Microsoft Word P2

Thiết kế trang
Sau khi hoàn thành bài học này, bạn có thể:
Điều chỉnh thiết lập lề trang.
Chèn số trang vào văn bản.
Tạo đầu trang và chân trang.
Thay đổi hướng giấy của trang.

Các tham số cho trang được thiết đặt tối ưu cho một khổ giấy thông
dụng nhất. Mặc dù vậy, có thể thay đổi các đặc trưng này bất cứ
lúc nào.
Các tham số đặc trưng cho trang in được thiết đặt một lần và đúng
cho mọi trang trong tệp văn bản. Có thể thiết đặt các tham số được
minh họa trên hình sau đây:

Khổ giấy và hướng giấy (đứng hay nằm).
Lề trên, lề dưới, lề trái và lề phải của trang (không nên nhầm
với lề của đoạn văn bản). Lề trang là khoảng cách từ mép giấy
đến phần thân văn bản.

80 Cơ bản về soạn thảo văn bản

Độ cao của đầu trang và chân trang. Đầu trang và chân trang có
thể chứa các đối tượng bất kỳ như trong phần thân văn bản,
nhưng xuất hiện trên mọi trang.
Phân biệt trang chẵn và trang lẻ hay không.
Sau khi mở tệp văn bản, có thể cho tất cả các tham số này thông
qua lệnh Page Setup trong bảng chọn File. Khi nháy lệnh này, hộp
thoại Page Setup xuất hiện. Hộp thoại này có nhiều trang dùng để
nhập các nhóm tham số khác nhau.

Đặt lề trang
Theo mặc định, Word đặt lề trang bên trái và bên phải là 1,25 inch,
lề trang trên cùng và dưới cùng là 1 inch. Bạn sử dụng hộp thoại
Page Setup để điều chỉnh các thiết lập của lề trang trên cùng, dưới
cùng, bên trái và bên phải, xác định vị trí của đầu trang và chân trang
và lựa chọn vùng văn bản chịu ảnh hưởng bởi các thiết lập này.

Các bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn có thể thay đổi các thiết lập của lề trang
bằng cách sử dụng hộp thoại Page Setup.

Thiết kế trang 81

1. Mở tệp văn bản Dieu tra luong 05 trong thư mục Lesson05 có
đường dẫn PiLWord Practice.
2. Nháy Page Setup trên bảng chọn File. Hộp thoại Page Setup
xuất hiện. Thiết lập Top hiện thời (1”) được chọn.
3. Gõ 1.5 trong ô Top và sau đó nhấn Tab. Trong phần Preview
trên hộp thoại, lề trang trên cùng di chuyển xuống dưới.
4. Gõ 1.5 trong ô Bottom và sau đó nhấn Tab. Trong phần
Preview, lề trang dưới cùng dịch chuyển lên.
5. Nháy OK. Lề trang trên cùng và dưới cùng hiện thời là 1,5 inch
thay vì 1 inch.
6. Nháy Save As trên bảng chọn File. Hộp thoại Save As được
hiển thị.
7. Lưu tệp văn bản với tên Dieu tra luong 05 Chinh_sua. Giữ tập
tin mở cho bài tập tiếp.

Sử dụng thước đo để thay đổi lề trang
Lề trang cũng có thể thay đổi bằng cách sử dụng thước đo. Thước
đo là một thước kẻ hiển thị trong cửa sổ văn bản, được chia theo
đơn vị inch hoặc đơn vị đo khác. Thước đo ngang được hiển thị
trong các chế độ hiển thị Normal và Print Layout, còn thước đo dọc
chỉ được hiển thị trong chế độ Print Layout.
Để sử dụng thước đo, bạn nên sử dụng chế độ hiển thị Print Layout,
còn chế độ xem Normal chỉ nên dùng để xem các thiết lập ngầm
định về lề trang. Ngoài ra sử dụng chế độ hiển thị Print Preview để
xem văn bản trước khi in và cũng có thể thay đổi các lề trang trong
chế độ này.
Thước đo ngang nằm ở trên cùng của cửa sổ văn bản. Thước đo dọc
nằm dọc mép bên trái của văn bản.


Trong bài tập này, bạn phải thay đổi các lề trang của văn bản bằng
cách sử dụng thước đo.
1. Nháy Print Layout trên bảng chọn View. Văn bản được hiển thị
trong chế độ hiển thị Print Layout. Thiết lập của lề trang trên
cùng 1,5 inch được phản ánh trên thước dọc.
2. Đặt vị trí của con trỏ chuột lên trên dấu vạch Left Margin trên
thước đo ngang cho đến khi con trỏ hiển thị thành hình mũi tên
hai chiều như hình dưới đây:

3. Nhấn giữ phím Alt. Kéo vạch dấu sang bên trái cho đến số 6.5”
hiển thị trong phần màu trắng của thước đo. Lề trang bên trái
dịch chuyển sang trái và toàn bộ văn bản của văn bản được điều
chỉnh. Lưu ý rằng các điểm dừng và các cột trong văn bản sẽ bị
thay đổi.

