23. 23
Afdrukken
binnen LabISO (via pdf)
1. Kies CutePDF printer (genereert pdf)
2. Kies ‘Liggend’ (anders valt er informatie af)
3. Kies een locatie om het pdf-document op te
slaan
25. 25
eventjes oefenen…
Ga naar het overzicht van alle LabISO-pagina’s van het
type ‘Organische scheikunde’ (LabISOtype)
Ga naar het overzicht van de LabISO-pagina’s en zoek de
pagina’s binnen nummerbereik 200
Ga naar het overzicht van alle gearchiveerde LabISO-
pagina’s en open er ééntje om te controleren of het
watermerk aanwezig is
Hoeveel LabISO-pagina’s van het type
‘Anorganische scheikunde’ vind je terug ?
Zoek de werkinstructie waarin de formule
voor de berekening van het gehalte Kjeldahl
stikstof beschreven wordt. Print deze af in pdf
(opslaan op bureaublad).
41. Eenmaal inhoud ingeplakt, komt de layout
‘ribbon’ tevoorschijn en kan je de layout van
de tekst aanpassen
42. afbeeldingen en pictogrammen in een LabISO-
pagina toevoegen
1. Ga naar Invoegen Afbeelding Van Sharepoint
2. Kies links in de boomstructuur ‘Afbeeldingen van siteverzameling’
3. Selecteer rechts de gewenste afbeelding of pictogram
4. Klik op ‘OK’ en de afbeelding wordt ingevoegd
53. 53
Opgelet : een ingecheckte pagina is
nog niet zichtbaar
moet nog gevalideerd worden door
de beoordelaar en de goedkeurder
de goedkeuringswerkstroom wordt
gestart door te klikken op verzenden
57. eventjes oefenen…
Maak een LabISO-pagina aan (type procedure) met titel
PCL111_loginnaam en volgende kenmerken :
ID = PCL111
Link = leeglaten
Nummer = PCL111
Datum = datum vandaag
Opsteller, beoordelaar, goedkeurder, contact = eigen naam
Pagina inhoud = zie inhoud word document T:PubliekOpleiding
LabISOOefening opleiding – PCL.docx. Voeg het pictogram van
‘explosief’ toe, ergens aan de inhoud (maakt niet uit waar)
Geldig van = datum vandaag - Geldig tot = 21/06/2015
LabISOtype = ‘Anorganische scheikunde’
Check de pagina in en verzend ze voor validatie
57
63. 63
Vervolgens kom je terug in het scherm
Waar je de LabISO-pagina kan aanpassen
Na de aanpassing kan je de
LabISO-pagina terug inchecken en
verzenden(zie eerder)
64. 64
je kan de verschillen tussen de versies
bekijken via versiehistoriek
1. Selecteer het desbetreffende document
2. Kies in het menu ‘Documenten’ ‘Versiegeschiedenis’
66. effe oefenen…
Zoek het document van je buurman (PCL111_xxxxx) via de zoekmachine (vind je
het terug ?)
Log aan op jullie webmail : http://webmail.dewatergroep.be
Zoek de goedkeuringsaanvraag (beoordeling) en haal de taak op :
Keur het document goed. Vervolgens krijg je terug een goedkeuringsaanvraag
(goedkeuring) per mail. Keur ook deze goed
Zoek terug het document van je buurman (PCL111_xxxxx) via de zoekmachine
(vind je het nu terug ?)
Check je eigen pagina uit en vervang het LabISO-type naar ‘Algemeen’. Check ze
vervolgens terug in
Controleer de verschillen tussen de 2 versies
66
70. dit moet je weten :
een bijlage koppel je aan een
pagina door te starten vanuit de
bijlage en dan de pagina’s te
kiezen waaraan ze moet gekoppeld
worden
70
71. 71
< bijlage = LabISO-pagina >
Stap 1. zoek de LabISO-pagina (bvb WCL) die je wil toevoegen als
bijlage (via filtering of zoeken)
72. 72
< bijlage = LabISO-pagina >
Stap 2. open een volgende tabblad in Internet Explorer
(tabblad dupliceren)
73. 73
< bijlage = LabISO-pagina >
Stap 3. ga naar de bijlage bibliotheek (klik op BIJLAGEN
bijlagen) op TABBLAD 2
Stap 4. vink een willekeurig vakje links van een bijlage aan
om het menu ‘Documenten’ zichtbaar te maken
Stap 5. Klik op koppelen aan een document
74. 74
< bijlage = LabISO-pagina >
Stap 6. Tekstvak ‘Documentnaam’. Ga hiervoor naar TABBLAD 1 en
kopieer de naam van de LabISO-pagina (klikken op de titellink en
vervolgens Ctrl+C van titel).
