Tài liệu kế toán Gia sư kế toán trưởng

1. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
TP.HCM, ngày 02 tháng 11 năm 2010
QUY CHEÁ CHI TIEÂU NOÄI BOÄ
- Caên cöù Luaät Doanh nghieäp ban haønh ngaøy 29/11/2005;
- Caên cöù Ñieàu leä Toå chöùc vaø Hoaït ñoäng cuûa coâng ty;
- Ñeå ñaûm baûo vieäc quaûn lyù taøi chính, chi tieâu hieäu quaû ñuùng
muïc ñích;
CHÖÔNG I:
QUY ÑÒNH CHUNG
Ñieàu 1: Cô sôû ñeå xaây döïng cheá ñoä chi tieâu
1. Coâng ty TNHH TM ……………… töï haïch toaùn ñoäc laäp vaø chòu traùch
nhieäm tröôùc Phaùp luaät veà hoaït ñoäng saûn xuaät kinh doanh cuûa
mình.
2. Caùc khoaûn chi tieâu cuûa Coâng ty phuïc vuï hoaït ñoäng saûn xuaát kinh
doanh cuûa Coâng ty phaûi phuø hôïp vôùi Ñieàu leä Toå chöùc vaø Hoaït
ñoäng cuûa Coâng ty vaø quy ñònh cuûa Nhaø nöôùc.
Ñieàu 2: Nguyeân taéc chi tieâu
1. Giaùm ñoác laø ngöôøi pheâ duyeät taát caû caùc khoaûn chi tieâu cuûa
coâng ty .
2. Caùc khoaûn chi tieâu phaûi ñuùng muïc ñích, tieát kieäm, hieäu quaû, hôïp
phaùp.
1

2. 3. Caùc khoaûn chi tieâu phaûi coù chöùng töø hôïp leä, ñaày ñuû.
Ñieàu 3: Caùc khoaûn chi tieâu
1. Chi Cho CBNV: löông, BHXH, BHYT, BHTN, löông laøm theâm giôø,
thöôûng, nghæ pheùp.
2. Chi phí mua saém TSCÑ, coâng cuï lao ñoäng.
3. Chi phí thö tín thoâng tin lieân laïc.
4. Chi phí vaên phoøng phaåm.
5. Chi phí quaûng caùo, tieáp thò.
6. Chi phí tieáp khaùch, hoäi nghò.
7. Chi phí coâng taùc.
CHÖÔNG II:
CHEÁ ÑOÄ CHI TIEÂU NOÄI BOÄ
Ñieàu 4: Chi taïm öùng
1- Muïc ñích taïm öùng: Chæ taïm öùng cho caùc hoaït ñoäng ghi ôû Ñieàu
3, khoâng chi taïm öùng cho cho muïc ñích caù nhaân.
2- Thuû tuïc taïm öùng: Khi coù nhu caàu taïm öùng thì ngöôøi taïm öùng
laøm giaáy đề nghị taïm öùng theo maãu coù chöõ kyù xaùc nhaän cuûa
Tröôûng phoøng quaûn lyù tröïc tieáp, sau ñoù chuyeån ñeán Phoøng keá
toaùn ñeà xuaát chi vaø Giaùm ñoác quyeát ñònh.
3- Hoaøn öùng:
2

