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FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES,[object Object],PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA,[object Object],Expositoras:,[object Object],Éibar Milena Valencia T.Luz Nidia ArizaDiana Angélica Pulido S.,[object Object],Profesor: JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO,[object Object],Eje Temático No.5,[object Object],Tratamiento de Documentos Electrónicos,[object Object],Marzo 19  / 2011,[object Object]
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES,[object Object],PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA,[object Object],Objetivos,[object Object],Responsables,[object Object],Expedientes Electrónicos,[object Object],Expediente Mixto o Híbrido,[object Object],Proceso de Gestión Documental,[object Object],Organización del espacio de Trabajo,[object Object],Organización de los Documentos,[object Object],Electrónicos,[object Object],Tratamiento de Documentos Electrónicos,[object Object]
INTRODUCCIÓN,[object Object],La Gestión Documental consiste en el adecuado tratamiento de la información para optimizar su aprovechamiento, lo cual se obtiene mediante la aplicación de la tecnología y procedimientos oportunos en cada caso. La Gestión de la Documentación permite a las organizaciones disponer de toda la información existente en la misma, de forma sencilla, y recuperarla de forma precisa e inmediata.,[object Object],La gestión documental consistiría pues en la organización de los archivos físicos y electrónicos de su entidad, y su posterior referenciación y/o almacenamiento en un Sistema Electrónico de Gestión Documental, que puede ser diseñado especialmente según las necesidades propias de la entidad.,[object Object],El Sistema Electrónico de Gestión Documental permitiría combinar las imágenes textuales de los documentos con la información asociada a ellos, y su posterior almacenamiento, recuperación, reproducción y distribución automática.,[object Object]
TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS,[object Object],[object Object]
 Todo documento electrónico o no, es susceptible de ser conservado por cierto tiempo  y su acceso debe garantizarse de tal manera que sea fácil de localizar.
 Se requiere entonces de una serie de políticas que definan si el documento será de carácter público o de acceso restringido, dependiendo de su naturaleza y de su vitalidad en contenidos para la empresa.
 Otros aspectos importantes para el tratamiento de los documentos tienen que ver con espacios físicos adecuados, temperaturas, medios de almacenamiento digital, copias de respaldo.,[object Object]
 Se deben implementar mecanismos que garanticen que los documentos electrónicos almacenados en su versión final no puedan ser modificados.
 Realizar la selección de documentos electrónicos para determinar cuáles se van a conservar.
 Trasladar documentos producidos por medios automáticos a nuevos soportes, antes de que los actuales sean obsoletos y se corra riesgo de pérdida de información.,[object Object]
Garantizar la organización, almacenamiento y conservación del documento.
Asegurar la disponibilidad del documento para su consulta en el archivo central.
Garantizar la disposición final de los documentos.
Establecer una metodología para recibir y distribuir la información.
Su accesibilidad dependiendo de las políticas de la empresa (público o privado).
Evitar la reproducción total o parcial de una obra, cuando se encuentra protegida por derechos de autor.
Garantizar su autenticidad.Objetivos,[object Object],Tratamiento de Documentos Electrónicos,[object Object]
RESPONSABLES,[object Object],Responsables,[object Object],Tratamiento de Documentos Electrónicos,[object Object]
RESPONSABLES,[object Object],1. ÓRGANO PÚBLICO,[object Object],   Dispone la normativa de organización específica y, de no existir previsión normativa, la responsabilidad recae en el encargado de su tramitación.,[object Object],   Los entes deben garantizar el crear y almacenar evidencia; y/o recibir y almacenar datos, para garantizar su integridad, y para mantener la accesibilidad de los datos y la evidencia de los mismos.,[object Object],Responsables,[object Object],Tratamiento de Documentos Electrónicos,[object Object]
RESPONSABLES,[object Object],2. RESPONSABILIDAD DE AUDITORIA,[object Object],Legalmente se refiere a la presunción de autoría y responsabilidad, que es aquel donde todo documento, mensaje electrónico o archivo digital asociado a una firma digital certificada se presumirá, salvo prueba en contrario, de la autoría y responsabilidad del titular del correspondiente certificado digital, vigente en el momento de su emisión.,[object Object],Responsables,[object Object],Tratamiento de Documentos Electrónicos,[object Object]
RESPONSABLES,[object Object],3. RESPONSABILIDAD DE MANTENER ARCHIVOS DE CORREOS ELECTRONICOS,[object Object],EL REMITENTE tiene la responsabilidad de conservar y gestionar el correo electrónico: correo Interno.,[object Object],EL DESTINATARIO tiene la responsabilidad de conservar y gestionar el correo electrónico: debe guardarse archivo del correo externo recibido, especialmente cuando el archivo forma parte del documento oficial de operaciones; para ello, se sugiere:,[object Object],Responsables,[object Object],[object Object]
En un intercambio de correos, utilicemos nuestro criterio para determinar qué archivar y qué no.