Ga terug naar TABBLAD 2 en plak de titel in het veld
‘Documentnaam’
TABBLAD 1 TABBLAD 2
75. 75
< bijlage = LabISO-pagina >
Stap 7. Tekstvak ‘URL van document’. Ga hiervoor naar TABBLAD 1 en
kopieer de snelkoppeling van de LabISO-pagina (bovenaan in de
adresbalk). Ga terug naar TABBLAD 2 en plak de titel in het veld ‘URL
van document’
Stap 8. Klik op OK
TABBLAD 1 TABBLAD 2
79. Hier kan je een bijlage archiveren
(zie eerder voor LabISO pagina)
80. Hier gebeurt het !
Hier koppel je de bijlage aan een
LabISO-pagina. Verplaatsen van
links naar rechts
81. Hier koppel je de bijlage aan een
LabISO-pagina. Verplaatsen van
links naar rechts
Niet relevant
momenteel, goedkeuringsflow
op bijlages wordt bij GoLive
geactiveerd
82. Hier koppel je de bijlage aan een
LabISO-pagina. Verplaatsen van
links naar rechts
Geldigheidsdatum bijlage
83. Hier koppel je de bijlage aan een
LabISO-pagina. Verplaatsen van
links naar rechts
Auteur en
verantwoordelijke
bijlage
84. Hier koppel je de bijlage aan een
LabISO-pagina. Verplaatsen van
links naar rechts
Kies Opslaan de bijlage
wordt automatisch ingecheckt
99. eventjes oefenen…
Koppel volgende bijlages aan de LabISO-
pagina (PCL111_xxx) die je zonet hebt
gemaakt :
Koppeling : LabISO-pagina WCL111_Oefening.
Opgelet, kies als documentnaam
‘WCL111_Oefening_loginnaam’
Document T:publiekOpleiding LabISObijlage
document.pdf
Kies voor beide bijlages :
‐ Datum van = datum vandaag
‐ Datum tot = 21/06/2015
‐ Bijlagegroep = ‘Referenties’
‐ Opsteller, beoordelaar, goedkeurder, bijlageverantwoor
delijke = eigen naam 99
LabISO is een specifieke site op Sharepoint. Deze site is een verzameling van pagina’s.Pagina’s kunnen procedures (PCL) of werkinstructie (WCL) zijn.Procedures : vb. PCL275_Bepaling van de Kjeldahl-stikstofWerkinstructie : vb. WCL275_01_Aanmaak standaarden. Heel dikwijls worden WCL’s aan PCL’s gehangen als bijlageAan de pagina’s kunnen er bijlages of procesbeschrijvingen gehangen worden. Voorlopig worden enkel bijlages gebruiktBijlage : vb. Registratieformulieren (RCL275), Veiligheidsinformatiebladen, standaardformulieren.
Navigatie : Diensten Labiso
Bijlagen :Merk op : een werkinstructie werd toegevoegd als bijlage (WCL) , alsook een registratieformulier (RCL)De PCL als pagina en de RCL en WCL als bijlage
Hier vindt je een overzicht van alle LabISO pagina’s met alle eigenschappen.Is een grote lijst, daarom werden er verschillende weergave’s gemaakt. We overlopen ze eventjes
Recente wijzigingen : hier zie je een overzicht van de recent gewijzigde pagina’s.Is een heel handige weergave, plaatst de laatst gewijzigde pagina’s bovenaan. Merk ook de verschillende kolommen op. Zo staat er onder andere te zien wat de goedkeuringsstatus is van het documentHier kan je onder andere nagaan welke wijzigingen er gebeurd zijn tov de laatst gepubliceerde pagina
Indien jullie het nummer van de procedure van buiten kennen, kan je zoeken via de weergave per nummerJullie kennen waarschijnlijk van veel procedures de nummers vanbuiten. Dan kan je hier gericht gaan zoeken. Deze pagina’s werden onderverdeeld per LabISO-type
Misschien iets minder veelvuldig gebruikt, maar er kan ook gefilterd worden op het soort van LabISO document (procedure of werkinstructie)In dit overzicht staan ze dus gegroepeerd per inhoudstype. Je kan ook meteen zien dat er ongeveer 296 Werkinstructies en 132 Procedures in de LabISO van Sharepoint zitten.
