1. TÉCNICAS DE REDACCIÓN
Conferenciante:
Carmenza Castañeda de Pereira
Asesora Empresarial
Correo: carmenzadepereira@gmail.com

2. ¨Muchas cosas
no se pueden aprender pensando
Hay que vivirlas¨ Anónimo

3. TÉCNICAS DE REDACCIÓN
GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA
GTC-185 ICONTEC
DOCUMENTACIÓN COMERCIAL.
A.G.N. Cades. SENA Medellín.
Cendap. Cesde. Fundación
Universidad del Área Andina.
Fundación Universitaria
Panamericana. Grupo recordar.
Inap. Liderando. Sika Colombia
S.A. Universidad Colegio Mayor de
Cundinamarca. Universidad EAN.
Universidad Nacional de Colombia.

4. PIERDEN VIGENCIA
3393-3234-3397-3394-3588-3369-
3235 Y 4176.
La guía da recomendaciones
para elaborar diferentes tipos
de documentos que se generan
en las organizaciones.
PROYECTAR UNA BUENA IMAGEN
CORPORATIVA

5. Zona 1: Membrete: Razón social,
sigla o acrónimo, logotipo y NIT.
Será 14 cm. horizontales desde el
borde izquierdo de la hoja y entre 3 y
4 cm verticales desde el borde
superior.
ASPECTOS GENERALES
14 CM
3 ó 4

6. ASPECTOS GENERALES…..
Zona 2: Impresión de: dirección, correo
electrónico, sitio web, fax, teléfono, móvil,
lugar de origen y país. Arial Tamaño 8.
Está entre 2 cm desde el borde inferior de la
hoja y centrado. Al lado derecho de toda la
información del pie de página va el slogan de
cada administración, que reflejará a cada
periodo de la Alcaldía tanto por sus objetivos
como por su filosofía administrativa.

7. MARGENES
Las Márgenes que se deben tener en
cuenta son:
Superior 3 a 4 cm Izquierdo 3 a 4 cm
Inferior 2 a 3 cm Derecho 2 a 3 cm
.

8. ESTILOS
 BLOQUE EXTREMO:
Todas las líneas parten
del margen izquierdo
 BLOQUE:
Código, lugar de origen,
fecha de elaboración,
firma y cargo se
escriben partiendo del
centro del escrito hacia
el margen derecho.
SEMIBLOQUE.
Conservando la
distribución del estilo
bloque, el primer
renglón de cada párrafo
tiene una sangría de 5
a 10 espacios.

9. Código, Serie y Subserie
Ciudad y fecha
Destinatario
Asunto: (opcional)
Saludo: (opcional)
T E X T O
Despedida
Nombres y apellidos completos
Cargo (Remitente)
Anexo:
Copia:
Transcriptor
CARTA BLOQUE

10. Conservando la
distribución del estilo
bloque, el primer
renglón de cada
párrafo tiene una
sangría de 5 a 10
espacios.
Se utiliza de acuerdo
con las
organizaciones.
SEMI BLOQUE

11. FUENTE
Clara, agradable a la vista del lector.
Homogénea, con el fin de no presentar
inconvenientes para su lectura,
impresión digitalización y
microfilmación.
Tamaños 10 y 12.
Arial o Verdana.
No utilizar negrilla.

12. IDENTIFICACIÓN DE PÁGINAS SUBSIGUIENTES:
En la parte superior izquierda, a cero o una
interlínea libre de la zona 1, debidamente
justificados y para continuar con el texto se
dejan una o dos interlíneas libres.
ELEMENTOS ESENCIALES

13.  CÓDIGO
Se escribe a 3 o 4 cm del borde superior, dejando de cero a una
interlínea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete.
 LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIÓN
A una o dos interlíneas libres del código: Nombre del lugar de
origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con punto).
ELEMENTOS ESENCIALES

14. ELEMENTOS ESENCIALES
Documento de apoyo
 DATOS DEL DESTINATARIO
A partir del lugar y fecha, se dejan dos a tres interlíneas libres.
Estos datos pueden ocupar varias líneas:
 Denominación o título académico. Mayúscula inicial.
 Nombre del destinatario. Mayúscula fija y con dos apellidos.
 Cargo. Mayúscula inicial y en dos líneas si es largo.
 Organización o empresa.
 Dirección.
 Ciudad.

