Conhecimento competitivo

Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo.

DOCUMENTAR
Intranet Portal

Unidade de Gestão do Conteúdo e Conhecimento
Unidade de Gestão do Conteúdo e Conhecimento
Ângela Guimarães
Ângela Guimarães
Diretora
Diretora
www.documentar.com.br
©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

A Documentar

 Mais de 24 anos de atuação, considerada
referência em Gestão de Documentos e
Informação

 Mais de duzentos funcionários, profissionais
diversas áreas do conhecimento Gestão do
2007/09 Conhecimento
 Carteira constituída por grandes clientes, com Corporativo
atuação em todo o território Nacional
2006 Modelagem de Processos
 Empresa inovadora e precursora nesse e Sistemas Normativos
segmento com Metodologia e Competência
.
reconhecidas pelo mercado Gestão física e eletrônica
2000 de conteúdos informacionais
 Empresa Reconhecida - 2008 corporativos

 Entre as 200 maiores empresas 1995
brasileiras de TI – Info Exame
 Entre as 200 maiores empresas do Organização de Documentos
segmento PME – Revista Exame PME
1985


Soluções Documentar...
INFORMATION BUSINESS FRAMEWORK

GESTÃO DE CONHECIMENTO

GESTÃO DE PROCESSOS E REGRAS DE NEGÓCIO
Estratégia Integração Colaboração Inovação Capital Intelectual
Competitiva

GESTÃO DA INFORMAÇÃO

TECNOLOGIA
Tomada Estratégia de Processos Infraestrutura de TI
de Decisão Negócios PROCESSO DE GESTÃO

INTEGRADA DE INFORMAÇÃO
GESTÃO DE DOCUMENTOS
E CONHECIMENTO PARA NEGÓCIO
Físicos e Eletrônicos
Operações Jurídico Financeiro Administrativo Outras

D1 D2 D3 D4
Benefícios Acervos Documentais


Portfólio de Soluções Documentar

INFORMATION BUSINESS FRAMEWORK

GESTÃO DE CONHECIMENTO

GESTÃO DE
ANÁLISE CORPORATIVA GESTÃO DE
E PLANEJAMENTO DO IMPLANTAÇÃO DO OUTSOURCING DO PROCESSOS E
MODELO DE GC PROCESSO DE GC TECNOLOGIA
MODELO DE GC REGRAS DE
NEGÓCIO
IMPLANTAÇÃO DE
TECNOLOGIA
PRÓPRIA
GESTÃO DA INFORMAÇÃO ASSOCIADA OU
MODELAGEM NÃO À DE
PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO DE , REDESENHO E TERCEIROS PARA
IMPLEMENTAÇÃO DE SOLUÇÕE PRÉ OUTSOURCING DO AUTOMATIZAÇÃO SUPORTAR AS
SOLUÇÕES VOLTADAS FORMATADAS PARA PROCESSO DE GESTÃO DE PROCESSOS SOLUÇÕES
PARA DEMANDAS DEMANDAS RECORRENTES DA INFORMAÇÃO PROPOSTAS
ESPECÍFICAS DO CLIENTE DOS CLIENTE

ORGANIZAÇÃO E
GESTÃO DE DOCUMENTOS DESENVOLVIMENTO
DE SISTEMAS
ELABORAÇÃO DE NORMATIVOS
INSTRUMENTOS DE ORGANIZAÇÃO E
TERCEIRIZAÇÃO DE
SUPORTE INFORMATIZAÇÃO DE DE
PROFISSIONAIS PARA
(TTD, Taxonomias, Planos de ACERVOS DOCUMENTAIS
GESTÃO DE
Arquivos, Vocabuláridos (ARQUIVOS E
DOCUMENTOS
Controlados BIBLIOTECAS)


