El Servicio Archivístico desde la óptica de la gestión por procesos

1. CUARTA SESIÓN El Servicio Archivístico desde la óptica de gestión por procesos (componente).

2. Gestión por procesos La Gestión de Procesos percibe la organización como un sistema interrrelacionado de procesos que contribuyen conjuntamente a incrementar la satisfacción del usuario. La GP coexiste con la administración funcional, asignando propietarios a los procesos clave, haciendo posible una gestión interfuncional generadora de valor para el usuario y que , por tanto, procura su satisfacción. Determina que proceso deben ser mejorados o rediseñados, establece prioridades y provee de un contexto para iniciar y mantener planes de mejora que permitan alcanzar objetivos establecidos.

3. Características La GP se enmarca en la Gestión de la Calidad y constituye una herramienta útil para el desarrollo de las estrategias centrales del Plan de Calidad. Homogeneidad, evitando al variabilidad y heterogeneidad. Sistema de información integrado, que permite evaluar las actividades que se realizan. Continuidad, es una de las características más importantes y permite eliminar actuaciones inútiles en la gestión de los servicios que se ofrecen a los usuarios.

4. Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN-J El Mapa de Procesos

8. Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN-J Diagrama de Proceso PROCESO 1. Búsqueda de la Documentación 2. Elaboración del Formato de entrega 3. Registro en el Sistema Informático de Servicio. 4. Entrega de la documentación. SALIDAS 1. Documentación recibida por la Unidad Orgánica solicitante. 2. Expedición de Copias autenticadas, constancia certificada o copia simple de las Resoluciones requeridas (no se entrega original) 3. Revisión de la documentación a su regreso ENTRADAS 1. Necesidades de Información. 2. Marco legal (TUPA, LPAG.) 3.Formulario de Solicitud de préstamo de Documentos autorizado por el Responsa de la Unidad Orgánica Solicitante. 2. Solicitudes de Préstamo, consulta y expedición de copias de los documentos custodiados en el Archivo Central. Diagrama del Proceso: Brindar información a usuarios

9. Componentes que intervienen en el Servicio Archivístico 1. La Documentación que se custodia 2. La Información que se maneja Tradicional 3. Los Servicios y Productos que se ofrecen Aplicación de TIC 4.Los usuarios a quienes dirige sus servicios Ciudadanos Instituciones