1. “CLASSE.MDB”
logiciel de gestion administrative d’une école
Cette base de données développée sous Access versions 2 et 2000 peut s’exécuter aussi avec
les versions Access 95 et 97.
Une version « allégée » existe pour les maternelles. Certaines fonctions propres à l’école élémentaires (bsd, Casimir...) ont été supprimées, par contre, les fiches élèves peuvent recevoir
la photo de l’enfant.
Access 2 s’exécute correctement sur un ordinateur 486 doté de 8 Mo de Ram fonctionnant
sous Windows 3.1. Il existe un programme “runtime” qui permet d'exécuter cette base de
données comme un véritable programme indépendant.
Ci-dessous, la page d’accueil composée d'icônes qui permettent d’un simple clic de souris
d’exécuter des tâches courantes. Certaines de ces tâches ont déjà été utilisées et sont
absolument opérationnelles, d’autres devront certainement être améliorées à l’usage.
Lors d’une première utilisation, c’est cette fonction qui s’exécute en premier.
Sur cette ligne une explication succincte est donnée des différentes fonctions quand elles sont
sélectionnées avec la souris (Maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé pour éviter de lancer la
fonction, le relâcher en positionnant le pointeur de la souris en dehors de la zone bouton).
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2. Il est essentiel
d’utilisez cette
icône pour
revenir au
menu
principal.
Un clic de souris sur cette icône
permet d’obtenir le formulaire cicontre. A remplir sérieusement pour
bien démarrer votre base. Ces informations sont régulièrement reprises
pour l’exécution des fonctions de la
base.
Le répertoire de travail doit être désigné en utilisant les noms DOS (8 lettres) des répertoires. Indispensable
pour les version d’Access 2, avec la version 2000, la fonction de sauvegarde qui utilise Xcopy sera la seule
à ne pas fonctionner. Vous pouvez sauvegarder le fichier « classe.mdb » avec l’Explorateur Windows.
Clic sur cette icône pour obtenir les fiches des élèves. Ces fiches doivent être remplies avec
beaucoup d’attention, elles constituent les données sur les élèves, données utilisées dans presque
toutes les autres fonctions.
Cliquer ici pour sélectionner l’ensemble de la fiche
Affichage sous forme de liste
Permet de passer
à un formulaire
identique, avec
les données verrouillées.
Double clic dans la zone pour recopier le nom de l’enfant.
Un clic sur une de ces touches permet de
sélectionner les fiches d’un cours.
Un clic sur cette flèche fait apparaître une liste de données pour le
champ concerné; ici, les maîtres de l’école.
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3. Quelques indications pour vous aider à remplir les fiches élèves
• Avec les champs « Profession » vous pouvez indiquer le N° de téléphone pour joindre les parents sur leur
lieu de travail.
• Le champ « Nom du père ou du tuteur » doit être absolument renseigné. Indiquer le nom de la mère si
celle-ci a la garde de l’enfant. Attention, sans décision de justice, les responsabilités parentales sont partagées.
Pour aider à la saisie de nouvelles fiches :
• Taper G pour Garçon ou F pour fille dans le champ « Sexe ».
• Le « Lieu » de naissance est prédéfini pour Langres.
on peut changer cette situation en affichant le formulaire en mode création et en changeant la « Valeur
par défaut ».
• Un double clic sur les champs « Nom du père » et « Nom de la mère », recopie le nom de l’enfant.
• Le champ « téléphone » reprend les huit premiers caractères du N° de téléphone de l’école déclaré dans le
formulaire « Définir l’école »..
• Le champ « Code postal localité » reprend aussi les données déclarées dans le formulaire « Définir l’école ». D’autre part, la liste déroulante offre tous les codes postaux de la Haute-Marne.
• Les listes déroulantes des champs « Maître », « Quartier », « Cours », s’alimenteront avec les données que
vous entrerez.
Le même formulaire, mais avec les données verrouillées. Vous pouvez faire tous les essais de tris que
vous souhaitez sans prendre le risque de modifier « accidentellement » vos données.
Ces fonctions de tri d’Access, sont faciles à utiliser.
Permet de passer
à un formulaire
identique, avec
les données modifiables.
