MANUAL DE ADMINISTRACION DE BIENES

1. CONTENIDO
PRESENTACIÓN ________________________________
INTRODUCCIÓN________________________________
CAPÍTULO I ________________________________
OBJETIVOS DEL MANUAL________________________________
1.1. Objetivo General________________________________
1.2. Objetivos Específicos
1.3. Alcance ________________________________
1.4. Cobertura ________________________________
1.5. Marco Legal ________________________________
CAPÍTULO II ________________________________
GENERALIDADES ________________________________
2.1. ¿Qué son los Recursos Físicos?
2.2. Clasificación de Bienes del Ministerio del Trabajo
Procedimiento manejo de Bienes de Consumo de Control
Nota: Para la contabilización de los bienes de consumo de control se tendrán en cuenta los
mismos códigos establecidos para los bienes de consumo.
CAPÍTULO III ________________________________
ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE LOS BIENES
3.1. Almacén ________________________________
Inventario de Bienes en Bodega
Inventario de activos en servicio
3.2. Funciones del Almacenista
3.3. Bienes que Ingresan al Almacén
3.4. Normas Generales para Entrada de Bienes
3.5. Entrada de Bienes al Inventario
Procedimiento de entrada de bienes
Clases de entrada de bienes ________________________________
3.6. Salida de Bienes________________________________
Procedimiento de Salida________________________________
Requerimientos para Salida de Bienes:
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
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Objetivos Específicos __________________________________________________________
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Recursos Físicos? ____________________________________________________
2.2. Clasificación de Bienes del Ministerio del Trabajo________________________________
Procedimiento manejo de Bienes de Consumo de Control ________________________________
Nota: Para la contabilización de los bienes de consumo de control se tendrán en cuenta los
mismos códigos establecidos para los bienes de consumo. ________________________________
________________________________________________________________
ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE LOS BIENES ________________________________
________________________________________________________________
Inventario de Bienes en Bodega _______________________________________________________________
Inventario de activos en servicio _______________________________________________________________
3.2. Funciones del Almacenista________________________________________________________
3.3. Bienes que Ingresan al Almacén____________________________________________________
3.4. Normas Generales para Entrada de Bienes________________________________
3.5. Entrada de Bienes al Inventario ____________________________________________________
Procedimiento de entrada de bienes ____________________________________________________________
________________________________________________________________
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ientos para Salida de Bienes: __________________________________________________________
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Nota: Para la contabilización de los bienes de consumo de control se tendrán en cuenta los
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2. Clases de Salida________________________________
CAPÍTULO IV ________________________________
INVENTARIOS ________________________________
Procedimiento de Inventarios
4.1. Bienes en Bodega o Depósito
4.3. Bienes Inservibles ________________________________
4.4. Compensaciones ________________________________
4.5. Levantamiento y Entrega del Inventario Físico General de Bienes en Bodega
El Almacenista o quien haga sus veces presenta con la debida antelació
la circular en mención. ________________________________
De todas formas, la entrega del inventario físico general de
inmediatamente anterior a la Subdirección Administrativa y Financiera o a la dependencia que haga sus veces,
debe darse antes del quince (15) de Febrero de cada año, mediante acta firmada por quienes pa
actividad. ________________________________
4.6. Bienes en Servicio ________________________________
4.6.1. Registro Individual ________________________________
4.6.2. Registros por Dependencias
4.6.3. Movimiento de Bienes en Servicio
4.6.4. Verificación de Inventarios de Bienes en Servicio
Cada funcionario del Ministerio
respectivo inventario con sus correspondientes soportes.
4.6.5. Levantamiento y Entrega del Inventario Físico de Bienes en Servicio.
Los directores territoriales deben elaborar
de los bienes devolutivos en uso de todos los funcionarios y contratistas de su territorial, el cual comprende, tanto
los bienes de uso común, como los que se encuentran directamente
colaboradores. Este inventario se rinde al Almacenista o quien haga sus veces a más tardar el 31 de Enero del año
siguiente al que se esté realizando el mismo.
El Almacén verifica que la información suministrada coincida con la que presentan los registros del Sistema de
Inventarios de Activos en Servicio. En caso de presentarse diferencias se
efectúen las aclaraciones correspondientes.
El Almacén envía antes del 15 de febrero
Trabajo, al Grupo de Contabilidad o quien haga sus veces.
4.6.6. Inventario por Retiro o Traslado de Funcionarios.
4.7. Bienes en Comodato ________________________________
4.8. Inmuebles (Terrenos – Edificios)
4.9. Inventario para Entrega de Almacén
4.9.1. Entrega Normal ________________________________
4.9.2. Ajustes ________________________________
4.10. Inventario para Entrega de Bodegas
4.11. Responsables de Bienes
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
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________________________________________________________________
Procedimiento de Inventarios _________________________________________________________
4.1. Bienes en Bodega o Depósito______________________________________________________
_______________________________________________________________
________________________________________________________________
Entrega del Inventario Físico General de Bienes en Bodega
El Almacenista o quien haga sus veces presenta con la debida antelación ante la Secretaría General el proyecto de
________________________________________________________________
De todas formas, la entrega del inventario físico general de bienes en bodega con corte a 31 de Diciembre del año
inmediatamente anterior a la Subdirección Administrativa y Financiera o a la dependencia que haga sus veces,
debe darse antes del quince (15) de Febrero de cada año, mediante acta firmada por quienes pa
________________________________________________________________
_______________________________________________________________
________________________________________________________________
4.6.2. Registros por Dependencias _____________________________________________________________
4.6.3. Movimiento de Bienes en Servicio _________________________________________________________
4.6.4. Verificación de Inventarios de Bienes en Servicio ________________________________
Cada funcionario del Ministerio del Trabajo que tenga elementos devolutivos a cargo debe llevar una carpeta del
respectivo inventario con sus correspondientes soportes.________________________________
4.6.5. Levantamiento y Entrega del Inventario Físico de Bienes en Servicio. _____________________________
Los directores territoriales deben elaborar y rendir inventario valorizado con corte a 31 de Diciembre de cada año,
de los bienes devolutivos en uso de todos los funcionarios y contratistas de su territorial, el cual comprende, tanto
los bienes de uso común, como los que se encuentran directamente a su cargo y los de cada uno de sus
colaboradores. Este inventario se rinde al Almacenista o quien haga sus veces a más tardar el 31 de Enero del año
siguiente al que se esté realizando el mismo. _____________________________________________________
El Almacén verifica que la información suministrada coincida con la que presentan los registros del Sistema de
Inventarios de Activos en Servicio. En caso de presentarse diferencias se informa al director territorial para que se
efectúen las aclaraciones correspondientes. ______________________________________________________
El Almacén envía antes del 15 de febrero de cada año, el Inventario de Bienes en Servicio del Ministerio del
Trabajo, al Grupo de Contabilidad o quien haga sus veces. ________________________________
4.6.6. Inventario por Retiro o Traslado de Funcionarios. ________________________________
_____________________________________________________________
Edificios) ___________________________________________________
Inventario para Entrega de Almacén ________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
4.10. Inventario para Entrega de Bodegas ________________________________
Responsables de Bienes_______________________________________________________
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Entrega del Inventario Físico General de Bienes en Bodega ______________ 22
n ante la Secretaría General el proyecto de
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bienes en bodega con corte a 31 de Diciembre del año
inmediatamente anterior a la Subdirección Administrativa y Financiera o a la dependencia que haga sus veces,
debe darse antes del quince (15) de Febrero de cada año, mediante acta firmada por quienes participaron en la
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del Trabajo que tenga elementos devolutivos a cargo debe llevar una carpeta del
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y rendir inventario valorizado con corte a 31 de Diciembre de cada año,
de los bienes devolutivos en uso de todos los funcionarios y contratistas de su territorial, el cual comprende, tanto
a su cargo y los de cada uno de sus
colaboradores. Este inventario se rinde al Almacenista o quien haga sus veces a más tardar el 31 de Enero del año
_____________________ 25
El Almacén verifica que la información suministrada coincida con la que presentan los registros del Sistema de
informa al director territorial para que se
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de cada año, el Inventario de Bienes en Servicio del Ministerio del
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3. 4.12. Responsables de Bienes en Depósito
4.13. Responsables de Bienes en Servicio
4.14. Determinación de la Responsabilidad
4.15. Cesación de Responsabilidad
CAPÍTULO V________________________________
BAJA DE BIENES ________________________________
5.1. Tipos o Clases de Baja
5.2. Procedimientos de Baja
Procedimiento para baja de bienes
5.3. Destrucción de Bienes________________________________
CAPÍTULO VI ________________________________
BIENES INMUEBLES________________________________
6.1. Reconocimiento ________________________________
6.2. Registro Documental ________________________________
6.3. Avalúos Para Efectos Actualización De Bienes Inmuebles
6.3.1. Metodología________________________________
6.3.2. Requisitos de los avaluadores
6.3.3. Responsabilidad en la selección del avaluador
6.3.4. Vigencia del avalúo ________________________________
6.4. Depuración de los Bienes Inmuebles
CAPÍTULO VII________________________________
SITUACIONES ESPECIALES EN EL MANEJO DE BIENES
7.1. Transformación de Equipos Informáticos
7.2. Seguros de Bienes________________________________
7.3 Reclamación de Siniestros
7.3.1 Bienes Muebles e Inmuebles
7.3.2. Vehículos ________________________________
BIBLIOGRAFÍA________________________________
LISTA DE ANEXOS ________________________________
Anexo 1 - Glosario de Términos
ANEXO No. 1. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Residuo o desecho peligroso: Es aquel residuo o desecho que por sus características corrosivas, reactivas,
explosivas, tóxicas, inflamables, infecciosas o radiactivas puede causar riesgo o daño para la salud humana y el
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
Responsables de Bienes en Depósito ________________________________
Responsables de Bienes en Servicio________________________________
4.14. Determinación de la Responsabilidad ________________________________
4.15. Cesación de Responsabilidad_____________________________________________________
________________________________________________________________
_______________________________________________________________
___________________________________________________________
Procedimientos de Baja________________________________________________________
baja de bienes _____________________________________________________________
____________________________________________________________
________________________________________________________________
_____________________________________________________________
________________________________________________________________
____________________________________________________________
6.3. Avalúos Para Efectos Actualización De Bienes Inmuebles _____________________________
________________________________________________________________
6.3.2. Requisitos de los avaluadores ____________________________________________________________
6.3.3. Responsabilidad en la selección del avaluador________________________________
________________________________________________________________
6.4. Depuración de los Bienes Inmuebles ________________________________
________________________________________________________________
SITUACIONES ESPECIALES EN EL MANEJO DE BIENES______________________________
7.1. Transformación de Equipos Informáticos ________________________________
_______________________________________________________________
7.3 Reclamación de Siniestros_________________________________________________________
7.3.1 Bienes Muebles e Inmuebles _____________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
______________________________________________________________
io de Términos _______________________________________________________
GLOSARIO DE TÉRMINOS ________________________________
Residuo o desecho peligroso: Es aquel residuo o desecho que por sus características corrosivas, reactivas,
explosivas, tóxicas, inflamables, infecciosas o radiactivas puede causar riesgo o daño para la salud humana y el
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Residuo o desecho peligroso: Es aquel residuo o desecho que por sus características corrosivas, reactivas,
explosivas, tóxicas, inflamables, infecciosas o radiactivas puede causar riesgo o daño para la salud humana y el

