GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs.

GUÍA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs.

Participó en la construcción:
– Grover Alvarez

Participó en la revisión:
– Ludmila Santa Cruz

Edición:
– Isabel Mercado

Este documento se imprimió con el apoyo técnico y financiero de AOS PADEM

© PADEM 2012

Esta publicación es propiedad del Programa de Apoyo a la Democracia Municipal. Se autoriza su reproducción,
total o parcial, a condición de citar la fuente y la propiedad.

Impreso en Bolivia


Contenidos

1. INTRODUCCIÓN 5

2. PREPARACIÓN 7

2.1. Perfiles de Proyecto 7
2.2. Estudios a diseño final 8
2.3. Planos Tipo 13
2.4. Especificaciones técnicas 14
2.5. Precios Unitarios 15

3. EVALUACIÓN DEL PROYECTO 15

3.1. Planillas parametrizadas 17

4. INSCRIPCIÓN PRESUPUESTARIA 17

4.1. Asignación de recursos al proyecto 18
4.2. Registro del proyecto en el SISIN-WEB 19
4.3. Elaboración del anteproyecto de presupuesto de inversión pública municipal 19
4.4. Modificaciones presupuestarias. 19

5. CONTRATACIÓN 20

5.1. Actividades previas 21
5.2. Evaluación y Adjudicación 24
5.3. Suscripción de Contrato 25

6. EJECUCIÓN 25

6.1. Inicio de obra 26
6.2. Boletas y Pólizas de garantía 26
6.3. Libro de Órdenes de Trabajo 30
6.4. Cronograma 31
6.5. Cómputos Métricos 32
6.6. Planillas de Avance de Obra o Certificados de Avance de Obra 33
6.7. Ampliaciones de Plazo 34
6.8. Rutinas de supervisión de obras 36
6.9. Informes del Supervisor 37
6.10. Informes del fiscal municipal 38
6.11. Modificaciones al Contrato 38
6.12. Recepción provisional 40
6.13. Recepción definitiva 41
6.14. Multas 43

3

USO INTERNO DE LAS AMDEs

7. CIERRE DE PROYECTO 44

8. ANEXOS (CD ADJUNTO)

ANEXO 1 Guías de perfiles del VIPFE

ANEXO 2 Guías de perfiles de FPS

ANEXO 3 Reglamento básico de preinversión

ANEXO 4 Guías para la elaboración de proyectos a diseño final del FPS

ANEXO 5 Guía técnica de diseño de proyectos de agua potable para poblaciones
menores a 10.000 habitantes

ANEXO 6 Guía para la elaboración de proyectos de riego menores

ANEXO 7 Planos tipo elaborados para el sector salud, educación, saneamiento básico

ANEXO 8 Especificaciones técnicas de proyectos de agua potable y saneamiento básico
para poblaciones menores a 10.000 habitantes

ANEXO 9 Precios unitarios del Viceministerio de Vivienda

ANEXO 10 Precios unitarios del Gobierno Municipal de La Paz

ANEXO 11 Proceso de formulación presupuestaria

ANEXO 12 Procedimiento de registro de proyectos en el SISIN-WEB

ANEXO 13 Procedimiento de modificaciones presupuestarias

ANEXO 14 Decreto Supremo Nº 181 Contrataciones del Estado

ANEXO 15 Modelo de acta de inicio de obra

ANEXO 16 Modelo de acta de recepción provisional con y sin observaciones

ANEXO 17 Modelo de acta de recepción definitiva

ANEXO 18 Principales actores del ciclo del proyecto


1. INTRODUCCIÓN
La presente Guía tiene la finalidad de apoyar a los gobiernos autónomos
municipales en la ejecución de proyectos de inversión con montos entre
20.000 y 1.000.000 de bolivianos, tomando en cuenta la normativa
existente en Bolivia.

Los proyectos de este rango concentran una gran parte de la inversión
municipal. En su mayoría son financiados con recursos municipales y
contratados bajo la modalidad de apoyo a la producción y empleo de la
norma boliviana de adquisiciones1.

La ejecución de proyectos se entiende como una secuencia de
actividades relacionadas entre sí, destinadas a lograr un objetivo, en un
tiempo determinado con un conjunto definido de recursos, en base a un
proceso denominado ciclo del proyecto, independientemente del tema
a que se refiera, a la duración del proceso y a los actores que intervienen
en el mismo.

Los proyectos municipales atraviesan por varias etapas desde la
preparación, evaluación, inscripción, contratación hasta la ejecución. En
cada una de las etapas se producen documentos inherentes al proyecto.
La elaboración de estos en las distintas etapas está normada y son de
1Decreto supremo Nº 0181,
aplicación obligatoria; en las etapas que no existen normas, la presente
Modalidad de Apoyo a la
Producción y Empleo de las Guía coadyuva con ciertos instrumentos para el uso referencial. La guía
Normas Básicas del Sistema de
Administración de Bienes y procedimental operativa en base al ciclo del proyecto detalla cada uno
Servicios.

5


de los procesos, con los respectivos formularios e indicando si son de
uso obligatorio o referencial.

CICLO DEL PROYECTO

Preparación

Ejecución Evaluación

Contratación Inscripción

La etapa de preparación comprende la elaboración del estudio a diseño
final, comenzando por la elaboración del perfil y posteriormente,
aplicando la guía genérica del VIPFE o las guías específicas desarrolladas
por los distintos sectores2.Para facilitar este proceso es posible utilizar
información desarrollada por entidades y sectores nacionales referida a:
planos tipo, especificaciones técnicas y precios unitarios.

La etapa de evaluación del proyecto, se realiza mediante el cálculo de
varios indicadores socioeconómicos como: el valor actual neto (VAN),
valor actual neto socioeconómico (VANS), costo eficiencia (CE) y valor
actual neto privado (VANP). Estos pueden calcularse a través del
paquete informático desarrollado por el VIPFE denominado Planillas
Parametrizadas. A partir de los resultados de los indicadores se decide
ejecutar, reformular o abandonar el proyecto.

La siguiente etapa consiste en inscribir el proyecto en el Presupuesto
General del Estado, cuando éste es aprobado por la Asamblea
Legislativa, se aprueba el uso de recursos municipales. Los pasos previos 2 Guía técnica de diseño de
proyectos de agua potable para
a la inscripción se refieren a la priorización participativa de los proyectos poblaciones menores a 10.000,
elaborada por el Viceministerio de
a nivel local, la inscripción en el POA y presupuesto municipal y su Agua Potable y Saneamientos

posterior registro en el SISIN WEB.
Básico. ha desarrollado la

6


Siguiendo el ciclo del proyecto, una vez inscrito el proyecto se realiza la
contratación de un proveedor o contratista para la ejecución del
proyecto. En proyectos de este rango el proceso de contratación debe
sujetarse con carácter obligatorio a las Normas Básicas del Sistema de
Administración de Bienes y Servicios y comprende varias actividades
desde la preparación de los documentos base de contratación hasta la
adjudicación y firma del contrato.

La siguiente etapa es la ejecución misma del proyecto que comienza
con el inicio de obra pasando por la recepción provisional y definitiva de
la obra hasta el cierre del proyecto.

2. PREPARACIÓN
La preparación de los proyectos se inicia con la preinversión en la que
se elaboran dos tipos de estudios: perfiles de proyectos y estudios a
diseño final.

Los estudios de preinversión pueden ser elaborados de dos maneras:

• En forma directa por los funcionarios del municipio, cuando éste
tiene la suficiente capacidad técnica.
• Mediante la contratación a profesionales externos.

En ambos casos, la preinversión debe sujetarse a las estipulaciones
técnicas y operativas establecidas en las guías sectoriales, en los casos
en que no hayan estas guías se debe utilizar el Reglamento Básico de
Preinversión.

2.1 Perfiles de Proyecto

Los perfiles de proyectos son documentos que permiten realizar
una preselección de potenciales proyectos a apoyar, si estos son
aceptados, se pueden desarrollar los estudios a diseño final. Los

7


perfiles de proyectos se elaboran en base a especificaciones
técnicas elaboradas por el Viceministerio de Inversión Pública y
Financiamiento Externo (VIPFE) y el Fondo de Inversión Productiva
y Social (FPS).

Guías de Perfiles del VIPFE
El VIPFE ha desarrollado una serie de guías de perfiles para
distintos tipos de proyectos como: vías, salud, riego, agua,
alcantarillado, mercados, educación y caminos. En el Anexo Nº 1
(CD adjunto) se pueden encontrar cada uno de estos perfiles.

