Este documento presenta la agenda de un congreso educativo internacional sobre la eficiencia en la comercialización y captación de alumnos. Incluye temas como el proceso de captación, el ciclo de vida de un alumno potencial, el mercado de búsqueda en Colombia, y la gestión comercial de contactos. Se describe el proceso de captación de alumnos potenciales y cómo evolucionan a través de diferentes etapas hasta convertirse en alumnos matriculados. También se analizan las fuentes de información que usan los alumnos

1. 21 de Mayo, Bogotá
Congreso Internacional
Educativo

2. Eficiencia en la Comercialización y
Captación de Alumnos.
Creación de campañas eficaces
Congreso Internacional Educativo

3. 1. Funnel captación de alumnos
2. Ciclo de vida de un alumno potencial
3. Mercado de Search Colombiano
4. Gestión comercial del contacto
4.1 Inmediatez
4.2 Caso de Exito. Lead to Call
Agenda

4. Funnel Captación de Alumnos
¿De donde vienen mis alumnos?
• Visitas a mi web
• SEO
• SEM
• Redes Sociales
• Medios tradicionales
• Boca a Boca
• Portales de Formación
Medios
• Generación de un contacto
• Llamado Telefónico
• Contacto por Internet. Lead
• Visita a la Universidad
Alumno
Potencial
•Generación de una matrícula
Alumno final

5. Funnel Captación de Alumnos
MATRICULAS
Qualified
Leads
Leads
Visitas a mi Web
Los alumnos y ex-alumnos
influyen en la generación
de nuevos alumnos
potenciales

6. 1. Funnel captación de alumnos
2. Ciclo de vida de un alumno potencial
3. Mercado de Search Colombiano
4. Gestión comercial del contacto
4.1 Inmediatez
4.2 Caso de Exito. Lead to Call
Agenda

7. Ciclo de Vida de un Alumno Potencial
Cuándo empiezan a buscar formación
¿Tienen decidido dónde estudiar?
De dónde obtienen información
Acaban obteniendo mucha información

8. Cuándo empiezan a buscar información
1 de cada 2
alumnos empiezan el proceso de
búsqueda al menos 4 meses
antes del comienzo del curso

9. Los alumnos visitan la web de la Universidad mucho
antes de realizarse la primera conversión
4 meses 2 meses 1 mes 3 semanas 2 semanas 1 semana Mismo día
20%
24%
10%
8%
10%
12%
16%
Cuándo empiezan a buscar información
Fte: Think Education Google

10. Cuándo empiezan a buscar información
No confundircuando el
alumno empieza el proceso de
búsqueda y cuando se matricula

11. Ciclo de Vida de un Alumno Potencial
Cuándo empiezan a buscar formación
¿Tienen decidido dónde estudiar?
De dónde obtienen información
Acaban obteniendo mucha información

12. Solo 1 de cada 10
alumnos colombianos llegan a nuestros
portales por búsqueda de marca de la
Universidad
¿Tienen decidido dónde estudiar?

13. ¿Tienen decidido dónde estudiar?
• El 90% de los alumnos cuando empieza el proceso de búsqueda no tiene
claro dónde estudiar
• Empieza realizando búsquedas genéricas y comparando entre Universidades
• Utiliza muchas fuentes de información
1. Hay que estar en medios reputados
2. Hay que estar en muchos medios
• La gran mayoría de las veces dónde se genera el Lead no es dónde el alumno
vio por primera vez la marca de la Universidad

14. Ciclo de Vida de un Alumno Potencial
Cuándo empiezan a buscar formación
¿Tienen decidido dónde estudiar?
De dónde obtienen información
Acaban obteniendo mucha información

15. ¿De dónde obtienen información?
1 de cada 4
alumnos en USA no acude
a ninguna otra fuente de
información que no sea la
web en su proceso de
decisión de dónde estudiar

16. ¿De dónde obtienen información?
Internet es la opción más utilizada para
obtener información
75%
70%
64%
56%
46% 44%
29% 28%
Fte: Think Education Google