4. Thả phím Alt. Đặt vị trí của con trỏ chuột trên vạch dấu Right
Margin , khi con trỏ hiển thị thành hình mũi tên hai chiều.
5. Nhấn giữ phím Alt, sau đó kéo vạch dấu sang bên phải cho đến
khi phép đo 7’’ được hiển thị ở phần màu trắng của thước đo.
Lề trang bên phải dịch chuyển sang phải và văn bản được hiệu
chỉnh. Cả lề trang bên phải và lề trang bên trái hiện thời là 0,75
inch. Thả phím Alt khi lề trang được thiết lập.
6. Lưu văn bản. Giữ tập tin này để mở cho bài tập tiếp.

Chèn số trang
Các số trang rất hữu ích đối với các văn bản dài. Các số trang nhắc
cho bạn biết đang ở phần nào của văn bản.
Bạn có thể chèn số của trang vào một văn bản bằng cách sử dụng
lệnh Page Numbers trên bảng chọn Insert. Theo mặc định, số trang
được hiển thị ở góc phía dưới bên phải mỗi trang. Tuy nhiên có thể
thay đổi vị trí của số trang (đặt lên trên hoặc dưới trang, bên trái,


bên phải hoặc giữa trang). Ngoài ra còn có tùy chọn cho hiện hay
không hiện số trang của trang đầu tiên.
Trong bài tập này, bạn thêm các số trang vào văn bản.
1. Nháy Ctrl+Home để di chuyển điểm chèn đến đầu văn bản.
2. Nháy Page Numbers trên bảng chọn Insert. Hộp thoại Page
Numbers xuất hiện và vị trí ngầm định của số trang được hiển
thị ở phần Preview.

3. Nháy mũi tên trong ô Alignment và nháy chọn Center. Số trang
được đặt ở giữa (xem phần Preview).
4. Nháy OK và cuốn xuống dưới trang để xem số của trang. Văn
bản được tự động chuyển sang chế độ hiển thị Print Layout, do
đó, có thể thấy số trang vừa thêm vào chân trang. Giữ tập tin
này để mở cho bài tập tiếp.

Chèn đầu trang và chân trang
Cùng với số trang, các đầu trang và chân trang là những thông tin
rất hữu ích đối với văn bản nhiều trang, nhất là các văn bản có
nhiều chương hoặc nhiều phần, vì có thể sử dụng thông tin đầu
trang và chân trang để người đọc biết đang ở phần nào của văn bản.
Bạn có thể thêm nội dung đầu trang hoặc chân trang trong các lề
trên và lề dưới của trang.
Đầu trang và chân trang là những phần văn bản xuất hiện trên mọi
trang. Trong chế độ xem bình thường (Normal) đầu trang và chân


trang của văn bản không được hiển thị, còn trong chế độ Print
Layout chúng được hiển thị dưới dạng mờ.
Đầu trang hoặc chân trang được chèn và soạn thảo trong một chế
độ riêng thông qua lệnh Header and Footer trong bảng chọn View.
Khi chọn lệnh này, thanh công cụ di động Header and Footer xuất
hiện. Văn bản chính sẽ bị mờ đi và phần đầu trang và chân trang
được nổi rõ trong một khung vạch. Ta có thể nhập nội dung và định
dạng những gì đưa vào đầu trang và chân trang như trong trang văn
bản bình thường.

Trong bài tập này, bạn tạo đầu trang cho văn bản.
1. Nháy lệnh Header and Footer trên bảng chọn View. Thanh công
cụ Header and Footer và các ô Header and Footer xuất hiện.
Lưu ý rằng ô Header nằm ở đầu trang và ô Footer nằm ở cuối
trang. Điểm chèn nằm ở ô Header.
2. Trên thanh công cụ Header and Footer, nháy vào nút Switch
Between Header and Footer . Điểm chèn sẽ dịch chuyển từ
đầu trang tới chân trang.

3. Nháy vào nút Switch Between Header and Footer một lần
nữa. Điểm chèn sẽ trở lại đầu trang.
4. Gõ tên bạn. Tên của bạn xuất hiện ở góc bên trái phía trên của
đầu trang.
5. Cuốn đến trang thứ hai và nhìn vào đầu trang. Tên của bạn cũng
xuất hiện ở đó.
6. Nháy nút trên thanh công cụ Header and Footer. Văn bản
chuyển sang chế độ hiển thị bình thường. Giữ tập tin mở cho
bài tập tiếp.


Thay đổi hướng của trang
Bạn có thể sắp xếp bố cục của văn bản trong một trang theo hai
hướng: Hướng dọc và hướng ngang. Hướng dọc là hướng trang
mặc định trong Word. Các chứng chỉ hay giải thưởng thường được
đặt theo hướng ngang.
Các hình sau đây minh họa hướng dọc và hướng ngang.

Bạn có thể thay đổi hướng kể cả sau khi vừa bắt đầu tạo văn bản.
Trong bài tập này, bạn thay đổi hướng trang từ hướng dọc sang
hướng ngang.
1. Nháy Page Setup trên bảng chọn File. Hộp thoại Page Setup
xuất hiện.

2. Nháy trang Margins, nếu cần.


3. Nháy tùy chọn Landscape, xem hộp Preview và nháy OK. Văn
bản xuất hiện theo hướng ngang.

4. Nháy chọn Whole Page trong ô Zoom . Trang đầu
tiên của văn bản phải được hiển thị như sau:

Tổng kết bài học
Trong bài này, bạn đã học cách thay đổi các lề trang, tạo đầu trang
và chân trang, chèn số trang và thay đổi hướng giấy của văn bản.