3. a.Ngöôøi taïm öùng: Keâ khai ñaày ñuû noäi dung ñeà nghò thanh toaùn theo maãu
ñeå thanh toaùn caùc khoaûn taïm öùng, chaäm nhaát laø sau 07 ngaøy, quaù
thôøi haïn treân phaûi coù giaûi trình cuï theå . Tröôøng hôïp giaûi trình khoâng
ñöôïc thì boä phaän keá toaùn seõ tröø vaøo löông vaø khoâng cho taïm öùng
tieáp.
b. Phoøng keá toaùn chòu traùch nhieäm theo doõi vaø ñoân ñoác vieäc thanh
toaùn caùc khoaûn taïm öùng.
Ñieàu 5: Chi phí cho CBNV
1. Chi löông: Caên cöù theo quy cheá löông cuûa Coâng ty
2. Chi baûo hieåm vaø caùc khoaûn trôï caáp: Chi ñuùng thuû tuïc theo
quy cheá cuûa Coâng ty vaø quy ñònh cuûa Nhaø nöôùc.
3. Chi nghæ pheùp: Do nhu caàu coâng taùc CBNV khoâng nghæ heát
nhöõng ngaøy nghæ pheùp trong naêm thì ñöôïc thanh toaùn theo ñuùng
quy ñònh cuûa Luaät lao ñoäng. Thôøi haïn thanh toaùn cuoái cuøng laø
ngaøy 31/1 cuûa naêm sau.
4. Chi laøm theâm giôø: Theo quy ñònh cuûa Noäi quy lao ñoäng.
5. Chi phí coâng taùc: Theo quy cheá quaûn lyù taøi chính.
Ñieàu 6: Chi phí veà TSCÑ, Duïng cuï lao ñoäng, söõa chöõa
nhoû
1. Chi phí mua saém TSCÑ thöïc hieän theo Quy cheá quaûn lyù taøi chính
cuûa Coâng ty vaø quy ñònh cuûa Nhaø nöôùc.
2. Chi phí khaáu hao vaø vaø söõa chöõa lôùn: Theo quy ñònh cuûa Quy cheá
quaûn lyù taøi chính cuûa Coâng ty vaø quy ñònh cuûa Nhaø nöôùc.
3

4. 3. Chi phí vaên phoøng phaåm, duïng cuï lao ñoäng: Haøng thaùng Phoøng
HCNS laäp döï truø söû duïng vaên phoøng phaåm, coâng cuï lao ñoäng
trình Giaùm ñoác.
4. Phoøng keá toaùn vaø Phoøng HCNS keát hôïp theo doõi vieäc mua vaên
phoøng phaåm, coâng cuï lao ñoäng.
5. Nguyeân taéc thöïc hieän:
a. Caùc tröôøng hôïp phaûi kyù hôïp ñoàng
- Toång giaù trò mau saém töø 10 trieäu ñoàng trôû leân.
- Haøng hoaù yeâu caàu chaát löôïng cao vaø ñieàu kieän baûo haønh.
- Mua saém coù tính chaát thöôøng xuyeân oån ñònh.
Phoøng HCNS, Phoøng keá toaùn coù traùch nhieäm khaûo saùt giaù, phaûi
ñeà xuaát töø 02 cô sôû cung öùng trôû leân ñeå löïa choïn nhaø cung öùng
toát nhaát.
b. Quaûn lyù, caáp phaùt söû duïng, kieåm keâ;
- Phoøng HCNS ñaûm traùch theo doõi vieäc mua saém vaø quaûn lyù
vaên phoøng phaåm, coâng cuï lao ñoäng.
- Haøng hoaù mua veà phaûi ñöôïc Toång vuï Phoøng HCNS kieåm
nhaän soá löôïng, chaát löôïng tröôùc khi nhaäp kho.
- Haøng hoaù nhaäp, xuaát kho phaûi vieát phieáu theo maãu vaø giao
Toång vuï Phoøng HCNS löu giöõ.
- Ñònh kyø hoaëc ñoät xuaát thöïc hieän kieåm keâ kho theo quyeát ñònh
cuûa Giaùm ñoác
- Caùc coâng cuï lao ñoäng khoâng coøn söû duïng, Phoøng HCNS ñeà
nghò Giaùm ñoác xem xeùt baùn thanh lyù.
4