Guías de Perfiles del FPS
El FPS plantea un concepto básico de perfil de proyecto3:“Se
entiende por perfil de proyecto una descripción del problema o la
necesidad de la demanda social. Además de definir el propósito, la
pertinencia y toda la información necesaria que sustente el perfil.
El perfil ayuda a asegurar que las prefecturas, municipios, y
miembros de la comunidad comprendan: sus objetivos, las
posibles implicaciones de su propuesta en términos de inversión,
costos operativos, de mantenimiento y otros factores. El perfil del
proyecto permitirá en primera instancia definir la pertinencia,
elegibilidad y viabilidad de la idea de proyecto, antes de elaborar
y presentar estudios a diseño final completos o de requerir
financiamiento para la etapa de pre inversión”.

En el Anexo Nº 2 (CD adjunto) se presentan las guías elaboradas
por el FPS para los proyectos siguientes: infraestructura educativa,
salud, infraestructura de agua y saneamiento básico,
infraestructura de transporte, apoyo a la producción,
transformación y comercialización, y microriego.

2.2 Estudios a diseño final

Cuando los perfiles de proyectos son aceptados, es posible
desarrollar propuestas más completas como el Estudio de 3 Guía de elaboración de
proyectos del FPS.

8


Identificación (EI) y el Estudio Integral Técnico, Económico, Social
y Ambiental (TESA). El Reglamento Básico de Preinversión4 (RBP)
es de uso y aplicación obligatoria para todas las entidades del
sector público, éste establece que el EI y el TESA son los dos tipos
de estudios a diseño final en la fase de preinversión. No obstante
este reglamento, desde varias instituciones y sectores se han
desarrollado reglamentos específicos en base al RBP, estas
herramientas han sido aprobadas por el VIPFE. En la actualidad, se
cuentan con guías de proyectos a diseño final del FPS, guías
sectoriales del Viceministerio de Agua Potable y Saneamiento
Básico y del Viceministerio de Recursos Hídricos y Riego.

2.2.1 Estudio de Identificación (EI)

El Reglamento Básico de Preinversión aprobado por el
VIPFE define el EI como: La relación problema-proyecto, a
través de la elaboración del diagnóstico de una situación
objetivo basado en indicadores y necesidades técnicas,
sectoriales y beneficiarios locales; en el marco del Plan
Nacional de Desarrollo (PND), planes departamentales y
municipales.

El RBP es una guía general de uso obligatorio para
proyectos cuyo monto de inversión es menor a Bs.
1.000.000 (un millón de bolivianos), que se aplica en la
elaboración de proyectos de preinversión donde no existen
guías específicas.

El EI se concentra en el planteamiento de las alternativas de
solución al problema, es un estudio incremental del
proyecto; es decir, debe realizarse comparando la situación
4 Resolución Ministerial No.
sin proyecto y la situación con proyecto. El contenido del
29/2007 de 26 de febrero de
2007 que aprueba el Reglamento EI es el siguiente:
Básico de Preinversión, elaborado
por el Viceministerio de Inversión
Pública dependiente del
Ministerio de Planificación del • Diagnóstico.
• Estudio de mercado.
Desarrollo.

9


• Tamaño y localización.
• Situación sin proyecto.
• Análisis de ingeniería.
• Especificaciones técnicas, administrativas y operacionales.
• Ficha ambiental.
• Evaluación socioeconómica.

En el Anexo Nº 3 (CD adjunto) se expone inextenso el
Reglamento Básico de Preinversión donde se describe el
contenido de un Estudio de Identificación.

2.2.2 Proyectos a diseño Final del FPS

Los municipios y otras entidades que deseen solicitar
financiamiento al FPS para la ejecución de proyectos de
inversión deben aplicar la Guía para Proyectos a Diseño
Final del FPS, para determinados sectores específicos.

Según el FPS el estudio a diseño final es el resultado final
de la etapa de preinversión de un proyecto de inversión
perteneciente a un sector determinado, identificado para
satisfacer alguna demanda social. El mismo para llegar a
esta etapa necesariamente cumple criterios de elegibilidad
y es priorizado por sobre otros proyectos, aspecto que
define su importancia.

El objetivo principal del estudio a diseño final del FPS, es
contar con criterios integrales (técnicos, sociales,
económicos y ambientales) que permitan evaluar la
viabilidad y factibilidad del proyecto, de tal manera que
permita tomar decisiones objetivas respecto al proyecto, a
fin de asignar eficientemente los recursos destinados a su
inversión.

El consultor o técnico municipal procederá con la
elaboración del estudio de diseño final, técnico,

10


económico, social y ambiental, siendo responsable por el
trabajo establecido en el estudio. El contenido mínimo del
estudio de diseño final establecido en la Guía del FPS, está
estructurado y formulado en el marco de las Normas
Básicas del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP).
Por lo que puede ser usada de manera opcional al Estudio
de Identificación.

El alcance que se describe en la Guía del FPS tiene carácter
enunciativo y no limitativo, pudiendo el consultor o técnico
municipal ampliar y sustanciar donde y cuando lo
considere necesario, empero sin modificar el objetivo
principal, ni la norma mencionada.

En el Anexo Nº 4 (CD adjunto) se expone la guía
desarrollada para los siguientes sectores: infraestructura
educativa, salud, saneamiento básico, infraestructura vial y
microriego.

2.2.3 Guía Técnica de Diseño de Proyectos de Agua Potable
para poblaciones menores a 10.000 habitantes

El Viceministerio de Agua Potable y Saneamientos Básico
ha desarrollado la Guía Técnica de Diseño de Proyectos de
Agua Potable para poblaciones menores a 10.000
habitantes, con el objetivo de mejorar la cobertura de los
servicios de agua potable en el área rural y poblaciones
menores; y direccionar las acciones necesarias para la
reposición y/o ampliación de sistemas de agua existentes.

La Guía se ha elaborado tomando como base la Norma
Boliviana (NB-689): Instalaciones de Agua – Diseño para
Sistemas de Agua Potable y sus respectivos Reglamentos
Técnicos editados en el año 2005. La guía establece
criterios técnicos para el diseño de sistemas de agua

11


potable para poblaciones menores a 10.000 habitantes,
considerando los parámetros establecidos por la Norma y
Reglamentos de Diseño para Sistemas de Agua Potable
vigentes.

La Guía es un instrumento de apoyo a los profesionales del
sector y a los gobiernos municipales en la elaboración de
estudios de preinversión para sistemas de agua potable.
Contiene un conjunto de documentos técnicos
desarrollados por el PROAGUAS que incluyen: planos de
diseño tipo, especificaciones técnicas y costos referenciales
para sistemas de agua potable.

En el Anexo 5 (CD adjunto) se expone la guía que contiene
los siguientes capítulos:

• Parámetros básicos de diseño.
• Captación de agua superficial.
• Captación de agua subterránea.
• Captación de agua de lluvia.
• Aducción de agua por gravedad.
• Aducción de agua por bombeo.
• Estaciones de bombeo.
• Plantas potabilizadoras de agua.
• Desinfección en sistemas de agua potable.
• Tanques de almacenamiento de agua.
• Redes de distribución.
• Bombas manuales.
• Válvulas, tuberías y accesorios.
• Obras especiales en sistemas de agua potable.

2.2.4 Guía para la elaboración de proyectos de riego
menores

El Viceministerio de Recursos Hídricos y Riego ha
elaborado la Guía para la elaboración de proyectos de

12


riego menores. La mayoría de estos proyectos son de baja
inversión con un costo menor a un millón de bolivianos, en
general se trata de proyectos de menor complejidad y se
acepta que el estudio de evaluación defina la pertinencia
de continuar o no con el EI, en base a la Ficha de
Identificación y Validación de Proyectos de Riego (FIV).

Todos los proyectos de riego, sin importar su tamaño,
deben comenzar con el llenado de la ficha FIV, el cual debe
ser necesariamente realizado por un ingeniero civil y un
ingeniero agrónomo, ambos con experiencia en proyectos
de riego. Sus conclusiones permitirán identificar los
factores de riesgo que amenazan al proyecto, y definir si es
conveniente continuar con la siguiente etapa de los
estudios.

Una vez definida con la FIV la necesidad de continuar con
los estudios a diseño final, se elabora el estudio EI, en el
caso de proyectos menores con estudios equivalentes al
nivel de diseño final, y en el caso de proyectos mayores,
con estudios equivalentes al nivel de factibilidad, siguiendo
los alcances establecidos en las presentes guías.