Dit overzicht zal misschien meer gebruikt worden, namelijk de categorisatie obv LabISOtypeTenslotte kan er ook gefilterd worden op Het LabISO-type. De verschillende types zijn :AlgemeenAnorganische scheikundeBacteriologische en biologieOrganische scheikundeTer plaatse
Als een procedure niet meer relevant is, kan ze gearchiveerd worden.Hierop kan er ook gefilterd worden, later zien we op welke manier we een LabISO-document kunnen archiveren Gearchiveerde documenten hebben een watermerk, diagonaal over het document.
We hebben zoeken al in het algemeen gezien tijdens de inleiding. Als je reeds binnen een site zit, werkt dit eigenlijk op dezelfde manierZoeken werkt op dezelfde manier als bij Google. Je geeft een zoekwoord in en de search-engine gaat alle documenten tonendie dit woord in hun content hebben. Zowel in de titel, als het document zelf (ook pdf).Als je hier zoekt, dan zoek je enkel in de scope van LabISO en ga je niet in het volledige intranet zoeken.Ook op de molecuulformule kan er gezocht worden (vb HCL). Let op met superscript en subscriptOpgelet , als je delen van woorden wil zoeken, moet je wildcards gebruiken (vb sterretje).
Er kan rechtstreeks gezocht worden via de nummer/naam van de procedure
Voorbeeld opzoeken veiligheidsinformatieblad azijnzuur. Opgelet, op die manier zoek je binnen de site.Wil je breder gaan zoeken, dan ga je via het zoekcentrum
Wil je breder gaan zoeken, dan ga je via het zoekcentrum op de homepagina
Ophalen van de LabISO-pagina door op de titel te klikkenKlikken op printicoontje.Beter om eerst via PDF te gaan. Altijd ‘Liggend’ printen
Ophalen van de LabISO-pagina door op de titel te klikkenKlikken op printicoontje.Beter om eerst via PDF te gaan. Soms “Liggend”, soms “Staand”
Zoeken en afdrukken
Er zijn 2 belangrijke stappen bij het aanmaken van een LabISO-paginaHet effectief aanmaken van de LabISO-pagina in Sharepoint of het wijzigen ervan. We zullen meteen zien hoe we dit doenIn een 3e beweging moeten de bijlages toegevoegd worden aan het LabISO-document.
Navigeer naar de LabISO site. Ongeacht waar je bent, linksboven zie je steeds de knop ‘Siteacties’ Kies onderaan voor ‘Nieuwe LabISO pagina’
Herinner jullie dat we tijdens de inleiding gezien hebben dat er in Sharepoint documentbibliotheken bestaan waaraan we metadata kunnen hangen.Nu, LabISO is niets anders dan een documentbibliotheekHier moet je eerst en vooral nadenken welk soort document het betreft, of het een procedure is of een werkinstructie.De taxonomie voor de LabISO-documenten is :PCLnr_beschrijvingvoor de procedures WCLnr_beschrijvingvoor de proceduresTitel invullen en dan TAB URL wordt automatisch ingevuld.Indien niet, manueel invullen. Opgelet, geen spaties !!
Het ID van de procedure of werkinstructie (is een veld dat afkomstig is vanuit DMS)Vb WCL201_01
Het tweede veld is de URL (verwijzing) naar het oude WebISOVb http://webiso.vmw.be/projects/webiso/pub/LAB/released/WCL202_03.htmlDit kan altijd handig zijn, zeker in de transitieperiodeNieuw document leeg !
Hier wordt het nummer van de procedure ingevoerd. Dit is een belangrijk veldIndien het een document uit het oude WebISO betreft, is dit dezelfde als dit ID.Wel belangrijk dat je steeds de prefix WCL, PWC enzovoort toevoegt.
