1. El Archivo de
oficina / gestión
Imagen sacada de Flickr

2. «En esta oficina nunca se
encuentran los documentos
cuando se necesitan»
«un día de estos me lío a romper papeles y
se acaban los problemas»
Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”
«ya no nos cabe ni un papel más»
ImagensacadadeFlickr
«con este desorden es
imposible localizar nada»

3. Búsquedas
dificultosas
Pérdida de
información
Reproducción
de los
documentos
Más papel
Acumulación de
documentos
CÍRCULO
VICIOSO EN LAS
OFICINAS
Eliminación de
documentos más
antiguos o cuando
dejan de tener valor
legal
Abandono de los
documentos en
alguna estancia del
edificio
Pérdida de
documentos vitales
para conocer el
pasado de nuestras
comunidades

4. ¿Qué es un archivo de oficina?
El Archivo de Gestión es aquel en el que permanecen los
documentos desde el momento en que se generan
hasta que su trámite ha finalizado y su consulta
administrativa ha descendido. Por lo tanto, custodia los
documentos mientras estén en trámite o su uso sea muy
frecuente.
En los Archivos de Gestión los documentos mantienen su
valor primario (testimonio de la gestión administrativa).
Con carácter general, no podrán custodiar documentos
que superen los 5 años de antigüedad, desde que el
trámite haya finalizado.
Según la Subdirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Ministerio de la Presidencia

5. FUNCIONES BÁSICAS del archivo de oficina:
Organizar y conservar la documentación que van produciendo y
recibiendo (expedientes).
Elaboración de instrumentos de control e información (ficheros,
bases de datos).
Servicio de consulta administrativa.
Preparación de las transferencias al Archivo Central.
PRINCIPIOS BÁSICOS de su organización:
Un responsable de archivo que se encargue de todas las tareas
relacionadas con su gestión.
Un espacio adecuado con el mobiliario necesario para una correcta
instalación y conservación.
Según “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia
Cumplir y hacer cumplir las normas y directrices del Archivo
General.
Formar correctamente las series documentales, impidiendo la
dispersión o eliminación de la documentación.

6. Organización del archivo de oficina
Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”

7. ARCHIVO DE OFICINA
Documentación de archivo
Según la Subdirección General de Coordinación de la
Administración Periférica del Ministerio de la
Presidencia, forma parte del Archivo de Gestión:
– Expedientes sometidos a procedimiento reglado
– Expedientes no reglados: materializan cualquier actividad sin
que pretendan la resolución administrativa de un asunto
(informes, estadísticas…)
– Correspondencia oficial que materializa las relaciones de un
Órgano Administrativo con otros Órganos o personas físicas o
jurídicas.
– Registros, que son el testimonio de la actividad de control
administrativo, dan valor jurídico a la documentación que
contienen y certifican la existencia de un documento que
asentó en su día.

8. No forma parte del Archivo de Gestión la documentación
de apoyo informativo de tipo bibliográfico o documental,
como:
los textos legales,
boletines oficiales,
publicaciones,
circulares,
copias de informes,
dossier informativos,
duplicados, etc.
Una vez finalizada la tramitación de cada expediente,
deberán eliminarse del mismo, todo este tipo de
documentos.

9. ARCHIVO DE OFICINA
Documentos de apoyo informativo
Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos
definirlos como el conjunto de documentos que han sido recogidos para
servir de ayuda a la gestión administrativa.
Ejemplos:
– publicaciones,
– fotocopias de legislación,
– folletos,
– copias de escritos remitidos por otras oficinas,
– boletines oficiales,
– circulares,
– dossieres informativos,
– revistas especializadas, manuales de derecho, diccionarios, etc.
MISIÓN
INFORMATIVA
Nunca se han de transferir
al Archivo General.

