3. Terms dan Definitions
• ISO 9000:2005
• Definisi Audit:
Suatu proses yang sistematis, mandiri dan
terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit
dan mengevakuasi dengan obyektif untuk
menentukan tingkat pemenuhan kriteria audit
yang disepakati.
• Apa bukti Audit?
4. Terms dan Definitions
• Kriteria Audit:
Kebijakan, prosedur, atau persyaratan-
persyaratan lainnya yang digunakan sebagai
acuan audit
• Bukti Audit:
Record, pernyataan atau informasi lainnya, hasil
pengamatan atau observasi, relevan dengan
kriteria audit dan bisa diverifikasi (quantitative
atau qualitative)
5. Terms dan Definitions
• Temuan Audit:
Hasil evaluasi dari bukti audit yang ditemukan
terhadap kriteria audit
• Audit Conclusion:
Hasil akhir dari kegiatan audit yang disepakati oleh
team audit setelah mempertimbangkan obyektif dan
semua temuan audit
6. Auditor :
Seseorang yang terkualifikasi dan kompeten
yang ditunjuk untuk melaksanakan audit
Kualifikasi AUDITOR
Kombinasi dari pendidikan, pelatihan,
pengalaman kerja dan audit
7. Audit Team Leader
• Terkualifikasi sebagai Auditor
• Ditunjuk sebagai pemimpin sebuah team
audit untuk pelaksanaan audit yang
ditetapkan
• Auditee
Organisasi/bagian/personel yang diaudit
8. Audit Plan
• Penjelasan aktifitas dan pengaturan untuk
sebuah audit yang akan dilaksanakan
AUDIT SCOPE:
• Penjelasan ruang ruang lingkup atau
batasan sebuah pelaksanaan audit (lokasi
fisik, unit organisasi, aktifitas dan prosesi
sesuai periode waktu yang dicakup
9. • Audit Team:
Satu atau lebih auditor yang melakukan audit
(satu orang sebagai audit team leader)
• Technical expert:
person orang yang mempunyai keahlian khusus
atau tenaga ahli di bidang yang sedang
dilakukan audit
• Audit program:
Satu set atau lebih rencana audit dalam jangka
waktu tertentu dan dengan tujuan tertentu
11. Jenis-jenis Audit
• Audit pihak pertama (Internal)
Definisi:
Audit yang dilaksanakan oleh perusahaan itu sendiri untuk
tujuan internal dan dapat mengetahui keefektifan dari
SMM yang telah dipakai dan diterapkan
• Audit pihak kedua (pihak luar)
Definisi:
Audit terhadap subkontraktor/pemasok/vendor yang
dilakukan oleh atau atas nama organisasi pembeli
12. Audit pihak ketiga (pihak luar dan mandiri)
Definisi:
Audit terhadap suatu organisasi yang dilakukan oleh
badan sertifikasi atau registrasi yang mandiri
Tujuan:
• Menggantikan Audit pihakkedua
• Melakukan Audit yang mandiri oleh jasa/pendapat yang
kompeten/profesional
• Untuk tujuan registrasi/sertifikasi SMM
13. Tujuan Audit Mutu
a) Tujuan Internal
• Memperlihatkan bukti ketidak sesuaian pada
SMM
• Menilai kebutuhan untuk tindakan perbaikan
atau peningkatan
• Meninjau kesiapan untuk audit oleh pihak luar
(kedua dan/ketiga)
• Merangsang pemeliharaan dan perbaikan
terhadap kegiatan yang sudah disetujui
• Memelihara kesadaran akan mutu
14. Tujuan Audit Mutu
• b) Eksternal
• Memenuhi persyaratan standar SMM (ISO
9001)
• Memenuhi persyaratan badan
sertifikasi/registrasi
• Memenuhi permintaan pelanggan (seperti
dinyatakan dalam kontrak)
• Memenuhi persyaratan badan pemerintah
(misalnya PLTN)
15. Persyaratan Audit Mutu Internal
ISO 9001 pasal No. 8.2.2
• Organisasi harus melaksanakan Internal Audit dalam
interval yang telah ditetapkan sesuai dengan rencana
(7.1)
• Program audit harus direncanakan dengan
memperhatikan status dan kepentingan dari rangkaian
proses dan area yang diaudit, termasuk hasil audit
sebelumnya
• Kriteria audit, ruang lingkup dan frekuensi audit harus
ditetapkan
• Auditor jangan mengaudit lingkup kerjanya