15. ELEMENTOS ESENCIALES
ELEMENTOS ESENCIALES
ASUNTO
Mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin
negrilla y sin subrayar. A dos interlíneas libres,
a partir del último dato del destinario.
Es una síntesis del tema y se expresa en un
máximo de cuatro palabras. Se omiten
artículos, conjunciones o preposiciones sin
que se afecte el sentido.
• .

16. CUERPO O TEXTO
Redactar en forma clara, breve, directa,
sencilla y cortés.
DATOS REMITENTE
Escribir en mayúscula fija, con los dos
Apellidos y no utilizar negrilla. Guardar
concordancia con el DESTINATARIO.
ELEMENTOS ESENCIALES

17. ELEMENTOS ESENCIALES
 LÍNEAS ESPECIALES:
A dos interlíneas libres de los datos del remitente, en la
misma fuente y con un tamaño de letra menor al utilizado en
el texto.
Anexos y copias a interlineado sencillo, sin abreviar y
alineado.
Redactor y transcriptor se deja a una interlínea libre y
alineado

18. ELEMENTOS ESENCIALES
ANEXOS
Se detalla en el texto y al final a dos
interlíneas libres del remitente.
Se escribe con mayúscula inicial seguida
de dos puntos. A un espacio se enuncia
la cantidad; entre paréntesis se relaciona
el número de hojas, folios y el tipo de
anexo, escritos en forma continua
horizontalmente y separados por coma.

19. ELEMENTOS ESENCIALES
1. Anexo: uno (15 folios).
2. Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM).
3. Anexos: tres (10 folios, un cheque y un
folleto).
4. Anexos: ocho (cuatro en 22 folios, un
disco compacto, una USB, una bolsa con
afiches y un vídeo didáctico).
5. Anexos: cuatro (una invitación en un
folio, dos actas en 10 folios y un informe
en 10 folios.

20. ELEMENTOS ESENCIALES
COPIAS
Con mayúscula inicial, sin abreviar y seguida de
dos puntos.
A dos interlíneas libres del cargo del firmante o a
interlineado sencillo de anexos, si los hay, contra
el margen izquierdo.
A un espacio se relacionan los destinatarios
alineados: Tratamiento de cortesía o título,
cargo y organización. Si se dirige a un
funcionario de la misma entidad, se omite el
nombre de la organización. Sin abreviar.

21. ELEMENTOS ESENCIALES
 En línea separada:
Copia: Señora Luz Mary Puentes, Gerenta XYZ.
Señor Juan Carlos Gómez Díaz, Jefe Producción,
Artex S.A.
Ingeniero Rogelio Ángel Paz, Gerente Calidad,
Hewlett-Packard
 PARA DEPENDENCIAS:
Copia: Gerencia
Dirección Administrativa
Talento Humano
 PARA CÓDIGOS DE LAS DEPENDENCIAS:
Copia: 2300
2310

22. EJEMPLOS DE LAS COPIAS
EN LÍNEA SEGUIDA:
Copia: Señores Jorge Luis Cano López,
Director Técnico; Camilo Arenas Ruiz, Jefe de
Producción.
No enunciar las copias fijas para la serie
documental y el consecutivo, por ser normas
internas de la correspondencia de las
organizaciones.
El número de copias internas o externas
obedece a los lineamientos y políticas
establecidas y bajo los principios de economía,
eficiencia y eficacia.