17. Hay que estar en los medios online.
Si no se está:
1. No se genera confianza
2. Se pierden muchos alumnos potenciales
3. Se reduce la tasa de conversión de los canales tradicionales
¿De dónde obtienen información?
25%
tráfico es
movil en
Colombia 0,0%
5,0%
10,0%
15,0%
20,0%
25,0%
Periodo
jul-12
ago-12
sep-12
oct-12
nov-12
dic-12
ene-13
feb-13
mar-13
abr-13
may-13
jun-13
jul-13
ago-13
sep-13
oct-13
nov-13
dic-13
ene-14
feb-14
mar-14
abr-14
may-14
Fte: Educaedu

18. Ciclo de Vida de un Alumno Potencial
Cuándo empiezan a buscar formación
¿Tienen decidido dónde estudiar?
De dónde obtienen información
Acaban obteniendo mucha información

19. Aquellos que han solicitado información de al menos a 3
instituciones
Acaban obteniendo mucha información
Aquellos que llevan buscando al menos 2 meses
¿Qué alumnos tienen más probabilidad de acabar matriculándose?

20. 1. Funnel captación de alumnos
2. Ciclo de vida de un alumno potencial
3. Mercado de Search Colombiano
4. Gestión comercial del contacto
4.1 Inmediatez
4.2 Caso de Exito. Lead to Call
Agenda

21. Evolución mercado Abril 2008 – Abril 2014
Mercado de Search Colombiano
Cursos: -50%
Carreras: -15%
Maestrías: Igual
Fte: Gooogle trends

22. Tamaño del mercado colombiano primer
trimestre 2014
Mercado de Search Colombiano
• 13.214.570
Nº Searchs
•5.285.827
Nº de clicks
•264.290
Nº de leads
Fte: Educaedu

23. ¿De dónde obtienen información?
Solo 2 de cada 100
búsquedas en Internet generaron un lead

24. ¿De dónde obtienen información?
En Colombia se generaron
264.000 leads
en el primer trimestre del año

25. 1. Funnel captación de alumnos
2. Ciclo de vida de un alumno potencial
3. Mercado de Search Colombiano
4. Gestión comercial del contacto
4.1 Inmediatez
4.2 Caso de Exito. Lead to Call
Agenda

26. ¿Qué pasa cada 5 minutos que tardamos en contactar un lead?
Gestión Comercial del Contacto. Inmediatez
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
8000
9000
10000
5 min 10 min 15 min 20 min 25 min 30 min 35 min 40 min 45 min 50 min
Número de llamadas a Leads que son respondidas a la primera
La Tasa de contacto
cae más de 10 veces
pasados los primeros
10 minutos desde la
generación de Leads
Fte: leadresponsemanagement.org

27. ¿Cuáles son las posibilidades de cualificar un Lead?
Evolución cada 5 minutos del número de llamadas a Leads que
acaban siendo cualificados
5 mi 10 mi 15 mi 20 mi 25 mi 30 mi 35 mi 40 mi 45 mi 50 mi 55 mi 60 mi 65 mi 70 mi 75 mi 80 mi 85 mi 90 mi
…De 5 a 30 minutos
cae hasta 21 veces
…De 5 a 10 minutos
cae hasta 4 veces
Gestión Comercial del Contacto. Inmediatez
Fte: leadresponsemanagement.org

28. Por lo tanto, llamar al alumno
durante los primeros 5
minutos es considerado una
“Best Practice”.
BEST PRACTICE
Gestión Comercial del Contacto. Inmediatez

29. BEST PRACTICE
Gestión Comercial del Contacto. Inmediatez
Según un estudio de
HBR, de las 2.241
compañías auditadas
en USA, apenas el 26%
consiguen atender el
lead en los tiempos
considerados como
“Best Practice”.