• Hasil-hasil audit harus dicatat (4.2.4)
16. • Anggota manajemen yang bertanggung jawab
terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan,
harus melakukan tindakan perbaikan dalam
jangka waktu yang telah ditetapkan
• Kegiatan tindak lanjut harus menilai penerapan
dan keefektifan tindakan perbaikan yang diambil
(8.5.2)
• Hasil IQA merupakan masukan dalam kegiatan
Tinjauan Manajemen
17. Pasal-pasal ISO 9001 yang
berhubungan dengan pasal IQA
ISO 9001 Judul Pasal
4.2.4 Pengendalian catatan
5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang
5.6 Tinjauan Manajemen
6.1 Sumber daya
6.2.2 Pelatihan
8.5 Peningkatan
21. Elements of competence
• Personal attributes
• Auditor training
• Work experience
• Audit experience
• Education
22. Penunjukan Auditor
Auditor tidak boleh mengaudit departemennya sendiri atau
pekerjaannya yang menjadi tanggung jawabnya
Auditor harus memiliki:
• Pengetahuan
• Ketrampilan
• Kepribadian
• Pendidikan
• Pelatihan
• Pengalaman
23. Pengetahuan
• Prosedur, alat, dan metodologi audit
• Dokumen sistem manajemen
• Situasi perusahaan atau bagian yang
diaudit
• Perundangan-undangan, peraturan dan
persyaratan lainnya yang relevan
24. Ketrampilan
Verbal
• Cara bertanya dan intonasi suara
• Kejelasan pertanyaan
• Kejelasan tutur kata
• Level komunikasi
Non verbal
• Roman muka
• Body language
• Penempatan diri
27. Manajemen Program Audit
Kewenangan program Audit Plan
Penetapan Program Audit
Do
Kompetensi Auditor
Act
Improvement Penerapan Program Audit
Kegiatan Audit
Check
Pemantauan dan Tinjauan program Audit
29. Fungsi-fungsi dalam Audit Internal
• Manajemen
• Manager program Audit Internal
• Auditor
• Ketua Tim Auditor
• Auditee
30. Tanggung Jawab manajemen
• Menunjuk manajer program Audit
• Memberi wewenang untuk merencanakan
Audit Internal
• Menyelesaikan masalah yang menyangkut
kebijakan
• Menyediakan Sumber Daya
31. Manager Program Audit Internal
• Membuat rencana audit internal
• Memilih, melatih dan membuat kualifikasi
untuk auditor Internal
• Menunjuk Tim Audit
• Memonitor dan memastikan pelaksanaan
Audit Internal
• Memelihara catatan audit internal
• Melaporkan hasil audit pada saat rapat
tinjauan manajemen
32. Tugas lead auditor
• Mengatur semua proses audit
• Membantu menunjuk anggota team Audit
• Memimpin pertemuan pembukaan
• Memimpin pelaksanaan Audit
• Mempresentasikan hasil Audit
• Memimpin pertemuan penutupan
• Membuat laporan hasil audit
33. Tugas Auditor
• Bekerjasama dan membantu lead auditor
dalam melaksanakan audit
• Melaksanakan audit sesuai dengan
standar dan ruang lingkup yang ditetapkan
• Mempersiapkan dokumen dan informasi
yang penting
34. Auditee
• Koordinasi dengan tim audit tentang
rencana audit
• Menjamin kehadiran personel yang
relevan menyediakan fasilitas yang
diperlukan
• Menindak lanjuti hasil audit dengan
tindakan perbaikan
• Mendokumentasikan hasil audit serta
tindakan perbaikan yang diperlukan
37. Persiapan Audit
Persiapan Aktifitas Audit ke lapangan
1. Pembuatan rencana audit
2. Penugasan tim audit
3. Pembuatan dokumen kerja (check list,
formulir untuk mencatat temuan)
38. Penugasan Tim Audit
• Disesuaikan dengan pengetahuannya pada
area/proses, bila perlu mengundang technical
expert
• Komposisi disesuaikan dengan luas area dan
fungsi yang ingin diaudit
• Kecakapan audit (mengerti tehnik audit)
• Auditor harus independen
• Tips untuk internal audit sebaiknya auditor
adalah pelanggan proses yang diaudit
39. Auditor
• Memahami tujuan audit
• Memahami ruang lingkup audit