23. IDENTIFICACIÓN DEL
TRANSCRIPTOR
A dos interlíneas libres del remitente o a una de anexos y
copias.
Nombre y apellido de la persona, si es necesario se aclara el
papel desempeñado.
Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribo,
no se identifica. Ejemplos:
Redactora: Juliana Castro López
Transcriptor: Mario Duque Domínguez
Aprobó: Pedro Pérez Ramírez

24. INDICACIONES ESPECIALES
Última página, el párrafo de cierre antes
de la despedida.
Despedidas breves, seguidas de coma.
Copias fijas archivo y consecutivo no se
enuncian.
Persona que firma si es la misma que
escribe no utiliza transcriptor o
transcriptora.

25. 2013-01-25 - 13-03-27
4’324.789,oo 4’324.789,00
Del uno al nueve, se escriben en
letras, del 10 en adelante, en cifras.
Dieciséis, veintinueve, treinta y uno.
Teléfono (95) 668 99 18 - 434 23 34
Nit: 789.567.888-3
Hora internacional 13:00 horas.
Cédulas 20.825.856 de Tuluá (Valle)
INDICACIONES ESPECIALES

26. ALCALDESA
GERENTA
JUEZA
JEFA
PRESIDENTA
SUBGERENTA
VICERRECTORA
ABOGADA
ASISTENTE
ADMINISTRATIVA
BIÓLOGA MARINA
MINISTRA
REVISORA FISCAL
PROFESIONES Y CARGOS FEMENINOS
ARQUITECTA
GEÓLOGA
FISICA NUCLEAR
MEDICA
CONTADORA
SICÓLOGA
FISCAL
CONSULESA
DECANA
BACTERIÓLOGA
GOBERNADORA
SOCIÓLOGA
VICEPRESIDENTA

27. Ejemplos:
Señor
Señora
Doctor
Doctora
Licenciado
Ingeniero
Ingeniera
Jueza
Economista, etc
TRATAMIENTO O TITULO ACADEMICO

28. Al escribir un valor numérico con el
símbolo de una unidad de medida, se
separan por un espacio. No se escribe
signo de puntuación.
1 m 1 g 1 cm
Para grados, porcentajes y proporciones,
se utilizan cifras, aunque sean menores
de 10
8° 5% Escala 1:1.000
El tipo y tamaño de letra deben facilitar la
lectura del texto.
Superintendencia de Industria y
Comercio SIC

29. PRESENTACIÓN DE
COMUNICACIONES
INTERNA - EXTERNA
ESCRITURA COMERCIAL
SE DEBE REDACTAR
BIEN, CONOCER LAS
REGLAS
ORTOGRÁFICAS.
EXPRESAN
PENSAMIENTOS Y
SENTIMIENTOS.
DEBEN SER
POSITIVA, DIRECTA,
EFECTIVA Y
APROPIADA.
TENER
HONESTIDAD.
CONCRETA ,
CORRECTA,
COMPLETA,
CONSIDERADA Y
CORTES.

30. DEFINICIÓN
C A R T A U OFICIO
Comunicación escrita
para relaciones
comerciales entre
personas naturales
y empleados.
Redactar en primera
persona del plural.

31. IMAGEN CORPORATIVA
Con el propósito de reflejar una adecuada
imagen corporativa, la CAMARA DE
COMERCIO deberá establecer criterios que
faciliten la Gestión Documental, imagen e
identidad corporativa en sus distintas
aplicaciones y el uso adecuado en lo que se
refiere a la comunicación visual, teniendo en
cuenta el Sistema Integral de Gestión, los
formatos y procedimientos regulados por el
Archivo General de la Nación.

32. .
El diseño, los colores y la ubicación que se
muestran en un documento permiten una
comunicación ágil y directa al interior de la
Alcaldía, con otras entidades y con nuestro
público en general.
Esta norma aplicaría para toda la documentación
de la Alcaldía, en la creación de: (oficios,
circulares, cartas, constancias, certificaciones,
resoluciones, decretos, actas, informes,
memorandos, boletines de prensa, contratos,
convenios, acuerdos y otros) e implementos
como camisetas, gorras, pendones, entre otros.