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4. A partir des fiches élèves, calcul instantané des données sur l’école. Ces données devraient
permettre de remplir l’enquête de rentrée sans difficultés.
Pour imprimer les données.
Permet d’obtenir la répartition géographique des
élèves: villages, quartiers. Cette répartition est
faite en fonction des champs “quartier” et “Code
postal localité”.
Ascenseur pour obtenir la
suite des données.
Clic pour éditer un certificat de radiation ou un certificat de scolarité. On choisit l’élève
concerné dans une liste alphabétique. Attention, les données du formulaire « Définir l’école » doivent avoir été bien renseignées.
Un clic de souris pour avoir différents états des élèves. L’icône
“fiches Rts” permet l’édition de fiches individuelles à faire
compléter par les familles en début d’année scolaire, elles
permettent de recueillir les informations nécessaires en cas
d’urgence.
Les états “Pour IDEN” et “Dossiers” répondent à des demandes. Les fiches pour dossiers sont éditées dans l’ordre d’inscription des enfants dans la base.
Clic pour effectuer une sauvegarde de la base de données sur une disquette à placer dans le
lecteur A:.
L’utilisation de l’Explorateur Windows pour copier le fichier classe.mdb permet de remplir cette
fonction.
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5. Cette fonction permet d’établir le service des maîtres ainsi que d’éditer des calendriers scolaires.
Impression du tableau de service.
Bouton qui permet d’avoir la liste
des instituteurs de l’école.
Pour calculer le nombre de 1/2
journées de service par maître.
N’affiche que
les jours de
classe, c’est à
dire ceux qui
sont cochés.
Impression de calendriers mensuels.
Ajout de 30 jours supplémentaires au calendrier.
Les mercredis et dimanches sont considérés
automatiquement sans école.
Suppression de toutes les données du calendrier.
Permet de faire un nouveau calendrier à partir de la
date que l’on souhaite.
Pour faire apparaître un instituteur qui n’a pas de
classe attitrée, on peut créer une fiche élève ou ne
figure que le nom du nouveau « Maître ».
Boutons qui permettent de recopier le nom de
l’instituteur de service le matin, l’après-midi.
Outils pour les élections au conseil d’école. La liste des électeurs est à vérifier attentivement, car elle
permet de déceler des erreurs dans les fiches des enfants entre autre sur les noms des parents qui
peuvent avoir été notés différemment pour des frères et soeurs.
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6. Outils pour gérer Catusep et Bsd. Permettent d’obtenir les répartitions par année, par
sexe ainsi que les listes des enfants par classe en fonction des critères demandés.
Ces données doivent être actualisées pour tenir compte des changements apportés aux
fiches élèves.
A utiliser pour
remettre à jour la
liste des enfants.
En fin d’année, fait passer tous les enfants, de façon systématique (attention aux redoublants) dans le
cours supérieur. Les CM2 ne sont pas supprimés de la base, ils apparaissent dans le cours 6ème. Il
devront être supprimés par la suite, mais il est intéressant de garder en fin d’année leurs fiches.
Pour éviter toutes erreurs de manipulation, une copie de sauvegarde est effectuée dans la table ALPHA-old. Attention, le champ “Maître” est remis à zéro.
Exportation des données d’une classe vers un fichier TXT qui pourra être utilisé avec tous les logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur....)
Pour récupérer des données dans Word ou Excel, les dernières versions d’Access permettent de transférer les états directement dans ces logiciels
Création d’un fichier qui pourra être importé par Casimir. Le CSP n’est pas pris en compte. Il faut
bien déclarer son numéro RNE dans la fiche “Données pour démarrer”.
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7. Permet d’éditer les notifications de changements de cycles.
Conclusion: Utiliser un système de gestion de base de données comme Access permet d’adapter cette base
à votre situation personnelle car derrière les fonctions qui apparaissent, toute la puissance d’Access est
présente... A vous de jouer.
D’autre part, les données rentrées peuvent être exportées vers d’autres logiciels de même que vous pourrez
sans grandes difficultés récupérer des données. Tous les principaux formats sont reconnus.
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Vous pouvez retrouver ces informations sur mon site Internet :
http://perso.wanadoo.fr/patrick.grepinet/
Adresse Émail :
patrick.grepinet@wanadoo.fr
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