Atuação

Matriz
• Belo Horizonte

Filial
• Rio de Janeiro

Operações e clientes
• Brasil
• Bolívia
• Argentina


Referências

Secretaria de Estado de
Desenvolvimento
Econômico


Referências


Alguns Projetos

 BPO  S. Normativo  GD/GI
 Embratel  BNDES  Açominas
 Samarco P3P  Petrobras Materiais  Ambeve Jurídico e
 Vale  Petrobras RH Financeiro
 Banco Fidis  Banco Itau  Deten Química
 Petrobras RSUD  Petros  Sest/Senat
 Ferrous
 Fiat Comunicação
 Processos  Taxonomia
 Samarco GD
 Sest/Senat  Deten Quimica
 Sanofi
 Samarco GC  Vale
 Samarco P3P
 Sanofi  Rede Globo
 Belgo Mineira
 Votoratin  Sest/Senat
 Andrade Gutierrez
 Belgo Mineira  SEDE
 SENAC -SP
 CCEE  Sanofi
 SEDE
 Banco Itaú
 BDMG Jurídico


Reconhecimento

PREMIO MAKE 2009 - AS MAIS
ADMIRADAS EM GESTÃO DO
CONHECIMENTO


A Documentar em 2006
DESAFIO?
 Prestação de serviços de Consolidação de
Sistemas Normativos, Modelagem de
Processos de Gestão de Documentos e Gestão
da Informação Gestão do
2007/09 Conhecimento
21 anos de atuação, considerada Corporativo
referência em Gestão de Documentos
2006 Modelagem de Processos
 Carteira constituída por grandes clientes e Sistemas Normativos
.
Gestão física e eletrônica
2000 de conteúdos informacionais
 Empresa visionária e precursora nesse
segmento corporativos

1995
 Metodologia reconhecida
pelo mercado Organização de Documentos

1985


O que motivou?

Equipe Interdisciplinar

Grande volume de projetos

Dispersão geográfica da equipe

Conhecimento acumulado, registrado e pouco
aproveitado

Possibilitar a reutilização das INFORMAÇÕES relacionadas ao
conteúdo dos Projeto Técnicos já executados.

Reduzir retrabalho

Fomentar e administrar o CONHECIMENTO Organizacional

Desenvolver uma nova área de NEGÓCIO


Ação Estratégica
PLANEJAMENTO ESTRÁTÉGICO DOCUMENTAR
2006

Objetivos Estratégicos

Desenvolver continuamente a cultura de
produção, registro, compartilhamento e gestão do
conhecimento técnico-tecnológico

Internalizar na rotina e na cultura empresarial o
processo de inovação


Ações
Implantação, em outubro de 2006, da Unidade de Gestão do
Conteúdo e do Conhecimento – UGC sob o comando de uma das
sócias da empresa.

Desenvolvimento do Planejamento Estratégico da Unidade, definindo
Objetivos e metas para os próximos 03 anos.

Definição dos projetos e atividades a serem implantados, com base
nos objetivos e metas definidos, nas necessidades identificadas e nos
critérios do “Prêmio Make”.

Implantação da “Intranet Documentar”, como um ambiente de
colaboração, compartilhamento do conhecimento e acesso à
informações relevantes para as atividades profissionais.


Objetivos da GC
Acesso e
reutilização das
informações
geradas em
projetos já
executados Registro e
compartilhamen
Otimização da
to do
inteligência
conhecimento
corporativa
interno e
externo

Fomento e Registro e
criação de compartilhame
novos nto das lições
conhecimentos aprendidas

Potencializaçã
Efetivação do
o da geração
processo
de inovação de
colaborativo
valor


Foco – Critérios MAKE
Prêmio MAKE - Most Admired Knowledge Enterprise - de excelência em
Gestão do Conhecimento, avalia, através de seus critérios, se uma
organização:

7.
5.
1. 4. 6. Gerencia o
2. Cria e
Estabelec 3. Desenvol Cria e conhecime 8.
Cria, mantém
e uma Maximiza ve e mantém nto do Gerencia
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suporte à de
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do al em aprendiz fidelidade valor ao
Conhecim de
conhecim produtos ado e valor acionista
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meso


