Shared Service Center

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Shared Service Center sind eine moderne Form der Optimierung operativer Prozesse. Um die Kosten und die Qualität im Griff zu behalten, setzt das Sachkosten-Management in den verschiedenen Lebenszyklusphasen des Shared Service Center differenziert an.

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Shared Service Center

  1. 1. SACHKOSTEN-MANAGEMENT Aufbau und Optimierung Shared- Service Center - Ansätze und Erfahrungen -
  2. 2. OPTIMIERUNGSPHASEN SACHKOSTEN-MANAGEMENT Typische Phasen beim Einsatz von Shared-Service-Centern 1 Neuaufbau 2 3 Optimierung Optimierung Shared Service Shared Service Leistungsbezug Center Center  Definition Aufgaben für  Abstimmung zwischen  Optimierung der SSC Shared-Service-Center Kunden und SSC über durch Effizienzanalysen (SSC) benötigte Produkte und  Prozessoptimierungen Leistungen (inkl. SLA´s)  Ggf. Organisatorische und  Verbesserung der Kondi- rechtliche Ausgliederung  Anpassung tionen auf den Beschaf- Abrechnungsmodelle  Personalübergang fungsmärkten  Preisanpassung auf  Preispolitik auf Basis einer  Ggf. Verlagerung Marktniveau Kostenumlage einzelner Aufgaben auf neue Partner
  3. 3. NEUAUFBAU SHARED SERVICE CENTER SACHKOSTEN-MANAGEMENT Neuaufbau Shared Service Center sollte mit klaren Zielen verbunden sein Ziel- Umsatz Effizienz dimension  Umsatz der Shared Service  Kostenkennzahlen und Organisation Benchmarking  Preisentwicklung auf Drittmärkten  Verhältnis fixe und variable Kosten Quantifizierung (Beispiele)  Neukundenanteile  Verhältnis operative und administrative Kosten (Support)  Regionaler Marktanteil  Komplexitätsparameter (z.B. Anzahl … Standorte, Tochtergesellschaften, etc.) Planung Berechnung Absatzseite Kostensenkung
  4. 4. NEUAUFBAU SHARED SERVICE CENTER SACHKOSTEN-MANAGEMENT Bevorzugte Aufgaben für den Übergang in Shared Service Center Rechnungswesen 75 % IT-/TK-Dienste 58 % Einkauf 48 % Human Ressources 38 % Customer Management 35 % Marketing 25 % Immobilienmanagement 20 % 0% 20 % 40 % 60 % 80 % Anteil der Unternehmen, die Laut EIU Studie für den jeweiligen Prozess SSC* bereits eingeführt haben, im Moment implementieren oder die Machbarkeit prüfen
  5. 5. NEUAUFBAU SHARED SERVICE CENTER SACHKOSTEN-MANAGEMENT Die Einsparpotentiale durch Shared Service Center sind beachtlich 0,5 50 % 40 % 38 % 35 % 30 % 25 % 20 % 20 % 20 % 20 % 15 % 15 % 13 % 0% Öffentlichkeitsarbeit Finanzen Controlling Einkauf Steuern Recht IT Finanzbuchhaltung Immobilienmanagement Personalmanagement Low Volume/High Skill High Volume/Low Skill
  6. 6. OPTIMIERUNG LEISTUNGSBEZUG SACHKOSTEN-MANAGEMENT Optimierung Leistungsbezug setzt an den internen Leistungsbeziehungen an Einkaufs- optimierung Abnehmer Leistungsbeziehung Shared Service Markt Center Verlustausgleich Finanzen Gewinnabführung Leasinggebühr Netz Diverse Infrastruktur Netznutzungsentgelt Dienstleister Dienstleistungen Netz Service Aufwandspauschalen Dienstleistungen Sonstige Verbundene Leistungen Aufwandspauschalen Unternehmen
  7. 7. OPTIMIERUNG LEISTUNGSBEZUG SACHKOSTEN-MANAGEMENT Der Weg zu wettbewerbsfähigen Marktpreisen Leistungsanalyse Markt- Benchmark Verhandlung Controlling Aufgaben Aufgaben Aufgaben Aufgaben Aktuelles Schaffung Vergleich- Verhandlung Stückpreise Sicherstellung syste- Abrechnungsmodell barkeit Anpassung Preise- und matische Leistungs- Spezifikation Leistungen Einholung Vergleichs- Abstimmung kontrolle Offenlegung angebote Preisentwicklungsmechan Vollständige Kostenstruktur Vergleich Einzelposi- ismen Durchsetzung von tionen und Gesamt- Abschluß Service- Level Nachforderungen und Ermittlung aufwand Agreements Pönalen aus SLA‘s Jahresbedarfs-mengen
