Archives à conserver Associations loi 1901 .compressed 1

La FFN met tout en œuvre pour rédiger des documents conformes
au droit en vigueur. Ils ne constituent pas à eux seuls un avis
professionnel ou juridique. L’utilisation de ces documents ne
saurait engager la responsabilité de la FFN.
14 rue Scandicci – 93508 PANTIN Cedex
Tél. 01 41 83 87 70 – Fax. 01 41 83 87 69
E-mail : ffn@ffnatation.fr
La conservation des documents au sein
d’une association
Préambule
Comme toute personne physique ou morale, une association se doit de conserver un certain
nombre de documents sur des durées plus ou moins longues.
L’administration bénéficie, à l’égard des associations, d’un droit de communication qui autorise les
agents des impôts à prendre connaissance et, éventuellement, copie de documents que détiennent
certaines personnes ou organismes ; il leur permet d’obtenir des renseignements susceptibles
d’être utilisés pour contrôler la situation fiscale de tiers ou, le cas échéant, du contribuable lui-
même. L’exercice de ce droit n’est soumis à aucune formalité particulière (mais les agents des
impôts adressent souvent un avis de passage).
La présente fiche fait donc un état des lieux non exhaustif de la durée de conservation des
documents qu’une association peut être amenée à détenir au cours de son existence.
Les documents à conserver toute la durée de vie de l’association
1 - La tenue d’un registre spécial
Les modifications apportées aux statuts doivent être consignées sur un registre spécial coté et paraphé par la
personne habilitée à représenter l’association. L’usage veut qu’il s’agisse d’un registre au sens matériel, c’est-à-
dire d’un document comportant des pages reliées de façon indissociable. Il ne semble pas possible d’utiliser des
feuilles volantes, même regroupées dans un classeur.
Ce registre doit être tenu, au siège du groupement, aussi longtemps que l’association existe. Les modifications
et changements doivent y être portés « de suite et sans aucun blanc », avec indication de la date des
récépissés de déclaration modificative.
Doivent, aussi, être portés sur ce registre :
· Les changements de dirigeants ;
· Les nouveaux établissements fondés ;
· Le changement d’adresse du siège social ;
· Les acquisitions ou aliénations des immeubles de l’association.
Ce registre devra être présenté aux autorités administratives ou judiciaires chaque fois qu’elles en feront la
demande, cette présentation se faisant au siège de l’association.
Il ne faut surtout pas confondre ce registre obligatoire avec ceux dans lesquels l’association peut, sans que ce
soit une obligation, reporter les délibérations de ses organes collégiaux (assemblée générale, conseil
d’administration…).
2 - Les autres documents à conserver
En plus de la tenue et de la conservation du registre spécial, l’association doit conserver, pendant toute la
durée de sa vie, différents documents :
· Les statuts, les statuts modifiés, le règlement intérieur ;
· Les coordonnées des membres élus ;
. Les bulletins d’adhésion ;
· L’extrait du Journal Officiel dans lequel a été publié la déclaration de constitution ;
· Tous les récépissés de déclaration, délivrés par les services préfectoraux lors de chaque dépôt ;
· Le registre des procès-verbaux des délibérations des assemblées générales, du conseil d’administration ou du
bureau, s’il existe ;
· Les baux, les factures de travaux ou réparations importantes.
Fiche actualisée le 27/02/2015