5. 6. Chi phí xaêng daàu vaän chuyeån
a. Vieäc söû duïng xe Coâng ty phaûi coù leänh ñieàu xe cuûa Giaùm ñoác
Coâng ty vieäc thueâ xe ngoaøi chæ ñöôïc thöïc hieän khi caàn thieát vaø
baûo ñaûm möùc giaù hôïp lyù.
b. Vieäc thanh toaùn xaêng xe, vaø caùc chi phí lieân quan ( veù caàu phaø,
tieàn göûi xe…) phaûi ñöôïc Tröôûng Phoøng Cung ÖÙng Vaän Chuyeån
kieåm tra xaùc nhaän môùi ñöôïc thanh toaùn. Khoâng thanh toaùn caùc
khoaûn tieàn phaït, tieàn mua phuï tuøng thay theá do loãi cuûa cuûa laùi xe
gaây ra.
7. Trang phuïc CBNV
a. CBNV Coâng ty ñöôïc caáp ñoàng phuïc theo maãu chung cuûa Coâng ty.
b. Phoøng HCNS chòu traùch nhieäm toå chöùc lieân heä may vaø quaûn lyù
quaù trình söû duïng ñoàng phuïc cuûa CBNV.
8. Chi phí thueâ taøi saûn
Giaùm ñoác quyeát ñònh ñoái töôïng, thôøi gian thueâ taøi saûn . Vieäc
thueâ taøi saûn thöïc hieän thoâng qua hôïp ñoàng , khi giao nhaän phaûi
laäp bieân baûn . Phoøng keá toaùn môû soå theo doõi taøi saûn ñaõ thueâ
chi phí thueâ ñöôïc thanh toaùn theo Quy cheá quaûn lyù taøi chính cuûa
coâng ty vaø quy ñònh cuûa Nhaø nöôùc.
9. Chi phí ñieän, nöôùc
Phoøng HCNS quaûn lyù theo doõi tình hình söû duïng ñieän, nöôùc, ñaûm
baûo tieát kieäm.
5

6. Kieåm tra xaùc nhaän hoaù ñôn thu tieàn vaø chuyeån phoøng keá toaùn
thanh toaùn theo hoaù ñôn. Tröôøng hôïp caùc Phoøng, CBNV ñeå laõng phí
thì tuyø töøng tröôøng hôïp Phoøng HCNS toång hôïp ñeà xuaát hình thöùc
kyû luaät.
Ñieàu 7: Chi phí Chuyeån phaùt taøi lieäu vaø ñieän thoaïi,
cöôùc Internet
1. Chuyeån taøi lieäu
- Toång vuï Phoøng HCNS quaûn lyù vieäc göûi vaø nhaän taøi lieäu cuûa
Coâng ty. Cöôùc phí chuyeån taøi lieäu quy dòch vuï ñöôïc thanh toaùn theo
hoaù ñôn thöïc teá vaø phaûi coù söï xaùc nhaän cuûa Tröôûng phoøng
HCNS.
- Phoøng Kinh doanh xaây döïng keá hoaïch quaûng caùo tieáp thò trình
Giaùm ñoác duyeät.
2. Cöôùc phí ñieän thoaïi
- Phoøng HCNS coù traùch nhieäm quaûn lyù vieäc söû duïng ñieän thoaïi,
internet baûo ñaûm ñuùng muïc ñích hieäu quaû. Khoâng söû duïng ñieän
thoaïi. Internet vaøo muïc ñích caù nhaân.
- Ngoaøi giôø laøm vieäc nhaân vieân baûo veä phaûi quaûn lyù vieäc söû
duïng ñieän thoaïi vaø internet neáu ñeå CBNV söû duïng veà muïc ñích caù
nhaân thì phaûi thanh toaùn phaàn cöôùc phí ñoù theo giaù thanh toaùn
cuûa böu ñieän.
3. Thanh toaùn cöôùc phí:
- Toång vuï Phoøng HCNS thöïc hieän thuû tuïc thanh toaùn caùc cöôùc phí
ñieän thoaïi, Internet theo theo hoaù ñôn do böu ñieän chuyeån ñeán vaø
chuyeån phieáu cho Phoøng keá toaùn ñeå laøm thuû tuïc chi.
6