En el Anexo 6 (CD adjunto) se presenta la Guía para la
Elaboración de Proyectos de Riego Menores que contiene
lo siguiente:

• Instructivo de uso de las Guías de Riego.
• Ficha de Identificación y Validación de Proyectos de Riego (FIV).
• Estudio de Identificación (EI) de un Proyecto de Riego Menor.
• Anexos a la Guía.

2.3 Planos Tipo

Con el objeto de disminuir los costos de la preinversión, desde
diferentes ministerios se han desarrollado planos tipo de proyectos

13


sectoriales de uso recurrente. Estos planos facilitan el diseño de
proyectos, ya que contienen dibujos elaborados en Autocad5 con
detalles constructivos y algunos cuentan con los respectivos
cómputos métricos. Estos, pueden ser utilizados por los gobiernos
municipales para la elaboración de proyectos, sin embargo, se
debe tener el cuidado de adaptarlos a las condiciones propias del
lugar del emplazamiento para obtener un diseño más
personalizado.

Los sectores que tienen planos tipo son los siguientes:

• Salud.
• Educación.
• Agua Potable.
• Saneamiento Básico.
• Riego y Microriego.
• Caminos Vecinales.

En el Anexo Nº 7 (CD adjunto) se exponen los planos tipo
elaborados por cada sector.

2.4 Especificaciones técnicas

Las especificaciones técnicas son los documentos en los cuales se
definen las normas, exigencias y procedimientos a ser empleados y
aplicados en todos los trabajos de construcción de obras.

En nuestro país sólo el Viceministerio de Agua Potable y
Saneamiento Básico ha publicado el documento “Especificaciones
Técnicas de Proyectos de Agua Potable y Saneamiento Básico para
Poblaciones Menores a 10.000 habitantes”. Este documento
puede facilitar y mejorar la calidad de los proyectos de
preinversión e inversión del sector apoyando el trabajo de los
municipios.
5 Programa informático para
elaboración de dibujos de
ingeniería

14


El contenido de este documento es el siguiente:
• Descripción de los materiales primarios.
• Actividades comunes.
• Especificaciones técnicas de saneamiento y alcantarillado.
• Especificaciones de agua potable .
• Glosario de términos.

En el Anexo Nº 8 (CD adjunto) se puede ver este documento.

2.5 Precios Unitarios

Una manera de calcular los costos de las obras es a través de los
precios unitarios. Estos establecen el costo por unidad de cada una
de las actividades que se ejecutarán en la obras. Al multiplicar estos
precios unitarios por las cantidades de las actividades se obtendrá el
importe total de la actividad. La suma de los importes de todas las
actividades nos da el presupuesto de la obra que se quiere analizar.

Los precios unitarios descomponen el precio total en sus diferentes
componentes: materiales, equipos, mano de obra, costos
indirectos, utilidad e impuestos. Los precios unitarios se
acostumbran a presentar en planillas especialmente diseñadas para
el efecto.

Dos instituciones públicas tienen precios unitarios, el
Viceministerio de Vivienda y el Gobierno Municipal de La Paz.
Ambos documentos pueden ser útiles como referencia para la
elaboración de proyectos de inversión municipal, estos se
encuentran en el Anexo Nº 9 y Anexo Nº 10 (CD adjunto).

3. EVALUACIÓN DEL PROYECTO
6 Reglamento Básico de La evaluación de proyectos con monto entre 20.000 y 1.000.000 de
Preinversión del VIPFE, Capítulo
IV: Criterios para la toma de bolivianos se debe realizar mediante indicadores socioeconómicos6:
decisiones.

15


valor actual neto socioeconómico (VANS), costo eficiencia (CE) y valor
actual neto privado (VANP).

• El VANS representa la equivalencia presente de los beneficios netos
futuros y presentes de un proyecto expresado a precios cuenta de
eficiencia. Si el VANS es positivo, el proyecto es rentable y genera un
aumento en la riqueza de la sociedad por lo que se recomienda su
ejecución; cuando el VANS es negativo, el proyecto no es rentable lo
que implica una pérdida en la riqueza de la sociedad y no se
recomienda su ejecución. Cuando el VANS es igual a cero, se gana el
costo de oportunidad de los recursos y, por tanto, el proyecto puede
realizarse.

• El CE representa el costo promedio por unidad de beneficio de una
alternativa. Expresa los costos de un equivalente anual, que
distribuye las salidas de efectivo uniformes en el flujo de caja, por
unidad de servicio, producto y/o beneficiarios.

Si los beneficios de los proyectos no pueden ser cuantificados y/o
valorados, se establecerá el indicador CE, en tal caso, se elegirá la
opción que tenga el CE comprendido en el rango establecido por los
Parámetros Costo Eficiencia (PCE).

• El VANP representa la equivalencia presente de los ingresos netos
futuros y presentes de un proyecto expresados a precios de mercado.
Una vez determinada la conveniencia socioeconómica de ejecutar el
proyecto según lo establecido por el Reglamento Básico de
Preinversión (artículos 15 y 16), la decisión debe complementarse
con la determinación de la sostenibilidad operativa del mismo, que
mide la capacidad del proyecto basada en el VANP:

– Cuando el VANP del proyecto es mayor o igual a cero, se
recomendará la ejecución del mismo y su licitación al sector
privado.

16


– Cuando el VANP del proyecto es negativo, pero la diferencia del
valor actualizado de los beneficios y costos de operación es
mayor que cero, se subsidiará la inversión.

3.1 Planillas parametrizadas

Los indicadores socioeconómicos para la evaluación de un
proyecto pueden calcularse mediante el uso de las Planillas
Parametrizadas.

Las Planillas Parametrizadas Sectoriales son un complemento a las
Metodologías Sectoriales de Preparación y Evaluación de
Proyectos desarrolladas por el VIPFE con la finalidad de apoyar la
preparación y ejecución de proyectos de inversión pública.

Las planillas son libros de Excel con macro funciones para la
generación de indicadores de evaluación. Este archivo se dividen
en ocho hojas que son las siguientes: preparación, alternativas,
evaluación privada, evaluación socioeconómica, indicadores,
análisis de sensibilidad, financiamiento, finalmente, conclusiones y
recomendaciones. Luego de hacer correr las planillas
parametrizadas se obtiene como resultado una batería de
indicadores de evaluación en dos categorías: los indicadores de
costo y rentabilidad (VANS, VANP); y, los Indicadores costo
eficiencia (CE).

4. INSCRIPCIÓN PRESUPUESTARIA
Cuando el proyecto de inversión evaluado es aprobado, debe continuar
con el proceso de formulación del presupuesto de inversión pública
municipal: con la asignación de recursos en el POA municipal; el registro
del proyecto en el SISIN WEB; la inscripción en el presupuesto de
inversión pública municipal con aprobación del Concejo Municipal; la
emisión del dictamen por parte del Alcalde que aprueba el proyecto en

17


el SISIN –WEB y lo remite al VIPFE para su incorporación en el
anteproyecto del presupuesto general del Estado. En el Anexo Nº 11
(CD adjunto) se detalla el proceso de formulación presupuestaria.

Fuente: VIPFE

4.1 Asignación de recursos al proyecto

De acuerdo al Plan de Desarrollo Municipal (PDM) y la priorización
realizada por la población del municipio en los espacios de
participación, se seleccionan los proyectos de inversión pública que
serán inscritos en el POA municipal. Los montos de los proyectos
ya deben estar previamente calculados de acuerdo a las Guías de
proyectos mencionadas anteriormente.

Si el GAM no elaboró previamente el proyecto, se puede hacer una
estimación de su costo. Sin embargo, existe el riesgo de que el
monto estimado sea mayor o menor al monto real para ejecutar la
obra. Si el monto estimado es menor, se tiene que realizar una
modificación presupuestaria para asignar mayores recursos de otro
proyecto municipal, este trámite presupuestario conlleva un
tiempo que puede retrasar el inicio de la obra. Si es mayor, el
recurso en exceso debe ser asignado a otro proyecto. Si este último
trámite no se realiza disminuye la ejecución presupuestaria anual
del municipio en base a su programación inicial.

18


4.2 Registro del proyecto en el SISIN-WEB

En el Sistema Nacional de Inversión Pública se establece que el
Reglamento Básico de Operaciones del SISIN-WEB es de uso y
aplicación obligatoria para todas las entidades del sector público.
Por ello, todos los proyectos deben ser registrados en este sistema.
El procedimiento y forma de registro de proyectos en el SISIN-
WEB se explica en el Anexo Nº 12 (CD adjunto).