4. ambiente. Así mismo, se considera residuo o desecho peligroso los envases, empaques y embalajes que hayan
estado en contacto con ellos.________________________________
Responsabilidad del generador: El generador es responsable de los residuos o desechos peligrosos que él genere.
La responsabilidad se extiende a sus afluentes, emisiones, productos y subproductos, por todos los efectos
ocasionados a la salud y al ambiente.
Restitución de bienes: Es el procedimiento mediante el cual reintegran al Ministerio los bienes que fueron
entregados a terceros para su uso o administración.
Siniestro: Es un acontecimiento que origina daños concretos que se encuentran garantizados en una
determinada cuantía, obligando a la Aseguradora a restituir, total o parcialmente, al Asegurado o a sus
beneficiarios, el capital garantizado en el contrato del seguro.
Siniestro - Notificación del: Cuando el Asegurado tiene conocimiento de la realización del siniestro y/o el
beneficiario conoce que tiene derecho de reclamar la suma asegurada, deberá dar aviso a la Ase
ANEXO No. 2 - CLASIFICACIÓN DE BIENES
ANEXO No. 3 FORMATO INVENTARIO INDIVIDUAL
ANEXO No. 4 FORMATO TRASLADO DE BIENES
ANEXO No. 5 RESOLUCIÓN BAJA DE BIENES
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
e. Así mismo, se considera residuo o desecho peligroso los envases, empaques y embalajes que hayan
________________________________________________________________
Responsabilidad del generador: El generador es responsable de los residuos o desechos peligrosos que él genere.
La responsabilidad se extiende a sus afluentes, emisiones, productos y subproductos, por todos los efectos
ocasionados a la salud y al ambiente. ___________________________________________________________
Restitución de bienes: Es el procedimiento mediante el cual reintegran al Ministerio los bienes que fueron
para su uso o administración.________________________________
Siniestro: Es un acontecimiento que origina daños concretos que se encuentran garantizados en una
determinada cuantía, obligando a la Aseguradora a restituir, total o parcialmente, al Asegurado o a sus
beneficiarios, el capital garantizado en el contrato del seguro. ________________________________
Notificación del: Cuando el Asegurado tiene conocimiento de la realización del siniestro y/o el
beneficiario conoce que tiene derecho de reclamar la suma asegurada, deberá dar aviso a la Ase
CLASIFICACIÓN DE BIENES - SUBAGRUPACIONES_____________________
No. 3 FORMATO INVENTARIO INDIVIDUAL - CÓDIGO ABS-F-01________________________
ANEXO No. 4 FORMATO TRASLADO DE BIENES - CÓDIGO ABS-F-03_________________________
RESOLUCIÓN BAJA DE BIENES____________________________________________
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e. Así mismo, se considera residuo o desecho peligroso los envases, empaques y embalajes que hayan
__________________________________ 44
Responsabilidad del generador: El generador es responsable de los residuos o desechos peligrosos que él genere.
La responsabilidad se extiende a sus afluentes, emisiones, productos y subproductos, por todos los efectos
___________________________ 44
Restitución de bienes: Es el procedimiento mediante el cual reintegran al Ministerio los bienes que fueron
________________________________________________ 44
Siniestro: Es un acontecimiento que origina daños concretos que se encuentran garantizados en una póliza hasta
determinada cuantía, obligando a la Aseguradora a restituir, total o parcialmente, al Asegurado o a sus
________________________________________ 45
Notificación del: Cuando el Asegurado tiene conocimiento de la realización del siniestro y/o el
beneficiario conoce que tiene derecho de reclamar la suma asegurada, deberá dar aviso a la Aseguradora.____ 45
_____________________ 46
______________________ 44
03_________________________ 45
______________________ 46

5. Los manuales constituyen instrumentos básicos para el desarrollo de las actividades institucionales, puesto
que son herramientas de orientación y permanente consulta.
En este orden de ideas y relacionando lo estipulado en las funciones generales asignadas a los grupos de la
Subdirección Administrativa y Financiera en el artículo 2 numeral 6 del
y mantener actualizado el manual de procesos y procedimientos de su área, conforme a las directrices que se
impartan para el efecto” y, teniendo en cuenta que la administración y
bienes y servicios generales constituye una de las funciones claves del Grupo de Recursos Físicos
Administración de Bienes se hace indispensable que el Ministerio del Trabajo cuente con un instrumento
orientador de estas actividades.
Por lo anterior, los principios, normas y procedimientos establecidos en el manual, serán de aplicación
obligatoria por todos los funcionarios y contratistas del Ministerio, en especial por los responsables de la
realización de las actividades relacionadas con la administración d
de la entidad.
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
PRESENTACIÓN
Los manuales constituyen instrumentos básicos para el desarrollo de las actividades institucionales, puesto
que son herramientas de orientación y permanente consulta.
En este orden de ideas y relacionando lo estipulado en las funciones generales asignadas a los grupos de la
Subdirección Administrativa y Financiera en el artículo 2 numeral 6 del Resolución No.
y mantener actualizado el manual de procesos y procedimientos de su área, conforme a las directrices que se
impartan para el efecto” y, teniendo en cuenta que la administración y manejo de la planta física, inventarios,
constituye una de las funciones claves del Grupo de Recursos Físicos
se hace indispensable que el Ministerio del Trabajo cuente con un instrumento
ncipios, normas y procedimientos establecidos en el manual, serán de aplicación
obligatoria por todos los funcionarios y contratistas del Ministerio, en especial por los responsables de la
realización de las actividades relacionadas con la administración de los bienes que conforman el patrimonio
Código: ABS-M-01
Versión: 2.0
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Los manuales constituyen instrumentos básicos para el desarrollo de las actividades institucionales, puesto
En este orden de ideas y relacionando lo estipulado en las funciones generales asignadas a los grupos de la
olución No. 5445 de 2011 “Revisar
y mantener actualizado el manual de procesos y procedimientos de su área, conforme a las directrices que se
manejo de la planta física, inventarios,
constituye una de las funciones claves del Grupo de Recursos Físicos, Gestión y
se hace indispensable que el Ministerio del Trabajo cuente con un instrumento
ncipios, normas y procedimientos establecidos en el manual, serán de aplicación
obligatoria por todos los funcionarios y contratistas del Ministerio, en especial por los responsables de la
e los bienes que conforman el patrimonio

6. El Manual de Administración de Recursos Físicos
regulador de las actividades
distribución e inventarios de los elementos, equipos y demás bienes muebles e inmuebles necesarios para el
funcionamiento del Ministerio del Trabajo.
Este manual contiene los procedimientos para la entrada, salida, baja de
almacén del Ministerio del Trabajo
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
INTRODUCCIÓN
Manual de Administración de Recursos Físicos se constituirá en el instrumento normalizador, orientador y
regulador de las actividades relacionadas con proveedores, adquisición, almacenamiento, custodia,
distribución e inventarios de los elementos, equipos y demás bienes muebles e inmuebles necesarios para el
el Ministerio del Trabajo.
Este manual contiene los procedimientos para la entrada, salida, baja de bienes y manejo de inventarios
Ministerio del Trabajo.
Código: ABS-M-01
Versión: 2.0
Fecha: Mayo 16 de 2014
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se constituirá en el instrumento normalizador, orientador y
almacenamiento, custodia,
distribución e inventarios de los elementos, equipos y demás bienes muebles e inmuebles necesarios para el
s y manejo de inventarios y