10. ALGUNAS IDEAS
¿Cómo organizar los documentos
de apoyo informativo?
Separados del resto del archivo administrativo
Creación de dossieres temáticos (documentos ordenados por asuntos)
Dossieres temáticos (en formato papel)
Carpetas colgantes ordenadas por temáticas
Libros, revistas, catálogos, etc. Estanterías o revisteros
Evitar la proliferación de fotocopias
Dossieres temáticos
Intranet de la institución
Almacenamiento externo (CD-
ROM, disco duro extraíble, …)
colgar

11. ARCHIVO DE OFICINA
Documentos administrativos
Los documentos administrativos son los producidos y/o recibidos por una
unidad administrativa en el ejercicio de una función y como desarrollo de
una actividad.
Los documentos de archivo tienen carácter seriado. Se producen en el
ejercicio de diferentes actividades que se prolongan en el tiempo, dando
lugar a las distintas series documentales.
Dentro de los documentos administrativos en las oficinas se pueden establecer
2 grandes grupos:
CORRESPONDENCIA EXPEDIENTES

12. ARCHIVO DE OFICINA
Correspondencia
La correspondencia materializa las relaciones que la unidad administrativa mantiene con
otros órganos o con personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en el ámbito de
sus actividades.
ALGUNAS IDEAS para su organización
Cada carta deber ir unida a su respuesta
La correspondencia que sirva como elemento enlace de otros tipos documentales
(facturas, informes...), se archivará en función de la información adjunta y no en
correspondencia.
La correspondencia, tanto emitida como recibida, que forma parte de un expediente, se
ordena con dicho expediente.
(1)“Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia
(2)“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante
La correspondencia se ordenará
cronológicamente por anualidades y, dentro
de cada año, se podrá agrupar por:
organismos, lugares, etc.
Correspondencia externa
Correspondencia interna: correspondencia
o notas interiores entre unidades
administrativas.
(1) (2)

13. Clasificación de la
CORRESPONDENCIA EXTERNA
(2)
(2)“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante
RELACIONES EXTERIORES
(subclase de “Representación y Relaciones
Públicas”)
Administración del Estado
Comunidad Valenciana
Generalitat
Cortes Valencianas
Otras instituciones
Otras comunidades autónomas
Administración local
Ayuntamientos
Mancomunidades y
otras entidades locales
menores
Diputaciones
.
.
.
Dentro de cada división la correspondencia se
ordena alfabéticamente por organismos.
Dentro de cada organismo se ordena
cronológicamente en orden inverso, de más antigua
a más reciente, siempre respetando que la
correspondencia sobre el mismo asunto, tanto
emitida como recibida, quede agrupada. En este
caso el orden cronológico lo marca la fecha del
primer documento que forma parte del asunto.
La correspondencia con instituciones que tienen
departamentos o secciones se ordenará respetando
la jerarquía orgánica oficial.
Ejemplos:
• Universidad de Granada / Escuela de Enfermería
• Generalitat Valenciana / Consellería de Cultura y
Educació / Direcció General d'Ensenyaments
Universitaries i Investigació

14. Clasificación de la
CORRESPONDENCIA INTERNA
(2)
(2)“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante
Se ordena alfabéticamente por el nombre de las unidades administrativas de la Universidad de Alicante.
Dentro de cada unidad administrativa, la correspondencia se ordena cronológicamente, dejando
delante la más reciente y siempre respetando que la correspondencia sobre el mismo asunto, tanto
emitida como recibida quede agrupada. En este caso el orden cronológico lo marca la fecha del primer
documento que forma parte del asunto.
La correspondencia interna genera gran cantidad de duplicados, ya que es conservada tanto por las
unidades administrativas emisoras como receptoras.
Para evitarlo, es aconsejable seguir el principio de jerarquía. Es decir, la unidad que debe conservar la
correspondencia interna, a efectos de su posterior transferencia al Archivo General, es la que tenga un
rango jerárquico superior.
se puede conservar en la oficina de rango inferior mientras dicha información sea útil para la gestión
administrativa, pero podrá eliminarse antes de ser transferida al Archivo General.
RELACIONES INTERIORES
(subclase de “Representación y Relaciones Públicas”)
Cuadro de clasificación de la UA

15. El término expediente administrativo procede del verbo latino:
Desde el punto de vista del derecho administrativo se define como:
Según el Diccionario de Terminología Archivística un expediente es:
ARCHIVO DE OFICINA
Expedientes
“expedire” = el que resuelve, de ahí que esté encaminado a
resolver un determinado asunto o materia.
“el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de
antecedente y fundamentos a la resolución administrativa, así como las
diligencias encaminadas a ejecutarla”
“una unidad documental formada por un conjunto de documentos
generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la
resolución de un mismo asunto”

16. 1
Tramitación
INICIACIÓN
De OFICIO: por necesidades
internas de la oficina, de la
propia Administración.
Por SOLICITUD de persona
interesada: cuando la acción es
emprendida desde afuera,
mediante solicitud razonada.