Estos criterios estarán basados en la importancia de cada nueva información.Tratamiento de Documentos Electrónicos,[object Object]
EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS,[object Object],EXPEDIENTE ELECTRÓNICO es la sucesión ordenada de documentos registrados por vía informática, tendientes a la formación de una voluntad administrativa en un asunto determinado. ,[object Object],Los Expedientes Electrónicos garantizan un acceso eficiente y seguro a la información completa y a todos los documentos desde cualquier sitio, y su primordial función es la de conservar y transmitir. ,[object Object],Se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda.,[object Object],El Decreto Nº 65/98, referente al procedimiento administrativo electrónico, regula la utilización de mecanismos electrónicos para dar soporte al expediente, y sienta las normas sobre el procedimiento administrativo electrónico, las disposiciones generales, firma electrónica y digital.,[object Object],Expedientes Electrónicos,[object Object],Tratamiento de Documentos Electrónicos,[object Object]
EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS,[object Object],En el expediente obran diferentes instancias o dependencias que aportan documentos para la gestión correspondiente.,[object Object],Características,[object Object],Expedientes Electrónicos,[object Object],Los documentos se presentan en el mismo orden en el cual se dieron las actuaciones y trámites,[object Object],Responde a un trámite que debe ser gestionado, de acuerdo con procesos y procedimientos previamente establecidos.,[object Object],Tratamiento de Documentos Electrónicos,[object Object]
EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS,[object Object],Tiene un principio y fin claramente determinados,[object Object],Los expedientes forman series documentales.,[object Object],Expedientes Electrónicos,[object Object],Los documentos de un expediente pueden ser de diferentes tipos y formatos.,[object Object],Existe un vínculo de trámite y gestión entre cada uno de los documentos que lo conforman,[object Object],Características,[object Object],Tratamiento de Documentos Electrónicos,[object Object]
EXPEDIENTES MIXTO O HÍBRIDO,[object Object],Expediente mixto o híbrido es un conjunto de documentos de archivo, electrónicos o tradicionales, relacionados entre sí, y conservados en parte en soporte electrónico, en parte  como expediente físico.,[object Object],La aplicación de estos sistemas, son de producir, almacenar y mantener documentos en soporte físico y otros en soporte que la tecnología ofrece como el microfilme. ,[object Object],Expedientes Mixto o Híbrido,[object Object],Tratamiento de Documentos Electrónicos,[object Object]

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Documentos electronicos eje tematico 5

  • 1.
  • 2.
  • 3.
  • 4.
  • 5. Todo documento electrónico o no, es susceptible de ser conservado por cierto tiempo y su acceso debe garantizarse de tal manera que sea fácil de localizar.
  • 6. Se requiere entonces de una serie de políticas que definan si el documento será de carácter público o de acceso restringido, dependiendo de su naturaleza y de su vitalidad en contenidos para la empresa.
  • 7.
  • 8. Se deben implementar mecanismos que garanticen que los documentos electrónicos almacenados en su versión final no puedan ser modificados.
  • 9. Realizar la selección de documentos electrónicos para determinar cuáles se van a conservar.
  • 10.
  • 11. Garantizar la organización, almacenamiento y conservación del documento.
  • 12. Asegurar la disponibilidad del documento para su consulta en el archivo central.
  • 13. Garantizar la disposición final de los documentos.
  • 14. Establecer una metodología para recibir y distribuir la información.
  • 15. Su accesibilidad dependiendo de las políticas de la empresa (público o privado).
  • 16. Evitar la reproducción total o parcial de una obra, cuando se encuentra protegida por derechos de autor.
  • 17.
  • 18.
  • 19.
  • 20.
  • 21.
  • 22. En un intercambio de correos, utilicemos nuestro criterio para determinar qué archivar y qué no.
  • 23.
  • 24.
  • 25.
  • 26.
  • 27.
  • 28.
  • 29.
  • 30.
  • 31.
  • 32.
  • 33.
  • 34.
  • 35.
  • 36. Colocar el teclado para que los codos y las muñecas estén a la misma altura sin que estén dobladas hacia abajo o estiradas hacia arriba.
  • 37.
  • 38.
  • 39. Mantener limpia la pantalla/filtro del monitor.
  • 40. Situar el escáner o impresora en un área ventilada y asegúrate que reciba mantenimiento con regularidad.
  • 41. Alternar el trabajo en el computador con uno que requiera otro tipo de movimiento muscular.
  • 42.
  • 43.
  • 44. Todo se fundamenta en el uso adecuado y en el control del ciclo de vida del documento, que debe ser controlado todo el tiempo. La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones da lugar al uso de bases de datos robustas que constituyen el activo más valioso de una organización.
  • 45.
  • 46.
  • 47.
  • 48.
  • 49.
  • 50. Programa de Gestión Documental, segunda fase parámetros para un proyecto de automatización. Archivo General de la Nación-Colombia. Amanda Barrera P.
  • 51. MOREQ: Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos: especificación MoReq.
  • 52. Bruxelles; Luxembourg: CECA; CEE; CEEA, 2001. [Consulta: 23-02-11]. Disponible en Internet en<http://www.cultura.mcd.es/archivos/. 
  • 53. CASAS DE BARRAN, Alicia. "Los expedientes Electrónicos: un Desafío". Directora de la Unidad de Información del Rectorado de la Universidad de la República Oriental del Uruguay. [En línea]http://infolac.ucol.mx/boletin/13_4/archivos1.html [consulta: 24.02.11]