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Prozessautomation in Zeiten von schmalen Budgets und wandelnden Anforderungen - dox42 & aforms2web auf der BPM@ÖV

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Prozessautomation in Zeiten von schmalen Budgets
und wandelnden Anforderungen:
Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug

Marvin Behrendt – aforms2web
Christian Bauer – dox42

Vortrag auf der BPM@ÖV 18.03.2014

Veröffentlicht in: Software
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Prozessautomation in Zeiten von schmalen Budgets und wandelnden Anforderungen - dox42 & aforms2web auf der BPM@ÖV

  1. 1. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 1 Prozessautomation in Zeiten von schmalen Budgets und wandelnden Anforderungen: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Marvin Behrendt – aforms2web marvin.behrendt@aforms2web.com = eGovernment Know How Christian Bauer – dox42 Christian.bauer@dox42.com
  2. 2. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 2 EGOV360 Philosophie Ausgangssituation Elektronische Formularmappe Businessprozess und Herausforderungen Lösung Kundenfeedback und Lessons learned Inhalte
  3. 3. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 3 3
  4. 4. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 4 19.03.201 4 Seite 4 Kanton Zug
  5. 5. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 5 Ausgangssituation Prozess Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Amt für Wirtschaft und Arbeit Elektronische Formularmappe im Einsatz Intern: Manuelle Bearbeitung durch drei Personen Zahlreiche Beilagen/Dokumente Schnittstellen zu Bundesverwaltung und anderen Amtsstellen
  6. 6. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 6 Formularmappe Überblick Kundenführung (Wegleitung) Fragen/Entscheide versus mögliche Formulare Online-Formulare und Druckformulare (de/en) Generieren aus gemeinsamer Definition • 33 Formulare • 2 Wegleitungen • Deutsch & Englisch • Online & Papier 33*2*2= 134 Dokumente
  7. 7. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 7 Formularmappe 1/7 http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen
  8. 8. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 8 Formularmappe 2/7 http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen
  9. 9. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 9 Formularmappe 3/7 http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen
  10. 10. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 10 Formularmappe 4/7 http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen
  11. 11. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 11 Formularmappe 5/7 http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen
  12. 12. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 12 Formularmappe 6/7 http://www.zug.ch/behoerden/sicherheitsdirektion/amt-fur-migration/einreise-aufenthalt/aufenthalts-und-arbeitsbewilligungen
  13. 13. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 13 AWA Formularmappe 7/7 Antragspostfach Ausblick
  14. 14. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 14 Prozess Aufenthalts- und Arbeitsbewilligung Formularmappe Interner Prozess des Amts für Wirtschaft und Arbeit (AWA) Interne Entscheidungen Zahlreiche Dokumente Interaktion mit Bundesamt f. Migration ZEMIS Dokument Weiter im Amt f. Migration
  15. 15. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 15 Anforderungen Formularmappe inklusive Beilagen vollelektronisch einreichbar Internen Prozess nachvollziehbar abbilden Vertretung ermöglichen Dokumente und Mails automatisch generieren Unterlagen elektronisch nachfordern Export für weiteres Tool
  16. 16. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 16 Herausforderungen Geringes Mengengerüst Teure Software-Entwicklung lohnt nicht Einsparungspotentiale realisieren Z.B.: Ein Dokument 500 mal/Jahr per Copy/Paste erstellt = 500h! Fehlerquellen eliminieren Wer irrt sich NICHT bei Copy/Paste? Kundenservice weiter verbessern Schnelle Rückmeldung, Bearbeitungsstatus transparent machen Prozess und Dokumente flexibel ändern Aus aktuellem Anlass… Technische Plattform auch für andere Prozess
  17. 17. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 17 Softwarebausteinset
  18. 18. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 18 Systemübersicht
  19. 19. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 19 Workflow Ordner > Im Browser oder in MS Excel > Einfachster Datenexport
  20. 20. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 20 Steuerung der Dokumente > Dokumenterstellung inklusive vorgegebener, aber änderbarer Texte steuern > Dokumente automatisch mit dox42 generieren
  21. 21. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 21 Beilagen > Beilagen automatisch in SharePoint Ordner transferiert > SharePoint Ordner im Workflow-Formular eingebunden > Beilagen ansehen, überprüfen und Beschreibung bearbeiten > Zusätzliche Beilagen hochladen > Beilagen aus diesem Ordner > ZEMIS Dokument für BfM
  22. 22. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 22 Feedback Externe Kunden Gute Kundenführung (Wegleitung) Verständliche Formulare Einfache Erfassung Interner Kunde (Amt für Wirtschaft und Arbeit) Arbeitsvorrat jederzeit ersichtlich Zeitersparnis durch automatisches Erstellen der Korrespondenz Zeitersparnis durch automatisches Erstellen des ZEMIS-Dokumentes Status jederzeit ersichtlich (auch bei Stellvertretungen) Bei Stellvertretung Dossier jederzeit "griffbereit"
  23. 23. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 23 Lessons Learned Medienbruch nur bei vollelektronischer Einreichung wirklich beseitigt Unterschrift auf dem Formular? Size matters – bei Beilagen-Uploads Prozess entwickelt sich weiter, wann live gehen? Technische Basis erfüllt Herausforderungen Sachbearbeiter können sofort damit arbeiten Änderungen schnell + flexibel Business Case rechnet sich
  24. 24. BMP@ÖV Prozessautomation am Beispiel: Aufenthalts und Arbeitsbewilligung im Kanton Zug Folie 24 = eGovernment Know How Let the work flow! Marvin Behrendt aforms2web marvin.behrendt@aforms2web.com www.aforms2web.com Christian Bauer dox42 christian.bauer@dox42.com www.dox42.com

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