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Les délais de conservation des documents dans l’association
1 - Document civil et commercial
Type de document Durée de
conservation
Texte de référence
Contrat conclu dans le cadre
d'une relation commerciale
5 ans Art. L.110-4 du Code de Commerce
Garantie pour les biens ou
services fournis au
consommateur
2 ans Art. L.137-2 du Code de la
Consommation
Contrat conclu par voie
électronique (à partir de 120
€)
10 ans à partir
de la livraison
ou de la
prestation
Art. L.134-2 du Code de la
Consommation
Contrat d'acquisition ou de
cession de biens immobiliers
et fonciers
30 ans Art. 2227 du Code Civil
Correspondance commerciale 5 ans Art. L.110-4 du Code de Commerce
Document bancaire (talon de
chèque, relevé bancaire...)
Document de transport de
marchandises
Déclaration en douane 3 ans Art. 16 du règlement européen
n°2913/92 du Conseil du 12 octobre
1992
Police d’assurance 2 ans à partir
de la
résiliation du
contrat
Art. L.114-1 du code des assurances
Document relatif à la
propriété intellectuelle (dépôt
de brevet, marque, dessin et
modèle)
5 ans à partir
de la fin de la
protection
Art. 2224 du code civil
Dossier d’un avocat 5 ans à partir
de la fin du
mandat
Art. 2225 du code civil
2 – Pièce comptable
conservation
Livre et registre comptable
(livre journal, grand livre,
livre d'inventaire...)
10 ans à partir
de la clôture de
l'exercice
Art. L.123-22 du Code de Commerce
Pièce justificative : bon de
commande, bon de livraison
ou de réception, facture
client et fournisseur...
10 ans à partir
de la clôture de
l'exercice
Art. L.123-22 du Code de Commerce

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3 - Documents fiscaux
Type d'impôt Durée de conservation Texte de
référence
Impôt sur le revenu et
sur les sociétés
6 ans art. L.102 B du livre
des procédures
fiscales
Bénéfices industriels et
commerciaux (BIC),
bénéfices non
commerciaux (BNC) et
bénéfices agricoles (BA)
en régime réel
des procédures
fiscales
Impôts sur les sociétés
pour l’EIRL, des sociétés
à responsabilité limitée
(exploitations agricoles,
sociétés d’exercice
libéral)
des procédures
fiscales
Impôts directs locaux
(taxes foncières,
contribution à
l'audiovisuel public)
des procédures
fiscales
Cotisation foncière des
entreprises (CFE) et
cotisation sur la valeur
ajoutée des entreprises
(CVAE)
des procédures
fiscales
Taxes sur le chiffre
d'affaires (TVA et taxes
assimilées, impôt sur
les spectacles, taxe sur
les conventions
d'assurance...)
des procédures
fiscales

Tél. 01 41 83 87 70 – Fax. 01 41 83 87 69
4 - Gestion du personnel
conservation
Bulletin de paie (double
papier ou sous forme
électronique)
5 ans Art. L.3243-4 du Code du
Travail
Registre unique du personnel 5 ans à partir du
départ du salarié
Art. R.1221-26 du Code du
Travail
Document concernant les
contrats de travail, les
salaires, primes, indemnités
et soldes de tout compte,
régime de retraite…
5 ans Art. 2224 du Code Civil
Document relatif aux charges
sociales et à la taxe sur les
salaires
3 ans Art. L.244-3 du Code de la
Sécurité Sociale et art. L.169
A du livre des procédures
fiscales
Comptabilisation des jours
de travail des salariés sous
convention de forfait
3 ans Art. D.3171-16 du Code du
Travail
Comptabilisation des
horaires des salariés, des
heures d'astreinte et de leur
compensation
1 an Art. D.3171-16 du Code du
Travail
Observation ou mise en
demeure de l'inspection du
travail. Vérification et
contrôle au titre de l'hygiène,
de la sécurité et des
conditions de travail
(CHSCT). Déclaration
d'accident du travail auprès
de la caisse primaire
d'assurance maladie
5 ans Art. D.4711-3 du Code du
Travail
Source
Cette fiche a été réalisée avec l’aide du site du service public : www.service-public.fr