7. Ñieàu 8: Chi phí quaûng caùo tieáp thò
1. Quaûng caùo tieáp thò ñöôïc thöïc hieän döôùi hình thöùc : Ñaêng phaùt
thoâng tin treân caùc phöông tieän thoâng tin ñaïi chuùng vaø nôi coâng
coäng.
2. Taøi trôï cho caùc hoaït ñoäng giaùo duïc vaên hoaù xaõ hoäi theå thao
3. In maãu quaûng caùo, thieát keá quaûng caùo treân trang web..
4. Phoøng kinh doanh xaây duïng keá hoaïch quaûng caùo, tieáp thò cuûa
Coâng ty ñeå trình Giaùm ñoác kyù duyeät.
5. Caùc chöông trình quaûng caùo tieáp thò khi thöïc hieän phaûi kyù hôïp
ñoàng.
6. Phoøng keá toaùn haïch toaùn khoaûn chi phí quaûng caùo tieáp thò theo
quy ñònh.
Ñieàu 9: Chi phí tieáp khaùch, hoäi nghò
1. Tieáp khaùch
- Chi phí tieáp khaùch cuûa Giaùm ñoác thanh toaùn theo hoaù ñôn thöïc teá.
- Keá toaùn tröôûng, caùc Tröôûng phoøng ñöôïc thanh toaùn chi phí tieáp
khaùch theo treân cô sôû ñoàng yù cuûa Giaùm ñoác.
- Rieâng Chi phí tieáp khaùch cuûa Phoøng Kinh doanh ñöôïc thanh toaùn
theo ñònh möùc.
- Trong caùc tröôøng hôïp chöa coù söï ñoàng yù cuûa Giaùm ñoác xem nhö
chöa hôïp leä.
2. Hoäi nghò:
7

8. - Toång vuï Phoøng HCNS döï truø kinh phí tieáp khaùch trình Giaùm ñoác
duyeät ñeå toå chöùc hoäi nghò nhö: Kyû nieäm ngaøy thaønh laäp Coâng
ty, sô keát, toång keát .
- Phoøng keá toaùn theo doõi vieäc thanh toaùn chi phí tieáp khaùch ñeå
haïch toaùn.
Ñieàu 10: Chi phí coâng taùc phí cuûa CBNV
Coâng taùc phí ñöôïc thanh toaùn treân cô sôû quyeát ñònh cöû ñi coâng taùc
cuûa Giaùm ñoác keøm theo giaáy ñi ñöôøng coù xaùc nhaän nôi ñeán vaø
hoùa ñôn chöùng töø khaùc coù lieân quan goàm:
♦ Tieàn thueâ phoøng nghæ:
Giaùm ñoác ñöôïc thanh toaùn theo hoaù ñôn thöïc teá .
Tröôûng caùc phoøng ñöôïc thanh toaùn theo hoùa ñôn vôùi möùc loaïi phoøng
khoâng quaù 200.000ñoàng/ngaøy.
Ñi coâng taùc theo ñoaøn phaûi thueâ phoøng taäp theå .
♦ Tieàn veù vaø leä phí:
- Giaùm ñoác ñöôïc thanh toaùn theo hoaù ñôn thöïc teá .
- Caùc Tröôûng phoøng ñöôïc thanh toaùn vôùi phöông tieän nhö : taøu
hoaû, xe oâtoâ.
- Tröôøng hôïp CBNV ñi coâng taùc do phía ñoái taùc ñaøi thoï thì khoâng ñöôïc
thanh toaùn tieàn veù vaø phöông tieän ñi laïi.
♦ Phuï caáp coâng taùc phí:
- Ñoái vôùi caùc CBNV Coâng ty ñi coâng taùc ngoaøi TP.HCM aùp duïng
möùc tính 50.000ñoàng/ ngaøy.
- Ñoái vôùi CBNV Coâng ty ñi coâng taùc trong TP.HCM aùp duïng möùc
tính 20.000ñoàng/ngaøy
8