DOCUMENTAR
DOCUMENTAR
Intranet Portal
Intranet Portal


Infelizmente, não é tão fácil assim…


Projetos de GC e a Intranet

Programas de Incentivo à participação dos colaboradores

Notícias do Conhecimento

Elaboração da Taxonomia e do Gossário Técnico

Elaboração dos Padrões Documentar

Desenvolvimento da “Base do Conhecimento”
Desenvolvimento da “Base de Projetos Realizados”

Remodelagem do site Documentar

Ampliação dos canais de comunicação entre a empresa e os colaboradores
Apoio e disseminação das atividades de capacitação
Apoio e disseminação do modelo de gestão por competências
Programas de inovação
Desenvolvimento da metodologia para diagnóstico e implementação de projetos de GC
Construção da Intranet Documentar


Base de Projetos Realizados

I4BS Web/WebPart:

• Busca por Dossiê
Eletrônico
• Busca pela Estrutura de
Pastas
•Busca por Conteúdo
(Fulltext/Fuzzy search).
• Busca Avançada
• Busca por Perspectivas
(Taxonomias)
• Busca por Tipo de
Documento


Fatores de Sucesso
 Concepção baseada nos processos de negócio
da Documentar
 A Intranet esta inserida na rotina Documentar,
Intranet Documentar
sendo caminho obrigatório para registro de
“Espaço para integração, solicitações, da informação e do conhecimento
conexão e colaboração” produzido pela empresa.
 Maior facilidade de acesso aos produtos e
serviços da Gestão do Conhecimento
 Disponibilização de canais de comunicação
 Aperfeiçoamento dos processos de interação e
comunicação interna

Tecnologias utilizadas

INTRANET DOCUMENTAR


A INTRANET DOCUMENTAR


Alguns Números
 Número de usuários cadastrados atualmente na
Intranet: 265

 Últimos números de acessos mensais:
1535 em julho
998 em agosto
1276 em setembro

 NC já publicados: 438 – 1a. Publicação: 28/02/07

 Número de colaboradores que já se
apresentaram: 18 – desde 17/11/2008

 Número de documentos na Base do
Conhecimento: 18.600


Alguns Números
Circuito do Conhecimento: 9 edições e 22
documentos publicados na Intranet este ano

Número de trabalhos aprovados em eventos e
periódicos neste ano: 6

Eventos Mapeados e divulgados em 2009
(cursos, palestras, congressos): 81

Número de recursos incorporados à Intranet no mês de setembro: 4
(Agenda de recursos, Padrões de documentos de projetos, Reservas de
salas e Controle de tarefas da UGC)

Funcionalidades da Intranet atualmente: 70 entre repositórios de
documentos e sistemas

Número de termos na taxonomia Documentar: 253 termos, sendo
23contribuições de colaboradores neste ano

Alguns Números
Dados do Atende RH
Media de atendimentos realizados por mês:
 1º. Trimestre do canal de atendimento: 358 consultas/média de 1,08 consulta por
funcionário (somente dúvidas e questionamentos dos processos já instalados).
 Último trimestre do canal de atendimento: 261 consultas /média 1,08 consulta por
funcionário (dúvidas e questionamentos de processos já instalados e dos novos processos -
Plano de Cargos e Salários, Avaliação de Desempenho e Convênios) .

Numero de melhoria em processos/produtos realizados antes e após a implementação:
 A área de RH atualmente tem 23 processos de trabalho. 60% dos processos foram
revisados em função da implementação da prática.

Tempo médio de solução de problema antes e após da
implementação da prática:
Os problemas eram solucionados em um prazo médio de 10
dias. Desde a implantação do canal são solucionados em 2
dias. As respostas fora de prazo não chegam a 1%

Quantas FAQs o Atende RH gerou (Reuso da informação).
35 FAQs
8 revisões no Manual do Empregado


Alguns Números

 Desenvolvimento da Base do Conhecimento ( reuniu, em
uma base única, o conteúdo relevante e atual para o negócio)
com crescimento de 400% de acessos mensais.

