LVM Vertragsmanagement für Office365 und SharePoint

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Verträge haben in Unternehmen eine strategische Bedeutung. Gerade in größeren Organisationen werden Verträge häufig in verschiedenen Abteilungen oder gar unterschiedlichen Gesellschaften verwaltet. Oftmals ist nicht transparent ersichtlich, welche Verträge für welche Unternehmensbereiche gültig sind, ob Verträge mit gleichen Lieferanten zu unterschiedlichen Konditionen abgeschlossen wurden, welche geplanten oder tatsächlichen Kosten mit Verträgen verbunden sind oder wann welche Verträge nachverhandelt oder gekündigt werden können.

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LVM Vertragsmanagement für Office365 und SharePoint

  1. 1. LVM –Vertragsmanagement für Microsoft Office365 & SharePoint Alle Unternehmensanforderungen an dasVertragsmanagement Umfassendste Lösung für MicrosoftOffice365 Vertragslebenszyklus von Entwurf bis Archiv LVM Vertrags- Management
  2. 2. Vertrags- Management Inhaltsverzeichnis  Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation  Übersicht LVM  Vertragslebenszyklus  Vertragsarten  Vertragsakte  Sachbearbeiter  Vertragsakte anlegen  Vertragsdokumente & Schriftverkehr  Vertragsakte pflegen/aktualisieren  Controlling  Fristencontrolling / Benachrichtigungen  Risikomanagement / Bewertung von Risiken  Anpassung an Ihre Organisation  Individualisierte Formulare  Vertragsarten  Workflow:Vier-Augen-Prinzip  Workflow: Genehmigungen  Recherche  Strukturierte Suche  Volltextsuche  Auswertungen  Persönliche Reports  Integration in IT-Landschaft INHALT
  3. 3. Vertrags- Management Nutzen für die Organisation
  4. 4. Vertrags- Management Nutzen für die Organisation Strategisch  Baustein zur Prozessoptimierung  Schritt zur Integration unternehmenskritischer Informationen  Wachsender Nutzen mit zunehmender Anzahl Teilnehmer Praktisch  Fristenkontrolle,Verhandlungsspielräume  KürzereVerhandlungsdauer  SchnellereVertragsbearbeitung, Senkung Prozesskosten  Vertragscontrolling  Unmittelbarer Zugang undVerfügbarkeit  Schutz vor unbefugten Zugriffen  GrößtmöglicheTransparenz
  5. 5. Vertrags- Management Nutzen für die Organisation ZentraleVerwaltungVertragsarten Fristenmanagement Risikomanagement Zentrale Dokumentablage Transparenz Sicherheit beim Zugriff / Berechtigungsrollen Schnittstellen, Systeme
  6. 6. Vertrags- Management Inhaltsverzeichnis  Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation  Übersicht LVM  Vertragslebenszyklus  Vertragsarten  Vertragsakte  Sachbearbeiter  Vertragsakte anlegen  Vertragsdokumente & Schriftverkehr  Vertragsakte pflegen/aktualisieren  Controlling  Fristencontrolling / Benachrichtigungen  Risikomanagement / Bewertung von Risiken  Anpassung an Ihre Organisation  Individualisierte Formulare  Vertragsarten  Workflow:Vier-Augen-Prinzip  Workflow: Genehmigungen  Recherche  Strukturierte Suche  Volltextsuche  Auswertungen  Persönliche Reports  Integration in IT-Landschaft INHALT
  7. 7. Prinzip Vertragsakte Dokumente Fristen Vertragspartner Verantwortliche Attribute Entwürfe Originale Kosten Notizen/Schriftwechsel Historie … Erstellen Prüfen Teilen/ Freigeben Vertrags- bibliothek Suche / Recherche Vertragsvorlagen, Gescannte & Online- Dokumente Reporting Attribute/ Metadaten Kommunikation Verwalten/Bearbeiten
  8. 8. Abdeckung Vertrags- lebenszyklus  Vertragsentwurf bis Unterschrift, Bearbeitung imTeam  Ablage Korrespondenz/Schriftverkehr/Emails zuVerträgen  Abstimmung zwischenVertragspartnern  Internes Abzeichnen und Genehmigen vonVerträgen  Sicherheit Datenzugriff durch Berechtigungsrollen  Ablage rechtsgültiges Original  Suchen undWiederfinden vonVerträgen  Auswertung -> Fristenwahrung,Vertragsrisiken  Wiedervorlagen und Erinnerungen  Archivierung
  9. 9. Vertragsarten Vorkonfiguriert:  Mietvertrag  Reinigungsvertrag  Dienstleistungsvertrag  Wartungsvertrag  KFZ-Leasingvertrag  Entsorgungsvertrag  Versorgungsvertrag  Leasingvertrag WeitereVertragsarten konfigurierbar