17. 2PROCEDIMIENTO
Los interesados en
cualquier momento del
procedimiento van
produciendo y recibiendo
documentación hasta que
finalice el hecho.

18. 3FINALIZACIÓN
Por RESOLUCIÓN: mediante decisión
motivada del órgano que le compete.
Por DESISITIMIENTO: del interesado en
el caso de que el haya iniciado el
expediente con una solicitud.
Por RENUNCIA: todo interesado puede
renunciar sus derechos cuando no esté
prohibido por la Ley.
Por CADUCIDAD: algunos procedimientos
tienen términos de vencimiento que
cierran el expediente.

19. 4EJECUCIÓN
La ejecución de los
actos es inmediata y
cuenta con plazos
definidos según el tipo
de procedimiento.

20. Documentos que integran del expediente:
Documentos que han sido producidos por la propia oficina, y otros
recibidos en ella. Estos últimos los conservaremos en forma
original, mientras que los otros, al salir fuera de las oficinas, los
conservaremos en forma de copia administrativa.
Documentos esenciales (informes, dictámenes, resoluciones,... que
recogen la información más cualificada del procedimiento
administrativo), documentos de enlace (oficios de remisión, notas
internas, ... Cuya finalidad es servir de nexo y dejar constancia de
los trámites realizados)
Todos los documentos que genere un expediente se guardarán en su
correspondiente carpetilla, siguiendo el riguroso orden del trámite
del procedimiento administrativo, e indicando en la portada los
siguientes datos:

21. La carpetilla o guarda exterior:
• Nombre de la oficina que lo ha tramitado.
• Fecha de iniciación y finalización.
• Resumen del asunto.
• Número de documentos.
• Dígitos del cuadro de clasificación con la denominación de
serie.
• Signatura de la instalación.
La relación de contenido (índice de documentos):
Documentos que componen el expediente: nº de orden del documento,
fecha del documento y asunto.
Cumplimentarlo a la vez que se incorporan los documentos a la carpetilla
del expediente.

22. La relación de contenido, que lleva pocos minutos a las oficinas,
tiene efectos muy positivos:
Permite buscar un documento no dentro del expediente sino
en la relación de contenido señalada en la carpeta.
Al estar los documentos numerados se va a ellos directamente
dentro de la carpeta.
Con un simple vistazo a la cubierta de la carpeta se conocen
los documentos que contiene y el estado de tramitación del
expediente.
Ayudará a reconstruir los expedientes en el caso de que se
hubieran dispersados (en caso de utilización negligente,
podemos devolverlo a su orden original de forma simple y
mecánica).

23. Ejemplocarpetilla(ArchivoGeneraldela
RegióndeMurcia)
“Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia

24. “Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante
Ejemplocarpetilla(ArchivoGeneraldela
UniversidaddeAlicante)

25. Ejemplodeíndicededocumentos(Archivo
GeneraldelaRegióndeMurcia)
“Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia

26. Ordenación del expediente:
A los expedientes en tramitación se les irá añadiendo los documentos
en el orden en que se produzcan, que será el que establezca la
norma de procedimiento que regule el trámite.
En general, la ordenación de los documentos dentro del expedientes
será CRONOLÓGICA ya que las actividades encaminadas a su
resolución tienen una secuencia en el tiempo, de forma que el
primer documento será el más antiguo y el último el más
reciente.
OJO: los documentos que acompañan a otros documentos, aunque
sean de fecha anterior, deben ordenarse después del
documento principal (ej.: instancia de solicitud de una plaza -
documento principal- a la que acompaña documentos de notas,
méritos, etc. -documentación que acompaña-).