Reutilização de conteúdos já registrados em projetos da
empresa, verificado através do crescimento de de 300% do
número de acessos, por usuário, as informações
disponibilizadas na Intranet.

 Fomento à criação e disseminação do conhecimento de interesse organizacional, com
crescimento de 220% de participação após a implantação das praticas de incentivo a
gestão do conhecimento na empresa.

Aumento em 33% a taxa de novas visitas ao site da Documentar, possibilitando novos
contatos, clientes e parcerias.


Resultados

Proteção do conhecimento organizacional
Maior integração da equipe
 Redução de retrabalho
 Fomento à criação e disseminação do conhecimento
 Automação do processo de registro e recuperação de informações
 Promoção e fomento ao debate e a análise de novas práticas
 Incentivo ao processo de inovação
Elaboração da Linha de atuação “Gestão do Conhecimento”
 Agilidade e precisão na tomada de decisão


Depoimentos
“O processo de Gestão do Conhecimento implantado na Documentar realmente
agregou muito valor ao nosso dia-a-dia. A forma com que foi implantado
despertou/incentivou a cultura do compartilhamento de conhecimento de forma
padronizada e estruturada, possibilitando a recuperação rápida e precisa das
informações, por qualquer funcionário, indiferente do projeto ou região que estiver
trabalhando. As iniciativas da UGC encurtaram às distâncias geográficas entre a
Documentar e seus funcionários além de potencializar a formação dos nossos talentos
internos.”
Renata Melo – Gerente de Gestão de Pessoas

“Depois da estruturação de nossa Intranet pude perceber como melhorou o
compartilhamento e disseminação de informações empresa-colaborador-empresa. A
UGC está fazendo um excelente trabalho! As notícias, a Base de Conhecimento, os
links, os eventos, ou seja, toda informação útil para nossa atuação é compartilhada
gerando conhecimento, isso nos diferencia e qualifica perante o mercado e os clientes”.
Elaine Pinto – Gerente Regional de Vendas

UGC - Disseminando informação,
colhendo conhecimento.


Depoimentos
“A utilização da Intranet foi muito importante para o Sistema de Gestão da Qualidade pois
permitiu, de uma maneira muito simplificada, a gestão, o controle e a publicação de toda a
documentação e registros exigidos pela NBR ISO 9001/2008.

Uma das maiores dificuldades encontradas pelo Escritório da Qualidade era a manutenção
dos documentos atualizados no sistema de gestão anterior - SIS. Qualquer atualização e
publicação necessárias eram de responsabilidade da TI da empresa, o que nos deixava
“presos”. Agora, com a Intranet (SharePoint), o próprio Escritório da Qualidade faz todas as
publicações e alterações. Além disso, temos a garantia de que todos os usuários da Empresa
tem acesso ao nosso conteúdo de maneira simples!”
Ana Rita Garcia – Consultora e Representante da Direção na Gestão da Qualidade

“Tive a oportunidade de acessar a Intranet da empresa em que um amigo meu trabalha e
pude comparar e notar algo que me deixou feliz, ele tem um limite de acesso enquanto
aqui na intranet da Documentar temos mas conteúdos ; informação, dicas etc. e podemos
assim acompanhar o crescimento da empresa da qual faço parte . E recebi o cartão de
contribuição/participação. Parabéns pelo crescimento e sucesso.”
Elaine do Vale Vasconcelos – Auxiliar Técnico

UGC - Disseminando informação,
colhendo conhecimento.


Utilize nosso conhecimento como seu UGC - Disseminando informação,
diferencial competitivo. colhendo conhecimento.

Obrigada!!!

Ângela Rodrigues de Araújo Guimarães
angela.guimaraes@documentar.com.br
conhecimento.ugc@documentar.com.br


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