Câu hỏi kiểm tra
1. Nêu ba cách để thay đổi lề trang trong Word.
2. Căn dọc giống và khác với căn ngang như thế nào?
3. Bạn hiển thị các số đo của lề trang bằng cách nào?
4. Bạn hiển thị thanh công cụ Header And Footer bằng
cách nào?


5. Sự khác nhau giữa vạch dấu Left Indent và vạch dấu Left
Page Margin trên thước đo là gì?
6. Làm thế nào để chèn số trang ở góc trên cùng bên phải của
văn bản?
7. Nêu hai cách để chuyển giữa đầu trang và chân trang khi
các ô đầu trang và chân trang được hiển thị.
8. Khi bạn xóa một dấu ngắt phần, phần đó sẽ mang theo
những đặc điểm định dạng nào?

Thực hành
Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Mở văn bản Practice 05.
Điều chỉnh lề trái và lề phải của trang thành 2 inch và thay đổi
hướng giấy theo khổ ngang. Tạo thông tin trong chân trang với
ngày hiện tại ở lề trái và Trang X của Y ở lề phải (X là trang hiện thời
còn Y là số trang). Lưu tập tin và đóng văn bản.
Bài tập 2: Trên thanh công cụ Header and Footer, có nút Insert
AutoText. . Mở một văn bản mới và thử nghiệm với
nhiều tùy chọn khác nhau có trong tính năng này. Lưu tập tin vào
thư mục Lesson05 và đóng văn bản.

Các công cụ
hỗ trợ biên tập
Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp trong văn bản.
Sử dụng bảng chọn tắt để sửa lỗi chính tả và ngữ pháp.
Tìm kiếm và thay thế trong văn bản.
Chèn ngày và giờ theo dạng văn bản hoặc theo trường.
Chèn các ký tự đặc biệt.
Chèn, xem và soạn thảo các chú thích.

Không ai có thể tránh được lỗi khi gõ nội dung văn bản bằng bàn
phím. Vì vậy cần phải kiểm tra văn bản một cách cẩn thận, cả về
chính tả, ngữ pháp và nội dung. Chức năng kiểm tra chính tả và
ngữ pháp của Word có thể hỗ trợ trong việc này, nhất là đối với
những văn bản dài.
Word có thể kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp của văn bản được
soạn thảo trên nhiều ngôn ngữ, đặc biệt là tiếng Anh. Việc kiểm tra
dựa trên các từ điển được cài đặt cùng với Office. Thậm chí nếu có
một từ điển mới, ta có thể cài đặt bổ sung để sử dụng.
Ngoài ra, Word còn có nhiều công cụ hỗ trợ biên tập khác như tìm
và thay thế nhanh các cụm từ trong văn bản và thêm những ý kiến
nhận xét mà không làm thay đổi nội dung ban đầu của văn bản.

Kiểm tra chính tả
Khi có lỗi chính tả trong văn bản, Word đánh dấu bằng một đường
gạch dưới lượn sóng màu đỏ, còn các cụm từ hay câu sai ngữ pháp
được đánh dấu bằng đường gạch dưới lượn sóng màu xanh.
Có ba cách để kiểm tra chính tả trong một văn bản, tùy thuộc vào
việc bạn muốn sửa lỗi trong khi gõ nội dung hoặc kiểm tra chính tả
toàn bộ văn bản sau khi soạn thảo xong.
Nháy chuột phải vào từ có một đường gạch dưới lượn sóng
màu đỏ, sau đó chọn một từ đúng trong danh sách gợi ý.

Các công cụ hỗ trợ biên tập 89

Nháy nút Spelling and Grammar trên thanh công cụ chuẩn
để kiểm tra chính tả và ngữ pháp cho toàn bộ văn bản.
Nháy lệnh Spelling and Grammar trên bảng chọn Tools để
kiểm tra chính tả và ngữ pháp cho toàn bộ văn bản.
Khi kiểm tra chính tả cho toàn bộ văn bản, Word so sánh các từ
trong văn bản với từ điển chuẩn của Word. Nếu phát hiện ra lỗi, lỗi
sẽ được hiển thị, kể cả những từ được đề nghị thay thế được liệt kê
trong danh sách Suggestions của hộp thoại Spelling and Grammar.
Bạn có thể sử dụng các tùy chọn sau đây:

Nút Chức năng
Ignore Once Chỉ bỏ qua lần xuất hiện đó của từ được chọn.
Ignore All Bỏ qua tất cả mọi lần xuất hiện của từ.
Add to Dictionary Thêm từ vào từ điển tùy chỉnh.
Change Thay thế từ được chọn bằng một từ trong danh sách
Suggestions.
Change All Thay thế tất cả các lần xuất hiện của từ bằng từ được chọn
trong danh sách Suggestions.
Suggestions Liệt kê các từ có thể thay thế từ bị sai chính tả.
AutoCorrect Thêm từ vào danh sách để Word sử dụng tự động sửa các
lỗi chính tả.
Undo Khôi phục thao tác chỉnh sửa chính tả.
Delete Xuất hiện nếu một từ xuất hiện hai lần liên tiếp và được sử
dụng để xóa từ xuất hiện lần thứ hai.
Options Các tùy chọn kiểm tra chính tả và ngữ pháp.