27. Expedientes complejos: puede ser útil agrupar los documentos por
conceptos en subcarpetas siguiendo un orden cronológico, que a su
vez se introducen dentro de la carpeta del expediente y se numeran
como si fuera un volumen.
Ej.: en una carpeta de un expediente personal se pueden agrupar en
subcarpetas la documentación relativa a datos administrativos,
certificaciones de cursos de formación, etc.
Los documentos en soporte diferente al papel (fotografías, vídeos,
disquetes, etc.) que pertenezcan a un determinado expediente, se
separan físicamente de éste.
Hay dejar constancia dentro del expediente de la relación de los
mismos con los datos de su localización.
“Manual de organización de archivos de oficina” Archivo General de la Universidad de Alicante

28. Los expedientes ya tramitados por toda la unidad deben almacenarse en
cajas tipo archivo definitivo, en cuyo lomo se anotará el organismo
productor, título de la serie, años, expedientes que contienen y el
número de orden de las cajas.
Se recomienda que cada expediente esté descrito en una base de datos
(instrumentos de descripción).
El Expediente: precauciones
1. Evite la duplicidad de expedientes, no abra nuevos expedientes sin tomar la
precaución de saber si ya ha sido abierto.
2. No extraiga documentos originales de los expedientes, realice fotocopias, tanto si
es para iniciar un nuevo expediente como para satisfacer petición de terceros. Ante
la necesidad de realizarlo, deje una hoja testigo con los datos del documento, día y
persona a la que se lo ha prestado (anotarlo en el registro de control de salida).
3. Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo o antecedente para la resolución
de otros, no debe usarse el original, sino una copia. Dicha copia debe ser entendida
como documentación de apoyo informativo, y será destruida cuando concluya su
utilización.
Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA
“Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia

29. El Expediente: precauciones
Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA
4. Los expedientes iniciados por un negociado y continuados por otro deben entenderse como
producción documental de la unidad que lo inicia, a la que debe retornar una vez finalizada su
tramitación.
5. No debe incluirse como parte del expediente la documentación de apoyo informativo, que se ha
usado para su resolución, pero que no forma parte de él (ej.: fotocopias del BOE, catálogos
comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, etc.). Estos documentos
deben conservarse mientras constituyan fuente de información para las oficinas, después deben
destruirse. La proliferación de este tipo de documentación es causa de desorganización de los
archivos.
6. La CORRESPONDENCIA emitida o recibida durante la tramitación de un expediente forma parte
del expediente, y de ninguna forma se archivará como serie de correspondencia.
7. Nunca se archivarán los documentos del expediente en orden inverso al trámite administrativo; es
decir, del documento más reciente al más antiguo, y si así fuera para comodidad del trámite, el
expediente deberá ser ordenado correctamente para su transferencia al Archivo Central.
8. Nunca se mezclarán en una misma caja diferentes tipos de expedientes o series documentales.
9. Se evitará el amontonamiento de documentos aislados que estén pendientes de introducir en el
expediente que le corresponda, así como la disgregación y dispersión de los expedientes por no
haber sido guardados en su caja o carpeta adecuada.
“Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia

30. Según Cruz Mundet:
“conjunto de unidades archivísticas (expedientes, libros) agrupados por ser el
resultado de una misma actividad, y que han sido producidas y agrupadas
de manera continua (seriada) en el proceso de tramitación administrativa”
Según el Diccionario de Terminología Archivística:
“conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una
misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o
de procedimiento”
Según Heredia Herrera:
“cada sección documental o subsección está integrada por documentos
agrupados en series” y éstas son “el testimonio documental y continuado
de actividades repetitivas desarrolladas por un órgano o en virtud de una
función”
ARCHIVO DE OFICINA
Serie documental

31. Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”

32. La unión de tipos documentales
iguales
SERIE DOCUMENTAL=
también se puede crear una serie con tipos documentales distintos
Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”

33. Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”
EJEMPLO 1

34. Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”
EJEMPLO 2

35. unión de tipos
documentales
iguales
IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES
AYUNTAMIENTO
COMPETENCIAS
FUNCIONES
ÓRGANOS
ADMINISTRATIVOS
ACTIVIDADES
TIPO
DOCUMENTAL
SERIE
DOCUMENTAL
Esquema básico (contexto municipal – Ayuntamiento)