7. 1.1. Objetivo General
Constituirse en un instrumento orientador de las actividades relacionadas con la administra
principios y procedimientos aquí establecidos serán conocidos y aplicados obligatoriamente por los
funcionarios del Ministerio del Trabajo,
particularmente los funcionarios responsables de las actividade
será evaluado y actualizado formalmente.
1.2. Objetivos Específicos
• Definir conceptos, clasificación, responsabilidad y parámetros de manejo y control de los inventarios en el
Ministerio del Trabajo.
• Unificar procedimientos para el recibo, registro, almacenamiento, entrega, uso y control de bienes de la
entidad.
• Fijar el procedimiento para dar de baja de los inventarios de la entidad, los bienes servibles no
requeridos, los inservibles y los que se encuentran d
• Determinar los responsables por el manejo, custodia y uso de los bienes de propiedad del
Trabajo.
1.3. Alcance
El procedimiento involucra el ingreso
inventarios de bienes devolutivos tanto en bodega como en servicio e inmuebles.
1.4. Cobertura
Este manual es de aplicación en todas las dependencias de la Entidad
Direcciones Territoriales.
1.5. Marco Legal
• Constitución Política de Colombia. Artículos 4, 6, 90, 124, 209, 267 y otros.
• Ley 80 de 1993 por la cual se expide el estatuto general de contratación de la Administración Pública.
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
CAPÍTULO I
OBJETIVOS DEL MANUAL
Constituirse en un instrumento orientador de las actividades relacionadas con la administra
y procedimientos aquí establecidos serán conocidos y aplicados obligatoriamente por los
Ministerio del Trabajo, Grupo de Recursos Físicos, Gestión y Administración de Bienes y
particularmente los funcionarios responsables de las actividades del Almacén. Cada vez que sea necesario
será evaluado y actualizado formalmente.
conceptos, clasificación, responsabilidad y parámetros de manejo y control de los inventarios en el
procedimientos para el recibo, registro, almacenamiento, entrega, uso y control de bienes de la
Fijar el procedimiento para dar de baja de los inventarios de la entidad, los bienes servibles no
requeridos, los inservibles y los que se encuentran deteriorados o han sido hurtados o extraviados.
Determinar los responsables por el manejo, custodia y uso de los bienes de propiedad del
El procedimiento involucra el ingreso y baja, almacenamiento, registro, custodia, suministro y manejo de
inventarios de bienes devolutivos tanto en bodega como en servicio e inmuebles.
Este manual es de aplicación en todas las dependencias de la Entidad tanto en el Nivel Central como en las
.
Constitución Política de Colombia. Artículos 4, 6, 90, 124, 209, 267 y otros.
Ley 80 de 1993 por la cual se expide el estatuto general de contratación de la Administración Pública.
Código: ABS-M-01
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Constituirse en un instrumento orientador de las actividades relacionadas con la administración de bienes, los
y procedimientos aquí establecidos serán conocidos y aplicados obligatoriamente por los
Grupo de Recursos Físicos, Gestión y Administración de Bienes y
s del Almacén. Cada vez que sea necesario
conceptos, clasificación, responsabilidad y parámetros de manejo y control de los inventarios en el
procedimientos para el recibo, registro, almacenamiento, entrega, uso y control de bienes de la
Fijar el procedimiento para dar de baja de los inventarios de la entidad, los bienes servibles no
eteriorados o han sido hurtados o extraviados.
Determinar los responsables por el manejo, custodia y uso de los bienes de propiedad del Ministerio del
suministro y manejo de
tanto en el Nivel Central como en las
Ley 80 de 1993 por la cual se expide el estatuto general de contratación de la Administración Pública.

8. • Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio
organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
• Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades
del orden nacional, se expiden las disposiciones, principio
atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan
otras disposiciones.
• Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Único.
• Ley 1150 de 2007 por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la
Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.
• Resolución 355 de 2007, por la cual se adopta el
• Ley 1474 de 2011, por la cual
investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
• Decreto Ley 4170 de 2011,
Compra Eficiente-, se determinan sus objetivos y estructura.
• Decreto 019 de 2012, por la cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos
y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
• Decreto 1510 de 2013, por el cual se reglament
• Normas expedidas por la Contaduría General de la Nación respecto de la contabilización de activos y
rendición de cuentas.
2.1. ¿Qué son los Recursos Físicos?
Son todos aquellos bienes que facilitan a la administración pública el desarrollo d
características principales son:
• Su titularidad corresponde a la administración pública.
1
¿QUÉ SON LOS RECURSOS FÍSICOS?
pública” de Edwin Peña Niño
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y
organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades
del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de la
atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan
Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Único.
2007 por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la
Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.
Resolución 355 de 2007, por la cual se adopta el Plan General de Contabilidad Pública.
por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,
investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
Decreto Ley 4170 de 2011, por la cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública
determinan sus objetivos y estructura.
Decreto 019 de 2012, por la cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos
y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública
Normas expedidas por la Contaduría General de la Nación respecto de la contabilización de activos y
CAPÍTULO II
GENERALIDADES
¿Qué son los Recursos Físicos?1
bienes que facilitan a la administración pública el desarrollo de su actividad misional
Su titularidad corresponde a la administración pública.
¿QUÉ SON LOS RECURSOS FÍSICOS? Tomado textualmente del documento “Gestión de recursos físicos
Código: ABS-M-01
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del control interno en las entidades y
Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades
s y reglas generales para el ejercicio de la
atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan
2007 por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la
Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.
Plan General de Contabilidad Pública.
los mecanismos de prevención,
investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
por la cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública-Colombia
Decreto 019 de 2012, por la cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos
a el sistema de compras y contratación pública.
Normas expedidas por la Contaduría General de la Nación respecto de la contabilización de activos y
su actividad misional y sus
Tomado textualmente del documento “Gestión de recursos físicos y contratación

9. • Se someten a un régimen especial.
• Están destinados al cumplimiento de los fines del interés público, por lo que el derecho establece normas
particulares de adquisición, uso y disfrute
Los recursos físicos no son instrumentos aislados, ya que hacen parte de un conjunto de elementos que se
complementan y permiten al gerente público tomar decisiones adecuadas acerca de su manejo, así mismo se
constituyen en los instrumentos de apoyo, marco de interpretación y punto de partida para la asunción de
procedimientos que permitan alcanzar la eficiencia en la admin
Los recursos físicos son todos aquellos elementos que existen para facilitar el trabajo, además de los lugares
físicos, como oficina, edificios, etc.
2.2. Clasificación de Bienes del Ministerio del Trabajo
Para la elaboración y rendición de in
se orientarán por los preceptos establecidos en el Índice Universal de Inventarios, los cuales se clasifican por
su clase, naturaleza, uso, destino o aplicación en los siguientes grupos
Grupo 1 - Elementos de consumo.
Grupo 2 - Elementos devolutivos.
Grupo 3 – Inmuebles.
Estos grupos mayores se dividen a su vez en subagrupaciones
CLASIFICACIÓN DE BIENES – SUBAGRUPACIONES
Procedimiento de Adquisición de Bienes por el Sistema de Proveeduría Integral (Outsourcing)
Para la adquisición de elementos por outsourcing, tales como papelería el procedimiento a realizar es el
siguiente.
1. Cada dependencia diligencia el pedido de elem
quien haga sus veces, de acuerdo con la periodicidad establecida.
2. El Almacenista o el funcionario encargado de la supervisión del contrato en el Nivel Central y quienes
hagan sus veces en el nivel territorial, recibe, revisa,
teniendo en cuenta el número de funcionarios y periodicidad de entrega de pedido.
3. El encargado de la supervisión del contrato en el Nivel Central recepciona y cons
de pedidos de papelería y elementos de oficina, y remite el consolidado al proveedor.
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
Se someten a un régimen especial.
al cumplimiento de los fines del interés público, por lo que el derecho establece normas
particulares de adquisición, uso y disfrute.
Los recursos físicos no son instrumentos aislados, ya que hacen parte de un conjunto de elementos que se
permiten al gerente público tomar decisiones adecuadas acerca de su manejo, así mismo se
constituyen en los instrumentos de apoyo, marco de interpretación y punto de partida para la asunción de
procedimientos que permitan alcanzar la eficiencia en la administración.
Los recursos físicos son todos aquellos elementos que existen para facilitar el trabajo, además de los lugares
físicos, como oficina, edificios, etc.
Clasificación de Bienes del Ministerio del Trabajo
Para la elaboración y rendición de inventarios y/o cuentas de los bienes muebles e inmuebles del Ministerio
se orientarán por los preceptos establecidos en el Índice Universal de Inventarios, los cuales se clasifican por
su clase, naturaleza, uso, destino o aplicación en los siguientes grupos mayores:
Elementos de consumo.
Elementos devolutivos.
Estos grupos mayores se dividen a su vez en subagrupaciones, las cuales se encuentran
SUBAGRUPACIONES.
Procedimiento de Adquisición de Bienes por el Sistema de Proveeduría Integral (Outsourcing)
ón de elementos por outsourcing, tales como papelería el procedimiento a realizar es el
1. Cada dependencia diligencia el pedido de elementos de papelería y lo remite vía outlook al Almacenista o
quien haga sus veces, de acuerdo con la periodicidad establecida.
2. El Almacenista o el funcionario encargado de la supervisión del contrato en el Nivel Central y quienes
ivel territorial, recibe, revisa, modifica y/o aprueba y consolida los pedidos de bienes,
teniendo en cuenta el número de funcionarios y periodicidad de entrega de pedido.
3. El encargado de la supervisión del contrato en el Nivel Central recepciona y consolida todas las solicitudes
de pedidos de papelería y elementos de oficina, y remite el consolidado al proveedor.
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al cumplimiento de los fines del interés público, por lo que el derecho establece normas
Los recursos físicos no son instrumentos aislados, ya que hacen parte de un conjunto de elementos que se
permiten al gerente público tomar decisiones adecuadas acerca de su manejo, así mismo se
constituyen en los instrumentos de apoyo, marco de interpretación y punto de partida para la asunción de
Los recursos físicos son todos aquellos elementos que existen para facilitar el trabajo, además de los lugares
ventarios y/o cuentas de los bienes muebles e inmuebles del Ministerio
se orientarán por los preceptos establecidos en el Índice Universal de Inventarios, los cuales se clasifican por
, las cuales se encuentran en el Anexo No. 2.
Procedimiento de Adquisición de Bienes por el Sistema de Proveeduría Integral (Outsourcing)
ón de elementos por outsourcing, tales como papelería el procedimiento a realizar es el
entos de papelería y lo remite vía outlook al Almacenista o
2. El Almacenista o el funcionario encargado de la supervisión del contrato en el Nivel Central y quienes
aprueba y consolida los pedidos de bienes,
olida todas las solicitudes