INFO PRATIQUE N° V :
LES DOCUMENTS A CONSERVER
LES REGISTRES DES ASSOCIATIONS
A – LES DOCUMENTS A CONSERVER
Préambule :
Comme toute personne physique ou morale, une
association se doit de conserver un certain nombre
de documents sur des durées plus ou moins longues.
La présente fiche fait donc un état des lieux non
exhaustif de la durée de conservation des
documents qu’une association peut être amenée à
détenir au cours de son existence.
I – Les documents à conserver toute la durée de
la vie de l’association
- Les statuts, les statuts modifiés, le règlement
intérieur,
- Les coordonnées des membres élus,
- L’extrait du Journal Officiel dans lequel a été
publiée la déclaration de constitution
- Le registre spécial ou le classeur dont la tenue
est obligatoire pour la transcription des
modifications statutaires, ainsi que les changements
de l’administration de l’association,
- Tous les récépissés de déclaration, délivrés par
les servies préfectoraux lors de chaque dépôt,
- Le registre des procès-verbaux des
délibérations des assemblées générales, du conseil
d’administration ou du bureau, s’il existe,
- Les baux, les factures de travaux ou réparations
importantes.
II – Les documents à conserver au moins
pendant 10 ans
L’article L123-22 du Code du Commerce
mentionne que « … les documents comptables et les
pièces justificatives sont conservées pendant 10 ans »
Si l’association réalise des opérations de nature
commerciale de façon régulière ou non, ou emploie
du personnel, l’administration peut alors vérifier sa
comptabilité dans les mêmes conditions que s’il
s’agissait d’une société commerciale.
Le droit commercial impose l’obligation de
conservation pendant dix ans des livres de commerce
(livre-journal, livre des inventaires), du livre du
personnel dont les tenues sont obligatoires (art. L
143-5 du Code du travail), ainsi que toutes pièces
justificatives.
Il est par conséquent conseillé aux associations de
conserver les dossiers d’inscriptions des adhérents
durant au moins 10 ans car ces derniers constituent
des pièces justificatives pour la comptabilité de
l’association.
Autre exemple, dans l’hypothèse où l’association
a effectué des travaux (gros ouvrages), par exemple,
construction d’un local, équipements sportifs, … elle
doit conserver les factures des travaux afin de pouvoir
revendiquer la garantie décennale auprès de
l’architecte, de l’entrepreneur et de toute personne
liée au maître d’œuvre (art. 1792 et 2270 du Code
civil et loi n° 78-12 du 4 janvier 1978)

III – Les documents à conserver pendant au
moins six ans
Le délai de 6 ans est celui pendant lequel les
services fiscaux ont un droit de communication sur :
- toutes les pièces comptables et déclarations
faites à l’occasion des activités de l’association
soumises à l’impôt sur les sociétés, les avis
d’imposition, les feuilles d’impôts locaux,
- les souches de billetterie, les factures de
l’imprimerie.
A noter qu’en cas de crédit de TVA (TVA
pouvant être remboursée par l’Etat), les services
fiscaux peuvent vérifier les exercices comptables
depuis l’origine du crédit, qui peut être supérieur à
six ans.
Cette obligation de conservation est applicable
quel que soit le support utilisé pour la conservation
des documents, y compris lorsqu’il est magnétique.
IV- Les documents à conserver au moins
pendant 5 ans
Ces principaux documents sont :
- Le livre de paie qui doit être conservé par
l’employeur pendant 5 ans à dater de sa clôture,
- Le double des bulletins de paie,
- Les quittances de loyer,
- Les factures de gaz et d’électricité
V – Les documents à conserver au moins
pendant 3 ans
Il s’agit notamment :
- Des factures d’eau
- Des factures de téléphones
- Les souches de chéquiers bancaires et postaux
B – LES REGISTRES DES ASSOCIATIONS
1 Le registre obligatoire
Toute association déclarée, quel que soit son
domaine d’activité, a l’obligation de tenir un registre
que la loi du 1er
juillet 1901 dénomme « registre
spécial » (loi du 1er
juillet 1901, art. 5 – décret du 16
août 1901, art. 6). Les associations doivent y
consigner les modifications statutaires et les
changements d’administrateurs.
Selon le terme utilisé par la loi, il doit s’agir d’un
« registre » c’est-à-dire d’un document dont les
feuillets sont reliés de façon indissociable. Chaque
feuillet du registre doit être coté et paraphé par le (la)
président(e).
Remarque :
Malgré l’évolution des techniques de saisie et
traitement de textes informatiques, une association ne
saurait utiliser comme « registre » spécial, des
feuillets mobiles, même enliassés par la suite dans un
classeur. Toutefois, en pratique, il est admis que le
texte des informations à transcrire soit d’abord
dactylographié sur des feuilles volantes, lesquelles
sont ensuite collées sur le registre.
Aucune décision n’a formellement condamné, ni
expressément admis, cette méthode, qu’il semble
néanmoins préférable d’écarter. Ces restrictions, en
apparence surannées, sont dictées par le souci de
conférer à ce registre une pleine valeur probante et
d’éviter toute substitution de document.
Le contenu :
Sur ce registre doivent figurer :
- le procès verbal de l’assemblée générale
constitutive,
- les statuts,
- le récépissé de déclaration de création établi par
la Préfecture ou la Sous-préfecture.
- l’insertion au Journal Officiel

