition de l’architecture logicielle et matérielle
et conception
de la solution
• Définition
• Contenu
Co e u • Définition des clauses techniques particulières :
• Arborescence existant, contraintes, exigences, etc.
• Ressources
• Technique
• CCTP
Préparation de la phase « exploitation »
• Consultation
• Finalisation du circulation de l’information :
descriptif des principaux rôles et niveaux de contribution
• Finalisation des attentes pour le transfert de compétences
en fonction des niveaux de contribution
• Finalisation des attentes pour les services Internet :
hébergement, noms de domaine, référencement,
g , , ,
statistiques…
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17. 2.5. Rédaction du CCTP
• Etude préalable Le Cahier des Charges Techniques Particulières reprend :
è
et conception
• Définition • Contexte, objectifs, cibles, positionnement
• Contenu
Co e u • Attentes des utilisateurs
• Arborescence
• Ressources • Contenus et hiérarchisation
• Technique • Contraintes graphiques et ergonomiques
• CCTP
• Consultation
• Fonctionnalités et interactivité souhaitées : description des
attentes en back et en front office
Précisez vos demandes fin que les prestataires puissent évaluer le
périmètre de chaque fonctionnalité
Exigez du prestataire un cahier des spécifications fonctionnelles qui doit
décrire précisément le mode de gestion et d’affichage des données
(back et front office)
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18. Le cahier des charges reprend également
• Etude préalable
et conception • Environnement et contraintes techniques
• Définition
• Interaction avec d’autres projets
• Contenu
Co e u • Moyens et ressources internes
• Arborescence
• Ressources • Prestations attendues
• Technique • Calendrier prévisionnel
• CCTP
• Consultation
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19. Exemple de structure de cahier des charges
• Etude préalable
et conception
1 – Présentation de l’organisation
• Définition
• Contenu
Co e u
• Arborescence 2 – Présentation du projet
• Ressources Rappel du contexte
• Technique 2.1 Rôles des différents acteurs
• CCTP
2.2 Objectifs du site
• Consultation 2.3 Cibles, positionnement
2.4 Contenus, arborescences cibles
2.5 Environnement de développement
2.6. Contraintes (existant)
2.7. Modules fonctionnels attendus
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20. 3 – Prestations attendues
• Etude préalable 3.1 Charte graphique et charte éditoriale
et conception
3.2 Développement, intégration, adaptation et
• Définition
paramétrage du système d’information,
• Contenu
Co e u
• Arborescence
3.3
3 3 Développement de BDD spécifiques
• Ressources 3.4 Création/récupération/intégration de contenu
• Technique
• CCTP 3.5 Interfaçage et gestion de flux XML
• Consultation 3.6 G ti
3 6 Gestion du nom de domaine
d d d i
3.7 Hébergement
3.8 Référencement / Promotion
3.9 St ti ti
3 9 Statistiques de connections
d ti
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21. 4– Transfert de compétences
Participants : profils, nombre, rôle…
• Etude préalable
et conception 5– Assistance et maintenance
• Définition Périmètre, durée, conditions d’intervention,
Méthodologie et outils de suivi
• Contenu
Co e u
• Arborescence
• Ressources 6– Livrables attendus
• Technique Cahier des spécifications fonctionnelles détaillées
• CCTP Conceptions Graphiques et fichiers sources
• Consultation Charte
Ch t graphique, gabarits XHML F ill d style
hi b it XHML, Feuilles de t l
Architecture logicielle, matérielle
Dossier d’installation et de paramétrage
Plan et cahier de recette
Supports d formation
S t de f ti
7– Planning prévisionnel
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22. 7– Spécifications administratives
• Etude préalable
Propriétés et droits
éé d
et conception Confidentialité
• Définition Garantie
• Contenu
Co e u
Conditions d’exécution et pénalités de retard
• Arborescence Forme attendue d l réponse
d de la é
• Ressources Critères de sélection et pondération associée
• Technique
• CCTP
• Consultation 8– Bordereau des prix
B d d i
Permet de comparer les prestations proposées
sur les mêmes critères
Prestation | Nombre de jours | Prix H.T. |
HT
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23. Les annexes
• Etude préalable A– Brief graphique
et conception
• Définition Contexte, objectifs, cibles
• Contenu
Co e u Positionnement, message, valeurs
, g ,
• Arborescence Environnement graphique existant
• Ressources
Charte graphique existante
• Technique
• CCTP
• Consultation
B– Descriptifs de l’arborescence cible
Chapitres/rubriques/sous-rubriques
C– Descriptifs flux XML
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24. • Etude préalable
et conception
• Définition
Etape 3
• Consultation
CONSULTATION
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25. A savoir…
• Etude préalable • Seuil des MP pour les marchés de services (1/01/2010) :
et conception
193 000 € H.T.
• Définition > MAPA (Marché à Procédure Adaptée)
• Consultation
• DCE : Dossier de Consultation des Entreprises
• AE : Acte d’Engagement
• CCTP : Cahier des Cl
C hi d Clauses T h i
Techniques P ti liè
Particulières
• CCAP : Cahier des Clauses Administratives Particulières
• RC : Règlement de la Consultation
• DPGF : Détail des Prix Global Forfaitaires
N’hésitez pas à demander l’appui d’une collectivité !
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26. Etape 3 : Consultation
• Etude préalable Des prestataires
et conception pré-sélectionnés
• Définition
Une analyse des offres
• Consultation plus pertinente
MAPA RESTREINT
Une étape supplémentaire
pour la procédure
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27. Etape 3 : Consultation
• Etude préalable Une procédure plus
et conception « rapide »
• Définition
• Consultation
MAPA OUVERT
Un nombre plus important
d’offres à analyser
Des offres moins
pertinentes
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28. Etape 3 : Consultation
Analyse des dossiers
• Etude préalable • Ne vous répartissez pas les dossiers :
et conception
la comparaison est nécessaire
• Définition
• Consultation
• C
Consultez en profondeur l sites d candidats
l f d les i des did
• Testez les références : fonctionnalités, navigation, etc.
• Vérifier les crédits
• Demandez les coordonnées des références et … appelez !
• Préparez un tableau d’analyse sur la base des critères qui vous
semblent essentiels : reco stratégiques, contraintes techniques,
stratégiques techniques
développements fonctionnels, maintenance, formation… etc.
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29. Etape 3 : Consultation
Audition des prestataires
• Etude préalable • Vous n’êtes pas contraints d’auditer tous les prestataires
et conception
• Définition • Essayez d’organiser les auditions sur une journée (4 maximum)
• Consultation
• Préparez vos questions lors de la phase d’analyse des offres
• Ré
Répartissez l questions à poser selon les compétences
ti les ti l l ét
• N’hésitez pas à négocier dès la phase d’audition : prestations plus
importantes ou coûts moins élevés
• Notez toutes les réponses et demandez-en confirmation écrite,
elle vaudra engagement de la part du prestataire
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30. Evaluation du plan de charge
•Gestion de projet
•Organisation et
Organisation
animation des Etapes Charge j/h
réunions de travail
1 - Etude et conception 4à5j
•Pilotage des
différentes étapes 2 - Défi iti
Définition 8 à 10 j
•Coordination des
différents 3 - Consultation 4à6j
intervenants
> 10 à 20 jours
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31. Étape 4 : exploitation
En conclusion ?
Sachez perdre du temps pour en gagner !
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