10. 4. El proveedor entrega los bienes a los funcionarios encargados de cada dependencia de acuerdo con las
condiciones del contrato en lo referen
5. El funcionario encargado de
confrontar con la factura.
6. En caso de que haya inconsistencias
Nivel Central o el funcionario encargado en el nivel territorial o quien haga sus veces.
7. Para el caso de bienes devolutivos o con control esp
haga sus veces los formatos establecidos en los que se evidencia la entrega y recibo de los bienes, para el
correspondiente registro.
8. El Almacenista o quien haga sus veces enví
de las Constancias de Recibo de Bienes.
9. El encargado de la supervisión del contrato en el Nivel Central consolida los cumplidos tanto del Nivel
Central como de las territoriales para elaborar una certificación de cumplimiento general la cual en
Grupo de Contabilidad para el trámite respectivo.
Procedimiento manejo de Bienes de Consumo
El manejo de los bienes de consumo de control se realizará
1. Cada dependencia diligencia el pedido de elementos de papelería y
o quien haga sus veces, de acuerdo con la periodicidad establecida.
2. El Almacenista o el funcionario
sus veces en el Nivel Territorial, recibe, r
teniendo en cuenta el número de funcionarios de la dependencia y la periodicidad de entrega del pedido.
3. El funcionario encargado del
proveedor.
4. El funcionario encargado del Almacén y/o de la supervisión del contrato
de Contabilidad el consolidado de la entrega de los bienes de consumo con control realizados a las
dependencias a Nivel tanto central como territorial a través del Outsourcing y al Almacén del nivel central
para el respectivo registro. En las Territoriales los funcionarios encargados del almacén registrarán estos
bienes en los respectivos inventarios
Nota: Para la contabilización de los bienes de consumo
establecidos para los bienes de consumo.
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BIENES Y SERVICIOS
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
4. El proveedor entrega los bienes a los funcionarios encargados de cada dependencia de acuerdo con las
condiciones del contrato en lo referente a fechas y lugar en las cantidades autorizadas.
encargado del tema en cada dependencia recibe físicamente los bienes
haya inconsistencias envía un correo informando el caso al supervisor del contrato en el
Nivel Central o el funcionario encargado en el nivel territorial o quien haga sus veces.
. Para el caso de bienes devolutivos o con control especial, cada dependencia envía al Almacenista o qu
haga sus veces los formatos establecidos en los que se evidencia la entrega y recibo de los bienes, para el
ista o quien haga sus veces envía junto con la cuenta mensual al Grupo de Contabilidad copia
ancias de Recibo de Bienes.
. El encargado de la supervisión del contrato en el Nivel Central consolida los cumplidos tanto del Nivel
Central como de las territoriales para elaborar una certificación de cumplimiento general la cual en
bilidad para el trámite respectivo.
Bienes de Consumo de Control
El manejo de los bienes de consumo de control se realizará utilizando el procedimiento
Cada dependencia diligencia el pedido de elementos de papelería y lo remite vía Outlook al Almacenista
o quien haga sus veces, de acuerdo con la periodicidad establecida.
funcionario encargado de la supervisión del contrato en el Nivel Central y quien haga
sus veces en el Nivel Territorial, recibe, revisa, modifica y/o aprueba y consolida los pedidos de bienes,
teniendo en cuenta el número de funcionarios de la dependencia y la periodicidad de entrega del pedido.
funcionario encargado del Almacén y/o de la supervisión del contrato remite los
El funcionario encargado del Almacén y/o de la supervisión del contrato reporta mensualmente al Grupo
de Contabilidad el consolidado de la entrega de los bienes de consumo con control realizados a las
anto central como territorial a través del Outsourcing y al Almacén del nivel central
para el respectivo registro. En las Territoriales los funcionarios encargados del almacén registrarán estos
bienes en los respectivos inventarios.
ización de los bienes de consumo de control se tendrán en cuenta
establecidos para los bienes de consumo.
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4. El proveedor entrega los bienes a los funcionarios encargados de cada dependencia de acuerdo con las
te a fechas y lugar en las cantidades autorizadas.
físicamente los bienes y procede a
un correo informando el caso al supervisor del contrato en el
a al Almacenista o quien
haga sus veces los formatos establecidos en los que se evidencia la entrega y recibo de los bienes, para el
a junto con la cuenta mensual al Grupo de Contabilidad copia
. El encargado de la supervisión del contrato en el Nivel Central consolida los cumplidos tanto del Nivel
Central como de las territoriales para elaborar una certificación de cumplimiento general la cual envía al
utilizando el procedimiento siguiente:
lo remite vía Outlook al Almacenista
o en el Nivel Central y quien haga
evisa, modifica y/o aprueba y consolida los pedidos de bienes,
teniendo en cuenta el número de funcionarios de la dependencia y la periodicidad de entrega del pedido.
y/o de la supervisión del contrato remite los pedidos aprobados al
reporta mensualmente al Grupo
de Contabilidad el consolidado de la entrega de los bienes de consumo con control realizados a las
anto central como territorial a través del Outsourcing y al Almacén del nivel central
para el respectivo registro. En las Territoriales los funcionarios encargados del almacén registrarán estos
control se tendrán en cuenta los mismos códigos

11. ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE LOS BIENES
3.1. Almacén
Le corresponde al Grupo Administración de Recursos Físicos
el Sistema de Inventarios en Bodega y Activos Fijos
las dependencias, así como las demás establecidas en el presente manual.
El Subdirector de Administrativa y Financiera
Administración de Bienes, designa
actividades del área.
Para efectos del presente Manual, en l
encargada de realizar las operaciones arriba mencionadas.
El Almacén del Ministerio del
Inventario de Bienes en Bodega
Inventario de Bienes en Bodega
En el sistema del Almacén deberá
Trabajo a cualquier título, teniendo en cuenta el valor unitario de los bienes muebles,
total, así como la manera en que fueron adquiridos.
mantener actualizadas las existencias reales de todos los bienes en Bodega.
Inventario de activos en servicio
Le corresponde al Almacén llevar el registro detallado de todos los bienes que tienen a su servicio los
funcionarios del Ministerio del Trabajo
puestos al servicio. Debe efectuar todos los movimientos de bienes entre funcionarios de tal forma, que se
puede determinar en cualquier momento quién es el responsable de cada bien y el valor
activos del Ministerio del Trabajo
3.2. Funciones del Almacenista
Con el apoyo de los funcionarios del Grupo de Recursos Físicos, Gestión y Administración de Bienes que
asignen para el Almacén, cumple las siguientes funciones:
1. Solicitar copia de la factura con la firma de recibido a satisfacción del área que allá
en la cual se puede verifica
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BIENES
CAPÍTULO III
ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE LOS BIENES
Le corresponde al Grupo Administración de Recursos Físicos - Almacén General, llevar en forma detallada en
arios en Bodega y Activos Fijos, los registros de los bienes almacenados y en servicio en
las dependencias, así como las demás establecidas en el presente manual.
Administrativa y Financiera y el Coordinador del Grupo de Recursos Físicos, Gestión y
designa al funcionario que realiza las labores de Almacenista
nte Manual, en lo sucesivo se da la denominación genérica de “Almacén”
encargada de realizar las operaciones arriba mencionadas.
Trabajo debe llevar de forma detallada dos sistemas de inventarios, así:
Inventario de Bienes en Bodega e Inventario de Activos en Servicio.
Inventario de Bienes en Bodega
Almacén deberá estar registrado todo ingreso de bienes adquiridos por el
a cualquier título, teniendo en cuenta el valor unitario de los bienes muebles,
total, así como la manera en que fueron adquiridos. Igualmente deberá registrar la salida de los
s existencias reales de todos los bienes en Bodega.
Inventario de activos en servicio
Le corresponde al Almacén llevar el registro detallado de todos los bienes que tienen a su servicio los
Ministerio del Trabajo, con su correspondiente valor histórico y la fecha en que fueron
puestos al servicio. Debe efectuar todos los movimientos de bienes entre funcionarios de tal forma, que se
puede determinar en cualquier momento quién es el responsable de cada bien y el valor
Ministerio del Trabajo.
Funciones del Almacenista
Con el apoyo de los funcionarios del Grupo de Recursos Físicos, Gestión y Administración de Bienes que
Almacén, cumple las siguientes funciones:
copia de la factura con la firma de recibido a satisfacción del área que allá
verificar las especificaciones, estado, cantidad y calidad de acuerdo con lo
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Almacén General, llevar en forma detallada en
, los registros de los bienes almacenados y en servicio en
y el Coordinador del Grupo de Recursos Físicos, Gestión y
las labores de Almacenista para que lidere las
denominación genérica de “Almacén” al área
llevar de forma detallada dos sistemas de inventarios, así:
bienes adquiridos por el Ministerio del
a cualquier título, teniendo en cuenta el valor unitario de los bienes muebles, la cantidad y su valor
registrar la salida de los bienes y
Le corresponde al Almacén llevar el registro detallado de todos los bienes que tienen a su servicio los
valor histórico y la fecha en que fueron
puestos al servicio. Debe efectuar todos los movimientos de bienes entre funcionarios de tal forma, que se
puede determinar en cualquier momento quién es el responsable de cada bien y el valor al que ascienden los
Con el apoyo de los funcionarios del Grupo de Recursos Físicos, Gestión y Administración de Bienes que
copia de la factura con la firma de recibido a satisfacción del área que allá adquirido los bienes,
especificaciones, estado, cantidad y calidad de acuerdo con lo