4.3 Elaboración del anteproyecto de presupuesto de inversión
pública municipal

La elaboración del presupuesto de inversión pública municipal se
elabora una vez al año. El proceso comienza en el mes de julio del
año anterior, a partir del proceso municipal de planificación
participativa. La MAE elabora el presupuesto municipal que es
puesto a consideración del Concejo Municipal para su aprobación.
Una vez aprobado, se emite el Dictamen en el formulario del SISIN
WEB y se remite al VIPFE para su incorporación en el presupuesto
de inversión pública del presupuesto general del Estado (PGE), el
mismo que es consolidado y enviado a la Asamblea Legislativa para
su aprobación mediante Ley.

Una vez que el PGE es aprobado los gobiernos autónomos
municipales pueden ejecutar los proyectos que estén inscritos en
este presupuesto. Si durante la gestión existe la necesidad de
ejecutar un proyecto nuevo, este debe ser inscrito en el SISIN –
WEB, luego se deberá realizar una modificación presupuestaria
para asignarle recursos y pueda ser ejecutado.

4.4 Modificaciones presupuestarias.

Como se señaló arriba, si durante la gestión se demandan nuevos
proyectos o se modifica el presupuesto de los que se encuentran
inscritos en el PGE, se deben realizar modificaciones

19


presupuestarias7 para asignar recursos a estos nuevos proyectos o
para modificar el presupuesto de los que se encuentran inscritos en
el PGE.

Existen dos tipos de modificaciones presupuestarias. Las que
modifican el PGE y las que no modifican el PGE. Las primeras son
generalmente para inscribir un presupuesto adicional para las
entidades públicas y las normas de aprobación varían desde la
aprobación de una Ley hasta una Resolución Ministerial del
Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.

Las segundas, a su vez, se dividen en dos tipos: modificaciones
intrainstitucionales donde los traspasos, incrementos, o
modificaciones se realizan al interior de la entidad pública, estas
son de varios tipos y la norma de aprobación puede variar desde
una Ley hasta una resolución de la máxima instancia resolutiva de
la entidad. El segundo tipo son la interinstitucionales donde los
traspasos y transferencias se realizan entre entidades públicas (por
ejemplo proyectos que son cofinanciados por dos municipios y se
delega a uno de ellos la ejecución) son aprobados mediante
Decretos Supremos hasta la firma de convenios entre las dos
entidades.

En el Anexo Nº 13 (CD adjunto) se puede ver un detalle de los
procedimientos para realizar las modificaciones presupuestarias de
inversión pública.

7Decreto Supremo Nº29881 de 7

5. CONTRATACIÓN
de enero de 2009 aprueba el
Reglamento de Modificaciones
Presupuestarias; y Ley 2042 de
Administración Presupuestaria,
Art. 4° establece que la
Los proyectos que tienen un costo referencial entre 20.000 y asignación presupuestaria de
gasto aprobada por Ley
1.000.000 de bolivianos deben ser contratados mediante las constituye límite máximo de
gasto. Toda modificación
Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y presupuestaria dentro de estos
límites deberá efectuarse según
Servicios8, en la modalidad Apoyo Nacional a la Producción y Reglamento.

Empleo (ANPE), en el Anexo Nº 14 (CD adjunto) se expone dicha 8Decreto Supremo Nº 0181 de 28

norma.
de junio de 2009.

20


A continuación se describen las principales actividades de esta
etapa del ciclo del proyecto9, así como de los actores que
participan en cada una de ellas.

Actividades
Actividades Publicación de Evaluación y Contrato
previas
previas la convocatoria adjuficación
opcionales

5.1. Actividades Previas

Son aquellas acciones que se realizan antes de que se publique el
proceso de contratación, y que deben ser realizadas por
determinados actores del proceso:

• La máxima autoridad ejecutiva (MAE)

Es necesario resaltar que la MAE de cada entidad pública es
responsable de todos los procesos de contratación desde su inicio
hasta su conclusión. Como actividades previas debe designar o
delegar mediante resolución expresa al responsable del proceso de
contratación de apoyo nacional a la producción y empleo (RPA).

• La unidad solicitante

La unidad de solicita la contratación debe:

1. Calcular el precio referencial (PR) incluyendo todos los costos y
tributos que incidan en el costo total. Este PR debe contar con
la información de respaldo, y su antigüedad no debe ser mayor
9 Para mayor información
a cuatro meses. Este precio se pública posteriormente en el DBC.
consultar el documento del Centro
Nacional de Capacitación de la
Contraloría General del Estado, El 2. Elaborar las especificaciones técnicas o términos de referencia.
proceso de contratación de bienes
y servicios del Estado
Plurinacional.

21


3. Definir el método de selección y adjudicación.

4. Verificar si se tiene saldo presupuestario suficiente, además si el
proyecto está inscrito en el POA y PAC.

5. Solicitar la contratación del bien o servicio.

6. Diseño de la construcción debidamente aprobado y autorizado,
con planos de construcción.

7. Cumplimiento de la regulación ambiental.

8. Derecho propietario del terreno donde se va a construir a
nombre de la municipalidad.

• La unidad administrativa

Esta unidad debe realizar las siguientes actividades:

1. Realizar todos los actos administrativos del proceso de
contratación y velar por el cumplimiento de las condiciones y
plazos establecidos.

2. Elaborar el Documento Base de Contratación (DBC)
incorporando las especificaciones técnicas o términos de
referencia. Para la modalidad ANPE se tienen varios modelos de
DBC10 de aplicación obligatoria, para la contratación de bienes,
obras, servicios generales, servicios de consultoría, seguros y
medicamentos.

3. Emitir la certificación presupuestaria.

10Resoluciones Ministeriales N° 262
de 15/07/09 y N° 347 de 07/09/09
de Ministerio de Economía y
Finanzas Públicas, aprueban los
modelos de documentos base de
contratación.

22


• El responsable del proceso de contratación de apoyo nacional a
la producción y empleo (RPA)

El RPA debe realizar las siguientes actividades:

4. Verificar que la solicitud de contratación se encuentre inscrita en
el POA y en el PAC y verificar la certificación presupuestaria.

5. Aprobar el DBC y autorizar el inicio de la contratación.

6. Designar al responsable de evaluación o a los integrantes de la
comisión de calificación, y rechazar o aceptar las excusas
presentadas.

• Publicación de la convocatoria

El proceso de contratación debe ser publicado en la Mesa de Partes
y en el Sistema de Contrataciones Estatales (SICOES). Toda
publicación que se realice en el SICOES (como el DBC) se constituye
en la documentación oficial del proceso de contratación.

Opcionalmente, para mayor trasparencia, se puede publicar en otros
medios de comunicación alternativos de carácter público, tales como
ferias de contrataciones estatales, radioemisoras, canales de
televisión, medios de prensa escrito y otros.

• Actividades opcionales previas a la presentación de propuestas

Para la modalidad ANPE las siguientes son actividades previas
opcionales a la presentación de propuestas:

1. Consultas escritas.

2. Inspección previa.

23


3. Reunión informativa de aclaración.

4. Preparar, si corresponde, una aclaración a las especificaciones
técnicas o términos de referencia.

5.2. Evaluación y Adjudicación

La comisión de calificación tiene que realizar las siguientes
actividades en el proceso de la evaluación y adjudicación:

1. Cierre y recepción de propuestas.

2. Apertura pública y lectura de precios ofertados.

3. Evaluación en acto continúo de las propuestas presentadas.

4. Convocatoria a todos los proponentes, cuando se requiera la
aclaración de una o más propuestas.

5. Elaboración del informe de evaluación y recomendación de
adjudicación o declaratoria desierta.

6. Notificación.

Para la evaluación de las propuestas, se pueden aplicar los siguientes
métodos de selección y adjudicación: calidad, propuesta técnica y
costo; calidad; presupuesto fijo; menor costo; y precio evaluado más
bajo.

5.3. Suscripción de Contrato
11

La Unidad Jurídica tiene que realizar las siguientes actividades:

1. Elaborar los contratos para los procesos de contratación.
11Ley 2028 de Municipalidades,
artículo 12 numeral 11.

24


2. Firmar o visar el contrato de forma previa a su suscripción, como
responsable de su elaboración.

3. Revisar la legalidad de la documentación presentada por el
proponente adjudicado para la suscripción del contrato.

6. EJECUCIÓN
La fase de ejecución de la obra es el proceso clave del ciclo de
proyectos; ésta se inicia cuando ya se han contratado los servicios de
una empresa constructora y, además, ya se tiene contratado la
supervisión de la obra. Comprende el periodo de tiempo desde el inicio
hasta la recepción definitiva de la obra, este período también se conoce
como de ejecución física de la obra. En este lapso de tiempo tienen lugar
las planillas de avance de obra, también pueden surgir las ampliaciones
de plazo, ordenes de trabajo, ordenes de cambio y contratos
modificatorios.