9. - Nhöõng ngaøy ñi coâng taùc do phía ñoái taùc ñaøi thoï khoâng ñöôïc thanh toaùn
phuï caáp coâng taùc phí.
♦ Löu yù:
- Caùc tröôøng hôïp CBNV ñi coâng taùc phaûi laäp phieáu ñeà nghò, trình
caáp Tröôûng Phoøng xaùc nhaän, sau ñoù trình Giaùm Ñoác xeùt
duyeät ñeå laøm cô sôû cho Toång Vuï vaø Phoøng keá toaùn laøm caên
cöù tính löông.
- Rieâng ñoái vôùi tröôøng hôïp CBNV Coâng ty coøn ñang trong thôøi gian hoïc vieäc
(maëc duø ñaõ kyù hôïp ñoàng lao ñoäâng) ñi coâng taùc theo tour chæ ñöôïc tính laø
ñi thöïc taäp khoâng ñöôïc phuï caáp chi phí coâng taùc 50.000 ñ/ngaøy. Caáp tröôûng
phoøng khi kyù xaùc nhaän neáu khoâng naém roõ phaûi lieân heä vôùi Giaùm
Ñoác ñeå xin yù kieán.
CHÖÔNG III:
ÑIEÀU KHOAÛN THI HAØNH
Ñieàu 11: Hieäu löïc thi haønh
1. Quy cheá naøy coù hieäu löïc töø ngaøy kyù, caùc quy ñònh tröôùc ñaây
traùi vôùi Quy ñònh naøy ñeàu heát hieäu löïc.
2. Caùc Phoøng, Ñôn vò tröïc thuoäc vaø CBNV Coâng ty coù traùch nhieäm
thi haønh Quy cheá naøy
3. Trong quaù trình thöïc hieän neáu coù vöôùng maéc phaûn aùnh kòp thôøi
vôùi caáp tröôûng phoøng ñeå trình Giaùm ñoác xem xeùt giaûi quyeát.
GIAÙM ÑOÁC
9

10. - Nhöõng ngaøy ñi coâng taùc do phía ñoái taùc ñaøi thoï khoâng ñöôïc thanh toaùn
phuï caáp coâng taùc phí.
♦ Löu yù:
- Caùc tröôøng hôïp CBNV ñi coâng taùc phaûi laäp phieáu ñeà nghò, trình
caáp Tröôûng Phoøng xaùc nhaän, sau ñoù trình Giaùm Ñoác xeùt
duyeät ñeå laøm cô sôû cho Toång Vuï vaø Phoøng keá toaùn laøm caên
cöù tính löông.
- Rieâng ñoái vôùi tröôøng hôïp CBNV Coâng ty coøn ñang trong thôøi gian hoïc vieäc
(maëc duø ñaõ kyù hôïp ñoàng lao ñoäâng) ñi coâng taùc theo tour chæ ñöôïc tính laø
ñi thöïc taäp khoâng ñöôïc phuï caáp chi phí coâng taùc 50.000 ñ/ngaøy. Caáp tröôûng
phoøng khi kyù xaùc nhaän neáu khoâng naém roõ phaûi lieân heä vôùi Giaùm
Ñoác ñeå xin yù kieán.
CHÖÔNG III:
ÑIEÀU KHOAÛN THI HAØNH
Ñieàu 11: Hieäu löïc thi haønh
1. Quy cheá naøy coù hieäu löïc töø ngaøy kyù, caùc quy ñònh tröôùc ñaây
traùi vôùi Quy ñònh naøy ñeàu heát hieäu löïc.
2. Caùc Phoøng, Ñôn vò tröïc thuoäc vaø CBNV Coâng ty coù traùch nhieäm
thi haønh Quy cheá naøy
3. Trong quaù trình thöïc hieän neáu coù vöôùng maéc phaûn aùnh kòp thôøi
vôùi caáp tröôûng phoøng ñeå trình Giaùm ñoác xem xeùt giaûi quyeát.
GIAÙM ÑOÁC
9