12. establecido en el contrato con o sin formalidades plenas
entidad, o el documento soporte cuando se trate de reintegro, traspaso, donación o compra por caja
menor y además debe realizar la verificación física de lo que ingresa al almacén
2. Registrar en el aplicativo de
traspaso, y mantener actualizados
clasificación y codificación establecida.
3. Almacenar correctamente los elementos d
elaborando pruebas selectivas de los bienes almacenados con una frecuencia mensual máximo, dejando
constancia por medio de un acta, donde se especificarán las diferencias encontradas.
4. Tener al día el registro en el aplicativo de inventarios vigente, de cada elemento, al igual que en el kárdex
de almacén y en el estante mediante “tarjeta de identificación del bien”.
5. Elaborar el inventario físico de los bienes de consumo y devolutivos en depósito
vez al año, en diciembre o de acuerdo con las necesidades de la entidad.
6. Efectuar la verificación física de elementos devolutivos en servicio, por lo menos una vez al año.
7. Conciliar junto con un funcionario del Grupo de Contabilida
físico con los registros contables.
8. Distribuir a las diferentes dependencias de la entidad, listados con la descripción, código y unidad de
medida de los elementos que aparecen registrados a su cargo.
9. Responder por la conservación, seguridad e integridad y buen estado de los elementos bajo su
responsabilidad.
10. Efectuar el despacho de los elementos que requieran las dependencias, previo análisis y seguimiento de
consumos.
11. Verificar permanentemente los bienes
explotados, con el fin de recomendar la baja de los bienes que se consideren inservibles, reasignarlos al
servicio o trasladarlos a otra Regional, de tal forma que se evite su deterioro u obsolescenc
12. Analizar la rotación de inventarios y establecer puntos de control (máximo y mínimo de pedidos) para
cada elemento de acuerdo con sus características y así, garantizar el suministro oportuno y fijar la
cantidad óptima de almacenamiento.
3.3. Bienes que Ingresan al Almacén
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BIENES
establecido en el contrato con o sin formalidades plenas (orden de compra o servicio) expedido por la
o el documento soporte cuando se trate de reintegro, traspaso, donación o compra por caja
y además debe realizar la verificación física de lo que ingresa al almacén.
Registrar en el aplicativo de inventarios vigente, los movimientos de entrada, salida de elementos o
traspaso, y mantener actualizados en forma permanente los registros de existencias, de acuerdo con la
clasificación y codificación establecida.
Almacenar correctamente los elementos de acuerdo con su naturaleza, agrupación y características y
elaborando pruebas selectivas de los bienes almacenados con una frecuencia mensual máximo, dejando
constancia por medio de un acta, donde se especificarán las diferencias encontradas.
día el registro en el aplicativo de inventarios vigente, de cada elemento, al igual que en el kárdex
de almacén y en el estante mediante “tarjeta de identificación del bien”.
Elaborar el inventario físico de los bienes de consumo y devolutivos en depósito
vez al año, en diciembre o de acuerdo con las necesidades de la entidad.
Efectuar la verificación física de elementos devolutivos en servicio, por lo menos una vez al año.
Conciliar junto con un funcionario del Grupo de Contabilidad, los resultados de la toma del inventario
físico con los registros contables.
Distribuir a las diferentes dependencias de la entidad, listados con la descripción, código y unidad de
medida de los elementos que aparecen registrados a su cargo.
por la conservación, seguridad e integridad y buen estado de los elementos bajo su
Efectuar el despacho de los elementos que requieran las dependencias, previo análisis y seguimiento de
Verificar permanentemente los bienes registrados en la cuenta Propiedades, planta y equipo no
explotados, con el fin de recomendar la baja de los bienes que se consideren inservibles, reasignarlos al
servicio o trasladarlos a otra Regional, de tal forma que se evite su deterioro u obsolescenc
Analizar la rotación de inventarios y establecer puntos de control (máximo y mínimo de pedidos) para
cada elemento de acuerdo con sus características y así, garantizar el suministro oportuno y fijar la
cantidad óptima de almacenamiento.
e Ingresan al Almacén
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(orden de compra o servicio) expedido por la
o el documento soporte cuando se trate de reintegro, traspaso, donación o compra por caja
inventarios vigente, los movimientos de entrada, salida de elementos o
permanente los registros de existencias, de acuerdo con la
a, agrupación y características y
elaborando pruebas selectivas de los bienes almacenados con una frecuencia mensual máximo, dejando
constancia por medio de un acta, donde se especificarán las diferencias encontradas.
día el registro en el aplicativo de inventarios vigente, de cada elemento, al igual que en el kárdex
Elaborar el inventario físico de los bienes de consumo y devolutivos en depósito, por lo menos una (1)
Efectuar la verificación física de elementos devolutivos en servicio, por lo menos una vez al año.
d, los resultados de la toma del inventario
Distribuir a las diferentes dependencias de la entidad, listados con la descripción, código y unidad de
por la conservación, seguridad e integridad y buen estado de los elementos bajo su
Efectuar el despacho de los elementos que requieran las dependencias, previo análisis y seguimiento de
registrados en la cuenta Propiedades, planta y equipo no
explotados, con el fin de recomendar la baja de los bienes que se consideren inservibles, reasignarlos al
servicio o trasladarlos a otra Regional, de tal forma que se evite su deterioro u obsolescencia
Analizar la rotación de inventarios y establecer puntos de control (máximo y mínimo de pedidos) para
cada elemento de acuerdo con sus características y así, garantizar el suministro oportuno y fijar la

13. Son aquellos bienes de consumo, consumo con control, devolutivos y de mercancías en existencia que
ingresan físicamente a los almacenes de la Entidad, siempre y cuando así se establezca en las condiciones
del contrato, convenio o acto administrativo.
Ingresan al Almacén igualmente aquellos elementos usados que estén en buen estado y que la Entidad no los
requiera para su servicio, pero que son susceptibles de ser utilizados posteriormente.
3.4. Normas Generales para Entrada de
Todo recibo de elementos debe respaldarse con un
base en el contrato, la factura comercial y, según el caso, el acto administrativo que autoriza la disposición de
los bienes y el acta de entrega y
del contrato, quien certifica que los bienes que se reciben cumplen con las condiciones técnicas pactadas.
El Grupo de Gestión Contractual
contrato que tenga por objeto la adquisición a cualquier título de bienes, dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes a su perfeccionamiento.
contratos, con indicación del nombre completo de los funcionarios designados, el cargo que desempeñan y la
dependencia donde prestan sus servicios.
Sea cual sea la naturaleza del contrato,
Almacén reciba los elementos, el visto bueno del
están entregando por parte del proveedor cumplen con las especificaciones y condiciones técnicas pactadas.
• La recepción de los bienes es
la presencia del supervisor
reciban los elementos, previa verificación y confrontación de las especificaciones
por parte del supervisor, de acuerdo con lo pactado en el contrato o convenio respectivo o lo especificado
en el documento soporte, cuando se trate de donación, reintegro, recuperación, reposición o sobrante.
• Únicamente pueden recibirse
entregas parciales que no estén expresamente señaladas, el Almacén se
mantener en depósito los mismos, salvo que se trate de bienes o elementos que pre
las partes sean básicos e indispensables para el normal desarrollo de las actividades del
Trabajo o se trate de casos de urgencia. Entregas diferentes a las pactadas deben estar debidamente
justificadas por parte del Supervisor
• Cuando la entrega del bien
pactado contractualmente, diferente del Almacén, como ocurre en el caso de los materiales y equipos de
difícil movilización cuyo traslado al Almacén puede acarrear costos adicionales
bienes que según la necesidad del servicio requieren de este tratamiento, el
elabora con base en las actas originales de entrega y recibo c
supervisor quien manifiesta que el contratista cumplió a cabalidad con el objeto del contrato y que los
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BIENES Y SERVICIOS
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
Son aquellos bienes de consumo, consumo con control, devolutivos y de mercancías en existencia que
ingresan físicamente a los almacenes de la Entidad, siempre y cuando así se establezca en las condiciones
acto administrativo.
Ingresan al Almacén igualmente aquellos elementos usados que estén en buen estado y que la Entidad no los
requiera para su servicio, pero que son susceptibles de ser utilizados posteriormente.
Normas Generales para Entrada de Bienes
Todo recibo de elementos debe respaldarse con un comprobante de entrada que elabora el Almacén, con
factura comercial y, según el caso, el acto administrativo que autoriza la disposición de
los bienes y el acta de entrega y recibo de los mismos, la cual debe estar suscrita además por el
del contrato, quien certifica que los bienes que se reciben cumplen con las condiciones técnicas pactadas.
de Gestión Contractual o la dependencia que haga sus veces, debe remitir al Almacén copia de todo
contrato que tenga por objeto la adquisición a cualquier título de bienes, dentro de los cinco (5) días hábiles
siguientes a su perfeccionamiento. Igualmente en forma inmediata a la designación de
contratos, con indicación del nombre completo de los funcionarios designados, el cargo que desempeñan y la
dependencia donde prestan sus servicios.
la naturaleza del contrato, mediante el cual se adquieren bienes, se requiere para
Almacén reciba los elementos, el visto bueno del supervisor quien certifica por escrito que los bienes que se
están entregando por parte del proveedor cumplen con las especificaciones y condiciones técnicas pactadas.
es realizada, por regla general, en el Almacén del Ministerio del Trabajo
supervisor. En este caso, el comprobante de entrada se elabora inmediatamente se
reciban los elementos, previa verificación y confrontación de las especificaciones
, de acuerdo con lo pactado en el contrato o convenio respectivo o lo especificado
en el documento soporte, cuando se trate de donación, reintegro, recuperación, reposición o sobrante.
birse bienes en las cantidades estipuladas en el contrato. Cuando se trate de
entregas parciales que no estén expresamente señaladas, el Almacén se debe
mantener en depósito los mismos, salvo que se trate de bienes o elementos que pre
las partes sean básicos e indispensables para el normal desarrollo de las actividades del
o se trate de casos de urgencia. Entregas diferentes a las pactadas deben estar debidamente
Supervisor o del responsable del área.
Cuando la entrega del bien se programe realizar directamente en el lugar de utilización o en el lugar
pactado contractualmente, diferente del Almacén, como ocurre en el caso de los materiales y equipos de
ilización cuyo traslado al Almacén puede acarrear costos adicionales
bienes que según la necesidad del servicio requieren de este tratamiento, el comprobante de entrada
elabora con base en las actas originales de entrega y recibo correspondientes y el concepto del
quien manifiesta que el contratista cumplió a cabalidad con el objeto del contrato y que los
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Son aquellos bienes de consumo, consumo con control, devolutivos y de mercancías en existencia que
ingresan físicamente a los almacenes de la Entidad, siempre y cuando así se establezca en las condiciones
Ingresan al Almacén igualmente aquellos elementos usados que estén en buen estado y que la Entidad no los
que elabora el Almacén, con
factura comercial y, según el caso, el acto administrativo que autoriza la disposición de
recibo de los mismos, la cual debe estar suscrita además por el supervisor
del contrato, quien certifica que los bienes que se reciben cumplen con las condiciones técnicas pactadas.
remitir al Almacén copia de todo
contrato que tenga por objeto la adquisición a cualquier título de bienes, dentro de los cinco (5) días hábiles
en forma inmediata a la designación de supervisores de dichos
contratos, con indicación del nombre completo de los funcionarios designados, el cargo que desempeñan y la
se requiere para que el
quien certifica por escrito que los bienes que se
están entregando por parte del proveedor cumplen con las especificaciones y condiciones técnicas pactadas.
Ministerio del Trabajo, con
se elabora inmediatamente se
reciban los elementos, previa verificación y confrontación de las especificaciones calidad de los mismos
, de acuerdo con lo pactado en el contrato o convenio respectivo o lo especificado
en el documento soporte, cuando se trate de donación, reintegro, recuperación, reposición o sobrante.
bienes en las cantidades estipuladas en el contrato. Cuando se trate de
debe abstener de recibir o
mantener en depósito los mismos, salvo que se trate de bienes o elementos que previa justificación de
las partes sean básicos e indispensables para el normal desarrollo de las actividades del Ministerio del
o se trate de casos de urgencia. Entregas diferentes a las pactadas deben estar debidamente
directamente en el lugar de utilización o en el lugar
pactado contractualmente, diferente del Almacén, como ocurre en el caso de los materiales y equipos de
de transporte y demás
comprobante de entrada se
orrespondientes y el concepto del
quien manifiesta que el contratista cumplió a cabalidad con el objeto del contrato y que los

