1. Sistem Petty Cash
Universitas Mercu Buana – Sistem Informasi
[Pick the date]
Dosen : Anita Ratnasari
Anggota Kelompok :
Kristiani (418111200)
Dessy Ratih Wulandari (41811120036)
Herlindra Candra Kirana (418111200)

2. Sistem Petty Cash ini membahas tentang pencatatan pengeluaran biaya operasional
(Operational Expense) perusahaan yang sudah ada bukti pengeluarannya. Perusahaan yang dimaksud
adalah perusahaan yang terdapat 1 kantor pusat (Head Office) dan memiliki banyak kantor cabang yang
tersebar di berbagai kota di Indonesia. Contoh petty cash: biaya transportasi, biaya makan/snack untuk
meeting, biaya fotocopy, Dinas Luar Kota (DLK), dll. Agar pengeluarannya tetap terkontrol, setiap
transaksi petty cash harus mendapat persetujuan dari atasan dan dept.head karyawan yang melakukan
transaksi petty cash serta persetujuan dari kantor pusat.
Petty Cash yang kami bahas ini juga mencakup transaksi Petty Cash Advance / Kas Bon, yaitu
pengeluaran uang untuk transaksi yang belum ada bukti pengeluarannya.
PETTY CASH TRANSACTION
1. Petty Cash Transaction
Biasanya transaksi petty cash dilakukan oleh karyawan tertentu, saat ia meng-klaim
pengeluarannya, ia harus menyerahkan seluruh bukti pengeluaran, baik berupa bon atau
kuitansi kepada kasir cabang, kemudian kasir akan mencatatnya ke dalam transaksi petty
cash. Adapun data-data yang dicatat antara lain :
• nama karyawan
• departemen asal karyawan
• tanggal transaksi
• deskripsi atau catatan transaksi
• cara pembayaran ke karyawan
• jenis-jenis transaksi petty cash & amount pengeluarannya
 Khusus untuk Dinas Luar Kota (DLK), maka ada ketentuan :
Untuk setiap transaksi pengeluaran per harinya, tiap karyawan diberikan plafond uang
berdasarkan grade karyawan tersebut. Contoh
Grade 1
Biaya penginapan / hotel : 300,000
2 Sistem Petty Cash
Universitas Mercu Buana

3. Biaya UPD (makan, peralatan mandi) : 50,000
Biaya transportasi : 300,000
Grade 2
Biaya penginapan / hotel : 400,000
Biaya UPD (makan, peralatan mandi) : 70,000
Biaya transportasi : 400,000
Grade 3
Biaya penginapan / hotel : 450,000
Biaya UPD (makan, peralatan mandi) : 80,000
Biaya transportasi : 450,000
dan seterusnya. Apabila melebihi plafond yang diberikan, maka perusahaan tidak mengganti
rugi kelebihannya alias harus ditanggung sendiri oleh karyawan bersangkutan.
 Untuk transaksi pengeluaran yang lain (snack meeting, fotocopy, dll) tidak ada plafond
uang
Catatan tersebut lalu di print dalam bentuk Form Pengeluaran dan Laporan Detail Transaksi
Pengeluaran. Form dan laporan ini diserahkan pada atasan dan dept.head karyawan
tersebut untuk mendapatkan persetujuan. Apabila disetujui, maka akan dicatat bahwa saldo
cabang berkurang. Saldo cabang ini dapat berupa cash on hand atau saldo di rekening
cabang. Pengurangan saldo ini hanya sebagai catatan saja bahwa uang cabang berkurang
karena adanya suatu pengeluaran, pada realnya uang yang diklaim karyawan belum
diserahkan ke karyawannya.
2. Request Petty Cash Reimburse
Secara periodik, kantor cabang mengajukan request reimburse petty cash nya pada kantor
pusat yang tujuannya untuk meminta kantor pusat mentransfer sejumlah dana karena
pengeluaran tersebut. Cabang harus menyertakan lampiran laporan petty cash beserta
bukti-bukti pengeluaran saat request reimburse ini.
3 Sistem Petty Cash
Universitas Mercu Buana