En forma simplificada se puede ver en el siguiente gráfico la etapa de
ejecución.

Ejecución de obra Recepción

Contrato
Inicio de Ejecución Recepción Recepción Cierre de
de ejecución
obra provisional definitiva proyecto
de obra

Plazo de ejecución de obra

Las fases que se describen a continuación parten del modelo del
Documento Base de Contratación para la contratación de obras con
costos mayores a un millón de bolivianos (licitación pública), el que
incluye el modelo de Contrato de Obra. Se utiliza esta herramienta
porque contempla todas las etapas del ciclo del proyecto. De igual

25


manera, se utiliza el Manual de Supervisión y Fiscalización de Obras de
Infraestructura del FPS, para complementar los conceptos de cada
fase.

6.1 Inicio de obra

Es el momento en el que se inicia la construcción física de la obra;
comienza con la firma del Acta de Inicio u Orden de Proceder, in situ.
Este documento respalda la fecha de inicio oficial de obra y a partir de
esta, se controla el plazo contractual establecido hasta la recepción
provisional de la obras.

Una vez suscrito el contrato, se convoca a una reunión en la que
participan: el fiscal de obra, el supervisor de obra, el director o residente
de obra y el representante social del Comité de Construcción, para
elaborar y suscribir el Acta de Inicio, que llevará la fecha y hora de la
reunión convocada.

En el Anexo Nº15 (CD adjunto) se expone un ejemplo de Acta de Inicio
de obra elaborado por el FPS.

6.2 Boletas y Pólizas de garantía

La normativa vigente de contrataciones12 establece los tipos de
garantías que deben ser renovables, irrevocables y de ejecución
inmediata. Para los contratos hasta un millón de bolivianos la
norma establece que el proponente debe decidir el tipo de
garantía a presentar:

• Boleta de garantía: emitida por cualquier entidad de intermediación
financiera bancaria o no bancaria, regulada y autorizada por la
instancia competente.
• Boleta de garantía a primer requerimiento: emitida por una entidad
de intermediación financiera bancaria o no bancaria, regulada y 12Decreto Supremo 0181.

autorizada por la instancia competente.

26


• Póliza de seguro de caución a primer requerimiento: emitida por una
empresa aseguradora, regulada y autorizada por la instancia
competente.

Las garantías según el objeto pueden ser:

6.2.1 Garantía de seriedad de propuesta
Tiene por objeto garantizar que los proponentes participen
de buena fe y con la intención de culminar el proceso. Se
constituye por un monto equivalente al uno por ciento
(1%) de la propuesta económica del proponente; para
servicios de consultoría se constituye por el cero punto
cinco por ciento (0.5%). La vigencia de esta garantía debe
ser mayor en treinta (30) días calendario al plazo de validez
de la propuesta establecida en el DBC.

La garantía de seriedad de propuesta se devuelve al
proponente adjudicado contra entrega de la Garantía de
Cumplimiento de Contrato, y a los proponentes no
adjudicados con anterioridad a su vencimiento, siempre
que no haya sido objeto de ejecución por parte de la
entidad convocante.

En el caso de la modalidad ANPE, cuando la entidad lo
requiera podrá solicitar la presentación de la Garantía de
Seriedad de Propuesta, sólo para contrataciones con precio
referencial mayor a Bs200.000.- (doscientos Mil 00/100
Bolivianos).

Para la contratación directa de bienes y servicios prestados
por empresas públicas, empresas públicas nacionales
estratégicas, empresas con participación estatal
mayoritaria y la contratación por excepción de entidades
13Normas Básicas del Sistema de
públicas13, no se requerirá la presentación de la Garantía de
Administración de Bienes y Seriedad de Propuesta.
Servicios, artículo 65 incisos g) y h).

27


6.2.2 Garantía de cumplimiento de contrato
Tiene por objeto garantizar la conclusión y entrega del
objeto del contrato, y se constituye por un monto
equivalente al siete por ciento (7%) del monto del
contrato. En la modalidad ANPE, cuando se programan
pagos parciales, en sustitución de la Garantía de
Cumplimiento de Contrato, se podrá prever una retención
del siete por ciento (7%) de cada pago.

En contrataciones hasta un millón de bolivianos, las micro
y pequeñas empresas, asociaciones de pequeños
productores urbanos y rurales y organizaciones
económicas campesinas presentarán esta garantía por un
monto equivalente al tres y medio por ciento (3.5%) del
valor del contrato o se hará una retención del tres y medio
por ciento (3.5%) correspondiente a cada pago cuando se
tengan previstos pagos parciales.

Para la contratación directa de bienes y servicios prestados
por empresas públicas, empresas públicas nacionales
estratégicas, empresas con participación estatal
mayoritaria y la contratación por excepción de entidades
públicas14, en reemplazo de la garantía de cumplimiento de
contrato, la entidad contratante deberá efectuar una
retención del siete por ciento (7%) de cada pago.

La vigencia de la garantía será computable a partir de la
firma del contrato hasta la recepción definitiva del bien,
obra, servicio general o servicio de consultoría. Esta
garantía o la retención, será devuelta al contratista una vez
que se cuente con la conformidad de la recepción
14Normas Básicas del Sistema de
Administración de Bienes y
definitiva. Servicios, artículo 65 incisos g) y h).

28


6.2.3 Garantía adicional a la garantía de cumplimiento de
contrato de obras
El proponente adjudicado, cuya propuesta económica esté
por debajo del ochenta y cinco por ciento (85%) del precio
referencial, deberá presentar una Garantía Adicional a la de
Cumplimiento de Contrato, equivalente a la diferencia
entre el ochenta y cinco por ciento (85%) del precio
referencial y el valor de su propuesta económica.

EL contratista, tiene la obligación de mantener actualizada
la Garantía de Cumplimiento de Contrato cuantas veces lo
requiera el supervisor, por razones justificadas, quien
llevará el control directo de vigencia de la misma en cuanto
al monto y plazo, a efectos de requerir su ampliación al
contratista, o solicitar a la entidad su ejecución.

6.2.4 Garantía de correcta inversión de anticipo
Tiene por objeto garantizar la devolución del monto
entregado al proponente por concepto de anticipo inicial.
Se constituye por un monto equivalente al cien por ciento
(100%) del anticipo otorgado y deberá tener una vigencia
mínima de noventa (90) días calendario, computables a
partir de la entrega del anticipo, debiendo ser renovada
mientras no se deduzca el monto total. Conforme el
contratista reponga el monto del anticipo otorgado, se
podrá reajustar la garantía en la misma proporción.

A solo requerimiento del gobierno municipal, el importe de
las garantías citadas anteriormente serán ejecutadas en
caso de incumplimiento contractual incurrido por el
contratista, sin necesidad de ningún trámite o acción
judicial.

Cuando se proceda a la Recepción Definitiva de la obra
dentro del plazo contractual y en forma satisfactoria, hecho

29


que se hará constar en el acta correspondiente, suscrita por
las partes contratantes, las garantías serán devueltas
después de la Liquidación del Contrato, juntamente con el
Certificado de Cumplimiento de Contrato.

La garantía de Cumplimiento de Contrato, Garantía
Adicional a la Garantía de Cumplimiento de Contrato y de
Correcta Inversión de Anticipo, estarán bajo custodia de la
Unidad Administrativa del gobierno municipal hecho que
no exime la responsabilidad del supervisor.

6.3 Libro de Órdenes de Trabajo

Es un instrumento legalmente habilitado por el contratista ante
Notario de Fe Pública con páginas numeradas y dos copias en la
fecha que se recibe la Orden de Proceder, para realizar el registro
histórico de todas las actuaciones del proceso de construcción,
efectuadas principalmente por el supervisor de obras y el director
o residente de obras.

En este libro el supervisor anotará las instrucciones, órdenes y
observaciones impartidas al contratista, cada orden llevará fecha y
firma del supervisor y la constancia firmada del director de obra
como constancia de haberla recibido.