Trong bài tập này, bạn sẽ sử dụng tính năng sửa lỗi chính tả khi gõ
nội dung văn bản, kiểm tra toàn bộ văn bản để tìm lỗi chính tả, sau
đó sửa hoặc bỏ qua các lỗi được Word phát hiện.
1. Mở tệp văn bản Integrating ICT trong thư mục Lesson06 có
đường dẫn PiLWord Practice.


2. Trong dòng đầu tiên của đoạn thứ nhất, nháy chuột phải vào từ
bị sai chính tả efectively và nháy effectively trong danh sách
xuất hiện. Từ đó được chỉnh sửa trong văn bản.
3. Nháy nút Spelling and Grammar trên thanh công cụ chuẩn.
Hộp thoại Spelling and Grammar xuất hiện với từ ICT được
chọn trong văn bản. Word có nhiều từ gợi ý chỉnh sửa cho từ
này và các từ gợi ý này rõ ràng không phải là từ thay thế đúng.

4. Xóa đánh dấu ở ô Check grammar nếu nó đang được đánh dấu.
5. Nháy nút Ignore All. Từ này và tất cả các lần xuất hiện về sau
của từ này trong văn bản đều được bỏ qua.
6. Tiếp theo từ compjuter được chọn. Word chỉ có một gợi ý chỉnh
sửa cho từ này là computer và đây là từ gợi ý đúng. Nháy
Change và từ sai chính tả được sửa.
7. Tiếp theo từ in được chọn. Do đây là lỗi một từ xuất hiện hai lần
liên tiếp chứ không phải là lỗi chính tả nên không có từ gợi ý.
8. Nháy Delete. Từ in xuất hiện lần thứ hai bị xóa.
9. Word tiếp tục kiểm tra văn bản để tìm các lỗi chính tả. Khi một
lỗi xuất hiện, hãy chọn lựa chọn phù hợp nhất trong danh sách
Suggestions và nháy nút Change. Tiếp tục thực hiện những
chỉnh sửa cần thiết trong văn bản. Khi Word hoàn tất việc xác
định tất cả các lỗi chính tả, hộp thoại Spelling and Grammar
đóng lại và hộp thông báo sau đây xuất hiện.


10. Nháy OK. Lưu văn bản với tên Integrating ICT da_sua. Giữ
tập tin này mở cho bài tập tiếp.

Sử dụng bảng chọn tắt để sửa lỗi
Việc xác định nguyên nhân của một lỗi ngữ pháp phức tạp hơn.
Bạn có thể nháy chuột phải vào cụm từ nào bị đánh dấu bằng
đường gạch dưới lượn sóng màu xanh để hiển thị bảng chọn tắt, sau
đó chọn đề nghị sửa theo ý muốn. Mục đầu tiên của bảng chọn
thường là mô tả tóm tắt về lỗi ngữ pháp đó. Nháy About This
Sentence trên bảng chọn, Word sẽ hiển thị một giải thích chi tiết
hơn về lỗi ngữ pháp và đề xuất các cách để chỉnh sửa.
Nếu từ mà bạn cho là đúng chính tả bị đánh dấu màu đỏ bên dưới
(ví dụ như tên riêng), có thể thêm từ đó vào từ điển. Để thêm một
từ vào từ điển, nháy chuột phải vào từ đó để hiển thị một bảng chọn
tắt, sau đó nháy Add to Dictionary.

Kiểm tra lỗi ngữ pháp
Thông thường, Word đồng thời kiểm tra các lỗi chính tả và ngữ
pháp. Tuy nhiên, nếu xóa đánh dấu ô Check grammar with spelling,
Word sẽ chỉ kiểm tra các lỗi chính tả. Trong bài tập trước ô này đã
bị xóa đánh dấu, vì vậy, các lỗi ngữ pháp có thể vẫn xuất hiện trong
văn bản.
Để kiểm tra ngữ pháp trong một văn bản (sau khi đánh dấu chế độ
kiểm tra ngữ pháp), nháy nút Spelling and Grammar trên thanh
công cụ chuẩn để hiển thị hộp thoại Spelling and Grammar. Nháy
Ignore Once để bỏ qua một lỗi, nháy nút Ignore All để bỏ qua lỗi
đó trong toàn bộ văn bản hoặc nháy nút Change để hiển thị từ gợi ý
trong danh sách Suggestions. Nháy Change All, Word sẽ xem lại
văn bản và tìm bất cứ từ hay cụm từ nào có dạng chính tả giống
nhau và thay thế bằng cụm từ đề nghị trong danh sách Suggestions.


Nếu Word phát hiện một vấn đề ngữ pháp không thể chỉnh sửa
bằng một từ hay cụm từ đơn giản (ví dụ như ngắt câu hoặc các từ
không nằm đúng thứ tự), nút Change sẽ chuyển thành màu xám
(không dùng được). Tuy nhiên, hộp thoại sẽ đề nghị xem xét việc
chỉnh sửa câu.