14. bienes fueron entregados con las condiciones de calidad, según lo estipulado en el contrato y en los
lugares indicados por el Ministerio, previa verificación por parte del Almacén del acto administrativo en
que se dispone de los bienes. Esta información debe ser remitida al Almacén con anterioridad a la
entrega de los bienes adquiridos.
• Los bienes recibidos en calidad de
a los trámites administrativos y de contratación respectivos.
• Cuando se trate de elementos entregados por reposición,
el Almacén, en donde previa verificación de las características del bien
recibo a satisfacción. Cuando se trate de bienes que deben cumplir con ciertos requisitos técnicos el
Almacén consulta con la dependencia correspondiente, para que se dé el co
bien a recibir.
• Los bienes adquiridos a cualquier título por el
cuando el Almacenista o quien haga sus veces así lo certifique
a Almacén.
• El Almacenista o quien haga sus veces o su delegado s
formalizar la entrega o recibo de bienes a nombre del
Nota: Se prohíbe terminantemente guardar bienes de propiedad particular dentro del Almacén.
3.5. Entrada de Bienes al Inventario
La entrada de bienes al Almacén se formaliza con el
Bienes en Bodega, el cual constituye
Ministerio del Trabajo y como tal es un soporte indispensable para el movimiento de los registros en
Almacén y Contabilidad.
El comprobante de entrada se elabora en original y dos (2)
• Original para el Almacén
• Copia para el Grupo de Contabilidad
• Copia para el trámite de la Orden de Pago
Dicho documento contiene como mínimo la siguiente información básica:
• Lugar y fecha de entrada.
• Número de orden en forma ascendente y
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BIENES Y SERVICIOS
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
bienes fueron entregados con las condiciones de calidad, según lo estipulado en el contrato y en los
por el Ministerio, previa verificación por parte del Almacén del acto administrativo en
que se dispone de los bienes. Esta información debe ser remitida al Almacén con anterioridad a la
entrega de los bienes adquiridos.
Los bienes recibidos en calidad de demostración se ingresan cuando se haya dado cumplimiento integral
a los trámites administrativos y de contratación respectivos.
Cuando se trate de elementos entregados por reposición, la entrega se hace única y exclusivamente en
via verificación de las características del bien se recib
Cuando se trate de bienes que deben cumplir con ciertos requisitos técnicos el
Almacén consulta con la dependencia correspondiente, para que se dé el concepto de aprobación del
Los bienes adquiridos a cualquier título por el Ministerio del Trabajo, únicamente se ent
cuando el Almacenista o quien haga sus veces así lo certifique con el respectivo comprobante de entrada
El Almacenista o quien haga sus veces o su delegado son los únicos funcionarios competentes para
formalizar la entrega o recibo de bienes a nombre del Ministerio del Trabajo.
terminantemente guardar bienes de propiedad particular dentro del Almacén.
Entrada de Bienes al Inventario
La entrada de bienes al Almacén se formaliza con el comprobante de entrada al Sistema de Inventarios de
Bienes en Bodega, el cual constituye el documento que acredita la entrada real del bien o elemento al
y como tal es un soporte indispensable para el movimiento de los registros en
se elabora en original y dos (2) copias:
Copia para el Grupo de Contabilidad
para el trámite de la Orden de Pago
ene como mínimo la siguiente información básica:
Número de orden en forma ascendente y continúa.
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bienes fueron entregados con las condiciones de calidad, según lo estipulado en el contrato y en los
por el Ministerio, previa verificación por parte del Almacén del acto administrativo en
que se dispone de los bienes. Esta información debe ser remitida al Almacén con anterioridad a la
demostración se ingresan cuando se haya dado cumplimiento integral
e hace única y exclusivamente en
recibe y suscribe el acta de
Cuando se trate de bienes que deben cumplir con ciertos requisitos técnicos el
ncepto de aprobación del
, únicamente se entienden recibidos
comprobante de entrada
n los únicos funcionarios competentes para
terminantemente guardar bienes de propiedad particular dentro del Almacén.
al Sistema de Inventarios de
el documento que acredita la entrada real del bien o elemento al
y como tal es un soporte indispensable para el movimiento de los registros en el

15. • Concepto de la transacción y número del documento soporte.
• Concepto de la entrada especificando:
identidad o NIT, nombre y código del elemento, unidad de medida, cantidad, valor unitario,
por elementos, valor total del comprobante.
• Firma del Almacenista o quien haga sus veces
verificar el ingreso de los bienes.
• Movimiento contable.
Procedimiento de entrada de bienes
Las actividades siguientes se realiza
funcionario del almacén:
1. Verificar físicamente la relación de elementos según las condiciones del contrato, orden de compra,
factura y/o acto administrativo y las características técnicas de los elementos.
2. Recibir y Verificar la cantidad de los elementos adquiridos con los soportes correspondientes.
3. Confirmar si existen inconsistencias en los elementos recibidos, en caso afirmativo
actividad 4 de lo contrario se va a la actividad
4. No se reciben los elementos por
5. Enviar la documentación relacionada con los elementos recibidos al
6. Elaborar el comprobante de ingreso de los elementos en el software del sistema de inventarios.
7. Almacenar temporalmente los elementos adquiridos, mientras son entregados a las dependencias y/o
distribuidos por la dependencia que los adquirió.
Clases de entrada de bienes
La entrada de bienes puede producirse, según su origen, por
donación, comodato, reintegro, recuperación, reposición, y sobrantes
con el comprobante respectivo.
3.6. Salida de Bienes
La salida de bienes del Almacén se formaliza con el
que acredita la salida física y real de un bien, a partir de lo cual cesa la responsabilidad del Almacén por su
custodia, administración y conservación, quedando a cargo del funcionario o entidad destinatarios.
Comprobante de salida se elabora por el Almacén en original y tres copias, en forma simultánea a la entrega
de bienes, así:
• Original para el Almacén.
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
Concepto de la transacción y número del documento soporte.
Concepto de la entrada especificando: nombre del proveedor y del lugar de origen, documento de
, nombre y código del elemento, unidad de medida, cantidad, valor unitario,
por elementos, valor total del comprobante.
Firma del Almacenista o quien haga sus veces y/o del funcionario que esté autorizado para recibir y
verificar el ingreso de los bienes.
bienes
Las actividades siguientes se realizan por el supervisor del contrato y con el acompañamiento de
Verificar físicamente la relación de elementos según las condiciones del contrato, orden de compra,
administrativo y las características técnicas de los elementos.
Recibir y Verificar la cantidad de los elementos adquiridos con los soportes correspondientes.
inconsistencias en los elementos recibidos, en caso afirmativo
actividad 4 de lo contrario se va a la actividad 5.
los elementos por las inconsistencias presentadas y finaliza el procedimiento.
Enviar la documentación relacionada con los elementos recibidos al Almacenista o quien haga sus veces.
Elaborar el comprobante de ingreso de los elementos en el software del sistema de inventarios.
Almacenar temporalmente los elementos adquiridos, mientras son entregados a las dependencias y/o
distribuidos por la dependencia que los adquirió.
La entrada de bienes puede producirse, según su origen, por adquisición o compra,
reintegro, recuperación, reposición, y sobrantes de inventario. La Entrada se perfecciona
el Almacén se formaliza con el comprobante de salida, el cual constituye el documento
que acredita la salida física y real de un bien, a partir de lo cual cesa la responsabilidad del Almacén por su
administración y conservación, quedando a cargo del funcionario o entidad destinatarios.
se elabora por el Almacén en original y tres copias, en forma simultánea a la entrega
Código: ABS-M-01
Versión: 2.0
Fecha: Mayo 16 de 2014
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nombre del proveedor y del lugar de origen, documento de
, nombre y código del elemento, unidad de medida, cantidad, valor unitario, IVA, valor total
del funcionario que esté autorizado para recibir y
con el acompañamiento de un
Verificar físicamente la relación de elementos según las condiciones del contrato, orden de compra,
Recibir y Verificar la cantidad de los elementos adquiridos con los soportes correspondientes.
inconsistencias en los elementos recibidos, en caso afirmativo se continúa con la
y finaliza el procedimiento.
Almacenista o quien haga sus veces.
Elaborar el comprobante de ingreso de los elementos en el software del sistema de inventarios.
Almacenar temporalmente los elementos adquiridos, mientras son entregados a las dependencias y/o
compra, traslado, traspaso,
La Entrada se perfecciona
, el cual constituye el documento
que acredita la salida física y real de un bien, a partir de lo cual cesa la responsabilidad del Almacén por su
administración y conservación, quedando a cargo del funcionario o entidad destinatarios.
se elabora por el Almacén en original y tres copias, en forma simultánea a la entrega