4. 3. Transfer Dana oleh Kantor Pusat dan Reconcile Petty Cash Reimburse
Kemudian kantor pusat akan melakukan verifikasi untuk setiap transaksi petty cash yang
dilakukan cabang, dan bisa saja ada transaksi petty cash yang ditolak karena alasan tertentu.
Apabila transaksi nya disetujui oleh kantor pusat, maka kantor pusat memberikan reimburse
Petty Cash dalam bentuk cek atau bank transfer kepada cabang, saldo kantor pusat akan
berkurang dan jurnal akan dibentuk saat transfer dana ini. Kemudian, cabang melakukan
harus reconcile petty cash, proses ini juga membentuk jurnal penerimaan dana dan saldo
cabang akan bertambah. Setelah proses reconcile inilah, uang yang diklaim akan diserahkan
pada karyawan
4. Petty Cash Reversal
Apabila kantor pusat menolak transaksi petty cash karena suatu alasan (misalnya kurang
lengkapnya bukti pengeluaran), maka kasir cabang harus melakukan reversal transaksi petty
cash nya karena anggapannya petty cash ini tidak valid dan perusahaan tidak memberikan
uang yang di klaim karyawan. Pada proses reversal ini, saldo cabang yang sempat berkurang
saat pencatatan di awal tadi, akan bertambah kembali.
4 Sistem Petty Cash
Universitas Mercu Buana

5. KAS BON
1. Request Kas Bon
Pada kegiatan operasional yang dimungkinkan ada pengeluaran, maka karyawan dapat
melakukan kas bon dahulu yaitu meminta uang pada kasir cabang di awal hari sebelum
melakukan operasionalnya. Pada request kas bon ini , kasir akan mencatat data-data berikut :
• Nama karyawan
• Deskripsi atau catatan seperlunya
• Dan nominal uang yang di request
Pada proses ini, saldo cabang akan berkurang dan akan dibentuk jurnal.
2. Petty Cash Transaction
Sebetulnya, jenis-jenis pengeluaran pada kas bon ini sama dengan petty cash, bedanya adalah
uang diberikan di muka, dan bisa saja pada real nya , total pengeluaran melebihi dari kas bon
ataupun masih ada sisa kas bon yang tidak terpakai. Sehingga pencatatan pengeluaran kas bon
ini juga dimasukkan kedalam petty cash transaction , dimana setelah operasional karyawan
tersebut selesai, maka karyawan harus mendatangi kasir dengan membawa seluruh bukti
pengeluaran, dan selanjutnya kasir mencatat semua transaksi pengeluaran yang benar-benar
dilakukan ke dalam Petty Cash Transaction. Proses selanjutnya, prosedur nya sama dengan
proses petty cash diatas.
3. Return Kas Bon
Pada prakteknya, jika ada sisa uang kasbon, maka karyawan wajib menyerahkan sisanya pada
kasir. Karena semua transaksi pengeluaran yang real telah dicatat dalam petty cash transaction,
maka secara pembukuan return kas bon akan mencatat pengembalian kas bon secara utuh ,
yakni nominal nya sama dengan yang di request tadi, dimana nantinya akan dibentuk jurnal
penutup dan menambah saldo cabang kembali.
5 Sistem Petty Cash
Universitas Mercu Buana

6. KAS BON
1. Request Kas Bon
Pada kegiatan operasional yang dimungkinkan ada pengeluaran, maka karyawan dapat
melakukan kas bon dahulu yaitu meminta uang pada kasir cabang di awal hari sebelum
melakukan operasionalnya. Pada request kas bon ini , kasir akan mencatat data-data berikut :
• Nama karyawan
• Deskripsi atau catatan seperlunya
• Dan nominal uang yang di request
Pada proses ini, saldo cabang akan berkurang dan akan dibentuk jurnal.
2. Petty Cash Transaction
Sebetulnya, jenis-jenis pengeluaran pada kas bon ini sama dengan petty cash, bedanya adalah
uang diberikan di muka, dan bisa saja pada real nya , total pengeluaran melebihi dari kas bon
ataupun masih ada sisa kas bon yang tidak terpakai. Sehingga pencatatan pengeluaran kas bon
ini juga dimasukkan kedalam petty cash transaction , dimana setelah operasional karyawan
tersebut selesai, maka karyawan harus mendatangi kasir dengan membawa seluruh bukti
pengeluaran, dan selanjutnya kasir mencatat semua transaksi pengeluaran yang benar-benar
dilakukan ke dalam Petty Cash Transaction. Proses selanjutnya, prosedur nya sama dengan
proses petty cash diatas.
3. Return Kas Bon
Pada prakteknya, jika ada sisa uang kasbon, maka karyawan wajib menyerahkan sisanya pada
kasir. Karena semua transaksi pengeluaran yang real telah dicatat dalam petty cash transaction,
maka secara pembukuan return kas bon akan mencatat pengembalian kas bon secara utuh ,
yakni nominal nya sama dengan yang di request tadi, dimana nantinya akan dibentuk jurnal
penutup dan menambah saldo cabang kembali.
5 Sistem Petty Cash
Universitas Mercu Buana