1. Създаване и използване на форми
Формата е основното средство за комуникация на потребителя с базата данни. Формата е графичният потребителски интерфейс на базата данни. Най-общо
икономическата информация, която се въвежда в базата данни, се взема от хартиени бланки (фактури, сметки, описи, ведомости, справки, анкети, заявления и
др.). Екранните форми могат да бъдат така проектирани, че да представляват
точни копия на тези хартиени бланки. По този начин в голяма степен се улеснява крайният потребител при комуникирането му с базата данни. На практика
остава в познатата му работна среда.
Основните градивни елементи във формите, а и в справките, са контролите.
Контролите са обекти, които визуализират данните, изпълняват действия
и придават подходящ външен вид на формите. Разнообразието на контролите е голямо. По-нататък в изложението, в процеса на проектиране на формите
ще бъде дадено и по-подробно описание на използваните контроли.
1. Генериране на форми
Съществуват различни начини за създаване на форми: AutoForm и Form
Wizard
1.1 AutoForm генерира автоматично форма, която визуализира всички полета и записи на избраната таблица или заявка. С помощта на AutoForm ще се
илюстрира създаването на форма за таблицата “Поръчки”. Процедурата е следната:
 В прозореца на базата се избира таблицата “ Поръчки”.
 От инструменталната лента се щраква върху бутона New Object:
AutoForm
. На екрана се явява фoрмата (фиг. 5. 61).
Фиг. 5.61.
 Със щракване върху бутона Close тя се затваря.
 Появява се въпрос дали да бъде съхранена. При утвърдителен отговор
се появява нов прозорец, в който обикновено за име се предлага да
бъде използвано името на таблицата, за която тя е създадена.
Потребителят може да се съгласи или да въведе ново име. След това се
щраква ОК и формата е съхранена.
Този начин е удобен за създаване на форми за прости таблици, т.е.такива,
които не са подчинени на други таблици. В приложението освен “Поръчка”,
такива таблица са “Клиент” и “Изделие”. Таблицата “Детайли на поръчката”

2. обаче съдържа полета от “Поръчка” и от “Изделие”, т.е. тя е подчинена
таблица. За създаването на форма към тази таблица по-удобно би било
използването на програмата - помощник Form Wizard.
1.2 Помощник Form Wizard. Процедурата е следната:
 В прозореца на базата данни се щраква върху етикета Forms и след
това върху бутона
.
 Появява се прозорецът New Form (фиг. 5.62). От списъка се избира
Form Wizard. Щраква се ОК.
Фиг. 5.62.
 На екрана се визуализира прозорецът Form Wizard (фиг. 5.63). От
списъчното поле Tables/Queries се избира името на желаната таблица,
а от Available Field се прехвърлят необходимите за формата полета в
Selected Fields. Това се повтаря и за останалите таблици, участващи в
конструирането на формата. В конкретния случай точно това е
направено. Със щракване върху бутона
се преминава към
следващата стъпка.
Фиг. 5.63.
 В тази стъпка се определя начинът, по който трябва да бъдат

3. групирани данните. В лявата част на прозореца са визуализирани
таблиците/ заявките, за които се проектира формата. Изборът на някоя
от тях означава, че нейното поле/полета ще са водещи в подредбата на
записите във формата. Избрана е таблицата OrderDetail и записите
във формата ще се подреждат по нейния съставен ключ –
OrderID,ProductID (фиг. 5.64). Преминава се към следващата стъпка.
Фиг. 5.64.
 В този прозорец (фиг. 5.65) се определя начинът, по който се
разполагат контролите във формата: поколонно (columnar), таблично
(tabular),
във вид на таблица с изглед datasheet, и подравнено
(justified) - последователно по редове, долепени една до друга, като
етикетите им се поставени над тях. Избрано е columnar. Преминава се
към следващата стъпка.
Фиг. 5.65.
 В прозореца (фиг. 5.66) се определя стилът за графичното оформление
на формата. Приет е посоченият по подразбиране – Standard.

4. Преминава се към следващата стъпка.
Фиг. 5. 66.
 Тук се въвежда името на формата (фиг. 5.67). Оставено е
предложеното от Access – OrderDetail. Със щракване върху бутона
приключва конструирането на формата. На фиг. 5. 68 е
визуализиран нейният изглед.
Фиг. 5.67.