B – LES REGISTRES DES ASSOCIATIONS …
Suite
1 Le registre obligatoire … suite
- les changements de personnes chargées de
l’administration de l’association (Conseil
d’Administration, bureau)
- les modifications apportées aux statuts
- le changement d’adresse du siège social
- les récépissés délivrés par la Préfecture et/ou la
Sous-préfecture lors du dépôt des déclarations
modificatives.
2- Le registre des délibérations
Ce document n’est pas obligatoire, il est
nécessaire. En effet, en pratique, pour toute
association déclarée, il permet, dans les relations
ave les tiers (administrations, collectivités
publiques, organismes bancaires …) de justifier de
la réalité et de la régularité des décisions prises par
des organes collégiaux (assemblée générale, conseil
d’administration, bureau) en produisant des extraits
de délibérations.
Par ailleurs, la tenue des procès-verbaux
présente un intérêt évident pour la gestion interne de
l’association : d’une part, ils constituent sa
« mémoire », d’autre part, il s’agit d’un moyen de
preuve fondamental permettant d’apprécier la
réalité du fonctionnement statutaire de l’association,
la régularité formelle des réunions et la légalité des
décisions des organes collégiaux.
Remarque :
1. En l’absence de tout document, une association
est dans l’impossibilité de prouver la régularité de
ses assemblées et de ses décisions ; sur ce constat,
certains tribunaux, saisis par des membres qui
s’estimaient lésés par des décisions prises en
assemblées sans consignation par des procès-
verbaux, n’ont pas hésité à annuler plusieurs
assemblées générales.
2. Aucune obligation n’existe quant au support
matériel de ce registre. Et en l’absence
d’informations précises à ce sujet dans les statuts, il
est possible d’utiliser des classeurs à feuillets
mobiles, sous réserve que ceux-ci soient tenus de
façon chronologique, sans blanc ni rature ni
surcharge. Par ailleurs, ces procès-verbaux doivent
être localisé, datés et signés par le président et
éventuellement un autre membre de l’association,
attestant ainsi de leur régularité.
3. Il n’est pas nécessaire de retranscrire in extenso
l’ensemble des propos qui ont pu être tenus pendant la
réunion. Le contenu du procès-verbal sera le suivant :
- nom de l’association,
- nom de l’organe appelé à délibérer (assemblée
générale, conseil d’administration, bureau)
- lieu de la réunion
- date et heure
- mode de convocation et sa date d’envoi
-indication des membres présents et
éventuellement des mandats dont ils disposent et donc
des membres représentés, cette indication permet
d’indiquer que le quorum des membres a été atteint
ou non et donc si la réunion a pu délibérer
valablement
- nom du (de la) président(e) de séance,
- résumé des débats et des inventions
- les résolutions soumises au vote
- le résultat des votes faisant apparaître les votes
positifs, les négatifs, les abstentions, les bulletins
blancs et les bulletins nuls,
- l’heure de clôture de la séance,
- le nom et la qualité des personnes signant le
procès-verbal.