33. CARTA - OFICIO

34. CARTA - OFICIO
Destinatario:
Tratamiento
Nombre del destinatario
Cargo
Nombre de la empresa
Dirección
Ciudad de destino
ASUNTO: Es opcional
SALUDO: Es opcional

35. Tratamiento y nombres y apellidos
03-08-2013
GG-001-XXX-XXX
División departamento
Nombre de la empresa
SEGUNDA HOJA CARTA-OFICIO

36. Comunicación externa o interna de
carácter general o normativo con el mismo
texto para varias personas.
Circular Externa o Carta Circular, se
dirige a varios destinatarios y es
personalizada.
Circular General, sirve para conocer
actividades de la empresa, como normas,
cambios, políticas, órdenes y otros.
CIRCULAR

37. CIRCULAR
Tratar un solo tema.
Iniciar y finalizar el texto con una frase de
cortesía
Redactar en forma clara, precisa, concreta y
concisa.
Usar un tratamiento respetuoso y cortés
Emplear un estilo gramatical natural, sencillo
y continuo
Utilizar los formatos normalizados en el
Manual de Procedimientos de cada
organización
Distribuir el texto de acuerdo con su
extensión.

38. CIRCULAR
CIRCULAR
Código
Ciudad y fecha de origen
Encabezamiento y Destinatarios
Asunto
Texto
Despedida
Remitente y firmas responsable,
 cargo
(Líneas especiales)
Anexo
Transcriptor

39. CIRCULAR
INTERNA: Lleva saludo incluido
en el texto. No va con copias.
Papel blanco o con membrete.
EXTERNA O CARTA CIRCULAR:
Destinatario personalizado.

40. SEGUNDA HOJA CIRCULAR
(1)Circular 0034 Yumbo, 11 de julio
de 2013
(2) GH-0034

41. El saludo como parte inicial del texto se escribe a dos
interlíneas libres después del asunto.
Ejemplos:
Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Rosa María y de
acuerdo con…
Con agrado lo saludamos, señor López Gil y le
comunicamos…
Respetuosamente lo saludamos…
Con nuestro cordial saludo, adjuntamos…
Con nuestro cordial saludo, le solicitamos…
Cordial saludo señores y les comunicamos..
Los saludamos y confirmamos que …
EJEMPLOS DE SALUDOS EN LA
CIRCULAR

42. Expresión de cortesía que se presenta en dos
alternativas. Existen breves seguidas de
coma.
Ejemplos:
Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,
Respetuosamente,
EJEMPLOS DE DESPEDIDAS EN
LA CIRCULAR

43. También se presentan con frase de cortesía
terminada en punto.
Agradecemos su gentil comunicación.
Nos despedimos atentamente y
esperamos su respuesta antes de cuatro
días.
Muchas gracias por su amabilidad y
rápida acción.
Para nosotros es un gusto servirle.
Hasta una nueva comunicación
EJEMPLOS DE DESPEDIDAS EN
LA CIRCULAR

44. MEMORANDO
Carácter interno, transmiten
información, orientación y
pautas a las dependencias
locales, regionales, nacionales
o internacionales.

45. MEMORANDO
Centrado MEMORANDO
Dos espacios
PARA:
DE:
ASUNTO:
Los mismos márgenes de
la carta.

46. MEMORANDO
Código
Fecha
Encabezamiento
Destinario y remitente
Asunto
Texto
Despedida
Remitente y firmas responsables
Líneas especiales (anexos, copias,
transcriptor).
MEMORANDO

47. PARA: TRATAMIENTO - NOMBRE y
CARGO.
DE: NOMBRES Y APELLIDOS,
CARGO
ASUNTO: HASTA CUATRO PALABRAS
SE FIRMA AL FINAL.
MEMORANDO
MODELO: 1

