 O documento discute os desafios da gestão do Repositório Institucional da Universidade de Aveiro (RIA) no que diz respeito à validação de documentos e definição dos níveis de acesso, tendo em vista a promoção do acesso aberto.  A definição do nível de acesso apropriado para cada documento depende da versão depositada (pré-print, pós-print ou versão final) e levanta questões sobre as políticas de copyright das publicações.  A estratégia proposta

1. preprint, postprint
ou versão final?
o desafio na gestão da informação no RIA e a promoção do acesso aberto
universidade de aveiro sbidm serviços de biblioteca,
informação documental
e museologia

2. preprint, postprint ou versão final?
o desafio na gestão da informação no RIA e a promoção do acesso aberto
Sumário:
RIA – Repositório Institucional da Universidade de Aveiro: apresentação e
funcionalidades
Validação de documentos: problemas e desafios num mundo em mudança
A nossa estratégia de ação: comunicar é fundamental!
Serviços de biblioteca, informação documental e museologia da Universidade de Aveiro
Serviços de biblioteca, informação documental e museologia da Universidade de Aveiro
2012
2012

3. RIA
Repositório Institucional da Universidade de Aveiro
http://ria.ua.pt
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4. RIA
apresentação e funcionalidades
RIA – Repositório Institucional da Universidade de Aveiro - http://ria.ua.pt
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5. RIA
apresentação e funcionalidades
RIA:
- baseado em software DSPACE, desenvolvimento próprio
- instalação de add-ons partilhados pela equipa de configuração do Repositório
Científico de Acesso Aberto de Portugal (RCAAP) – http://www.rcaap.pt
- formação e recolha de boas práticas com a equipa da Uminho
- integração de documentos no RCAAP
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6. RIA
apresentação e funcionalidades
Depósito de artigos em auto arquivo inicia em Outubro de 2011
docentes, investigadores e bolseiros-investigadores com afiliação à UA
Depósito de dissertações de mestrado e teses de doutoramento
realizado pela equipa das bibliotecas da UA
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7. RIA
apresentação e funcionalidades
A estrutura do repositório reflete a lógica organizacional da UA
Comunidades = departamentos, escolas politécnicas, unidades de investigação
Coleções = tipologia de documentos
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8. RIA
apresentação e funcionalidades
Desenvolvimento e implementação de funcionalidades:
Criação de workflows de depósito simplificados
mecanismo que o investigador pode ativar no momento do depósito, que realiza
uma importação de um ficheiro com os artigos da sua autoria após uma pesquisa
em bases de dados como a Web of Science (THOMSON) e a SCOPUS (Elsevier) -
formato RIS, formato standard para troca de dados.
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9. RIA
apresentação e funcionalidades
Funcionalidade de embargo
implementação no software que suporta o RIA - DSPACE, de um mecanismo que
permite a restrição de acesso aos documentos depositados (embargo) por
períodos de 6 meses, 1 ano e 2 anos e acesso restrito
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10. RIA
apresentação e funcionalidades
Controlo de autoridade (autores)
resulta de uma integração com o sistema de informação para a gestão de
utilizadores em toda a UA (registo central de utilizadores). Consiste na
associação, no momento do arquivo, dos nomes dos autores a um número de
identificação único (IUPI).O controlo de autoridade de autores, tanto no processo
de auto arquivo, como no depósito de teses, é obrigatório.
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11. validação de documentos:
problemas e desafios num mundo em mudança
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12. validação de documentos
verificação dos metadados
Controlo de qualidade: os metadados de todos os registos depositados no RIA
são verificados pela equipa de validação
a) Verificação dos campos de preenchimento obrigatório
- autoria
- título do publicação
- ano da publicação
…
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13. validação de documentos
verificação dos metadados
b) Validação do campo autoria e respetiva ligação (controlo de autoridade)
c) Enriquecimento do registo com dados adicionais - valor acrescentado
- URL da página do editor ou DOI
- Campo de ligação OpenAIRE
- palavras-chave e resumo
- financiadores/ patrocinadores
…
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14. validação de documentos
definição dos níveis de acesso
