1. PENGENDALIAN: SALAH SATU FUNGSI MANAJEMEN YANG PENTING
Oleh: Darwin Kadarisman
Pengendalian merupakan salah satu fungsi manajemen yang penting diantara fungsi-
fungsi manajemen lain seperti perencanaan, pengarahan, pengorganisasian, staffing,
koordinasi, monitoring dan evaluasi. Adakalanya istilah pengendalian ini berkonotasi negatif
karena dinilai mengandung unsur-unsur pengekangan, pemaksaan, pembatasan, pengawasan
atau manipulasi.
Ada banyak definisi tentang pengendalian tapi pada tulisan ini akan disampaikan dua
definisi saja. Definisi pertama: Pengendalian ialah proses untuk menjamin (memastikan)
bahwa perilaku dan kinerja sesuai dengan standar-standar insititusi, termasuk peraturan,
prosedur dan sasaran. Definisi kedua: Pengendalian ialah penggunaan kekuasaan (authority)
untuk menjamin pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.
Dibandingkan dengan fungsi manajemen lainnya, pengendalian sangat berkaitan
bahkan berinteraksi dengan fungsi perencanaan. Perhatikan beberapa fakta dibawah ini:
Perencanaan merupakan proses formal menyusun tujuan dan sasaran, strategi, taktik,
standar dan alokasi sumberdaya, pengendalian membantu memastikan bahwa
keputusan, tindakan dan hasil sesuai (konsisten) dengan rencana tersebut.
Perencanaan menetapkan perilaku dan dan hasil yang ingin dicapai, pengendalian
membantu memelihara atau mengarahkan kembali perilaku dan pencapaian hasil.
Para manajer dan karyawan tidak dapat merencanakan dengan efektif tanpa
informasi yang akurat dan tepat waktu, pengendalian memberikan banyak iformasi
penting tersebut pada waktu yang diperlukan.
Perencanaan menunjukkan berbagai hal yang dapat dilayani oleh pengendalian,
pengendalian membantu memastikan bahwa rencana dilaksanakan sesuai dengan apa
yang dimaksud.
Secara umum, pengendalian dikelompokkan menjadi dua yaitu pengendalian
pencegahan (preventive control) dan pengendalian korektf (corrective control).
Pengendalian pencegahan adalah suatu mekanisme yang dimaksudkan untuk mengurangi
kesalahan sehingga dapat memenimalkan kebutuhan akan tindakan koreksi. Beberapa contoh
perangkat (tools) yang digunakan pada pengendalian pencegahan antara lain peraturan,
standar, prosedur rekrutmen dan seleksi pegawai, pelatihan dan menerapkan fungsi program
pengembangan. Dalam konteks manajemen mutu, pengendalian pencegahan ini
dikelompokkan kedalam “perencanaan/perancangan mutu”. Menurut Juran (1988),
manajemen mutu terdiri dari tiga pilar yaitu perencanaan mutu, pengendalian mutu dan
perbaikan mutu (Trilogi Juran).
Pengendalian korektif merupakan bentuk umum yang digunakan untuk istilah
“pengendalian” yang selama ini dikenal. Pengendalian merupakan mekanisme yang
dimaksudkan untuk mengurangi atau menghilangkan perilaku atau hasil yang tidak
diinginkan sehingga mencapai kesesuaian dengan peraturan dan standar institusi. Beberapa
perangkat yang biasa digunakan pada pengendalian korektif antara lain berbagai jenis alat
pengukur (suhu, kecepatan, intensitas cahaya, intensitas suara dsb), grafik kendali, indeks
1

2. biaya dan radar (biasa digunakan oleh “air traffic controler”). Dinegeri ini pada umumnya
kita masih lebih menitik beratkan kegiatan pengendalian kepada pengendalian korektif
padahal pengendalian pencegahan sering lebih efisien dan efektif. Program pengendalian
korektif secara konvensional terdiri atas beberapa kegiatan sebagai berikut :
Mengukur kinerja proses dalam menghasilkan produk atau jasa (bahan mentah,
produk antara, kondisi proses, produk akhir)
Membandingkan kinerja proses dengan tujuan/spesifikasi yang telah ditentukan
sebelumnya
Melakukan tindakan koreksi bila ada penyimpangan.
Proses pengendalian dilakukan dengan suatu urutan sistematis yang disebut sebagai
siklus umpan balik. Dalam bentuk yang paling sederhana, siklus ini dapat dilihat pada
Gambar 1.
1
Proses Pengukur Tujuan
2 3
5
4
Penindak Penilai
Gambar 1. Siklus umpan balik pengendalian.
Dari Gambar 1. dapat dijelaskan urutan sistematis dari suatu proses pengendalian,
yaitu:
1. Pengukur disebut juga sebagai sensor (instrumen, panca indera manusia) untuk
merefleksikan kinerja nyata proses.
2. Penilai memperoleh hasil kinerja nyata proses dari pengukur.
3. Penilai memperolah informasi tentang tujuan/spesifikasi proses yang ingin dicapai,
selanjutnya penilai membandingkan kinerja nyata dengan sasaran/spesifiksi.
4. Penilai memberikan masukan kepada penindak tentang kondisi yang terjadi.
5. Penindak pengambil langkah-langkah terhadap kondisi penyimpangan yang terjadi dan
memastikan bahwa kondisi proses kembali kekinerja yang searah dengan
tujuan/spesifikasi proses.
2