Trong bài tập này, bạn kiểm tra ngữ pháp trong văn bản.
1. Nháy Ctrl+Home để đặt điểm chèn ở đầu văn bản.
2. Nháy Options trên bảng chọn Tools. Hộp thoại Options xuất
hiện. Trong hộp thoại Options, nháy trang Spelling &
Grammar, nếu cần.


3. Trong phần Grammar, đánh dấu ô Check grammar with spelling
và nháy OK.
4. Nháy chuột phải trên cụm từ A combination of essential
conditions create được đánh dấu màu xanh. Word hiển thị bảng
chọn tắt trong đó hiện các chỉnh sửa gợi ý cũng như truy cập
đến các thông tin khác.

5. Trên bảng chọn tắt, nháy About This Sentence. Office Assistant
xuất hiện và giải thích ý nghĩa về tính phù hợp giữa chủ ngữ và
động từ và gợi ý các cách để chỉnh sửa lỗi ngữ pháp.
6. Nháy sau từ Create, gõ thêm s. Lỗi được sửa và đường lượn
sóng màu xanh không còn xuất hiện. Giữ tập tin này mở cho bài
tập tiếp.

Tìm kiếm trong văn bản
Khi soạn các văn bản dài, ta cần di chuyển nhanh tới một vị trí cụ
thể nào đó trong văn bản để xem lại hoặc chỉnh sửa vị trí đó. Nếu


không biết vị trí cụ thể của một từ hoặc một cụm từ, ta có thể sử
dụng hộp thoại Find and Replace để xác định nhanh vị trí.

Nút More trên hộp thoại Find and Replace được sử dụng để thiết
đặt các tùy chọn tìm kiếm bổ sung, ví dụ như tìm theo định dạng,
các đối tượng đặc biệt như dấu ngắt hoặc có sử dụng ký tự đại diện
hay không.

Một ký tự đại diện là viết tắt cho bất kỳ ký tự nào xuất hiện tại một
hoặc nhiều vị trí trong một từ hoặc một chuỗi ký tự. Để sử dụng ký
tự đại diện, trong hộp thoại Find and Replace, nháy nút More và
đánh dấu ô Use Wildcards. Sử dụng dấu hỏi (?) để đại diện cho một
ký tự bất kỳ tại một vị trí trong chuỗi ký tự. Ví dụ, chuỗi h?t sẽ tìm


các từ như hat, hit, hot và hut. Sử dụng dấu sao (*) để đại diện cho
bất kỳ chuỗi ký tự nào. Ví dụ, chuỗi h*t sẽ tìm các từ như hat, hurt
và thậm chí là had sent.
Ngoài ra có thể sử dụng tùy chọn Sounds like để tìm các từ phát âm
giống như chuỗi ký tự đang được tìm nhưng có thể được đánh vần
khác. Ví dụ, khi sử dụng tính năng Sounds like cho từ meet, Word
sẽ nhận dạng các từ meet, meat và mete.
Trong bài tập này, bạn tìm một chuỗi ký tự trong văn bản và mở
rộng hộp thoại Find and Replace để hiển thị các tùy chọn tìm kiếm
bổ sung.
1. Nháy Ctrl+Home để đặt vị trí điểm chèn ở đầu văn bản.
2. Nháy Find trên bảng chọn Edit. Hộp thoại Find and Replace
xuất hiện.
3. Gõ school trong ô Find What và nháy Find Next. Từ school ở
đoạn thứ hai được chọn. Hộp thoại Find and Replace vẫn hiển thị.
4. Nháy Find Next để tìm từ school thứ hai. Từ school thứ hai
được chọn.
5. Nháy nút Find Next một lần nữa. Word tiếp tục tìm kiếm từ
school và sau đó hiển thị thông báo rằng Word đã hoàn tất tìm
kiếm trong văn bản.
6. Nháy OK. Hộp thông báo đóng lại.
7. Nháy More trên hộp thoại Find and Replace. Hộp thoại được
mở rộng để hiện phần Search Options.
8. Nháy Cancel. Hộp thoại đóng lại. Giữ tập tin này mở cho bài
tập tiếp.

Thay thế
Lệnh Replace cho phép nhanh chóng tìm bất kỳ chuỗi ký tự nào,
sau đó chuỗi ký tự nếu được tìm thấy sẽ được thay thế bằng một
chuỗi ký tự khác cho trên hộp thoại Find and Replace.
Ví dụ, trong văn bản chuyên nghiệp chỉ nên để một dấu cách giữa
các từ. Để bảo đảm là chỉ có một dấu cách được sử dụng, bạn có thể


sử dụng chức năng Find and Replace để thay thế nhanh. Gõ hai dấu
cách trong ô Find và gõ một dấu cách trong ô Replace. Word sẽ tìm
hai dấu cách liền nhau trong toàn bộ văn bản và thay thế chúng
bằng một dấu cách.
Trong bài tập này, bạn sẽ tìm và thay thế trong văn bản.
1. Nháy Replace trên bảng chọn Edit. Hộp thoại Find and Replace
mở ra với trang Replace và ô Find what có từ school được chọn.