Asimismo, el contratista está facultado para hacer conocer al
supervisor mediante este libro, los aspectos del desarrollo de la
obra que considere relevantes, como por ejemplo los días de lluvia
que puedan el cronograma de ejecución de la obra, registrando el
hecho en día para que el supervisor se pronuncie de forma
objetiva. Todas las comunicaciones cursadas entre partes, sólo
entrarán en vigor cuando sean efectuadas y entregadas por
escrito, a través del Libro de Órdenes o notas oficiales.

30


El original del Libro de Órdenes, será entregado al gobierno
municipal a tiempo de la Recepción Definitiva de la obra,
quedando una copia en poder del supervisor y la copia con el
contratista. El contratista está obligado a mantener el Libro de
Órdenes en el lugar de ejecución de la obra, salvo instrucción
escrita del supervisor con conocimiento del fiscal de obra.

6.4 Cronograma

El cronograma es parte de la propuesta aceptada y contratada, por
lo que no puede ser modificada por el contratista, sin embargo en
el inicio de las obras puede ser revisada con el propósito de ajustar
el plan en base a mejores estrategias laborales, prioridades,
condiciones climáticas, sociales y optimización de rendimientos. El
cronograma ajustado debe ser aprobado por el supervisor de obras
siempre y cuando no se afecte el plazo total contractual, el cual no
puede ser alterado.

El cronograma revisado y aprobado por el supervisor de obras no
podrá ser modificado y regirá como sistema de control cronológico
de la ejecución de obra. Cualquier modificación posterior
procederá previo reconocimiento de Ampliaciones de Plazo que
debe tramitarse y aprobarse formalmente, siempre y cuando las
causales sean justificadas.

El cronograma se elabora siguiendo el método de la Ruta Crítica
que se esquematiza mediante barras en un diagrama de Gantt15. Es
importante llevar un control diario del cronograma para planificar
trabajos extraordinarios que permitan nivelar atrasos parciales. El
supervisor de obra deberá advertir periódicamente al director o
residente de obras sobre los atrasos que no hayan sido resueltos
oportunamente. Los atrasos que inciden en el plazo total
15Para esta labor es
contractual de la obra, pueden constituirse en mora y por tanto
recomendable utilizar el MS
Project (MS Office), software que pasible a sanciones económicas previstas en el contrato.
facilita la labor de programación y
diagramación considerando la ruta
crítica o plazo total contractual.

31


Las ampliaciones de plazo por circunstancias y razones
establecidas de manera oportuna, documental y formalmente
conferidas, modifican el cronograma y el plazo total contractual. Es
una mala práctica encubrir ineficiencias de la empresa contratista
con ampliaciones de plazo, más aún si estas no son resueltas,
postergando la conclusión de la obra con penalizaciones
subestimadas que causan daño económico al municipio. La omisión
o encubrimiento total o parcial de penalizaciones, puede derivar en
responsabilidad penal.

En caso de una paralización de obras debidamente justificada e
instruida por el supervisor de obras acorde a las formalidades
establecidas en los pliegos, afectan el cronograma será diferido en
el número de días que dure la paralización hasta la orden de
reinicio de la misma, manteniéndose la programación de
actividades en vigencia al momento de la paralización.

6.5 Cómputos métricos

El cómputo métrico permite valorizar las obras, su implicación es
de carácter financiero, por tanto justifica el gasto y debe realizarse
con precisión, responsabilidad, ética y profesionalismo. Un error
por exceso puede considerarse daño económico y lesivo a los
intereses del municipio, por tanto susceptible de una acción penal
en contra de los responsables por prácticas fraudulentas y/o dolo.
Cualquier error por defecto, puede ser motivo de reclamo del
contratista en cualquier momento hasta el cierre de la relación
contractual, por cuanto éste tiene el derecho irrenunciable a los
beneficios de su trabajo o prestación de servicios.

El procedimiento para el cómputo métrico es el siguiente:

• Notificación: la medición de la cantidad de obra ejecutada
mensualmente debe ser notificada por el contratista al supervisor
con dos (2) días hábiles de anticipación.

32


• Elaboración de la planilla: los resultados de las mediciones y los
cálculos respectivos se consignarán en una planilla que será
elaborada por el contratista en dos ejemplares, debiendo entregar un
ejemplar en la fecha, de manera definitiva al supervisor para su
control y aprobación.

• Elaboración del certificado de pago o planilla mensual: el contratista
debe preparar la planilla mensual en función de las mediciones
realizadas con el supervisor. Las obras deberán medirse netas,
excepto cuando los documentos de contrato prescriban un
procedimiento diferente. No se medirán volúmenes excedentes cuya
ejecución no haya sido aprobada por escrito por el supervisor.

6.6 Planillas de avance de obra o certificados de avance de obra

Es un documento técnico administrativo que certifica oficialmente
los volúmenes de obra ejecutados en un periodo de tiempo, con el
objeto de gestionar un pago parcial por avance de obras. Los pagos
deben procesarse en correspondencia con el progreso de la obra.

El procedimiento para elaborar la planilla de avance de obra es el
siguiente:

• Presentación de la planilla de avance de obra: dentro de los cinco (5)
días hábiles siguientes al mes vencido el contratista presentará este
documento al supervisor para su revisión en versión definitiva,
acompañando los respaldos técnicos requeridos, citando la fecha y
firmado por el superintendente de obra. La planilla consignará todos
los trabajos ejecutados a los precios unitarios establecidos, de
acuerdo a la medición efectuada en forma conjunta. Cuando el
contratista no presente la planilla en el plazo previsto, los días de
demora serán deducidos del tiempo que el gobierno municipal tiene
para efectuar el pago de la citada planilla.

• Aprobación o rechazo de la planilla: el supervisor dentro de los tres
(3) días hábiles siguientes de recibido el certificado o planilla de

33


avance de obra indicará por escrito su aprobación o rechazo,
emitiendo criterio para que se enmienden las observaciones. El
contratista, en este último caso, debe realizar las correcciones
necesarias y volver a presentar la planilla, con la nueva fecha.

• Autorización de pago: la planilla aprobada por el supervisor será
remitida al fiscal de obra, quien en el término de tres (3) días hábiles
subsiguientes a su recepción podrá solicitar aclaraciones que
deberán ser resueltas en un plazo máximo de (5) días hábiles; caso
contrario lo enviará al gobierno municipal para procesar el pago, con
la firma y fecha respectivas. El área administrativa expedirá la orden
de pago dentro del plazo máximo de cinco (5) días hábiles
computables desde su recepción.

• Ejecución del pago de cada certificado o planilla mensual de avance de
obra: se realizará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la
fecha de remisión por parte del fiscal al gobierno municipal para su
pago. El contratista, recibirá el pago del monto certificado menos las
deducciones que correspondiesen. Si el pago no se realizara dentro de
este plazo (45 días hábiles) el contratista tendrá derecho a reclamar la
ampliación de plazo por día de atraso por el lapso transcurrido desde
el día cuarenta y seis (46) hasta el día en que se haga efectivo el pago.

Si en ese lapso (45 días hábiles) el pago es parcial, el contratista
podrá reclamar la compensación en tiempo por similar porcentaje al
pago faltante. Cuando la demora de pago parcial o total, supera los
sesenta (60) días calendario, computables desde la fecha de
aprobación de la planilla de pago por el supervisor, el contratista
podrá reclamar un interés equivalente a la tasa promedio pasiva
anual del sistema bancario, por el monto no pagado16 como
compensación económica, independiente del plazo.

6.7 Ampliaciones de Plazo 16 Valor que se calcula dividiendo
dicha tasa promedio pasiva anual
del sistema bancario entre 365
Es toda modificación al plazo contractual por razones de fuerza días y multiplicándola por el
número de días de retraso.
mayor o caso fortuito debidamente solicitada, verificada,

34


documentada, cuantificada y aprobada oportunamente. El
supervisor tiene la facultad de calificar las causas de fuerza mayor
y/o caso fortuito, que pudieran afectar el plazo de ejecución del
contrato.

Se entiende por fuerza mayor al obstáculo externo, imprevisto o
inevitable que origina una fuerza extraña al hombre y con tal
medida impide el cumplimiento de la obligación (ejemplo:
incendios, inundaciones y/o desastres naturales).

Se entiende por caso fortuito al obstáculo interno atribuible al
hombre, imprevisto o inevitable, proveniente de las condiciones
mismas en que la obligación debía ser cumplida (ejemplo:
conmociones civiles, huelgas, bloqueos, revoluciones, etc.).