3. Dalam penerapan pengendalian korektif, pada umumnya digunakan contoh (sample)
untuk menilai suatu lot (batch) atau produksi yang kontinyu kemudian dibuat diagram kendali
(control chart) untuk menginterpretasi sejauh mana suatu proses terkendali. Akan tetapi saat
ini banyak sistem produksi yang telah dikendalikan secara otomatis dengan bantuan software
komputer mengintergrasikan pengukur (sensor), penilai dan penindak dalam suatu sistem
pengendalian yang andal. Dalam hal ini telah banyak digunakan sensor berbasis intensitas
warna, kadar gula, ukuran dan sebagainya yang diterapakan pada proses yang kontinyu (belt
conveyer). Produk yang tidak sesuai spesifikasi akan dipisahkan dari produk yang tidak
sesuai secara otomatis pula. Dengan sistem ini pemeriksaan dilakukan dengan intensitas 100
% dengan waktu yang singkat karena prosesnya kontinyu dan kecepatan aliran relatif tinggi.
Cara lain bisa juga dilakukan dengan dengan cara agak sederhana seperti penggunaan magnet
untuk mengikat benda asing logam pada produk serbuk atau tepung-tepungan sehingga
terkendali dari bahaya fisik logam (besi, aluminium dsb.). Demikian pula misalnya pesawat
terbang yang dikendalikan dengan sistem auto pilot. Jadi banyak bentuk-bentuk pengendalian
yang lain diluar cara pengendalian konvensional seperti yang telah diuraikan sebelumnya.
Pada tabel 1. Disajikan bentuk-bentuk kegiatan pengendalian pencegahan dan
pengendalian korektif.
Tabel 1. Contoh-cotoh kegiatan pengendalian pencegahan dan pengendalian korektif
PENGENDALIAN PENCEGAHAN PENGENDALIAN KOREKTIF
Memperbaiki cara rekrutmen untuk Menegur pegawai yang ceroboh (kurang
memperoleh pegawai yang baik teliti) pada saat melakukan pekerjaan
Menggunakan termostat pada oven agar Memperbesar atau mengecilkan nyala api
suhu selalu terkendali pada tingkat tertentu kompor pada saat menggoreng agar suhu
stabil
Menyusun dan melatihkan posedur standar Melakukan pengawasan ketat terhadap
(SOP) agar hasil kerja pegawai baik dan pegawai dalam melakukan kerja agar
seragam hasilnya baik dan seragam
Menyusun/meggunakan anggaran untuk Melakukan pengetatan pengeluaran pada
memandu pengeluaran saat total pengeluaran mendekati batas
yang ditetapkan
Merancang kondisi proses agar tidak terjadi Memisahkan produk yang gagal atau cacat
produk gagal atau cacat dari produk yang memenuhi spesifikasi
EFEKTIVITAS PENGENDALIAN
Efektivitas pengendalian dapat diukur dengan membandingkan biaya pengendalian
dengan manfaat yang diperoleh. Untuk itu ada tiga pertanyaan yang sering diajukan, yaitu :
1. Untuk perilaku dan hasil seperti apa sistem pengendalian seharusnya disusun.
2. Berapa biaya (cost) dan manfaat (benefit) pengendalian untuk memperoleh perilaku
dan hasil yang diinginkan
3

4. 3. Berapa biaya dan manfaat penggunaan alternatif sistem pengendalian lain untuk
mencapai perilaku dan hasil yang dinginkan yang sama.
Optimalisasi kegiatan pengendalian dapat juga dijelaskan dengan menggunakan
model biaya manfaat (cost-benefit model) yang dikembangkan oleh Hellriegel (1992) seperti
terlihat pada Gambar 1.
Tinggi
Zona Rugi
C D
Manfaat Zona (BEP 2)
Optimal Manfaat
Biaya/ Biaya B
Manfaat Pengendalian (BEP 1)
Perubahan Efektivitas
Pengendalian
Zona Rugi
A
0 Rendah Optimum Tinggi
Intensitas Pengendalian
Gambar 1. Model biaya-manfaat (Cost-benefit model) pengendalian (Hellriegel, 1992)
Gambar 1. menunjukkan suatu model biaya-manfaat (cost-benefit model) untuk
menilai efektivitas system pengendalian perusahaan. Sumbu horizontal menunjukkan
intensitas pengendalian dengan selang dari intensitas rendah ke intensitas tinggi. Sumbu
vertikal menunjukkan manfaat dan biaya dalam satuan rupiah dengan selang nol sampai
tinggi. Seorang manajer industri pangan harus mempertimbangkan pertukaran (trade-off) jika
akan memilih tingkat intensitas pengendalian yang akan diterapkan. Jika pengendalian
kurang, biaya akan melebihi manfaat (kurva A-B), sehingga pengendalian tidak efektif. Pada
saat intensitas pengendalian maningkat, efektivitasnya juga terus meningkat sampai pada
4