Definição do nível de acesso ao documento em função das versões depositadas
Um dos passos essenciais e mais exigentes no processo de validação e controlo
de qualidade no RIA
A disponibilização do maior número de documentos em acesso aberto é uma das
premissas neste processo
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15. validação de documentos
definição dos níveis de acesso
Definição do nível de acesso ao documento em função das versões depositadas
Os problemas e desafios diferem caso se tratem de documentos recentes ou
retrospetivos.
- a funcionalidade de importação de registos diretamente de bases de dados
bibligráficas aumenta o número de documentos retrospetivos no RIA, para os
quais a definição do nível d acesso é mais problemática face às lacunas de
informação
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16. validação de documentos
definição dos níveis de acesso
Definição do nível de acesso ao documento em função das versões depositadas
Questões:
- que versão foi depositada – preprint, postprint ou versão final?
- o nível de acesso definido pelo autor no momento do depósito é adequado?
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17. validação de documentos
definição dos níveis de acesso
Definição do nível de acesso ao documento em função das versões depositadas
Questões:
- qual a política definida pela revista em que o artigo foi publicado?
- o autor possui o “copyright agreement” – contratos assinados com a editora?
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18. validação de documentos
definição dos níveis de acesso
Definição do nível de acesso ao documento em função das versões depositadas
A tarefa de verificação das políticas de copyright não é linear face às diferentes
tipologias de documentos depositados e às lacunas de informação.
Exige à equipa:
- competências ao nível dos mecanismos de publicação científica
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19. validação de documentos
definição dos níveis de acesso
Definição do nível de acesso ao documento em função das versões depositadas
- know-how para interpretação clara das questões ligadas ao copyright
- flexibilidade e rapidez
- comunicação direta com os depositantes
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20. validação de documentos
desafios
Definição de uma estratégia clara e eficaz que permita estabelecer um desejado
equilíbrio entre as limitações legais de acesso aos
documentos e a promoção do acesso aberto.
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21. A nossa estratégia de ação:
comunicar é fundamental!
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22. A nossa estratégia de ação:
comunicar é fundamental!
Estratégia passa por:
- Objetivo comum: promoção do acesso aberto e reforço da visibilidade da
produção científica da UA
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23. A nossa estratégia de ação:
comunicar é fundamental!
Estratégia passa por:
- Aposta na formação da equipa de validação de metadados e verificação
competências ao nível das questões de direitos de autor conhecer os
mecanismos da publicação científica;
- Reforço da comunicação interna e incentivo à equipa
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24. A nossa estratégia de ação:
comunicar é fundamental!
Estratégia passa por:
- Eficácia no serviço de Helpdesk e informação
inspirar confiança aos depositantes antes, durante e após o processo
de depósito
clarificação das políticas de copyright: apoiar os autores na
interpretação dos contratos com os editores
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25. A nossa estratégia de ação:
comunicar é fundamental!
Estratégia passa por:
- Comunicação próxima com os depositantes no momento da validação:
solicitação da versão legítima para acesso aberto, por email ou telefone
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26. A nossa estratégia de ação:
comunicar é fundamental!
Estratégia passa por:
- Formação, apoio e divulgação
promover/reforçar junto dos autores as vantagens do acesso aberto
sessões presenciais
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27. A nossa estratégia de ação:
comunicar é fundamental!
Estratégia passa por:
- Formação, apoio e divulgação
tutoriais e documentos de apoio
página do facebook RIA – noção de comunidade
http://www.facebook.com/riarepositorio
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28. Obrigada pela atenção
Ana Bela Martins abela@ua.pt
Bella Nolasco bellanolasco@ua.pt
Diana Silva dianasilva@ua.pt
Serviços de Biblioteca, Informação Documental e Museologia
da Universidade de Aveiro
http://www.ua.pt/sbidm/biblioteca
http://ria.ua.pt