De datum van aanmaak van het document.
Icoon 1 : na invoeren van voornaam naam kun je controleren of de naam ok is.
In de workflow dienen de beoordelaar en de goedkeurder de pagina goed te keuren.Voor de oefening straks, mogen jullie je eigen naam invullen. Dit is natuurlijk niet de bedoeling voor echte documenten, in de productieomgeving
Hier wordt de contactpersoon van het document ingevuld.De contactgegevens worden rechtsboven getoond in het LabISO document.Het is dus belangrijk dat hier de juiste persoon ingevuld wordt.
Is normaal automatisch ingevuld, zie eerste scherm. Je kan dit hier nog wijzigen, maar is niet de bedoeling.
Pagina-inhoud : Eerst klikken op de linkDan kan je, ofwel de inhoud pasten vanuit een andere editor, ofwel beginnen met het schrijven van de inhoudTIP : de editor van Sharepoint is niet de handigste die er bestaat. Beter om de inhoud eerst te schrijven in Word en dan te pasten in de Webpart.Bijkomend voordeel = spellingscontrole
Na het pasten van de inhoud, kan je eventueel de layout aanpassen, zie ribbon bovenaan.Dit werkt op dezelfde manier als in Word
Er kan steeds een afbeelding of pictogram ingebracht worden in een LabISO-document.Is ongeveer op dezelfde manier als in Word, namelijk : 1. invoegen afbeelding van Sharepoint.2. Je vindt de documenten terug onder ‘Afbeeldingen van siteverzameling’3. Klik OK afbeelding wordt toegevoegd
OK, onze metadata is nu ingevuld, nu gaan we het document inchecken !Gezien we steeds met versiebeheer werken in LabISO is het belangrijk om de documenten uit te checken om te editeren en vervolgens terug in te checken. Het is namelijk bij het inchecken en vervolgens publiceren dat de validatiestroom getriggerd wordt en het document gepubliceerd wordt.
Is te wijten aan een klein foutje in het scherm van de LabISO-documenten. Sommige metadata-velden, nl Geldig vanaf, Geldig tot en LAbISO-type worden niet getoont en kunnen dus niet ingevuld worden. Daardoor moeten ze in een tweede beweging ingevuld worden.
Wordt geactiveerd van zodra de migratie afgerond is.Aan het LabISO-type wordt een gebruikersgroep gekoppeld en indien de gebruiker in de groep zit, wordt hij/zij op de hoogte gebracht.Voor Algemeen wordt iedereen op de hoogte gebracht.
Effe het incheck en uitcheck mechanisme uitleggen en de verschillende statussen Incheck zonder te publiceren conceptVerzenden kiezen (werkstroom triggeren) in behandelingFinale status : goedgekeurd of geweigerd
Na het inchecken en publiceren wordt de validatiestroom gestart. Zowel de goedkeurder als de beoordelaar moeten het document goedkeuren om het gepubliceerd te krijgen.
Er zijn 2 manieren om een LabISO pagina te bewerken.Selecteren via de checkbox en dan bovenaan ‘Eigenschappen Bewerken”Via het snelmenu, naast de titel van het document
Inchecken :Het document opzoekenKlikken op de titelBovenaan in de ribbon : ‘Inchecken’ kiezenBovenaan in de ribbon : ‘verzenden’ kiezen
Er zijn 2 manieren om de versiegeschiedenis te bekijken :De LabISO-pagina selecteren en dan via de ribbon (Documenten Vesiegeschiedenis)Via het snelmenu, rechts van de titel van het document kiezen voor ‘Versiegeschiedenis’
Aanmaken LabISO-document Aandacht vestigen op taxonomie titelAandacht vestigen op type pagina Aandacht vestigen op ID en link vanuit DMSAandacht vestigen op editor en invoegen pictogramAandacht vestigen op ‘inchecken’ in 2 bewegingenAandacht vestigen op ‘Publiceren’ en goedkeuringsmails die dit impliceert. Ook ‘Mijn goed te keuren pagina’s’ tonenTonen dat de status veranderd is