Para que la ampliación de plazo sea procedente, el contratista debe
recabar del fiscal de obra un certificado de existencia del
impedimento, dentro de los cinco (5) días hábiles de ocurrido el
hecho, con este documento solicitará al supervisor la ampliación de
plazo. Cuando la ampliación sea procedente, el plazo será
extendido mediante una Orden de Cambio.

Para el reclamo de ampliaciones de plazos, toda causal debe
documentarse a través de: certificaciones de precipitación pluvial
extraordinaria emitida por organismos oficiales y competentes
(SENAMHI o AASANA), disposiciones legales que declaran zona de
emergencia, desastre, publicaciones de prensa con cuantificación
de daños y perjuicios, fotografías, videos y otro tipo de
documentación que será valorada para considerarse suficiente o
insuficiente.

En ningún caso se considera como causa de fuerza mayor el mal
tiempo que no sea notablemente fuera de lo común en el área de
ejecución de la obra. Asimismo, tampoco se considerarán como
fuerza mayor o caso fortuito, las demoras en la entrega en la obra
de los materiales, equipos e implementos necesarios.

35


6.8 Rutinas de supervisión de obras

Se refiere a las intervenciones rutinarias u ordinarias de trabajo del
supervisor de obras, en favor del desarrollo de la construcción y
dirigidas al director o residente de obras, las mismas que se pueden
ser: escritas, con registro en el Libro de Órdenes sentando
precedentes y antecedentes; y verbales, cuando son
recomendaciones complementarias, ilustrativas y demostrativas a
las registradas por escrito.

Se ejerce inspección y control permanente en campo, exigiendo el
cumplimiento de las especificaciones técnicas en todas las fases del
trabajo y a lo largo o cualquier parte de la obra. El supervisor, tiene
autorización para llamar la atención del contratista sobre cualquier
discordancia del trabajo con los planos o especificaciones,
asimismo para suspender los trabajos mal ejecutados y rechazar el
material defectuoso. Las observaciones verbales de la supervisión
deben ser ratificadas por escrito en el Libro de Órdenes.

El contratista debe proporcionar sin cargo adicional, todas las
facilidades razonables, mano de obra y materiales necesarios para
las inspecciones y ensayos que sean efectuados, de tal manera que
no se demore innecesariamente el trabajo. Ningún trabajo será
cubierto o puesto fuera de vista sin aprobación previa de la
supervisión. El contratista está obligado a solicitar la aprobación a
la supervisión con la debida anticipación cuando los trabajos se
encuentren listos para ser examinados. La infracción de esta
condición obligará al contratista a realizar por su cuenta los
trabajos que la supervisión considere necesarios para verificar la
calidad de la obra cubierta sin previa autorización.

El contratista debe cumplir con las especificaciones del contrato
por lo que la presencia o ausencia extraordinaria de la supervisión
en cualquier fase de los trabajos, no podrá exonerar al contratista
de sus responsabilidades para la ejecución de la obra de acuerdo
con el contrato.

36


6.9 Informes del supervisor

Son documentos oportunos de análisis técnico y documentado con
recomendación de acciones a tomar, dirigidos al ejecutivo
municipal, bajo determinadas circunstancias.

El supervisor de obras debe desarrollar capacidades de 1) análisis,
2) síntesis y 3) propuesta de manera que un informe técnico refleje
un buen manejo profesional de aptitudes mecánicas, conceptuales
y gerenciales.

Un Informe de Supervisión es un documento básico y relevante
para respaldar la toma de decisiones, para facilitar procesos de
control interno y para efectos de control posterior. Son informes de
supervisión los siguientes:

• Informe Técnico Inicial para mostrar las condiciones de trabajo en el
inicio de las obras, certificando la verificación del proyecto y la
suficiencia de documentación para la ejecución de obras; que deberá
ser presentado a los 15 días de iniciadas las obras.
• Informe Técnico Mensual sobre estado de las obras y/o el pago de
planillas por avance de obras (si corresponde); que deberá ser
presentado como máximo dentro los últimos 5 días del mes que termina.
• Informe Técnico sobre Modificaciones de Obra (Órdenes de Trabajo
u Órdenes de Cambio y Contrato Modificatorio); que deberá ser
presentado proveyendo una gestión de 15 a 30 días calendario para
su aprobación.
• Informe Técnico sobre Ampliaciones de Plazo; que deberá ser
presentado proveyendo una gestión de 15 días calendario para su
aprobación.
• Informe Técnico sobre Conclusión de Obras para proceder con la
Recepción Provisional; que deberá ser presentado máximo a las 72
horas de recibida la solicitud de la empresa contratista.
• Informe Técnico sobre Cierre de Contrato, Planilla de Avance de Obra
de Liquidación Final, certificación de cumplimiento de las
observaciones de la Recepción Provisional y Recepción Definitiva;

37


que deberá ser presentado dentro los 7 días antes de concluir los 90
días para la Recepción Definitiva.

6.10 Informes del fiscal municipal

Son informes que reporta el fiscal de obra al ejecutivo municipal
con el objeto de aprobar o no las acciones del supervisor de obras
y la empresa contratista.
Son también informes que realiza el fiscal de obras a iniciativa
propia para: 1) evaluar el trabajo del supervisor de obras, 2) sugerir
determinadas conductas en relación al proyecto y 3) apoyar
internamente gestiones y requerimientos del Concejo Municipal,
Comité de Vigilancia, Auditoría Interna, etc., siempre a través del
alcalde municipal.

6.11 Modificaciones al Contrato

6.11.1 Orden de trabajo
Cuando la modificación esté referida a un ajuste o
redistribución de cantidades de obra, sin que ello signifique
cambio sustancial en el diseño de la obra, en las
condiciones o en el monto del contrato. Estas órdenes
serán emitidas por el supervisor, mediante carta expresa o
en el Libro de Órdenes, siempre en procura de un eficiente
desarrollo y ejecución de la obra. La emisión de Órdenes
de Trabajo, no dan lugar a la emisión posterior de Orden de
Cambio para el mismo objeto.

6.11.2 Ordenes de cambio
La orden de cambio se aplicará cuando la modificación a
ser introducida implique una modificación del precio del
contrato o plazos del mismo, donde se pueden introducir
modificación de volúmenes o cantidades de obra (no
considerados en la licitación), sin dar lugar al incremento
de los precios unitarios, ni crear nuevos ítems. Una orden

38


de cambio no puede modificar las características
sustanciales del diseño. El incremento o disminución
mediante Orden de Cambio (una o varias sumadas) solo
admite el máximo del cinco por ciento (5%) del monto
total de Contrato.

El documento denominado Orden de Cambio que tendrá
número correlativo y fecha del día de emisión, será
elaborado por el supervisor con los sustentos técnicos y de
financiamiento (disponibilidad de recursos) y será puesto a
conocimiento y consideración del fiscal, quien con su
recomendación remitirá al gobierno municipal para el
procesamiento de su emisión. La Orden de Cambio será
firmada por la misma autoridad (o su reemplazante si fuese
el caso) que firmó el contrato original.

6.11.3 Contratos modificatorios
Solo en caso extraordinario en que la obra deba ser
complementada o por otras circunstancias de fuerza mayor
o caso fortuito que determinen una modificación
significativa en el diseño de la obra y que signifique un
decremento o incremento independiente a la emisión de
Ordenes de Cambio, el supervisor podrá formular el
documento de sustento técnico financiero que establezca
las causas y razones por las cuales debe ser suscrito este
documento.

Esta modalidad de modificación de la obra solo es
admisible hasta el diez por ciento (10%) del monto original
del contrato, e independiente de la emisión de Orden (es)
de Cambio. Los precios unitarios producto de creación de
nuevos ítems deberán ser consensuados entre el gobierno
municipal y el contratista, no se podrán incrementar los
porcentajes en lo referido a costos indirectos. En el caso
que signifique una disminución en la obra, deberá

39


concertarse previamente con el contratista, a efectos de
evitar reclamos posteriores. El supervisor, será responsable
por la elaboración de las especificaciones técnicas de los
nuevos ítems creados.

El informe de recomendación y antecedentes deberán ser
cursados por el supervisor al fiscal, quien luego de su
análisis y con su recomendación enviará dicha
documentación a la Oficialía Mayor Técnica, para el
procesamiento de su análisis técnico legal y formulación
del contrato17 previa suscripción. Recibida la
recomendación e informe la MAE podrá instruir la
conformación de una comisión técnica que analizará el
informe y emitirá recomendación, considerando aspectos
técnicos, financieros y de aprobación del Sistema Nacional
de Inversión Pública. Aprobado el mismo la MAE instruirá
el procesamiento de su emisión. El Contrato Modificatorio
será firmado por la misma autoridad (o su reemplazante si
fuese el caso) que firmó el contrato original.