36. Ejemplo 2:Ejemplo 1:
AYUNTAMIENTO:
Granada
ACTIVIDAD:
Reuniones de la
Comisión de Gobierno
ÓRGANOS
ADMINISTRATIVOS:
Secretaría General
FUNCIÓN:
Fé Pública
TIPO DOCUMENTAL:
El acta
SERIE DOCUMENTAL:
Actas de la Comisión de
Gobierno
AYUNTAMIENTO:
Granada
ACTIVIDAD:
Otorgar licencias de aperturas
de act. peligrosas
ÓRGANOS ADMINISTRATIVOS:
Delegación de Medio Ambiente
FUNCIÓN:
Velar por el Medio Ambiente
TIPO DOCUMENTAL:
Licencia de apertura de
actividades calificadas
SERIE DOCUMENTAL:
Licencias de apertura de
actividades calificadas

37. Algunos ejemplos de series documentales
(2) Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA
(1) “Manual de organización de documentos en archivos de oficinas” Archivo General de la Región de Murcia
(1)
(2)

38. Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA

39. Ordenación cronológica: la unidad de orden establecida es la fecha de los
documentos.
Ordenación alfabética: los documentos se ordenan siguiendo las letras del
alfabeto. Esta ordenación se aplica exclusivamente a los documentos referidos
a personas, lugares y entidades. Ej.: Expedientes personales.
Su uso sólo es recomendable para oficinas con poco volumen documental y/o
sin posibilidades de crecimiento.
Ordenación numérica: los documentos se ordenan siguiendo el número de
registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos.
Ordenación numérica-cronológica: consiste en ordenar los documentos por años
y dentro de éstos por un número correlativo. Ej.: Expediente 34/89 (expediente
34 de 1989)
Es uno de los sistemas de ordenación más extendidos en las oficinas
municipales.
Ordenación de series documentales

40. Ordenación alfa-numérica: consiste en ordenar los documentos según las letras
del alfabeto y asignar, dentro de cada letra, un número.
Se puede utilizar la primera letra por la que empiece el contenido del
expediente o actuación que refleje.
Ej.: el Expte. 34-O = Expediente de obras nº 34.
O bien, se puede elegir una letra determinada dotándola de un significado. Ej.:
podemos tomar la decisión de que una A signifique «expediente de
solicitud de licencia de obra», la letra B. «solicitud de
acondicionamiento de local», etc.
Todas las A se instalarían juntas, las B igual, etc.
Ordenación por conceptos: Los documentos se agrupan por conceptos (de
acuerdo con un índice previamente establecido) y dentro de ellos por orden
cronológico. Útil para la correspondencia, por ejemplo.
Ej.: CORRESPONDENCIA DE ALCALDÍA:
* Con Asociaciones Deportivas
* Con Asociaciones Profesionales
Con Asociaciones Religiosas
* …
Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”

41. Identificadas las series de las oficinas el siguiente paso es la clasificación de
los documentos.
Hay que estructurar nuestro conjunto de documentos siguiendo un orden
jerárquico y de acuerdo con un criterio, que dará como resultado el Cuadro
de Clasificación que servirá de pauta en la organización del archivo.
Clasificación = operación intelectual que consiste en agrupar la
documentación en categorías / grupos que reflejan la estructura
orgánica y/o funcional del fondo.
ARCHIVO DE OFICINA
Clasificación de documentos. El cuadro de
clasificación
La clasificación responde a una doble necesidad:
Proporcionar una estructura lógica a los documentos.
Facilitar su localización conceptual.