48. PARA:TRATAMIENTO – NOMBRES Y
APELLIDOS
CARGO
DE: CARGO - DEPENDENCIA
O CARGO SOLAMENTE
ASUNTO: HASTA CUATRO PALABRAS
ESCRIBE NOMBRE REMITENTE
MEMORANDO
MODELO: 2

49. MEMORANDO
MODELO: 3
PARA: CARGO O CODIGOS
DE: CARGO O CODIGOS
ASUNTO: HASTA CUATRO
PALABRAS.
ESCRIBE NOMBRE.

50. SEGUNDA HOJA
MEMORANDO
Memorando 040 Barranquilla, 11 de julio de
2013
Código y número

51. EJEMPLOS DE DESPEDIDAS EN
EL MEMORANDO
Con agrado la saludo y le informo que …
Tengo el gusto de saludarla y …
Con saludo cordial adjuntamos …

52. Es un documento en el que
consta lo sucedido, tratado, y
acordado en una reunión.
No registradas, es un
documento que constituye la
memoria de reuniones o
actos administrativos.
ACTA

53. ACTA
Registradas: Sociedades Anónimas,
Limitadas, Consejos y Juntas
Directivas.
No registradas: Memoria de reuniones
o actos administrativos en general.
Hojas sueltas o en libros, papel
impreso primera hoja y las siguientes
sencillas.
Llevan consecutivo.

54. CLASES DE ACTAS
Comités
Concejo Municipal
Consejos
Junta Directiva
Asamblea
Reuniones administrativas
Levantamiento de cadáveres
Bajas de inventarios
Eliminación de documentos

55. ACTA
Título y carácter reunión:
REUNION ORDINARIA
JUNTA DIRECTIVA
ACTA 015
FECHA:
HORA:
LUGAR:
ASISTENTES:
INVITADO:

56. ACTA
AUSENTES (con justificación o no)
ORDEN DEL DIA:
1. Verificación del quórum
2. Lectura y aprobación acta 14
3. Informe financiero
4. Otros puntos
5. Varios

57. ACTA
DESARROLLO:
1. Verificación del quórum.
Se comprobó que los asistentes...
2. Lectura y aprobación acta 14.
Se leyó el acta 14 y se aprobó sin modificaciones.
CONVOCATORIA : La próxima reunión tendrá
lugar el 13 de agosto de 2011 a las l4:00 horas en
la Cámara de Comercio.
FIRMAS.
Anexos y transcriptor.

58. ACTA
FIRMAS RESPONSABLES
Toda acta lleva las firmas de los
responsables, de las cuales mínimo dos
aparecen en la página donde finaliza el texto.
La rúbrica debe hacerse con bolígrafo de tinta
negra.
Con hojas adicionales, se hace el registro de
las personas asistentes.
Anexos si hay necesidad.
Transcriptor.

59. EL INFORME
La expedición de
informes está a cargo
de funcionarios o
empleados
autorizados,
mediante actos
administrativos o en
el cumplimiento de
sus funciones.
Los informen se elaboran
en papel con logo, de
acuerdo con las normas
internas de la organización.
Nota: esta disposición se
debe tener en cuenta de
acuerdo con las políticas
de costos de cada
organización.

60. EL INFORME Y SUS
CARACTERÍSTICAS
Se recomienda elaborar
documentos remisorios al
presentar los informes
administrativos, ya sea que
se envíen por Intranet o
correo electrónico.
Cuando existan anexos en
un informe, se recomienda
hacer su identificación,
descripción o aclaración
dentro del texto
Se deben tener en cuenta
los siguientes aspectos:
Tratar un solo tema por
informe;.
Redactar en forma clara,
precisa, concreta y concisa.
Usar tratamiento
respetuoso y cortés.
Utilizar los formatos
normalizados, de acuerdo
con los manuales de cada
organización