2. Nhấn phím Delete. Từ school bị xóa. Gõ IT.
3. Nhấn phím Tab, hoặc nháy ô Replace with và gõ technology.
4. Nháy Find Next. Từ IT xuất hiện đầu tiên được chọn. Từ IT
xuất hiện lần đầu tiên là đúng, do đó nháy Find Next. Từ IT
xuất hiện tiếp theo được chọn.
5. Tiếp tục nháy Replace để thay thế tất cả các từ IT tiếp theo. Sau lần
thay thế cuối cùng, Word sẽ hiển thị một bảng thông báo rằng
Word đã hoàn thành tìm kiếm.
6. Nháy Close để đóng hộp thoại Find and Replace. Hộp thoại
Find and Replace đóng lại.


7. Lưu văn bản. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.

Lưu ý
Hãy cẩn thận khi sử dụng chức năng Replace All vì có thể vô tình
thay thế những từ mà bạn không có ý định thay thế. Ví dụ, nếu thay
thế từ the bằng từ a và bạn nháy vào Replace All, bạn có thể vô
tình thay thế từ the bằng từ a vào mỗi lần từ này xuất hiện ở giữa
một từ khác. Ví dụ, lithe sẽ trở thành lia và weather sẽ trở thành
weaar.

Chèn ngày và giờ
Bạn có thể chèn ngày và giờ hiện thời vào văn bản. Thông tin về ngày
và giờ hiện có trong nhiều định dạng và có thể được chèn theo dạng
văn bản hoặc theo trường. Nếu ngày và giờ được chèn theo trường,
nó sẽ được tự động cập nhật khi mở, lưu hay in văn bản.
Trong bài tập này, bạn chèn ngày hiện thời vào văn bản dưới dạng
văn bản và dưới dạng trường.
1. Nháy Ctrl+Home để đưa điểm chèn về đầu văn bản. Nháy
Header and Footer trên bảng chọn View. Thanh công cụ Header
and Footer hiển thị.
2. Nháy nút Switch Between Header and Footer trên thanh
công cụ Header and Footer. Ô Footer ở cuối trang đầu tiên được
hiển thị.
3. Trên thanh công cụ Header and Footer, nháy Insert và nháy
Date and Time. Hộp thoại Date and Time xuất hiện, hiện ra các
định dạng ngày và giờ trong danh sách Available formats.
4. Nháy chọn dạng thứ ba (tháng được viết bằng chữ, tiếp đến là
ngày và năm), sau đó nháy OK. Ngày hiện thời đã được chèn và
hộp thoại đóng lại.


5. Nhấn phím Tab hai lần để di chuyển đến cạnh bên phải của
chân trang, gõ Last update on, sau đó nhấn phím cách.
6. Nháy Field trên bảng chọn Insert. Hộp thoại Field xuất hiện.
7. Nháy vào Date and Time trong danh sách Categories. Danh
sách Field names hiển thị các tùy chọn của Date and Time.

8. Trong danh sách Field names, nháy SaveDate và nháy OK.
Ngày và giờ mà văn bản được lưu sẽ được chèn vào phía bên


phải của chân trang. Mỗi khi văn bản được lưu, ngày sẽ được
cập nhật tự động.
9. Nháy Close trên thanh công cụ Header and Footer.

Chèn ký tự đặc biệt
Ký tự đặc biệt là những biểu tượng và ký tự không gõ được từ bàn
phím, ví dụ như một nét gạch dài (—), dấu ba chấm (...), biểu
tượng bản quyền (©), hoặc biểu tượng nhãn hiệu (™). Bạn có thể
chèn những ký tự đặc biệt này bằng cách sử dụng lệnh Symbol trên
bảng chọn Insert. Nhiều biểu tượng cũng có phím tắt được liệt kê
bên cạnh biểu tượng trong hộp thoại.
Trong bài tập này, bạn chèn biểu tượng bản quyền vào văn bản.
1. Nháy Ctrl+End để di chuyển điểm chèn đến cuối văn bản.
2. Nháy chuột để định điểm chèn giữa chữ t và Partners.
3. Nháy Symbol trên bảng chọn Insert. Hộp thoại Symbol xuất hiện.
4. Nháy trang Special Characters. Nội dung của trang Special
Characters xuất hiện.


5. Nháy Copyright, sau đó nháy nút Insert. Biểu tượng bản quyền
được chèn vào văn bản tại vị trí hiện thời của điểm chèn.
6. Nháy Close. Hộp thoại đóng lại. Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp.