16. • Copia para el Grupo de Contabilidad
• Copia para la Vigilancia del Almacén
• Copia para la entidad o funcionario destinatario
Comprobante de salida debe contener como mínimo la siguiente información básica:
∗ Lugar y fecha de emisión.
• Número de orden en forma ascendente y continúa.
• Concepto de salida.
• Dependencia o Entidad solicitante
• Funcionario o Entidad responsable que recibe
• Nombre y código de elementos, unidad de medida, cantidad despachada, valor unitario y valor total de
los elementos despachados.
• Valor total del egreso.
• Número y fecha del pedido o de la solicitud.
• Movimiento contable.
• Firma de la persona que recibe (funcionario, contratista, Almacenista o quien haga sus veces) con
documento de identificación.
• Firma del funcionario que despacha
• Firma del Jefe de Almacén.
Procedimiento de Salida
Las siguientes actividades son realizadas por el almacenista o el funcionario del almacén designado:
1. Diligenciar solicitud del pedido de elementos en formato establecido y/o
elementos y cantidades que requiere para el desarrollo de las actividades de la dependencia.
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BIENES Y SERVICIOS
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
Grupo de Contabilidad.
Copia para la Vigilancia del Almacén - Control de Salida-
Copia para la entidad o funcionario destinatario.
debe contener como mínimo la siguiente información básica:
orden en forma ascendente y continúa.
Dependencia o Entidad solicitante.
Funcionario o Entidad responsable que recibe.
Nombre y código de elementos, unidad de medida, cantidad despachada, valor unitario y valor total de
s despachados.
Número y fecha del pedido o de la solicitud.
Firma de la persona que recibe (funcionario, contratista, Almacenista o quien haga sus veces) con
documento de identificación.
funcionario que despacha.
Las siguientes actividades son realizadas por el almacenista o el funcionario del almacén designado:
Diligenciar solicitud del pedido de elementos en formato establecido y/o mediante oficio especificando los
elementos y cantidades que requiere para el desarrollo de las actividades de la dependencia.
Código: ABS-M-01
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Fecha: Mayo 16 de 2014
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Nombre y código de elementos, unidad de medida, cantidad despachada, valor unitario y valor total de
Firma de la persona que recibe (funcionario, contratista, Almacenista o quien haga sus veces) con
Las siguientes actividades son realizadas por el almacenista o el funcionario del almacén designado:
mediante oficio especificando los
elementos y cantidades que requiere para el desarrollo de las actividades de la dependencia.

17. 2. Revisar la solicitud de elementos y aprobar las cantidades de acuerdo con las actividades de la
dependencia y/o que se encuentre
3. ¿El elemento es mayor a ½ salario mínimo? en caso afirmativo se continua en la actividad 4, de lo
contrario finaliza el procedimiento.
4. Elaborar la Salida de los elementos en el software del sistema de inventa
5. Registrar el número del comprobante de salida en la tarjeta de kárdex correspondiente, descargando las
cantidades a entregar, efectuar el alistamiento de los elementos relacionados en la salida. Se debe
constatar si quien retira, es la persona a nom
una persona autorizada por esta verificar los documentos mediante los cuales se realizó la autorización.
6. Realizar la entrega de los elementos y hacer firmar el comprobante de salida por la persona
los elementos.
7. Archivar el original del Comprobante de Salida de Almacén junto con la solicitud de elementos.
Requerimientos para Salida de Bienes:
Todo comprobante de egreso debe estar soportado con un documento idóneo, que puede ser el pe
interno, solicitud de despacho firmada por el funcionario competente para autorizar la salida del elemento,
contrato, resolución o decreto.
Cuando las existencias de elementos de consumo en el Almacén sean insuficientes en relación con las
cantidades incluidas en el pedido o cuando a criterio del Almacenista o quien haga sus veces éstas estuvieren
sobrestimadas por la dependencia solicitante,
cantidades que correspondan a la equitativa distr
dependencias o a las necesidades reales de las mismas.
Cuando no existan en el Almacén algunos elementos incluidos en el pedido, se despacha parcialmente el
mismo de conformidad con lo expresado en la no
responsabilidad de informar oportunamente al Grupo de
Bienes, para que proceda a su compra, siempre y cuando los elementos estén contemplados en el Plan de
Adquisición de Bienes y Servicios
El Almacén no puede de ninguna manera
salida.
El comprobante de salida no debe contener tachones, enmendaduras, adiciones,
correcciones.
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
Revisar la solicitud de elementos y aprobar las cantidades de acuerdo con las actividades de la
y/o que se encuentren contempladas en el contrato de Outsourcing.
¿El elemento es mayor a ½ salario mínimo? en caso afirmativo se continua en la actividad 4, de lo
contrario finaliza el procedimiento.
Elaborar la Salida de los elementos en el software del sistema de inventarios.
Registrar el número del comprobante de salida en la tarjeta de kárdex correspondiente, descargando las
cantidades a entregar, efectuar el alistamiento de los elementos relacionados en la salida. Se debe
constatar si quien retira, es la persona a nombre de la cual se elaboró el comprobante de salida o si es
una persona autorizada por esta verificar los documentos mediante los cuales se realizó la autorización.
Realizar la entrega de los elementos y hacer firmar el comprobante de salida por la persona
Archivar el original del Comprobante de Salida de Almacén junto con la solicitud de elementos.
para Salida de Bienes:
Todo comprobante de egreso debe estar soportado con un documento idóneo, que puede ser el pe
interno, solicitud de despacho firmada por el funcionario competente para autorizar la salida del elemento,
Cuando las existencias de elementos de consumo en el Almacén sean insuficientes en relación con las
incluidas en el pedido o cuando a criterio del Almacenista o quien haga sus veces éstas estuvieren
sobrestimadas por la dependencia solicitante, se dejará clara constancia en el pedido y se despacharán las
cantidades que correspondan a la equitativa distribución de los elementos existentes entre todas las
dependencias o a las necesidades reales de las mismas.
Cuando no existan en el Almacén algunos elementos incluidos en el pedido, se despacha parcialmente el
mismo de conformidad con lo expresado en la norma anterior, quedando por cuenta del Almacén la
responsabilidad de informar oportunamente al Grupo de Recursos Físicos, Gestión y
, para que proceda a su compra, siempre y cuando los elementos estén contemplados en el Plan de
sición de Bienes y Servicios de la vigencia en curso.
de ninguna manera modificar el destinatario ni el lugar de destino en
no debe contener tachones, enmendaduras, adiciones,
Código: ABS-M-01
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Revisar la solicitud de elementos y aprobar las cantidades de acuerdo con las actividades de la
¿El elemento es mayor a ½ salario mínimo? en caso afirmativo se continua en la actividad 4, de lo
Registrar el número del comprobante de salida en la tarjeta de kárdex correspondiente, descargando las
cantidades a entregar, efectuar el alistamiento de los elementos relacionados en la salida. Se debe
bre de la cual se elaboró el comprobante de salida o si es
una persona autorizada por esta verificar los documentos mediante los cuales se realizó la autorización.
Realizar la entrega de los elementos y hacer firmar el comprobante de salida por la persona que recibe
Archivar el original del Comprobante de Salida de Almacén junto con la solicitud de elementos.
Todo comprobante de egreso debe estar soportado con un documento idóneo, que puede ser el pedido
interno, solicitud de despacho firmada por el funcionario competente para autorizar la salida del elemento,
Cuando las existencias de elementos de consumo en el Almacén sean insuficientes en relación con las
incluidas en el pedido o cuando a criterio del Almacenista o quien haga sus veces éstas estuvieren
dejará clara constancia en el pedido y se despacharán las
ibución de los elementos existentes entre todas las
Cuando no existan en el Almacén algunos elementos incluidos en el pedido, se despacha parcialmente el
rma anterior, quedando por cuenta del Almacén la
Recursos Físicos, Gestión y Administración de
, para que proceda a su compra, siempre y cuando los elementos estén contemplados en el Plan de
modificar el destinatario ni el lugar de destino en el comprobante de
no debe contener tachones, enmendaduras, adiciones, intercalaciones o