  8. 8. OPTIMIERUNG LEISTUNGSBEZUG SACHKOSTEN-MANAGEMENT Leistungsanalyse detailliert die Leistungsbestandteile Leistungsanalyse Markt- Benchmark Verhandlung Controlling Ergebnisse Leistungs- Kosten Leistungsportfolio abrechnung – Zahlungshöhe – Leistungsarten – Kostenstruktur – Zahlungsgrund – Leistungsvolumen – Stückkosten – Zahlungsfrequenz – Leistungsfrequenz – Kostentreiber – Besonderheiten – Leistungsqualität
  9. 9. OPTIMIERUNG LEISTUNGSBEZUG SACHKOSTEN-MANAGEMENT Markt- Benchmarks werden gewichtet Leistungsanalyse Markt- Benchmark Verhandlung Controlling Sogenannter „Schweinepreis“ Notwendigkeit der Gewichtung der Marktbenchmarks:  Leistungsinhalte werden vergleichbar gemacht  Strukturelle Nachteile werden berücksichtigt  Effekt unterschiedlicher Personalkostensätze wird berechnet Abrechnungs- Bester Spezifisch preis (IST) Marktpreis gewichtetes Benchmark
  10. 10. OPTIMIERUNG LEISTUNGSBEZUG SACHKOSTEN-MANAGEMENT Verhandlungserfolge durch systematisches Vorgehen Abstimmung Verhandlung Vorbereitung Kick-off Marktpreise Abrechnungsmodell Vertragsabschluss  Zielsetzung  Anforderungen an  Verhandlung Preise im  Abstimmung  Teamstruktur Abrechnungsmodelle neuen vertraglicher  Berechnungsschlüssel Abrechnungsmodell Anpassungen  Zeitplanung u. Terminab- und Mengenbasis  Marktpreisvergleich  Erstellung unter- stimmung  Berücksichtigung von  Klärung Auswirkungen schriftsreifer Vorlagen Besonderheiten
  11. 11. OPTIMIERUNG LEISTUNGSBEZUG SACHKOSTEN-MANAGEMENT Serviceverträge werden durch permanentes Controlling überprüft SERVICEPAUSCHALE MATERIALWIRTSCHAFT CONTROLLING SERVICEVERTRAG Bereich Kostenart Kosten  Regelmäßiges Reporting der Qualität Einkauf • Personalkosten Be und Umfang von erbrachten • Sachkosten isp ie Leistungen • Mietkosten l  Variabilisierung der Leistungsvergütung Lager • Personalkosten mit entsprechenden • Personalkosten Optimierungsmaßnahmen (Überhänge) • Sachkosten  Zielvereinbarungen zwischen den • Mietkosten • Kapitalkosten Gesellschaftern über • Sonstiges (Transport, Kostensenkungsmaßnahmen Entsorgung)  Kontrolle der Zielerreichung Sonstiges • Overhead-Umlage … Summe Xxxx,xx €
  12. 12. OPTIMIERUNG SHARED SERVICE CENTER SACHKOSTEN-MANAGEMENT Ansätze zur Effizienzsteigerung Shared Service Center 1 1  Abbau Top Level Führungskräfte 2 2  Straffung Zentralfunktionen 3 3  Umsetzung Prozeßorganisation 5 4 4  Abbau von Hierarchieebenen 5  Verantwortung auf den operativen Ebenen
  13. 13. OPTIMIERUNG SHARED SERVICE CENTER SACHKOSTEN-MANAGEMENT Ergebnisbeispiel eines Optimierungsprogramms Kli Produktivität „Kundenservice“ en ten be Aufträge pro isp 186 181 190 iel Mitarbeiter 138 Anzahl 86 115 Mitarbeiter 9,5 9,0 7,0 5,0 5,5 5,5 Apr Okt Dez Jan Mar Mai Durchlaufzeit Anfragen Ersttrefferquote Liefertreue innerhalb 2 Tagen Tage Prozent +86% 10 100 85% 100 92 7,0 -81% 72% 5 50 1,3 50 13 Alt Aug Dez Mai Monat ALT Neu Alt Aug Dez Mai Monat
  14. 14. OPTIMIERUNG SHARED SERVICE CENTER SACHKOSTEN-MANAGEMENT SSC können Ergebnis durch verbesserten Einkauf deutlich verbessern Bedarfs- Lieferanten- Waren- Preisfindung Bestellung analyse suche annahme Kern- Fehlende Veraltete Kaum Nachver- Unechte Rah- Leistungs- probleme Leistungs- Lieferantenbasis handlungen menverträge abnahme nicht verzeichnisse Keine konsoli- Zu wenig Bestellung direkt systematisch Unzureichende dierte Ansprache regelmäßige durch organisiert Bedarfsermittlung überregionaler Marktanfragen Bedarfsträger Lieferanten Spezifikation Unabhängig Systematische Reibungsloser Sicherstellung Bedarfsstruktur Regional Marktbeobachtung Rechnungs- systematische Optimie- auf Jahresbasis Ausschreibungen durchlauf Leistungs- Überregional rungs- Herstellerunab- Bestellung aus kontrolle National elektronische stellhebel hängige Stan- Beschaffung Standard- Einsatz von dardisierung International katalog Service-Levels Ermittlung und Pönalen aktuelle Preisbasis

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