61. Disponer el orden
en que se van a
describir o contar
las actividades
realizadas y elegir
el lenguaje, técnico
adecuado, así
como el tono para
presentar los
hechos.
En relación con la
numeración de las
páginas para todas
las clases de
informes, se
recomienda sea
insertada en la
parte superior
derecha.
…..CARACTERÍSTICAS

62. UTILIZACION DEL INFORME
De acuerdo con los
objetivos del informe,
se recomienda que el
remitente tenga en
cuenta los siguientes
usos:
oAclarar una situación.
oInformar sobre un
hecho, expresar
necesidades o hacer
requerimiento.
oTramitar, desarrollar
o agilizar un asunto.
oReiterar una
información, un
requerimiento o
solicitud urgente.
oImpugnar o corregir
una situación y
presentar detalles
sobre un aspecto
determinado.

63. LOS INFORMES PUEDEN SER:
Los informes pueden
ser:
a)Resumen ejecutivo,
que tiene de una a tres
páginas,
b)Informe corto, que
consta de una a 10
páginas
c)Informes extensos,
de 11 páginas en
adelante.
Existen informes
periódicos y
esporádicos, de
acuerdo con los
requerimientos de la
entidad. Entre ellos
tenemos: Comerciales,
Técnicos, de Actividad,
de Gestión, de
Proyectos, de
Investigación o
Financieros

64. RESUMEN EJECUTIVO
Este tipo de informe
breve, se usa para:
Informar sobre el
desarrollo de un evento
organizacional.
Dejar constancia del
procedimiento realizado
durante la verificación de
asuntos administrativos.
Reportar eventos
extraordinarios ocurridos
durante una reunión
Dar a conocer diferentes
aspectos administrativas
o de verificación.
Presentar un resumen de
proceso de evaluación y
certificación
Elaborar resumen sobre
el comportamiento
inadecuado de una
máquina, equipo, grupo
de personas o de un
individuo.

65. Puede tener o no
portada. Se recomienda
que el resumen incluya:
Encabezamiento,
conformado por razón
social, dependencia,
numero o código, título,
lugar de origen y fecha
de elaboración
Autoría del
resumen ejecutivo.
Objetivos
Numerales o
temas
Conclusiones y
recomendaciones
Firma
RESUMEN EJECUTIVO

66. Está compuesto de los siguientes
elementos:
oRazón social
oDependencia
oCódigo
oTítulo (tema sobre el cual se trata el
informe)
oLugar de origen y fecha de elaboración
oElaborado por: (teniendo en cuenta
jerarquía) si existen dos o más personas
ELEMENTOS DEL INFORME

67. Objetivos:
Ejemplo:
Elaborar resumen sobre el proceso, desde su
inicio hasta el final.
Desarrollo del proceso
Conclusiones
Recomendaciones
Firmas
ELEMENTOS

68. HOJA DE VIDA CORPORATIVA
Historia Laboral, es la relación de
datos personales, estudios,
experiencias y referencias que
califican a una persona, para el
desarrollo de una competencia
determinada.
Deben ser verídicos.

69. HOJA DE VIDA CORPORATIVA
DATOS PERSONALES
 NOMBRE:
 IDENTIFICACION:
 CIUDAD Y FECHA DE NACIMIENTO:
 GÉNERO:
 ESTADO CIVIL:
 NÚMERO DE HIJOS:
 LIBRETA MILITAR:
 LICENCIA DE CONDUCCION:
 PASAPORTE:
 GRUPO DE SANGRE

70. PASADO JUDICIAL:
DIRECCION:
ESTUDIOS
PRIMARIA:
SECUNDARIA:
UNIVERSITARIOS:
ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS
Seminario de... Horas... Institución... Ciudad...
Fecha…
HOJA DE VIDA CORPORATIVA