30. Gestión Comercial del Contacto. Inmediatez
Si en Estados Unidos solo 1 de 4 compañías lo consigue...
...parece que dar
respuesta a todos los
contatos que llegan a
la institución es un
asunto difícil y serio

31. Gestión Comercial del Contacto. Inmediatez
 Se debe garantizar que todos los contactos sean atendidos telefónicamente
 El tiempo de respuesta debe de ser de 5 minutos.
• Contactos entre 08:00 y 20:00 horas, dentro de esos 5 minutos.
• Contactos entre 20:00 y 08:00, primeras 2 horas a partir das 08:00.
 Hay que programar un número mínimo de llamadas antes de rechazar un lead
como inválido
• Mínimo, 10 intentos de llamada
• En 3 días diferentes en diferentes franjas horarias.
 Todos los pasos, desde que se genera el lead hasta que se convierte en
matrícula deben estar integrados en un mismo sistema. (CRM o similar)

32. 1. Funnel captación de alumnos
2. Ciclo de vida de un alumno potencial
3. Mercado de Search Colombiano
4. Gestión comercial del contacto
4.1 Inmediatez
4.2 Caso de Exito. Lead to Call
Agenda

33. Gestión Comercial del contacto. Lead to Call
Lead to Call: Servicio que permite recibir llamadas de alumnos cualificados vs leads
1. Mejora los ratios de conversión
2. Los leads son trabajados según los standars de calidad
3. El equipo comercial de la institución solo recibe llamadas de alumnos
interesados en hablar en ese momento con un responsable de la Universidad

34. Gestión Comercial del contacto. Lead to Call
1
El alumno manifiesta interés por un curso mediante un
formulario online. Genera un lead
2
Se llama al alumno en los 5 primeros minutos y se
cualifica telefónicamente
 Datos personales
 Interés en el curso
 Informado sobre las características del curso
 Si desea recibir información por parte de la
universidad en ese momento
3
El centro de formación habla con el alumno de forma
inmediata

35. Gestión Comercial del contacto. Caso de Exito
 Campaña de posgrados a distancia de una Universidad brasileña
• Cursos ofrecidos: Posgrados de diversas áreas
• Tipología de cursos: A Distancia
• Contactos originados y trabajados: 1-31 de Mayo de 2013
• Metodología:
• Lead to call: Un call center externo contacta y cualifica el lead en tiempo y forma.
• La llamada es transferida al comercial del programa de la Universidad.
• A partir de ese momento la Universidad realiza todo el proceso comercial.
 Fueron generados y atendidos 3.980 leads originados en Intenet.
• Generados mediante campaña de pago CPC. (55%)
• Generados mediante campaña orgánica SEO. (45%)

36.  Contacto y localización:
• 21,8% de los leads finalmente contactados, dentro del primer minuto.
• 73,1% son contatados dentro de los primeros 5 minutos.
• 5,1% son contatados después de los primeros 5 minutos.
 Duración media de la llamada (tiempo medio de cualificación):
• Media general: 3,5 minutos / llamada.
• Media llamadas con resultado positivo: 4,2 minutos / llamada.
• Media llamadas contactos descartados: 2,5 minutos / llamada.
 Duración de llamada, (Universidad –Alumno) dependiendo el modelo, venta o reunión:
• Modelo venta: 15,2 minutos.
• Modelo concertar una reunión: 3,1 minutos.
Gestión Comercial del contacto. Caso de Exito

37. Resultado Nº %
Cualificados y transferidos a la Universidad 2.034 51,1%
Erróneos (teléfono mal...) 517 12,9%
No requisitos 810 20,4%
Solo quería información 607 15,3%
Buscaba otro posgrado 12 0,3%
TOTAL 3.980 100%
Um 15,3% solo estaba buscando información en ese momento, y un 20,4% no
cumplen los requisitos para inscribirse em esa Universidad
51,1% acaba hablando con la Universidad
Gestión Comercial del contacto. Caso de Exito

38. 308 alumnos se
matricularon
Gestión Comercial del contacto. Caso de Exito

39. Fernando Bacaicoa
Co-CEO Educaedu
fernando@educaedu.com
Muchas Gracias!
Gracias por la Atención