ARCHIVES D’ASSOCIATION
TABLEAU DE GESTION DES DOSSIERS RELATIFS AU
FONCTIONNEMENT DES ASSOCIATIONS
Source : Les archives des associations. Approche descriptive et conseils pratiques /
Direction des Archives de France, Paris, La Documentation fran€aise, 2001.
Typologie de documents Sort final
Communi-
cabilit€
Observations / r€f€rences des textes l€gaux
Sort final : choix de conservation ou d’•limination - (C : Conserver ; E : Eliminer).
Communicabilit• recommand•e par les Archives municipales de Lyon : application des d€lais r€glementaires en vigueur pour les archives publiques, cf. Code du
Patrimoine, art. L 213-1 et L 213-2, Loi n• 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives - (0 : communicable imm€diatement , 50, 75, 100,… : nombre d’ann•es au
terme desquelles un document devient communicable ; NC : non communicables, cas des documents €liminables ‚ terme).
L’association peut toutefois faire un autre choix de communicabilit•.
Archives municipales de Lyon 1 / 8
ADMINISTRATION ET ORGANISATION
Cr€ation de l’association :
Proc€s-verbal de l’assembl‚e g‚n‚rale constitutive C 0
Lettre de convocation C 0
Liste des dirigeants nomm‚s ƒ titre provisoire C 0
Statuts de l’association C 0
Statuts modifi‚s par ordre chronologique (une collection) C 0
D€claration de l’association (copie du dossier d€pos€ en
pr€fecture) :
C 0 Loi de 1901, article 5 ; d€cret du 16 aoƒt 1901, articles 3 et 6
Copie de la demande d’insertion au Journal officiel C 0
R‚c‚piss‚ de la d‚claration C 0
Exemplaire du Journal officiel o• figure la d‚claration de l’association C 0
Registre des modifications statutaires C 0 D€cret du 16 aoƒt 1901, article 6
Assembl€es g€n€rales :
Registre des proc€s-verbaux C 0 ou 50* * Si informations relatives ‚ la vie priv€e
Comptes rendus d’assembl‚e g‚n‚rale, intervention de membres,
feuilles d’‚margement, rapport moral, rapport financier, projet de
budget, avis du commissaire aux comptes, v‚rification du quorum pour
les votes, envois de pouvoirs
C 0 ou 50* * Si informations relatives ‚ la vie priv€e
Conseil d’administration :
Un exemplaire de chaque convocation C 0
Listes successives des membres par ordre chronologique C 0
Proc€s-verbaux des s‚ances (1 exemplaire) C 0 ou 50* * Si informations relatives ‚ la vie priv€e
Rapports pr‚sent‚s (1 exemplaire) C 0 ou 50* * Si informations relatives ‚ la vie priv€e
Feuilles de pr‚sence C 0
Le bureau ou l’ex€cutif : 0 Peut ƒtre confondu avec le conseil d’administration
Liste des membres ‚lus au bureau avec leur fiche d’‚tat civil, leur date
de nomination et des sp‚cimens de leur signature
C 50

Communi-
cabilit€
Courrier :
Collection chronologique du courrier arriv‚e et d‚part C 0
R‚glement int€rieur : un exemplaire de chaque r€glement C 0 Pas obligatoire
R€glements successifs (un exemplaire)
Membres :
Listes annuelles des membres ou listes des membres tenues ƒ jour C 0
Registre d’adh‚sion (s’il existe) C 0
FINANCES
Cotisations et droits d’entr€e :
Bar€mes successifs des cotisations (un exemplaire) C 0
Circulaires d’appel ƒ cotisation, de rappel aux adh‚rents 3 + E NC
Liste des adh‚rents ayant vers‚ un droit d’entr‚e (quand celui-ci existe) 3 + E NC
Apports (dons, donations, legs)
Dons manuels :
Liste des dons manuels re„us C 0
Demandes d’autorisations pr‚fectorales pour qu„te sur la voie publique C 0
Courriers d’appel ƒ g‚n‚rosit‚ et leur r‚ponse ou r‚sultat
(1 exemplaire)
C 0
Double des re„us pour d‚duction fiscale 3 + E NC
Donations et legs :
Acte notari‚ C 75
Dossier d’autorisation administrative C 0
Dons d’entreprise (parrainage, m€c€nat)
Parrainage :
Contrat stipulant les obligations des deux parties C 0 Peut n’ƒtre qu’un simple courrier
Trace du paiement de la TVA C 0
Dossiers de demandes de parrainage rest‚es infructueuses 3 + E NC