5. Фиг. 5.68.
2. Редактиране на форми
Изгледът на новосъздадената форма OrderDetail има някои недостатъци.
Етикетите на полетата са изписани на латиница. Размерът на полето OrderDate
e малък. Ако дните и месеците на датата са двуцифрени числа, тогава в полето
ще бъде видима само част от нея. Размерът на останалите полета също не е от
най-приемливите. Корекциите на формата могат да се извършат в режим Design
View. Той разполага с богат инструментариум, което позволява и
осъществяването на много по-сложни редакции във формите. Активира се по
два начина:
1. В прозореца Database се избира страницата Forms. Маркира се формата,
която ще се редактира и се щраква върху бутона
;
2. Ако формата е отворена, т.е. тя е в режим Form View или Data View, на
инструменталната лента се щраква върху Design View
.
При активиране на режим Design View наред с изгледа за редактиране на
формата (в случая - OrderDetail), се появява и панелът Toolbox (фиг. 5.69),
съдържащ множество инструменти за проектиране и редактиране на различните
видове контроли, които общо могат да бъдат разделени на три групи: свързани
(bound), изчисляеми (calculated) и автономни (unbound). Свързан контрол е
този, който е свързан с поле от определена таблица или заявка. Чрез него се
визуализират, въвеждат или обработват стойности на полетата от таблиците.
Изчисляем контрол е този, чието съдържание се получава на основата на
изчисляването на даден израз. В него могат да участват стойностите на полета
от таблици, заявки, константи и др. Автономните контроли са тези, които нямат
връзка с източниците на данни (таблици, заявки и др.). Те служат за
представяне на постоянни за дадена форма изображения като текст, линии,
правоъгълници и др. Размерите на прозореца за проектиране могат да бъдат
променяни. С приближаване показалеца на мишката до рамките или ъглите на
прозореца той приема формата на двупосочна стрелка. От тук нататък се влачи
до получаването на необходимата по размер и форма работна повърхност.
Прозорецът съдържа следните елементи:
3. скала (Ruler) – хоризонтална и вертикална;
4. секция горен колонтитул (Form header) – включва информация, която
трябва да се показва при всеки запис, напр. заглавие на формата или
командни бутони, изпълняващи различни задачи;
5. секция детайл (Detail) – област на данните;
6. секция долен колонтитул (Form footer) – включва постоянна информация
за всеки запис, като командни бутони, указания за използване на формата
и др.;
7. мрежа (Grid) – разделя работната повърхност на клетки;
8. манипулатори – 10 на брой. При маркиране на даден контрол по неговите
страни и ъгли се явяват 8 манипулатора (фиг. 5.69, контрол Price). С

6. тяхна помощ могат да се променят размерите на контрола. С деветия
манипулатор, който се намира на горния ляв ъгъл, чрез влачене може да
променя местоположението на маркирания обект. Десетият манипулатор
се появява, когато показалецът на мишката се приближи до рамките на
маркирания обект. Показалецът придобива формата на отворена длан.
При влачене едновременно се преместват обектът и свързания със него
етикет.
По-нататък в изложението следва описание на някои от включените в панела
Toolbox инструменти:
9. Select object . С показалеца на мишката се изтегля правоъгълник
около обекта (обектите). По този начин те се избират за по-следващи
операции с тях.
10.Control Wizard формата/справката.
. Програма
– помощник за създаване на контроли във
11.Label Етикетите се използват във формите или справките за
.
извеждане на описателен текст като заглавия, етикети на полета или
кратки инструкции. Етикетите не представят стойности от полета или
изрази. Те са автономни контроли и текста въведен в тях остава
непроменен независимо от това, кой запис се разглежда във формата.
Процедурата за създаването им е следната:
1. Отваря се формата или справката в Design View.
2. Щраква се върху бутона
от панела с инструменти.
3. На желаното място във формата или справката се изтегля контур и в него
се въвежда предвиденият за етикета текст.
Фиг. 5.69.
12.Text Box - . Текстовите полета се използват във формите или справките
за извеждане на данни от таблиците/заявките. Този тип текстови полета
са свързани. Те могат да бъдат и автономни, напр. ако служат за
извеждане на резултат от изчисления. В такъв случай данните от полето
не се съхраняват.