Thêm chú thích
Ta có thể thêm các ghi chú giải thích, được gọi là comments vào
văn bản mà không làm thay đổi phần thân của văn bản.
Để chèn chú thích, bạn chọn vị trí hay nội dung văn bản cần chú
thích, sau đó nháy Comment trên bảng chọn Insert. Khi chèn chú
thích lần đầu tiên vào văn bản, Word tự động mở thanh công cụ
Reviewing nếu trước đó nó chưa được hiển thị. Gõ chú thích vào
vùng chú thích hoặc ngăn Reviewing Pane. Word chèn các dấu
ngoặc đơn màu xung quanh văn bản chú thích và hiển thị các chú
thích trong vùng chú thích ở bên lề phải văn bản hoặc trong
Reviewing Pane.
Bạn xem các chú thích trong các vùng chú thích. Nếu đưa con trỏ
chuột lên cùng chú thích, tên người tạo ra chú thích và ngày, giờ tạo
chú thích được hiển thị. Để chỉnh sửa hoặc xóa chú thích, hãy nháy
chuột phải vào văn bản chú thích và sau đó nháy vào Edit Comment
hoặc Delete Comment. Để xem lần lượt các chú thích, nháy vào các
nút Next Comment và Previous Comment trên thanh công
cụ Reviewing để di chuyển từ chú thích này đến chú thích khác. Để
trả lời cho một chú thích, nháy vùng chú thích hoặc văn bản được
chú thích và sau đó nháy vào nút New Comment và gõ trả lời của
mình vào vùng chú thích mới xuất hiện.
Nếu Word không thể hiển thị toàn bộ nội dung chú thích trong
vùng chú thích, nháy nút Reviewing Pane để xem toàn bộ chú
thích trong ngăn riêng. Để hiện hoặc ẩn các vùng chú thích (nếu
chúng gây phiền toái), trên bảng chọn Tools, nháy vào Options để
mở hộp thoại Options, nháy vào trang Track Changes và sau đó
chọn hoặc xóa Use balloons in Print and Web Layout.
Trong bài tập này, bạn thêm các chú thích vào văn bản, xem các
chú thích và sau đó hiệu chỉnh lại.
1. Nhấn Ctrl+Home. Điểm chèn được đặt tại đầu văn bản.


2. Trong câu đầu tiên của đoạn thứ hai, chọn phần văn bản
effectively integrate IT.
3. Nháy Comment trên bảng chọn Insert. Word hiển thị thanh
công cụ Reviewing, đặt các dấu ngoặc đơn màu xung quanh văn
bản được chọn và đặt điểm chèn ở trong vùng chú thích.

4. Trong vùng chú thích, gõ Có cách nào khác diễn đạt tốt hơn
không? Word sẽ thêm chú thích này vào vùng chú thích.
5. Đưa con trỏ chuột lên vùng chú thích hoặc trên văn bản trong
ngoặc đơn. Một ScreenTip xuất hiện với tên của người và ngày,
giờ chú thích.


6. Di chuyển con trỏ chuột ra khỏi văn bản trong ngoặc đơn hoặc
vùng chú thích. ScreenTip không xuất hiện nữa.
7. Nháy nút Reviewing Pane trên thanh công cụ Reviewing.
Ngăn Reviewing mở ra ở cuối màn hình.
8. Chọn cụm từ A combination of essential conditions create trong
câu đầu tiên của đoạn thứ ba và sau đó nháy nút New Comment
trên thanh công cụ Reviewing. Các dấu ngoặc đơn màu được
đặt xung quanh văn bản được chọn, điểm chèn xuất hiện trong
bóng vùng chú thích và một dòng chú thích mới xuất hiện với
tên của người duyệt, ngày và giờ của chú thích xuất hiện trong
ngăn Reviewing.

9. Gõ Câu này sai ngữ pháp tiếng Anh! Văn bản vừa gõ xuất
hiện đồng thời trong vùng chú thích và trong ngăn Reviewing.
10. Nháy nút Reviewing Pane trên thanh công cụ Reviewing để
đóng ngăn Reviewing.
11. Nháy vào chú thích thứ nhất để lựa chọn chú thích này, sau đó
nháy vào nút Reject Change/Delete Comment trên thanh
công cụ Reviewing. Chú thích bị xóa và các ngoặc đơn bị loại
bỏ khỏi văn bản.
12. Lưu văn bản và đóng văn bản.


Trong bài học này, bạn đã học cách sử dụng một số công cụ soạn
thảo và kiểm tra của Word, chẳng hạn như cách kiểm tra chính tả
và ngữ pháp trong một văn bản, tìm và thay thế văn bản, chèn
ngày, giờ và các ký tự đặc biệt.

1. Làm thế nào để định dạng ngày khi chèn ngày hiện thời vào
một văn bản?
2. Khi tìm kiếm một chuỗi ký tự trong văn bản, làm thế nào để
tìm một từ có phát âm giống như từ đang tìm kiếm?
3. Nếu thường sử dụng một từ bị xem là mắc lỗi chính tả, lệnh
nào trên bảng chọn tắt cho phép nhập từ này vào từ điển
thông dụng?
4. Trong một văn bản, đường gạch dưới lượn sóng màu đỏ và
màu xanh biểu thị điều gì?
5. Làm thế nào để thay thế một chuỗi ký tự trong toàn bộ văn
bản mà không cần phải xác nhận cho mỗi lần thay?
6. Sử dụng hộp thoại Find and Replace như thế nào để hiển thị
một trang cụ thể trong văn bản hiện thời?
7. Nêu cách chèn biểu tượng nhãn hiệu ™ vào văn bản?