  10. 10. Vertrags- Management Inhaltsverzeichnis  Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation  Übersicht LVM  Vertragslebenszyklus  Vertragsarten  Vertragsakte  Sachbearbeiter  Vertragsakte anlegen  Vertragsdokumente & Schriftverkehr  Vertragsakte pflegen/aktualisieren  Controlling  Fristencontrolling / Benachrichtigungen  Risikomanagement / Bewertung von Risiken  Anpassung an Ihre Organisation  Individualisierte Formulare  Vertragsarten  Workflow:Vier-Augen-Prinzip  Workflow: Genehmigungen  Recherche  Strukturierte Suche  Volltextsuche  Auswertungen  Persönliche Reports  Integration in IT-Landschaft INHALT
  11. 11. Vertragsakte anlegen IntuitiveFormulare Individuellanpassbar Inkl.Regelmanagement
  12. 12. Vertrags- dokumente Drag&Drop Vorlagen Stammdaten  Gestaltungsprozess von Entwurf bis unterschriftsreifeVersion  Korrespondenz z.B. per E-Mail  Änderungen durch Vertragspartner  Alle Dokumentenmanagement- funktionen von SharePoint
  13. 13. Scannen Altverträge&Originale AutomatischeTexterkennung Stapelerfassung
  14. 14. Metadaten VerwalteteVertrags- informationen  Vertragsobjekte  Vertragsstammdaten (Vertragspartner, Klassifizierungen…)  Vertragsarten  Vertragsdokumente  Laufzeiten und Kündigungsfristen  SonstigeVertragsfristen  Vertragskosten  Aufgaben  Termine  Benachrichtigungen  Zugriffsrechte
  15. 15. Vertrags- objekte  EigeneObjektverwaltung  Gegenstände, Anlagen oder Personen/Gruppen  Beliebig vieleVerträge zu einem Objekt
  16. 16. Vertrags- partner EigeneVertragspartnerverwaltung oder Synchronisierung vorhandener Vertragspartner aus ERP/SAP
  17. 17. Einzelverträge/ Rahmen- verträge
  18. 18. Laufzeiten und Kündigungs- fristen  KonfigurierbareWiedervorlagelisten  Erinnerungs-Emails zuVertragsfristen
  19. 19. Vertrags- Management Inhaltsverzeichnis  Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation  Übersicht LVM  Vertragslebenszyklus  Vertragsarten  Vertragsakte  Sachbearbeiter  Vertragsakte anlegen  Vertragsdokumente & Schriftverkehr  Vertragsakte pflegen/aktualisieren  Controlling  Fristencontrolling / Benachrichtigungen  Risikomanagement / Bewertung von Risiken  Anpassung an Ihre Organisation  Individualisierte Formulare  Vertragsarten  Workflow:Vier-Augen-Prinzip  Workflow: Genehmigungen  Recherche  Strukturierte Suche  Volltextsuche  Auswertungen  Persönliche Reports  Integration in IT-Landschaft INHALT
  20. 20. Risiko- management Beschreibungund Bewertungvon Vertragsrisiken  Erfassung und Bewerten Einzelrisiken und Auslöser  Festlegen von Risiko-Minimierungs-Strategien  Plan B aufstellen
  21. 21. Risiko- management Übersicht der Vertragsrisiken
  22. 22. Controlling/ Vertragskosten  Stammdaten zu Lieferanten aus ERP/SAP-System  Preisvereinbarungen, Boni- oder Rabattregelungen (Add-On)  Basisdaten für neueVertragsverhandlungen  Lieferantenübergreifende Kostenvergleiche
  23. 23. Benachrichtigungen Wiedervorlage Fristen ToDos • Beliebig konfigurierbar – Regeln, Parameter • Deutlich erweitert zum SharePoint-Standard • Zeit- und aktionsgesteuert
  24. 24. Vertrags- Management Inhaltsverzeichnis  Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation  Übersicht LVM  Vertragslebenszyklus  Vertragsarten  Vertragsakte  Sachbearbeiter  Vertragsakte anlegen  Vertragsdokumente & Schriftverkehr  Vertragsakte pflegen/aktualisieren  Controlling  Fristencontrolling / Benachrichtigungen  Risikomanagement / Bewertung von Risiken  Anpassung an Ihre Organisation  Berechtigungen und Rollen  Workflow:Vier-Augen-Prinzip  Workflow: Genehmigungen  Individualisierte Formulare  Recherche  Strukturierte Suche  Volltextsuche  Auswertungen  Persönliche Reports  Integration in IT-Landschaft INHALT
  25. 25. Organisation & Zugriffsrechte Berechtigungsrollen ActiveDirectory-Integration  Welche Personen dürfenVerträge anlegen oder einsehen?  Wer genehmigtVerträge?  In welchenVersionen liegenVertragsdokumente vor?  Zugriffsrechte aufVerträge gemäß Organisationsstruktur  AlleVertragsstände in Form von nachvollziehbaren Dokumentversionen
  26. 26. Vertrags- prozesse  Mehrere Abteilungen eines Unternehmens betroffen  Genehmigungshistorie  Aktionen beiVertragskündigung  Definierte (möglicherweise auditierte) Geschäftsprozesse
  27. 27. Formulare Anpassbar Formular-Regeln