• Mencari informasi tentang area sasaran
audit (dokumentasi, diskusi dengan
manajemen atau technical experts)
• Memahami proses
• Menyusun check list audit
40. Tinjauan dokumen
• Bandingkan dengan persyaratan ISO
• Segala ketidak jelasan mengenai
dokumen harus ditanyakan
• Dokumen-dokumen lain yang terkait
41. Pembuatan dokumen audit
(penyusunan check list)
• Fungsi check list
• Sebagai pedoman
• Memperlancar audit
• Catatan mengenai cakupan audit
42. Aspek yang dibutuhkan dalam
menyusun check list
• Dokumentasi
• Peralatan
• Data
• Orang
• proses
44. Pelaksanaan Audit
• Opening meeting
• Pengumpulan dan verifikasi informasi
• Temuan audit
• Komunikasi dengan auditee
• Persiapan closing meeting
• Closing meeting
45. Pertemuan pembukaan/opening
meeting
• Memperkenalkan tim auditor
• Menjelaskan tujuan audit, standar dan metode
yang digunakan serta ruang lingkup audit
• Konfirmasi jadwal audit
• Konfirmasi auditee per bagian
• Memberikan penjelasan kepada auditee tentang
hal-hal yang masih dipertanyakan
46. Proses on-site Audit
Informasi Didapat melalui
Review dokumen,
Interview, pengamatan
dsb
Lakukan verifikasi Bukti Audit
Bandingkan dengan Temuan Audit
Dokumen persyaratan
Tinjauan Kesimpulan audit
48. Dokumen
• Dokumen yang dibutuhkan tersedia?
• Berisi informasi yang dibutuhkan?
• Dokumen memiliki identifikasi?
• Dokumen dikendalikan penggunaannya?
• Apakah termasuk dokumen eksternal?
49. Peralatan
• Memadai?
• Dirawat?
• Diidentifikasi?
• Digunakan dengan benar?
54. Teknik audit
• Klarifikasi atas pernyataan auditee yang
kurang jelas
• Wawancara dengan menggunakan tanya
5 W dan 1 H
• Observasi
• Verifikasi
• Pengambilan contoh secara acak
56. Ketrampilan audit
Tanya
(Bertanyalah dengan efektif)
Periksa Amati
(bukti-bukti yang (Amati/dengar/Simak)
Sudah dijelaskan
Auditee)
57. Kode etik auditor
Yang harus dilakukan:
• Menjaga kerahasiaan auditee
• Bersikap netral
• Mendengar penjelasan auditee
• Sopan-santun dan ramah
• Melaporkan hasil audit berdasarkan fakta
Yang tidak boleh dilakukan:
• Menekan auditee dengan jabatannya
• Mengadu domba antar auditee
• Mengejek, melecehkan auditee
• Emosi, lepas kendali, berkata kasar, memaki
58. Rapat penutupan
• Mengucapkan terima kasih
• Mengkonfirmasi lingkup audit yang sudah
dilaksanakan
• Menyampaikan hasil audit
• Menentukan waktu penyelesaian tindakan
perbaikan
• Memberi kesempatan untuk bertanya
59. Karakteristik positif auditor
• Percaya diri
• Terlatih berdiplomasi
• Ingin tahu
• Pendengar yang baik
• Cakap dalam berbagai medan
• konstruktif
60. Karakteristik negatif auditor
• Tanpa perencanaan • Pendekatan tidak
• Subyektif profesional
• Buruk berkomunikasi • Tidak pandai
• Gampang mengatur waktu
dipengaruhi • Pemalas
• Mudah membentuk • Takut memberikan
opini dan kesimpulan penilaian negatif
• kaku • berdebat
61. Karakter dan situasi audit
• Orang yang argumentatif
• Serangan frontal
• Pembuang waktu
• Pikun
• Dokumen hilang
• Lunch break diperpanjang dsb
62. Analisa hasil temuan audit
• Besar/kecil masalah?
• Auditee sadar akan permasalahan?
• Pernah ditemukan pada audit
sebelumnya?
63. Kategori temuan Audit
Ketidak sesuaian minor:
• Bila terjadi ketidaksesuaian antara salah satu tahapan pada SMM
(misal: prosedur atau instruksi kerja) tidak sesuai dengan
pelaksanaan di lapangan.
• Bila salah satu dari persyaratan ISO 9001:2008 tidak konsisten
diterapkan.
Ketidaksesuaian Mayor:
• Bila terjadi akumulasi ketidaksesuaian minor di area atau fungsi
tertentu sehingga dapat disimpulkan adanya sistem yang total
breakdown.