Communi-
cabilit€
M€c€nat :
Convention entre le m‚c…ne et l’association C 0
Dossier pr‚paratoire de la convention 10 + E NC
Manifestations de soutien : fƒtes, kermesses, spectacles, repas,
voyages, etc. :
Budget pr‚visionnel complet de la manifestation (1 exemplaire) C 0
Compte de r‚sultat C 0
Autorisations administratives C 0
Spectacles : d‚claration et paiement des droits d’auteurs ƒ la SACEM
ou ƒ la SACD
C 0
Spectacles : autorisation de la DDASS pour la participation de mineurs
de moins de 16 ans au spectacle
10 + E NC
Vide-greniers : registre cot‚ et paraph‚ par le commissaire de police ou
le maire indiquant le nom et les coordonn‚es des exposants
C 0
Lotos (valeur sup‚rieure ƒ 2500 F) : formulaire sp‚cial ƒ remplir ƒ la
pr‚fecture
10 + E NC
Affiches, cartons d’invitation (quelques exemplaires de chaque) C 0
Subventions :
Double de la lettre de demande de subvention C 0
Pi€ces jointes en appui de la demande :
- Budget pr‚visionnel 3 + E* NC * Conserver si ces documents ne sont pas archiv€s en tant que tels
- Comptes de r‚sultat 3 + E* NC * Conserver si ces documents ne sont pas archiv€s en tant que tels
- Bilan 3 + E* NC * Conserver si ces documents ne sont pas archiv€s en tant que tels
- Statuts 3 + E* NC * Conserver si ces documents ne sont pas archiv€s en tant que tels

Communi-
cabilit€
Pi€ces annexes ƒ la demande de subvention et renseignant sur
l’activit‚ de l’association :
- articles de presse C 0
- listes des partenaires C 0
- recommandations C 0
Prestations en nature :
Convention pass‚e avec la collectivit‚ pour l’occupation de locaux,
l’emploi de mat‚riel, de personnes
C 0
COMPTABILITE Loi du 1er
mars 1984, d•cret d’application du 1er
mars 1985 ; approbation par le
Conseil national de la comptabilit€ de l’extension du plan comptable g€n€ral aux
associations.
Bilan, compte de r‚sultat l’accompagnant, documents pr‚sent‚s ƒ
l’approbation des membres de l’association lors de l’assembl‚e
g‚n‚rale
C 0
Projets du budget pour les ann‚es ƒ venir 10 + E NC
Livre journal (enregistrement dans l’ordre chronologique des recettes et
des d‚penses)
10 + E NC
Biens meubles : factures 30 + E NC
Notes de frais, factures, re„us, relev‚s bancaires, relev‚s de comptes,
factures de cartes bancaires, avis d’op‚ration
10 + E NC
Soldes d’op‚rations mensuels 10 +E NC
Plans de tr‚sorerie ‚tablis mensuellement et annuellement 10 + E NC D€lais de conservation fournis par des organismes bancaires
LOCAUX
Associations ne poss€dant pas de local :
Listes successives des si…ges sociaux avec adresse de l’un des
membres qui en tient lieu
C 0

Communi-
cabilit€
Dossier de demandes de pr…t de salle ƒ titre gracieux ou payant ayant
abouti
5 + E NC
Dossier de demandes de pr…t de salle ƒ titre gracieux ou payant n’ayant
pas abouti
1 + E NC
Association poss€dant un local prƒt€, lou€ ou achet€ :
Convention de pr„t d’une salle ou de mise ƒ disposition d’une salle par
les collectivit‚s
C 0
Contrat de location C 0
Acte d’achat (acte notari‚) C 75
Am€nagement et entretien du local : Code civil, article 1286 (responsabilit€ du fait des b…timents)
Factures d’acquisition du mobilier 10 + E NC
Contrats d’entretien des appareils 10 + E NC A €liminer apr†s la r€forme des appareils
Contrat d’entretien avec la soci‚t‚ de nettoyage ou la personne
assurant l’entretien
Dur€e
du
contrat
+ E
NC
Dossier d’assurance du local 30 + E NC
Pi…ces comptables en rapport avec le dossier d’assurance 5 + E NC
Expertises li‚es au renouvellement du contrat d’assurance, rapports
‚ventuels de la commission de s‚curit‚
C 0
Sinistres et contentieux C 75
Grosses factures d’entretien 30 + E NC
Dossiers d’installation de la ligne t‚l‚phonique C 0
Paiement des taxes :
Taxe pay‚es lors de l’accession ƒ la propri‚t‚ C 0
Taxes fonci€res et locatives 30 + E NC
Double des avis d’imposition 5 + E NC .