  28. 28. Vertrags- Management Inhaltsverzeichnis  Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation  Übersicht LVM  Vertragslebenszyklus  Vertragsarten  Vertragsakte  Sachbearbeiter  Vertragsakte anlegen  Vertragsdokumente & Schriftverkehr  Vertragsakte pflegen/aktualisieren  Controlling  Fristencontrolling / Benachrichtigungen  Risikomanagement / Bewertung von Risiken  Anpassung an Ihre Organisation  Individualisierte Formulare  Vertragsarten  Workflow:Vier-Augen-Prinzip  Workflow: Genehmigungen  Recherche  Strukturierte Suche  Volltextsuche  Auswertungen  Persönliche Reports  Integration in IT-Landschaft INHALT
  29. 29. Transparenz - Ansichten - Suchfunktion • Informationen für erweiterten Benutzerkreis leicht auffindbar • Anstehende Kündigungstermine • Zentrale Rahmenverträge mit Sonderkonditionen • Wiedervorlagen
  30. 30. Recherche Volltext Metadaten Vorschau ErweiterteSuche
  31. 31. Vertrags- reporting  Definition von Reportumfang und Intervall  Grafische oder Listenauswertung  Weiterverarbeitung / -verdichtung in Excel
  32. 32. Vertrags- Management Inhaltsverzeichnis  Vertragsmanagement – Nutzen für die Organisation  Übersicht LVM  Vertragslebenszyklus  Vertragsarten  Vertragsakte  Sachbearbeiter  Vertragsakte anlegen  Vertragsdokumente & Schriftverkehr  Vertragsakte pflegen/aktualisieren  Controlling  Fristencontrolling / Benachrichtigungen  Risikomanagement / Bewertung von Risiken  Anpassung an Ihre Organisation  Individualisierte Formulare  Vertragsarten  Workflow:Vier-Augen-Prinzip  Workflow: Genehmigungen  Recherche  Strukturierte Suche  Volltextsuche  Auswertungen  Persönliche Reports  Integration in IT-Landschaft INHALT
  33. 33. Vertrags- management als Organisations- prozess LVM – UmfassendesVertragsmanagement für Microsoft Office365 & SharePoint • Eingebettet in Unternehmens- Prozesse • Abteilungsübergreifend relevant • Integriert in IT-Systeme • Betrieb im eigenen Rechenzentrum oder in der sicheren Microsoft-Cloud
  34. 34. Integration/ Schnittstellen  Einmaliger Import (z.B. via Excel) oder  Permanente Synchronisation mit Drittsystem via Daten-Konnektor Vertrags- management
  35. 35. Integration/ Schnittstellen Datenübernahme Synchronisierung Anbindung unterschiedlicher Datenbanken-Anbieter
  36. 36. Archivierung  Anbindung Storage-System an SharePoint-Plattform  Vertrags-Archivierung = SharePoint-Archivierung  Revisionssicherheit durch Wirtschaftsprüfer-Auditierung
  37. 37. Zusammen- fassung  Zentrales Management-Informations-System allerVerträge  AlleVerträge des Unternehmens in einerVertragsdatenbank  Transparenz über alle Unternehmensverträge undVertragskosten  Vier-Augen-Prinzip durchGenehmigungsworkflow  Verwaltung vonVerträgen in elektronischenVertragsakten  ElektronischeWiedervorlage derVerträge / Benachrichtigungen  Verwaltung von verschiedenenVertragsarten z.B. Mietverträge, Reinigungsverträge, etc. als Einzel- und Rahmenverträge  Integriertes Dokumentenmanagement für alle begleitenden Vertragsdokumente  Online-Auskunftssystem für alleVerträge zu allen Objekten  Online-Verfügbarkeit allerVerträge im Unternehmensnetzwerk  Sicherstellung derVertraulichkeit durch Berechtigungssystem
  38. 38. LVM Vertragsmanagement SharePoint Office365 Durchdacht Umfassend Clever Vielen Dank! Dirk Löhn – dirk.loehn@locatech.com RudolfVehring – rudolf.vehring@locatech.com http://www.locatech-it.com/technologien-plattformen/sharepoint/einfuhrung-eines-zentralen-vertragsmanagements-in-unternehmen-leitfaden-und-checkliste/ http://www.locatech-it.com/technologien-plattformen/sharepoint/vertragsmanagement-office365-sharepoint-online-vm365/
  39. 39. Leistungen Prozess-Beratung Anforderungsanalyse Spezifikation & Konzeption Workshops & Schulungen Projektmanagement Anpassung – Erweiterung - Softwareentwicklung Einführung, Schulung, Wissenstransfer, Dokumentation Produktlösungen LVMVertragsmanagement LTRS Ticketsystem Anforderungsmanagement Servicedesk LPM Projektmanagement LQM Qualitätsmanagement LRM Reklamationsmanagement Unternehmen Unternehmensgruppe Locatech seit 1992 Microsoft Partner seit 2000 SharePoint-Expertise seit 2006 Locatech IT Solutions seit 2008 15 Beratungsexperten + SharePoint-Entwickler Kompetenzen Unternehmens- und Prozesslösungen für Unternehmen Vereinfachen / Automatisieren vonVerwaltungsprozessen mit Microsoft SharePoint Strategische Einführung Microsoft SharePoint und Office365 Unternehmenslösungen für Microsoft SharePoint und Office 365

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