71. HOJA DE VIDA CORPORATIVA
INVESTIGACIONES:
PUBLICACIONES:
DISTINCIONES:
AFILIACIONES :
EXPERIENCIA:
Empresa, cargo, fecha
ingreso y retiro.
Funciones, Logros

72. HOJA DE VIDA CORPORATIVA
REFERENCIAS LABORALES
Empresa, jefe inmediato, cargo
y dirección.
REFERENCIAS PERSONALES
Tratamiento, nombre, cargo y
dirección.
NOMBRES Y APELLIDOS
COMPLETOS (firma)
CIUDAD Y FECHA

73. CERTIFICACIONES
Certificación: instrumento que asegura
la veracidad de un hecho.
Certificado: documento de carácter
probatorio, publico o privado, que
asegura veracidad y legalidad de un
acto solemne.

74. CERTIFICADOS PARA:
Calificaciones obtenidas dentro de períodos
académicos.
Diploma conferido por una institución y
documento que establece un privilegio o
premio.
Asistencia a congresos, cursos y seminarios.
Registro civil o parroquial de nacimiento,
matrimonio o de defunción.
Documento de identidad.

75. Aseguramiento de la calidad.
Sistema de Administración Ambiental
Becas, donaciones y exenciones.
Créditos, préstamos u otras
transacciones comerciales.
Relación de retenciones de impuestos.
Paz y Salvos
Resultados de exámenes médicos.
CERTIFICADOS PARA:

76. Número
Ciudad y fecha
Nombre cargo
Plantel oficial departamental, con registro DANE
1050001-11637, aprobados sus estudios de
sexto a decimoprimero de bachillerato comercial,
según Resolución Ministerial 13168 del 22 de
octubre de 1986, hasta nueva visita.
CERTIFICAN:
Que _______________, identificado con la
cédula de c…
CERTIFICADOS DE ENTIDADES
EDUCATIVAS

77. ÁREAS HORAS CALIFICACIONES
---------- ---------- -------------
Este certificado se expide para ser
presentado a la Universidad del Valle.
FIRMAS.
Transcriptor
CERTIFICADOS DE ENTIDADES
EDUCATIVAS

78. CONSTANCIAS
Documento de
carácter probatorio en
el que se establecen
hechos o
circunstancias que no
requieren
solemnidad.

79. CONSTANCIAS PARA:
Tiempo de servicio
Experiencia
Salarios y honorarios
Clases de trabajo
Jornada laboral
Cumplimiento de Comisiones
Comportamiento del trabajador

80. CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS
Número
Ciudad y fecha
Cargo
Identificación
Texto
Firmante
Transcriptor

81. NOTA INTERNA
No. 001
FECHA: _______________________
PARA:__________________________
AREA U OFICINA: _______________________________
DE: ___________________________
AREA U OFICINA: ________________
URGENTE ___
PARA SU INFORMACIÓN ___
FAVOR DAR CONCEPTO ___
NFORMAR POR ESCRITO ___
ENCARGARSE DEL ASUNTO ___
OTRO: ____________
ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA ___
DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA ___
FAVOR TRAMITAR ___
ARCHIVAR ___
ENTERARSE Y DEVOLVER ___
DILIGENCIAR Y DEVOLVER ___
OBSERVACIONES: _______________________________________
__________________________________________________________
FIRMA: _______________________ RECIBIDO: _____________
FECHA: _______________ HORA: _________

82. Internet: ¿una conjura silenciosa contra el
español?
Observaciones sobre los riesgos de seguir
agrediendo el español, al desconocer su
normatividad al hablar y escribir, peligro de que
en un futuro los hispanohablantes no nos
entendamos ante el surgimiento de un extraño
«idioma» degenerado y estrambótico, sin soporte
lingüístico y carente de normas y esplendor

83. INSTRUCTIVO PARA MENSAJES
ELECTRONICOS
El mensaje electrónico es un sistema que permite
intercambiar información con uno o más usuarios
de cualquier lugar del mundo, a través de la
Internet.
Este medio se puede utilizar para enviar adjuntos
como cartas, memorandos, circulares y cualquier
otro documento que sea necesario para la
sustentación del contenido.