Communi-
cabilit€
ASSURANCES
Contrats d’assurance C 0
Paiement annuel de la prime d’assurance C 0
D‚claration de sinistre et copie du d‚p†t de plainte en cas de vol C 0
PERSONNEL
B€n€voles :
Justificatifs pour remboursement de frais 10 + E NC
Salari€s : Pour associations comportant beaucoup de salari€s se reporter pour
renseignements compl€mentaires : instruction interminist€rielle d’aoƒt 1993 pour
le tri et la conservation aux archives communales des documents post€rieurs ‚
1982 produits par les services et €tablissements publics des communes ;
circulaire FP 13n•1821 du 20 octobre 1993 relative aux instructions pour le tri et
la conservation des dossiers de personnel
Etats du personnel C 0
Contrats de travail dans le cadre de mesures relatives ƒ l’emploi (TUC,
CES, TIL, emplois jeunes, etc.)
C 50
Contrats de travail C 50
D‚claration unique d’embauche C 50
Dossiers individuels de personnel : documents d’‚tat civil (extraits),
dipl†mes (copies), formation, contrat de travail, DUE, inscription ƒ la
caisse de retraite compl‚mentaire, accidents de travail
C 50 Communicabilit€ : 120 ans ‚ compter de la date de naissance de l’employ€
Livre de paie C 50
D‚claration annuelle des donn‚es sociales (DADS) C 50
Etat r‚capitulatif annuel des cotisations sociales ƒ l’URSSAF,
l’ASSEDIC et ƒ la caisse de retraite compl‚mentaire
C 50
Etat r‚capitulatif de la taxe sur les salaires, la participation au
financement de la formation professionnelle continue, (associations
employant plus de 10 salari‚s), paiement de la taxe d’apprentissage
(associations passibles de l’imp†t sur les soci‚t‚s)
C 50

Communi-
cabilit€
Documents relatifs ƒ la paie : bulletins de salaire, heures
suppl‚mentaires, avantages en nature
5 + E NC
Indemnit‚s ayant le caract€re de dommages et int‚r…ts 30 + E NC
CONTROLES FINANCIERS
Commissaire aux comptes : rapports et pi€ces annexes C 0 Associations concern€es : associations habilit€es ‚ recevoir des donations ou des
legs, associations para-administratives
Chambres r‚gionales des comptes ou de la Cour des comptes :
rapports et pi€ces annexes
C 0 Concerne associations cit€es ci-dessus. Ces contr‡les concernent en principe
plusieurs exercices (3 g€n€ralement) et peuvent remonter jusqu’‚ 5 ans en arri†re.
Texte de r€f€rence : Code des juridictions financi†res, d€cret du 11 f€vrier 1985,
article 38.
Commission nationale de campagne et des financements publics :
rapports et pi€ces annexes
C 0 Concerne uniquement associations li€es ‚ des partis politiques lors des
campagnes €lectorales.
Texte de r€f€rence : loi 88-277 du 11 mars 1988.
IMPOTS
Avis d’imposition aux imp†ts commerciaux 30 + E NC
Taxes : voir LOCAUX
COMMUNICATION
Plaquette de pr‚sentation de l’association (1 exemplaire) C 0
Journal de l’association (1 collection) C 0
Communiqu‚s de presse C 0
Affiches et des tracts (3 exemplaires) C 0
Revue de presse C 0
RELATIONS AVEC D’AUTRES ASSOCIATIONS
Correspondance C 0
Production en cas de publication, d’exposition (3 exemplaires) C 0
R‚compenses en cas de concours C 0

Communi-
cabilit€
DISSOLUTION
Dossier de l’assembl‚e g‚n‚rale extraordinaire de dissolution C 0
R‚c‚piss‚ de la pr‚fecture C 0
Dossier de fermeture des comptes C 0
Dossier de r‚siliation des contrats C 0

Archives à conserver Associations loi 1901 .compressed 1

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