5. titik tertentu (kurva B-C). Setelah mencapai puncak efektivitas pada titik C ini, peningkatan
intensitas pengendalian akan menurunkan efektivitas pengendalian (kurva C-D). Apabila
intensitas pengendalian masih terus ditingkatkan (setelah titik D), maka akan terjadi kondisi
dimana biaya akan melebihi manfaat sehingga terjadi kerugian. Sebagai contoh, suatu
perusahaan mungkin memperoleh manfaat dari kegiatan pemeriksaan produk akhir untuk
mengurangi jumlah produk cacat yang lolos dari sejumlah produk yang akan dirilis keluar ke
pasar. Akan tetapi jika dengan menerapkan penarikan contoh dengan jumlah berlebihan dan
semua “batch” harus diperiksa secara lebih intensif, maka upaya pengendalian dengan cara
pemeriksaan ini akan menyebabkan biaya relatif tinggi karena meningkatnya biaya untuk
pemeriksaan dan biaya akibat produk reject.
Gambar 1. tersebut juga memperlihatkan dua titik impas (break-even point), yaitu
titik B dan titik D. Kedua titik tersebut menunjukkan bahwa intensitas pengendalian bergerak
dari “zona rugi” ke “zona manfaat” dan kemudian kembali ke “zona rugi”. Pada prakteknya
titik optimal memang sulit ditentukan, tetapi manajer yang baik dan berpengalaman
kemungkinan dapat lebih mendekati pencapaian titik optimum tersebut dibandingkan manajer
yang kurang baik.
Kriteria pengendalian yang efektif mencakup kaitan dengan tujuan yang diinginkan,
objektifitas, kelengkapan sistem, tingkat ketepatan waktu dan daya terima . Pengendalian
berkaitan dengan tujuan yang diinginkan, artinya harus mendukung tujuan organisasi seperti
perbaikan pelayanan pelanggan, perlindungan aset perusahaan dan peningkatan mutu
produk/jasa. Objektifitas menyangkut keadilan dan kejujuran, tidak ada manipulasi.
Misalnya, di USA, Financial Accounting Standard Board (FASB) menyiapkan suatu upaya
menyusun dan memonitor prinsip dan praktek untuk menjamin pernyataan keuangan objektif
dan cermat sesuai realitas. Kelengkapan sistem pengendalian mencakup seluruh perilaku dan
sasaran yang diinginkan perusahaan. Misalnya jika manajer pembelian hanya berbasis biaya
per order, mutu bisa jadi akan kedodoran. Demikian pula jika penjual komputer hanya
mengevaluasi volume penjualan, bisa mengabaikan pelayanan purna jual. Tingkat ketepatan
waktu pengendalian berkaitan dengan pemberian informasi pada saat yang sangat
diperlukan. Ketepatan waktu bisa dalam hitungan “detik” untuk menilai pergerakan yang
aman bagi kereta api dan pesawat terbang, hitungan menit pada operasi pembedahan
dirumah sakit tetapi dalam hitungan “bulan” untuk menilai kinerja pegawai. Sistem informasi
berbasis komputer dan web dapat berperan utama dalam peningkatan arus informasi untuk
membantu proses pengendalian. Sebagai contoh, dijaringan waralaba raksasa Wal-Mart,
penerapan sistem ini telah terbukti meningkatkan arus tunai perusahaan, karena para manajer
gerai diseluruh dunia (lebih dari 4000 gerai) difasilitasi dalam pemberian informasi data
penjualan harian dan kemampuan laba dari setiap lini digerainya langsung kekantor pusat.
Suatu sistem pengendalian harus dapat diterima sebagai sesuatu yang penting dan tepat. Jika
sistem pengendalian secara luas diabaikan, manajer perlu mengetahui kenapa?
Kemungkinannya pengendalian harus dihilangkan, dimodifikasi, harus didukung dengan
hadiah atau hukuman untuk mematuhi atau harus dikaitkan lebih dekat dengan hasil yang
diharapkan.
Dengan membahas peranan pengendalian, bukan berarti kita harus mengabaikan
fungsi manajemen lainya seperti perencanaan, pengorganisasian dan sebagainya. Fungsi
perencanaan bahkan dinilai sangat penting. Perencanaan dan perancangan yang baik diawal
5

6. akan banyak mengurangi aktivitas pengendalian. Ada pakar manajemen yang mengatakan
bahwa perencanaan yang baik membuat tujuan telah tercapai 50 %. Apa iya?
6