84. Para garantizar el éxito en el intercambio del
correo electrónico, se presentan las
siguientes sugerencias:
Es recomendable que las organizaciones
que disponen de internet y servicios de
correo electrónico, reglamenten su utilización
y asignen responsabilidades con base en
usuarios, debidamente autorizados para el
manejo de correo tanto masivo como
institucional.
NOTA: Se deben de administrar los correos
electrónicos de acuerdo con las políticas
establecidas soportados en al ley 527 de
1999.

85. PRESENTACION DE LOS CORREOS
De acuerdo con las plantillas que vienen definidas en la mayoría de los
servicios internet, a continuación se identifican las partes del correo
electrónico:
ENCABEZAMIENTO: De informa a los receptores quien es el remitente
del mensaje. Para indica la dirección del destinatario . Asunto es el
resumen que da una idea, por adelantado, de lo tratado en el correo.
Se recomienda una frase corta y lo más descriptiva posible del contenido
del mensaje.
CUERPO DE TEXTO: Se recomienda que el saludo y la despedida sean
como una carta normal. Se sugiere escribir el mensaje, teniendo en
cuenta las reglas básicas de ortografía (tildes, mayúsculas, diéresis,
puntuación, entre otros).
Se aconseja incorporar una firma al final de cualquier mensaje, aunque
solo sea el nombre. También puede incluir el cargo, la organización, el
departamento, el teléfono y la extensión.

86. RECOMENDACIONES
• No participar en cadenas de mensajes. Este tipo de
mensajes consumen recursos de la red y del correo que
son costosos y adicionalmente distraen el trabajo.
Generalmente este tipo de correos se usa para recoger
direcciones electrónicas y para luego enviar mensajes de
propaganda o de todo tipo, también son muy usados
para propagar virus.
• Utilizar las letras mayúsculas solo en los casos
necesarios. Este es uno de los protocolos en la Internet.
• Antes de contestar un mensaje individual o a través
de una lista, se debería tener en cuenta lo que se va a
contestar y lo que es imprescindible para entender el
contexto del mensaje.

87. • Utilizar el campo con copia oculta (CCO), cuando se envié o se
responda un mensaje que incluya múltiples direcciones, o cuando se
envíen mensajes que incluyan muchas personas o grupos corporativos.
Esto con el fin de no publicar las direcciones de correo y que después se
utilicen para enviar correos basura.
• Ser breve. Pensar en el tiempo del destinatario y en los costos de la
comunicación. Los mensajes deberían ser cortos y concisos.
• Tener cuidado con los archivos adjuntos, no adjuntar archivos con
virus o con un tamaño que no pueda recibir o descargar el destinatario.
Tener el menor número posible de mensajes en la bandeja de entrada,
para ello se sugiere crear carpetas, las cuales se pueden organizar por
temas o series documentales, labores, proyectos, mensajes pendientes,
años entre otros.
• Cuando el software no reorganice el texto se sugiere dar formato al
mismo, con una resolución del 75% ciento del zoom para facilitar la
impresión.
• Se pueden enviar correos masivos en forma de circular

88. BIBLIOGRAFÍA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA.
Acuerdo No. 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas
para la administración de las comunicaciones oficiales en
las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas.
“Guía para Administración de Comunicaciones Oficiales”,
Bogotá: AGN Colombia 2003.
Ley 527 de 1999.
NTC 185

89. “Nunca consideres el
estudio como una
obligación, sino como una
oportunidad para penetrar
en el bello y maravilloso
mundo del saber”.
Autor Albert Einstein
“Nunca consideres el
estudio como una
obligación, sino como una
oportunidad para penetrar
en el bello y maravilloso
mundo del saber”.
Autor Albert Einstein