6.12 Recepción provisional

Es el documento formal y legal que demuestra la “conclusión física”
de las obras de conformidad a los volúmenes de obra contratados
o los que pudieron haber sido ordenados, modificados, aprobados
y ejecutados.

El Acta de Recepción Provisional es el único documento legal que
formalmente declara la “conclusión física de las obras”, por tanto
sirve a objeto de “controlar los plazos de ejecución utilizados”.

Para el Contratista representa el acto formal de Entrega Provisional
y para el Contratante de Recepción Provisional.
17 Decreto Supremo Nº 0181 de
28 de junio de 2009, de las
La Recepción Provisional se iniciará cuando el Supervisor reciba la Normas Básicas del Sistema de
Administración de Bienes y
carta de aceptación de la Entidad, en este caso tiene un plazo Servicios, artículo 89.

40


máximo de tres (3) días hábiles, para proceder a dicha Recepción
Provisional, de lo cual se dejará constancia escrita en Acta
circunstanciada que se levantará al efecto, en la que se harán
constar todas las deficiencias, anomalías e imperfecciones que
pudieran ser verificadas en esta diligencia, instruyéndose sean
subsanadas por el Contratista dentro del periodo de corrección de
defectos, computables a partir de la fecha de dicha Recepción
Provisional.

El Supervisor deberá establecer de forma racional en función al
tipo de obra el plazo máximo para la realización de la Recepción
Definitiva, mismo que no podrá exceder de ciento ochenta (180)
días calendario. La fecha de esta recepción servirá para efectos del
cómputo final del plazo de ejecución de la obra. Si a juicio del
Supervisor, las deficiencias y observaciones anotadas no son de
magnitud y el tipo de obra lo permite, podrá autorizar que dicha
obra sea utilizada. Empero las anomalías fueran mayores, el
Supervisor tendrá la facultad de rechazar la recepción provisional y
consiguientemente, correrán las multas y sanciones al Contratista
hasta que la obra sea entregada en forma satisfactoria.

En el Anexo Nº 16 (CD adjunto) se puede observar dos actas. La
primera es el Acta de Recepción Provisional sin Observaciones y la
segunda, con Observaciones elaborado por el FPS.

6.13 Recepción definitiva

Es el documento formal y legal que demuestra la “conclusión física
y financiera” de las obras de conformidad a las observaciones
subsanadas de la Recepción Provisional y otras eventuales que
pueden haberse producido desde la fecha que se realizó al
Recepción Provisional.

Cinco (5) días hábiles antes de que concluya el plazo previsto para
la recepción definitiva, posterior a la entrega provisional, el
Contratista mediante carta expresa o en el Libro de Órdenes,

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solicitará al Supervisor el señalamiento de día y hora para la
Recepción Definitiva de la obra, haciendo conocer que han sido
corregidas las fallas y subsanadas las deficiencias y observaciones
señaladas en el Acta de Recepción Provisional (si estas existieron).
El Supervisor señalará la fecha y hora para el verificativo de este
acto y pondrá en conocimiento de la Entidad.

La Comisión de Recepción realizará un recorrido e inspección
técnica total de la Obra y, si no surgen observaciones, procederá a
la redacción y suscripción del Acta de Recepción Definitiva. Ningún
otro documento que no sea el Acta de Recepción Definitiva de la
Obra podrá considerarse como una admisión de que el contrato, o
alguna parte del mismo, ha sido debidamente ejecutado, por tanto,
no se podrá considerar que el contrato ha sido completamente
ejecutado, mientras no sea suscrita el acta de recepción definitiva
de la Obra, en la que conste que la Obra ha sido concluida a entera
satisfacción de la Entidad, y entregada a esta institución.

Si en la inspección se establece que no se subsanaron o corrigieron
las deficiencias observadas, no se procederá a la Recepción
Definitiva hasta que la Obra esté concluida a satisfacción y en el
lapso que medie desde el día en que debió hacerse efectiva la
entrega hasta la fecha en que se realice, correrá la multa pertinente.

Si el Supervisor no realizará el Acto de Recepción de la Obra en los
treinta (30) días hábiles posteriores a la notificación del Contratista,
se aplicará el silencio positivo y se entenderá que dicha recepción
ha sido realizada sin ninguna observación, debiendo la Entidad
emitir la certificación de recepción definitiva a requerimiento del
Contratista. Si la Entidad no elaborase el mencionado documento,
la notificación presentada por el Contratista será el instrumento
legal que dará por concluida la relación contractual.

Este proceso, desde la presentación de la solicitud por parte del
Contratista hasta el día de realización del acto, no debe exceder el
plazo de diez (10) días hábiles.

42


En el Anexo Nº 17 (CD adjunto) se puede ver un ejemplo de Acta
de Recepción Definitiva elaborado por el FPS.

6.14 Multas

Queda convenido entre las partes Contratantes, que una vez
suscrito el presente contrato, el Cronograma de ejecución de obra
propuesto será ajustado en función de la fecha de emisión de la
Orden de Proceder, dentro de los quince (15) días calendario
subsiguientes a la emisión de la Orden de Proceder y será
presentado para su aprobación al Supervisor.

Una vez aprobado por el Supervisor y aceptada por la Entidad,
constituye un documento fundamental del presente Contrato a los
fines del control mensual del Avance de la Obra, así como de
control del plazo total.

A los efectos de aplicarse morosidad en la ejecución de la obra, el
Contratista y el Supervisor deberán tener muy en cuenta el plazo
estipulado en el Cronograma para cada actividad, por cuanto si el
plazo total fenece sin que se haya concluido la Obra en su
integridad y en forma satisfactoria, el Contratista se constituirá en
mora sin necesidad de ningún previo requerimiento de la Entidad
obligándose a ésta última el pago de una multa por cada día
calendario de retraso de acuerdo a la siguiente fórmula:

2 DM
M= MT
3 DT
Dónde:
M = Multa
DM = Número de Días de Mora
DT = Número de Días pactado para la conclusión de contrato
MT = Monto Total del contrato

43


De establecer el Supervisor que por la aplicación de multas por
moras por no conclusión de obra dentro del plazo previsto y que
se ha llegado al límite máximo del 10% del monto total del
Contrato, comunicará oficialmente esta situación a la Entidad a
efectos del procesamiento de la resolución del Contrato, si
corresponde, conforme a lo estipulado en este mismo documento.
Las multas serán cobradas mediante descuentos establecidos
expresamente por el Supervisor, bajo su directa responsabilidad,
de los Certificados o Planillas de pago mensuales o del Certificado
de liquidación final, sin perjuicio de que la Entidad ejecute la
garantía de Cumplimiento de Contrato y proceda al resarcimiento
de daños y perjuicios por medio de la acción coactiva fiscal por la
naturaleza del Contrato, conforme lo establecido en el Art. 47 de la
Ley 1178.

7. CIERRE DE PROYECTO
El cierre de los proyectos se debe efectuar por etapas en sus distintos
aspectos, con el propósito de garantizar que la documentación de cada
proyecto sea acopiada de manera ordenada y oportuna.

Las tres etapas de cierre, descritas brevemente en las siguientes líneas,
pueden dar algunas pautas para un manejo adecuado de la
documentación de los proyectos de inversión pública en general.

7.11 Primera Etapa, Cierre Legal

Se inicia al término del proceso de adquisiciones. Reúne todos los
documentos del proceso de contratación y, también, los
documentos legales y técnicos de la fase de preinversión y
evaluación. Los responsables de esta primera etapa es la Asesoría
Legal del Municipio.

44


7.12 Segunda Etapa, Cierre Operativo

Se inicia a la conclusión de la ejecución del contrato; es decir, al
término del proceso de ejecución del ciclo del proyecto, y los
contratos cuentan con acta de recepción provisional, acta de
recepción definitiva y acta de entrega a la comunidad. Esta etapa
debe ser realizada por la Oficialía Mayor Técnica del Municipio.

7.13 Segunda Etapa, Cierre Institucional

Esta última etapa se inicia con la recepción, en archivos de la
documentación que corresponde a las dos primeras etapas de
cierre. Se debe incluir todos los Certificados de Desembolsos o
Planillas de Pago incluidos los documentos de respaldo. El Cierre
Institucional debe ser realizado por la Oficialía Mayor
Administrativa.

Los actores de todo el ciclo del proyecto están descritos en el
Anexo Nº 18 (CD adjunto).

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