7. 13.Option Group . Опционалната група представлява рамка във формата
или справката, която съдържа ограничено множество алтернативи. Тя
улеснява избора на дадена стойност, тъй като е достатъчно да се щракне
върху желания обект. Опционални групи се създават за полета отметки,
опционални бутони или бутони превключватели. В даден момент може да
бъде избрана само една стойност от предварително зададените стойности
за параметъра в опционалната група.
14.Toggle Button -
.
15.Option Button -
.
16.Check Box -
Бутонът превключвател, опционалния бутон и полето отметка се използват като самостоятелни контроли или
заедно в група с други опционални бутони в конкретната форма/справка. С
тях се задават Да/Не (Yes/No) стойности
за текуща таблица, заявка или SQL –
оператор.
17.Combo Box . Комбо полето (Комбинирано поле) обединява свойствата на текстовото и списъчното поле. В него може директно да се въведе
текстът или да се избере от падащ списък. Комбо полето се препоръчва за
използване вместо списъчно поле в случаите, когато мястото за този тип
контроли във формата е ограничено. При свързано комбо поле набраният
текст или избраната стойност се вмъкват в свързаното поле на таблицата/заявката. Списъкът на комбо полето съдържа редове от данни. Те имат
една или повече колони, които могат да се появяват със или без заглавия.
Ако е свързано множествено комбо поле, Access съхранява стойностите
само в една от колоните. Комбо полетата могат да бъдат и автономни,
напр. съхранената в него стойност може да се използва с друга контрола
или на основата на нея да се търси запис.
18.List Box - . Списъчното поле, както текстовото и комбо полето, служи
за извеждане на данни от таблица/заявка. Много по-лесно е да се избере
стойност от един визуализиран списък, отколкото тя да бъде набрана.
Освен това изборът от предварително съставен списък е гаранция за
коректно въведена стойност. Останалите свойства на списъчното поле
напълно се покриват с тези на комбо полето.
19.Command Button - . Командните бутони се използват за стартиране на
действие или последователност от действия. Те се описват чрез макрос
или процедура, чиито имена се посочват в параметъра OnClick на бутона.
Командният бутон може да бъде придружен с пояснителен текст. В
такива случаи той се въвежда в параметъра Caption. За по-атрактивен
изглед на бутона може да се използва и графика. Тя се поставя в
параметъра Picture. С програмата – помощник (Command Button
Wizard) могат да се създадат повече от 30 различни типа командни
бутони.
В началото на т.5.5.2. бе посочено, че изгледът на формата OrderDeatail

8. (фиг. 5.69) има някои недостатъци. В изложението по-нататък, като се използва
инструментариумът на панела Toolbox, ще бъде илюстрирано отстраняването
им, както и придаването на изглед на формата по-близък до представите на
крайния потребител. Формата ще бъде снабдена с команден бутон, който ще я
затваря при приключване на работа с нея. За удобство в редактирането може да
се използва и направен предварително ескиз, подобен на следния (Фиг.5.70):
Поръчка
№ на клиента
123
Име на клиента
Дата на поръчката
456
2.09.02
Алев
№ на продукта
Фиг. 5.70.
Количество
№ на поръчката
789
5
Име на продукта
Единична цена
CD_ROM
100
Изход
Фиг.5.70.
Процедурата протича със следната последователност от стъпки:
1. В секцията Form Header се въвежда автономната контрола Label с текст
“Поръчка”.
2. Останалите контроли във формата са текстови полета с присъединените
към тях наименования. Разполагат се във формата така, че да са в
съответствие с ескиза. Оразмеряването им остава за по-късен етап.
3. Надписите на текстовите полета, които са на латиница, се заменят с
адекватните им на кирилица.
4. В секцията Form Footer се прави място за командния бутон.
5. В панела Toolbox се щраква върху бутона Control Wizards.
6. От същия панел се избира бутонът Command Button и се щраква на
мястото, предвидено за разполагане на командния бутон - долния десен
ъгъл на формата. В този момент се появява и прозорецът Command
Button Wizard (фиг. 5.71).

9. Фиг. 5. 71.
7. В него се посочва действието, което ще извършва командният бутон. От
списъка Categories се избира категорията към която то принадлежи
(Form Operations), а от списъка Actions – самото действие (Close Form).
Преминава се към следващата стъпка.
8. В този прозорец се избира външният вид на командния бутон. Има две
възможности: правоъгълник с въведен в него текст или графично
изображение. Предпочетена е първата. (фиг. 5.72). Преминава се към
следващата стъпка.
Фиг. 5.72.
9. В последната стъпка се въвежда името на новосъздадения контрол,
CloseButon (фиг. 5.73). Щраква се върху бутона Finish.

10. Фиг. 5.73.
10.С помощта на мрежата и в съответствие с ескиза се прецизира
местоположението на контролите във формата, а с манипулаторите им се
придава подходящ размер. (фиг. 5.74). При необходимост е възможно да
се променят стойностите на параметрите на отделните контроли. За целта
контролът се маркира, щраква се с десния бутон на мишката и от менюто
се избира Properties. Явява се прозорец с всички параметри на избрания
контрол, както и с моментните им стойности.
Фиг. 5.74.
На фиг. 5.75. е показан окончателният вид на формата.

11. Фиг. 5.75.