18. La firma de los Jefes de las dependencias y de los funcionarios que tengan a cargo inventarios individuales,
obrará como constancia del traslado de responsabilidad por dichos bienes.
El comprobante de salida es el document
de inventarios del Almacén y efectuar los asientos contables respectivos.
El Almacenista o quien haga sus veces dará estricta aplicación a los anteriores requisitos y adoptará los
mecanismos necesarios para su cumplimiento.
Clases de Salida
Suministro a Dependencias del Ministerio del Trabajo
Donación, Comodato.
Con relación a la donación o enajenación de bienes muebles se debe tener en cuenta lo estipulado en el
Artículo 108 del Decreto 1510 de 2013
“Artículo 108. Enajenación de bienes muebles
Estatales deben hacer un inventario de los bienes muebles que no utilizan y ofrecerlos a título gratuito a las
Entidades Estatales a través de un acto administrativo motivado que deben publicar en su página web.
La Entidad Estatal interesada en a
los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de publicación del acto administrativo. En tal
manifestación la Entidad Estatal debe señalar la necesidad funcional que p
razones que justifican su solicitud.
Si hay dos o más manifestaciones de interés de Entidades Estatales para el mismo bien, la Entidad Estatal
que primero haya manifestado su interés debe tener preferencia. Los
Estatal titular del bien y la interesada en recibirlo, deben suscribir un acta de entrega en la cual deben
establecer la fecha de la entrega material del bien, la cual no debe ser mayor a treinta (30) días calendario,
contados a partir de la suscripción del acta de entrega”.
El Almacén debe llevar el registro en forma separada de los dos sistemas de Inventario, el de Bienes en
Bodega y el de Activos en Servicio.
Procedimiento de Inventarios
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
La firma de los Jefes de las dependencias y de los funcionarios que tengan a cargo inventarios individuales,
obrará como constancia del traslado de responsabilidad por dichos bienes.
es el documento soporte para registrar los movimientos por
de inventarios del Almacén y efectuar los asientos contables respectivos.
El Almacenista o quien haga sus veces dará estricta aplicación a los anteriores requisitos y adoptará los
mecanismos necesarios para su cumplimiento.
Ministerio del Trabajo, incluidas Direcciones Territoriales,
Con relación a la donación o enajenación de bienes muebles se debe tener en cuenta lo estipulado en el
Artículo 108 del Decreto 1510 de 2013, el cual estipula:
Enajenación de bienes muebles a título gratuito entre Entidades Estatales.
Estatales deben hacer un inventario de los bienes muebles que no utilizan y ofrecerlos a título gratuito a las
Entidades Estatales a través de un acto administrativo motivado que deben publicar en su página web.
La Entidad Estatal interesada en adquirir estos bienes a título gratuito, debe manifestarlo por escrito dentro de
los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de publicación del acto administrativo. En tal
manifestación la Entidad Estatal debe señalar la necesidad funcional que pretende satisfacer con el bien y las
razones que justifican su solicitud.
Si hay dos o más manifestaciones de interés de Entidades Estatales para el mismo bien, la Entidad Estatal
que primero haya manifestado su interés debe tener preferencia. Los representantes legales de la Entidad
Estatal titular del bien y la interesada en recibirlo, deben suscribir un acta de entrega en la cual deben
establecer la fecha de la entrega material del bien, la cual no debe ser mayor a treinta (30) días calendario,
ontados a partir de la suscripción del acta de entrega”.
CAPÍTULO IV
INVENTARIOS
El Almacén debe llevar el registro en forma separada de los dos sistemas de Inventario, el de Bienes en
Bodega y el de Activos en Servicio.
Código: ABS-M-01
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Fecha: Mayo 16 de 2014
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La firma de los Jefes de las dependencias y de los funcionarios que tengan a cargo inventarios individuales,
o soporte para registrar los movimientos por egresos en el sistema
El Almacenista o quien haga sus veces dará estricta aplicación a los anteriores requisitos y adoptará los
Direcciones Territoriales, Traslado, Traspaso,
Con relación a la donación o enajenación de bienes muebles se debe tener en cuenta lo estipulado en el
título gratuito entre Entidades Estatales. Las Entidades
Estatales deben hacer un inventario de los bienes muebles que no utilizan y ofrecerlos a título gratuito a las
Entidades Estatales a través de un acto administrativo motivado que deben publicar en su página web.
dquirir estos bienes a título gratuito, debe manifestarlo por escrito dentro de
los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de publicación del acto administrativo. En tal
retende satisfacer con el bien y las
Si hay dos o más manifestaciones de interés de Entidades Estatales para el mismo bien, la Entidad Estatal
representantes legales de la Entidad
Estatal titular del bien y la interesada en recibirlo, deben suscribir un acta de entrega en la cual deben
establecer la fecha de la entrega material del bien, la cual no debe ser mayor a treinta (30) días calendario,
El Almacén debe llevar el registro en forma separada de los dos sistemas de Inventario, el de Bienes en

19. Para controlar los activos en servicio y efectuar las acciones para actualizar el sistema de inventarios se
realizará el siguiente procedimiento:
1. Imprimir los inventarios por dependencia, para lo cual se consulta el aplicativo.
2. Se confirma que los funcionarios con inventario a cargo se encuentran en la dependencia en la cual
figuran en el aplicativo.
3. Establecer un cronograma de visitas a cada dependencia, para la verificación de los bienes a cargo de
cada uno de los funcionarios de la misma.
4. Cuando no esté incluido el funcionario en el sistema de inventarios se solicitan los datos necesarios y se
incluye.
5. Constatar los elementos físicos con el inventario documental, revisando número de placa, descripción,
marca y demás características descritas en
6. De existir concordancia entre el inventario físico y el documental, el funcionario responsable de los bienes
deberá firmar el inventario y se termina el procedimiento, en caso contrario se continúa en la actividad 7.
7. Actualizar y generar el reporte de inventarios, a través del software del sistema de Inventarios, mediante
documento de traslado de bienes o asignación, en el módulo de activos fijos
8. El funcionario responsable de los bienes deberá firmar
Salida y el inventario.
9. Entrega copia del reporte de traslado o Comprobante de Salida al funcionario responsable y al
responsable del proceso de almacén en el módulo de activos fijos en servicio.
10. En caso de que se presente faltantes en el inventario de u
documento impreso suscrito por el funcionario responsable de los bienes, el funcionario encargado de
inventarios y el jefe de la dependencia.
11. Realizar cruces de inventarios y de no encontrarse el bien, se elabora act
funcionario responsable del mismo, el funcionario encargado de inventarios y el Coordinador del Grupo
de Recursos Físicos, Gestión y Administración de Bienes, o quien haga sus veces y se continuará con el
procedimiento de “Pérdida o hurto de bienes en servicio”.
12. Presentar mediante oficio las observaciones y documentos para actualización de inventario individual,
conforme al resultado de la verificación.
13. Efectuar los ajustes en el software del sistema de inventarios de
suministrada por el funcionario encargado del inventario.
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
Para controlar los activos en servicio y efectuar las acciones para actualizar el sistema de inventarios se
realizará el siguiente procedimiento:
Imprimir los inventarios por dependencia, para lo cual se consulta el aplicativo.
funcionarios con inventario a cargo se encuentran en la dependencia en la cual
Establecer un cronograma de visitas a cada dependencia, para la verificación de los bienes a cargo de
cada uno de los funcionarios de la misma.
o no esté incluido el funcionario en el sistema de inventarios se solicitan los datos necesarios y se
Constatar los elementos físicos con el inventario documental, revisando número de placa, descripción,
marca y demás características descritas en el mismo.
De existir concordancia entre el inventario físico y el documental, el funcionario responsable de los bienes
deberá firmar el inventario y se termina el procedimiento, en caso contrario se continúa en la actividad 7.
porte de inventarios, a través del software del sistema de Inventarios, mediante
documento de traslado de bienes o asignación, en el módulo de activos fijos.
El funcionario responsable de los bienes deberá firmar de documento de traslado o Comprobante de
Entrega copia del reporte de traslado o Comprobante de Salida al funcionario responsable y al
responsable del proceso de almacén en el módulo de activos fijos en servicio.
En caso de que se presente faltantes en el inventario de un funcionario, se dejará constancia en
documento impreso suscrito por el funcionario responsable de los bienes, el funcionario encargado de
inventarios y el jefe de la dependencia.
Realizar cruces de inventarios y de no encontrarse el bien, se elabora acta de faltantes suscrita por el
funcionario responsable del mismo, el funcionario encargado de inventarios y el Coordinador del Grupo
de Recursos Físicos, Gestión y Administración de Bienes, o quien haga sus veces y se continuará con el
rdida o hurto de bienes en servicio”.
Presentar mediante oficio las observaciones y documentos para actualización de inventario individual,
conforme al resultado de la verificación.
Efectuar los ajustes en el software del sistema de inventarios de conformidad con la información
suministrada por el funcionario encargado del inventario.
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Versión: 2.0
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Para controlar los activos en servicio y efectuar las acciones para actualizar el sistema de inventarios se
funcionarios con inventario a cargo se encuentran en la dependencia en la cual
Establecer un cronograma de visitas a cada dependencia, para la verificación de los bienes a cargo de
o no esté incluido el funcionario en el sistema de inventarios se solicitan los datos necesarios y se
Constatar los elementos físicos con el inventario documental, revisando número de placa, descripción,
De existir concordancia entre el inventario físico y el documental, el funcionario responsable de los bienes
deberá firmar el inventario y se termina el procedimiento, en caso contrario se continúa en la actividad 7.
porte de inventarios, a través del software del sistema de Inventarios, mediante
de documento de traslado o Comprobante de
Entrega copia del reporte de traslado o Comprobante de Salida al funcionario responsable y al
n funcionario, se dejará constancia en
documento impreso suscrito por el funcionario responsable de los bienes, el funcionario encargado de
a de faltantes suscrita por el
funcionario responsable del mismo, el funcionario encargado de inventarios y el Coordinador del Grupo
de Recursos Físicos, Gestión y Administración de Bienes, o quien haga sus veces y se continuará con el
Presentar mediante oficio las observaciones y documentos para actualización de inventario individual,
conformidad con la información

20. 14. Confirmar si se encuentra la información para el ajuste,
continua en la actividad 15.
15. Entregar al funcionario responsable
firma y solicitar copia autografiada.
4.1. Bienes en Bodega o Depósito
El registro de los bienes en depósito debe llevarse sistematizadamente y contemplar como mínimo los
siguientes aspectos:
• Código del elemento.
• Nombre o descripción del elemento
• Unidad de medida.
• Valor Unitario.
• Valor Total.
• Ubicación.
• Cantidad existente o Saldo
Adicionalmente, para cada elemento se
donde están depositadas las existencias del elemento respectivo, en la que se registren
funcionario responsable del manejo físico de los bienes
mismos, tanto por entradas como por salidas. La Tarjeta Mural cont
• Código.
• Descripción del elemento.
• Tipo de movimiento (entrada o salida)
• Documento soporte.
• Fecha de la operación.
• Procedencia (entrada) o destinatario(salida)
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE
BIENES
Confirmar si se encuentra la información para el ajuste, sino se devuelve al paso 7, de lo contrario
Entregar al funcionario responsable de los bienes, el inventario final como resultado de los ajustes para
firma y solicitar copia autografiada.
Bienes en Bodega o Depósito
El registro de los bienes en depósito debe llevarse sistematizadamente y contemplar como mínimo los
Nombre o descripción del elemento.
Adicionalmente, para cada elemento se maneja una Tarjeta Mural ubicada en sitio visible de la estantería
donde están depositadas las existencias del elemento respectivo, en la que se registren
funcionario responsable del manejo físico de los bienes, todos los movimientos que afecten l
mismos, tanto por entradas como por salidas. La Tarjeta Mural contiene la siguiente información:
Tipo de movimiento (entrada o salida).
(entrada) o destinatario(salida).
Código: ABS-M-01
Versión: 2.0
Fecha: Mayo 16 de 2014
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sino se devuelve al paso 7, de lo contrario
de los bienes, el inventario final como resultado de los ajustes para
El registro de los bienes en depósito debe llevarse sistematizadamente y contemplar como mínimo los
una Tarjeta Mural ubicada en sitio visible de la estantería
donde están depositadas las existencias del elemento respectivo, en la que se registren, por parte del
todos los movimientos que afecten los saldos de los
ene la siguiente información: