Ein Überweisungträger
© impulse
Das müssen Unternehmer bei der Sepa-
Umstellung beachten
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Der Aufwand für die Sepa-Umstellung ist fast mit der
Euroumstellung vergleichbar. Darum sollten Unternehmen
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Lastschriftverfahren
Unternehmen, die Lastschriften einziehen, müssen sich auf
größere Veränderungen einstellen: Zum einen...
Gegensatz zu Spanien und Italien – bisher keine
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2013.07.19.impulse.das.müssen.unternehmer.bei.der.sepa umstellung.beachten.de

  1. 1. Ein Überweisungträger © impulse Das müssen Unternehmer bei der Sepa- Umstellung beachten 19. JULI 2013 , VON WIEBKE HARMS Ab Februar 2014 gelten neue internationale Kontonummern. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen zögern mit der aufwendigen Umstellung. impulse.de hat die wichtigsten Punkte zusammengestellt. Die Abkürzung Sepa steht für “Single Euro Payments Area”. Mit dem neuen System soll der bargeldlose Zahlungsverkehr in Europa angeglichen werden. Neben den 28 EU-Staaten betrifft die Umstellung auch Island, Liechtenstein, Norwegen sowie die Schweiz und Monaco. Kernelement der Änderung sind zwei neue Nummern, die Kontonummer und Bankleitzahl ersetzen sollen: Die IBAN (International Bank Account Number), also eine internationale Kontonummer und die BIC (Business Identifier Code), eine Art internationale Bankleitzahl. Die IBAN hat in Deutschland immer 22 Stellen: Zuerst steht ein internationaler Teil aus Länderkennzeichen (DE) und eine Prüfziffer, danach kommt ein nationaler Teil aus Bankleitzahl und Kontonummer. Betroffen ist von der Umstellung jeder, der ein Konto hat – sowohl Unternehmer als auch Privatleute. Im Gegensatz zu Privatpersonen müssen Firmen jedoch bis zum Stichtag 1. Februar 2014 eine Vielzahl von Änderungen vornehmen: Zuständigkeiten klären Page 1 of 4Das müssen Unternehmer bei der Sepa-Umstellung beachten › Impulse 29.07.2013http://www.impulse.de/finanzen-vorsorge/das-mussen-unternehmer-bei-der-sepa-umstellung-beachten
  2. 2. Der Aufwand für die Sepa-Umstellung ist fast mit der Euroumstellung vergleichbar. Darum sollten Unternehmen einen Sepa-Verantwortlichen ernennen, der einen Überblick über den Stand in den einzelnen Abteilungen hat. Das kann beispielsweise ein kaufmännischer Geschäftsführer sein, der die operative Umsetzung dann an die Buchhaltung delegiert. „Wenig Sinn macht es hingegen, allein einen ITler mit der Umstellung zu beauftragen“, sagt Dirk Braun, Direktor für Cash Management und International Business bei der Commerzbank. „Das ist mehr als eine technische Umstellung, es ändern sich auch Regeln und Zahlungsprozesse.“ Bestandsaufnahme Einige Schritte müssten Firmen eigentlich schon erledigt haben: Unternehmen, die Lastschriften einziehen, müssen bei der Bundesbank eine Gläubiger-ID beantragen. Auf Briefbögen und Rechnungen sollten bereits IBAN und BIC stehen. Technische Umsetzung Die Buchhaltungssoftware und die Bankenschnittstelle, also die Software über die das Unternehmen seine Informationen an die Bank übermittelt, müssen Sepa-fähig sein. Die meisten Softwarehersteller bieten Updates für die vorhandenen Programme an. Braun rät, die Anbieter früh danach zu fragen. „Und das Personalsystem darf man nicht vergessen, sonst bekommen die Mitarbeiter kein Geld“, so Braun. Die Daten aller verwendeten Bankverbindungen, von Kunden und Lieferanten beispielsweise, müssen in das neue Format gebracht werden. Sie müssen dafür exportiert werden, danach können die neuen IBAN- und BIC- Nummern ergänzt und die Daten re-importiert werden. „Wir bieten unseren Kunden an, dass sie uns eine Excel- Datei mit den Kontonummern und Bankleitzahlen geben, die wir in IBAN und BIC konvertieren“, sagt Braun. Es lohnt sich also, die Hausbank anzusprechen. Auch wenn das Kreditinstitut hilft, ist der Schritt mit dem Import der ergänzten Daten jedoch noch nicht abgeschlossen: „Zu rund 97 Prozent funktioniert das Verfahren“, sagt Braun. Eine kleine Fehlerquote bleibe jedoch – auch wegen der oft mangelhaften Qualität der Urprungsdaten. Die müsse von Hand korrigiert werden. „Je nach Menge der Kontodaten, können drei Prozent immer noch viel sein.“ Page 2 of 4Das müssen Unternehmer bei der Sepa-Umstellung beachten › Impulse 29.07.2013http://www.impulse.de/finanzen-vorsorge/das-mussen-unternehmer-bei-der-sepa-umstellung-beachten
  3. 3. Lastschriftverfahren Unternehmen, die Lastschriften einziehen, müssen sich auf größere Veränderungen einstellen: Zum einen müssen sie vor der ersten Abbuchung per Sepa die Kunden über die Umstellung informieren. Zum anderen sind sie nach der Sepa-Umstellung dazu verpflichtet, Änderungen am Lastschrift-Betrag mit 14 Tagen Vorlauf anzukündigen. „Diese Vorlauffrist kann aber über die AGBs geändert werden“, sagt Braun. Überweisung Bei Überweisungen müssen oft Kleinigkeiten geändert werden: Beispielsweise lässt das Sepa-Verfahren weniger Platz für Verwendungszwecke, deshalb sollten Firmen die Zeichenzahlen von Textbausteinen prüfen. Liquiditätsmanagement Unternehmen, die viel mit Lastschriften arbeiten, müssen ihr Liquiditätsmanagement anpassen. Denn mit Sepa fällt die sogenannte Sichtlastschrift weg. In Deutschland werden Lastschriften sofort von den Banken bearbeitet und meistens am nächsten Tag abgebucht. Nach der Sepa- Umstellung wird die Lastschrift erst mit zwei bis fünf Tagen Verspätung abgebucht. Unternehmen, die immer gleiche Beträge per Lastschrift einziehen – Abo-Modelle beispielsweise – sollten deshalb die Lastschriften zwei bis fünf Tage früher einreichen. Wenn die per Lastschrift abgebuchten Beträge variieren, müssen Unternehmen sich darauf einstellen, dass die Lastschrift nicht mehr so schnell nach Abschluss der Rechnung eingezogen werden kann. Hilfreiche Links Die Deutsche Bundesbank hat zum Thema Sepa- Umstellung eine eigene Seite eingerichtet. Darauf finden Unternehmer unter anderem nützliche Informationen zu IBAN und BIC und zur Beantragung der Gläubiger-ID. Notfallplan „Erste Unternehmen haben uns schon signalisiert, dass sie die Umstellung nicht bis zum 1. Februar 2014 schaffen werden“, sagt Braun. Sie müssen einen Notfallplan entwickeln, denn die deutsche Gesetzgebung sieht – im Page 3 of 4Das müssen Unternehmer bei der Sepa-Umstellung beachten › Impulse 29.07.2013http://www.impulse.de/finanzen-vorsorge/das-mussen-unternehmer-bei-der-sepa-umstellung-beachten
  4. 4. Gegensatz zu Spanien und Italien – bisher keine Übergangsfrist für Unternehmen vor. Ausnahme: Das in Deutschland stark genutzte Elektronische Lastschriftverfahren an der Ladenkasse kann mit einer Übergangsfrist bis zum 1. Februar 2016 genutzt werden. Page 4 of 4Das müssen Unternehmer bei der Sepa-Umstellung beachten › Impulse 29.07.2013http://www.impulse.de/finanzen-vorsorge/das-mussen-unternehmer-bei-der-sepa-umstellung-beachten

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