Heel dikwijls wordt er een WCL gekoppeld als bijlage aan een PCL.Nu, een WCL is ook een LabISO-pagina.Om de gegevens niet dubbel te moeten aanmaken, doen we het volgende :Maken van een koppeling naar het WCL documentVanuit de WCL-koppeling-bijlage, deze toevoegen aan de gewenste PCL-pagina
Je kan de LabISO-pagina gaan zoeken via de lijstenJe kan de pagina zoeken via de zoekmotorJe kan op de bibliotheek gaan staan en daar de snelfilter bovenaan gebruiken :Opgelet, via de snelfilter kun je alleen de bijlages filteren die op dezelfde pagina staan. Bijlages op de volgende pagina zijn niet toegankelijk via de filter
Dit is eventjes opletten In je internet explorer zorg je dat je 2 tabbladen actief hebt. Dit is nodig omdat je informatie vanuit het linker tabblad naar het rechter tabblad moet kopiëren.LINKS gaan we onze LabISO pagina tevoorschijn halenRECHTS gaan we onze bijlage beheren en bewerken
Het lint is niet standaard zichtbaar, daarom moet je een document selecteren om deze zichtbaar te maken.Eenmaal zichtbaar, kies je voor “Koppelen aan een document”. Zo maak je een snelkoppeling in de bijlage bibliotheek
Documentnaam zoals ze in de bijlagebilbiotheek zal te zien zijnWe gebruiken hier dezelfde naam als die van het oorspronkelijk document
Een snelkoppeling heeft 2 eigenschappen : een naam, en de plaats van het oorspronkelijk document naarwaar het verwijstAls 2e stap moeten we de URL (het sharepoint-adres) invullen in de eigenschappen van de snelkoppeling.Dit koppel je vanuit de adresbalk van het LINKER tabblad
Er bestaan volgende bijlagegroepen : Werkinstructies (WCL)Registratieformulieren (RCL)FormulierenEtiketten Dit vereenvoudigt het zoeken achteraf (nog veel bijlages zijn niet gecategoriseerd)
Hier zoek je eerst naar de LabISO-pagina waaraan je de bijlage wil koppelen.Vervolgens verplaats je die van links naar rechts
Analoog aan een LabISO-pagina, maar hier is de goedkeuringsflow nog niet geactiveerd.Een bijlage wordt met andere woorden automatisch goedgekeurd en doorloopt momenteel geen goedkeuringsflow zoals LabISO-pagina’sEen nieuwe bijlage is maw ook direct zichtbaar voor iedereen.
In tegenstelling tot een LabISO-pagina hoef je een bijlage niet expliciet in te checken.Gewoon opslaan en de bijlage wordt automatisch ingecheckt.
Aanmaken LabISO-document Aandacht vestigen op taxonomie titelAandacht vestigen op type pagina Aandacht vestigen op ID en link vanuit DMSAandacht vestigen op editor en invoegen pictogramAandacht vestigen op ‘inchecken’ in 2 bewegingenAandacht vestigen op ‘Publiceren’ en goedkeuringsmails die dit impliceert. Ook ‘Mijn goed te keuren pagina’s’ tonenTonen dat de status veranderd is
Hiernet hebben we gezien hoe we een bijlage definiëren die een snelkoppeling is van een bestaand LabISO-document.Nu gaan we een bijlage aanmaken - een op zich staand document (vb een .pdf of een .doc) – die we dan gaan koppelen aan een LabISO-pagina.
Belangrijk verschil is het inhoudstype.Waar we daarnet spraken van een ‘Koppeling aan een Document’ spreken we nu van een ’Document’.OPGELET, dit moet expliciet veranderd worden, de standaardwaarde is steeds ‘Koppeling aan een Document’Merk ook op dat we geen URL hoeven in te vullen zoals daarnet het geval was bij de snelkoppelingIs iets eenvoudiger dan het toevoegen van een snelkoppeling
Titel is zoals het document verschijnt in de bibliotheek en op de LabISO-pagina
Aanmaken LabISO-document Aandacht vestigen op taxonomie titelAandacht vestigen op type pagina Aandacht vestigen op ID en link vanuit DMSAandacht vestigen op editor en invoegen pictogramAandacht vestigen op ‘inchecken’ in 2 bewegingenAandacht vestigen op ‘Publiceren’ en goedkeuringsmails die dit impliceert. Ook ‘Mijn goed te keuren pagina’s’ tonenTonen dat de status veranderd is