42. Utilizamos un criterio orgánico para hacer la clasificación cuando las series
documentales se estructuran de acuerdo con el organigrama de una
institución.
Los documentos se agrupan según las distintas estructuras administrativas de
las organizaciones o instituciones de las que emanan.
Inconvenientes:
– Obligación de cambiar el Cuadro a medida que se producen cambios
organizativos.
– Solo muestra un estado un estado de la evolución del archivo.
– Muestra un momento del tiempo.
– Debería corregirse mediante la aplicación de criterios funcionales.
CLASIFICACIÓN ORGÁNICA
Javier Barbadillo. “I Jornada Profesional: lenguajes y gestión de información”.
Orgánico Funcional
La clasificación se puede hacer siguiendo dos criterios:
Sólo están aconsejados para el supuesto de un organismo de
crecimiento o mutación muy pequeña (Archivos de algunas empresas,
administraciones muy pequeñas)

43. Utilizamos el criterio funcional para hacer la clasificación cuando estructuramos
un fondo de acuerdo con las funciones y actividades que se llevan a cabo en
una institución.
La funciones y actividades no suelen cambiar con excesiva frecuencia. No
obstante, es posible que se desarrollen nuevas actividades y desaparezcan
otras, pero en un Cuadro funcional tanto unas como otras siempre tendrán un
sitio.
CLASIFICACIÓN FUNCIONAL
Clasificación FUNCIONAL Clasificación ESTABLE=
CLASIFICACIÓN POR MATERIAS
Se van estableciendo grupos según los asuntos de los que traten.
Este tipo de clasificación, como recomienda Heredia Herrera, se podrá aplicar
con frecuencia en los archivos particulares que se acercan bastante a las
colecciones documentales, donde los órganos o las funciones son casi
inexistentes.

44. «Instrumento de consulta que refleja la organización del fondo
documental y aporta los datos esenciales de su estructura»
EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN (CD)
Los Cuadros deben elaborarse para toda una institución. Debe ser único y
servir para todo el sistema de archivos, desde la oficina al archivo histórico.
NO SIEMPRE es así
Se estructura por niveles o categorías. Se empieza siempre eligiendo el nivel
más amplio para ir descendiendo hasta finalizar en la descripción de la serie
documental o incluso el tipo documental.
Los niveles elegidos podrán ser los órganos administrativos o las funciones y
actividades, según hayamos optado por uno u otro sistema. Estos niveles se
denominan secciones y subsecciones del Cuadro de Clasificación.

45. Según Paloma Gil Fernández, en una oficina en donde se produzca un
número inferior a seis series dentro de la misma función, no será necesaria
crear secciones diferentes.
• Abierto a nuevas inclusiones.
• Debe llevar pocas subdivisiones.
• No debe incluir nunca un apartado de VARIOS.
• Debe estar diseñado para que no haya que introducir grandes
cambios.
• Debe estar siempre codificado (a ser posible la codificación debe estar
dotada de un significado. Es decir que determinadas letras o números por
si solos nos den una INFORMACIÓN sobre los documentos).
Paloma Fernández Gil “Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales”
Características del CD

46. El título escogido para cada sección o subsección del Cuadro de clasificación
debe:
– Reflejar el contenido de los documentos reagrupados.
– Estar formado por palabras que posean un carácter informativo.
– Ser breve.
– Ser exclusivo (evitar que un mismo título pueda servir a dos secciones
o subsecciones diferentes de un mismo fondo).
Para que sean un instrumento útil de localización de documentos deben
codificarse en toda su estructura.
Sistemas de codificación del CD

47. Existen tres clases de códigos:
Alfabéticos Numéricos Alfanuméricos
70.000 Área de urbanismo
71.000 Servicio de Planificación
71.100 Sección de Obras
71.140 Expedientes de Licencias
71.141 Expedientes de Licencias de
Aperturas
A. Urbanismo
A-1000. Planificación
A-1100. Obras, etc.

48. ALGUNOS EJEMPLOS de CD
Cuadro de Clasificación del Archivo General de la Universidad de Alicante
Cuadro de Organización de Fondos del Archivo Municipal de Barcelona
Cuadro de Clasificación Uniforme de Documentos del Archivo Municipal de Barcelona
Archivo Histórico Provincial de Granada
Archivo General de Andalucía
Archivo General de la Administración
Archivo Histórico Nacional
Archivo Universitario de Granada
Fondo de los Colegios Mayores de Sta. Cruz de la Fé y Sta. Catalina Mártir
Archivo Universitario de Granada
Fondo de Elena Martín Vivaldi
Archivo de la Diputación de Córdoba
Centro Cultural de la Memoria Histórica

49. Presentación realizada por David Gómez Domínguez compartida bajo una
Licencia Creative Commons
Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 3.0 España