• Bila ada satu persyaratan wajib yang tidak diterapkan
Observasi:
• Kecenderungan/potensi ketidaksesuaian yang dapat berdampak di
masa depan
64. Penulisan Temuan Audit
Isi temuan audit harus mencakup:
• Problem yang ditemui
• Lokasi ketidaksesuaian ditemukan
• Objective evidence/bukti yang mendukung
ketidaksesuaian
• Referensi yang digunakan
67. Pelaporan Audit
Laporan audit meliputi:
• Ruang lingkup dan sasaran audit
• Jadwal audit
• Anggota tim audit
• Auditee
• Identifikasi dokumen rujukan terhadap audit yang
dilakukan
• Observasi audit dengan bukti pendukung
• Ketidaksesuaian
• Kesimpulan/keputusan audit
• Rekomendasi pada tindak lanjut atau verifikasi pada
audit berikutnya
68. Keseluruhan laporan harus
mencakup:
1. Identifikasi laporan
2. Ruang lingkup dan sasaran audit
3. Rincian dari audit program, para auditor, tanggal dan
dan area dimana audit dilaksanakan
4. Identifikasi dari dokumen referensi terhadap audit yang
dilakukan
5. Pengamatan audit, ketidaksesuaian dan bukti
pendukung
6. Rekomendasi tindak lanjut dari tindakan perbaikan
untuk audit berikutnya
7. Kesimpulan oleh Tim Audit
69. Distribusi laporan audit
• Top Manajemen
• Anggota tim tinjauan manajemen
• Tim audit dan auditee
• Personel yang bertanggung jawab untuk
tindakan perbaikan
70. Tanggung jawab tindakan perbaikan
Tim Audit:
• Mencatat ketidaksesuaian yang ditemukan
dalam CAR
• Menjelaskan ketidaksesuaian pada Auditee
• Meminta persetujuan dari auditee mengenai
batas waktu pelaksanaan tindakan perbaikan
• Mengontrol dan memonitor penerbitan dan
pengambilan CAR
71. Tanggung jawab tindakan perbaikan
Auditee:
• Mengerti dengan jelas ketidaksesuaian yang ditemukan
auditor
• Menyelidiki dan menentukan akar penyebab masalah
• Melakukan tindakan perbaikan untuk mencegah
terulangnya permasalahan yang sama
• Melakukan pengendalian untuk menjamin efektifitas
tindakan perbaikan
• Mencatat tindakan perbaikan yang diambil dan merubah
dokumen (bila perlu)
• Mengembalikan CAR kepada auditor untuk diverifikasi
72. Tindakan perbaikan
• Auditee harus memberikan perhatian
terhadap setiap temuan audit yang
diberikan
• Perhatian tersebut dapat berupa tindakan
perbaikan
• Setiap tindakan perbaikan disesuaikan
dengan ISO 9001:2008
• Dilakukan sesuai rencana (tindakan dan
waktu)
73. Tindak lanjut audit
• Setiap tindakan perbaikan harus
diverifikasi
• Verifikasi oleh auditor
• Setiap ketidaksesuaian yang timbul dari
tindak lanjut audit ditetapkan sebagai
temuan baru dan dilaporkan ke Top
Management
• Sebagai masukan audit selanjutnya
74. Tinjauan manajemen/ Manajemen Review
• Tinjauan secara teratur terhadap
kebijakan dan prosedur tertulis dari
sistem mutu
• Tinjauan terhadap hasil audit internal
untuk memastikan bahwa sistem mutu
diterapkan dan diikuti sebagaimana yang
dipersyaratkan
75. Kasus
1. Bp. Rudi melakukan Audit di PUDC Surabaya.
Beliau melakukan Audit di bagian Radiologi.
Beliau mengamati bahwa terdapat tumpukan
film CR No. Seri 48-50. Beliau melihat bahwa
suhu ruangan menunjukkan 25 C, sedangkan
di label film harus disimpan pada suhu 10-24
C. Menurut P. BB hal ini sudah biasa dan tidak
ada komplain dari pelanggan, bahkan hasil
fotonya paling baik mutunya di Surabaya.
76. 2. Ibu yeni melakukan AME di PUDC . Pada
waktu melakukan audit di bag SDM, beliau
tidak menemukan penilaian kinerja pada
koordinator sore (Ibu X) dan manajer
marketing Z yang seharusnya dinilai.
Menurut Ibu Y masalah itu terjadi karena
lupa mengingatkan pegawai tsb
77. Anda tidak akan dihargai sebagai seorang
auditor jika tidak dapat mengevaluasi hasil
temuan dan hanya melaporkan hal-hal
sepele.
Thanks
dokdev09@gmail.com