Thực hành
Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Mở văn bản Ruffles Article 06
trong thư mục Lesson06 có đường dẫn PiLWord Practice. Kiểm tra
chính tả và ngữ pháp và chỉnh sửa bất cứ sai sót nào. Hãy tự quyết
định sai sót nào có thể bỏ qua và sai sót nào cần sửa đổi. Sau đó tìm
kiếm từ material và thay thế tất cả các từ material bằng từ fabric.
Bài tập 2: Ở câu cuối cùng của đoạn thứ hai kết thúc với cụm từ
purchasing your fabric, thêm văn bản sau: Then when you place
an order, you’ll be sure to purchase the correct amount. Chọn
câu vừa thêm vào và chèn chú thích có nội dung là Tôi đã thêm
vào câu này để làm rõ thêm. Tìm bất cứ trường hợp nào có hai
dấu cách liền nhau sau một dấu chấm và thay thế bằng một dấu
chấm và một dấu cách. Lưu văn bản.

Đồ họa trong văn bản
Chèn ảnh từ các tập tin.
Chèn ảnh từ Microsoft Clip Gallery.
Chỉnh sửa kích cỡ và vị trí của ảnh.

Văn bản chỉ chứa thông tin dạng ký tự có thể cung cấp khối lượng
thông tin lớn, tuy nhiên, về mặt trực quan chúng chưa hấp dẫn. Với
Word bạn dễ dàng chèn ảnh và các đồ họa khác vào văn bản. Ảnh
là bất kỳ ảnh đồ họa nào được tạo bằng một chương trình khác,
được chụp từ máy quét hoặc máy ảnh/quay phim kỹ thuật số hoặc
được tải xuống từ web. Ảnh bao gồm bức vẽ, bức ảnh và tất cả các
ảnh có sẵn trong Microsoft Clip Gallery.

Chèn ảnh từ tập tin
Có rất nhiều chương trình để tạo và chỉnh sửa ảnh trên máy tính,
điển hình là Microsoft Paint, Adobe Photoshop, Adobe Illustrator,
Paint Shop Pro, ... Những chương trình này cho phép tạo, chỉnh sửa
và lưu ảnh. Ta cũng có thể dùng máy quét hoặc máy ảnh/quay phim
kỹ thuật số để quét hoặc chụp ảnh và sau đó lưu vào máy tính.
Ngoài ra, có hàng triệu tệp ảnh có thể tải xuống từ web.
Nếu có sẵn các tệp ảnh trên đĩa cứng, đĩa mềm hoặc đĩa CD-ROM,
bạn có thể dễ dàng chèn ảnh vào văn bản Word. Ảnh được chèn ở
vị trí điểm chèn. Để làm việc với ảnh cần hiển thị văn bản trong
chế độ Print Layout hoặc Web Layout. Trong chế độ Normal ảnh
sẽ không được hiển thị.
Trong bài tập này, bạn chèn ảnh vào một văn bản Word từ một tệp
có trên đĩa cứng.
1. Mở văn bản Le_khai_truong 07 trong thư mục Lesson07 (có
đường dẫn PiLWord Practice).
2. Nháy vào dòng trắng ở trên dòng Bay cao, bay cao và bay xa.

Đồ họa trong văn bản 105

3. Nháy Picture trên bảng chọn Insert và nháy From File. Hộp
thoại Insert Picture xuất hiện.
4. Chọn thư mục Lesson07 (có đường dẫn PiLWord Practice)
trong ô Look in. Các tệp ảnh trong thư mục xuất hiện trong hộp
thoại Insert Picture.
5. Chọn Balloon và nháy Insert. Ảnh được chèn tại vị trí của
điểm chèn.

6. Lưu văn bản với tên Le_khai_truong 07 Da_sua. Giữ tập tin
này mở cho bài tập tiếp theo.


Chèn ảnh từ Clip Gallery
Microsoft Office cung cấp hàng trăm ảnh tạo sẵn từ Clip Gallery
của Microsoft. Clip Gallery gồm các ảnh thuộc nhiều thể loại, từ
phong cảnh cho tới bản đồ, tòa nhà, con người, ... Tùy theo cách cài
đặt Word, có khoảng vài trăm ảnh có thể được cài đặt vào ổ đĩa
cứng. Hãy sử dụng các ảnh này để tăng thêm sự hấp dẫn trực quan
của văn bản hoặc để minh họa các điểm chính trong văn bản.
Rất nhiều ảnh trong Clip Gallery được lưu trữ theo dạng WMF
(Windows Metafile), nghĩa là bạn có thể tách nhóm hình ảnh. Khi
tách nhóm một ảnh, mỗi phần của ảnh sẽ được xem là một đối
tượng vẽ riêng biệt và có thể chỉnh sửa chúng một cách độc lập.
Trong bài tập này, bạn xem trước các ảnh của Clip Gallery, sau đó
chèn một ảnh vào văn bản.
1. Nhấn Ctrl+Home để đặt điểm chèn tại đầu văn bản.
2. Nháy Picture trên bảng chọn Insert và nháy chọn Clip Art.
Ngăn Insert Clip Art xuất hiện

3. Nháy mũi tên trong ô Results và chỉ đánh dấu chọn Clip Art.


4. Gõ fireworks trong ô Search và nháy nút Search. Ngăn tác vụ
Insert ClipArt hiển thị một số ảnh ở dạng nhỏ phù hợp với từ
khóa tìm kiếm.
5. Đưa con trỏ chuột lên ảnh pháo hoa và nháy mũi tên bên phải
vừa xuất hiện. Một bảng chọn xuất hiện.
6. Nháy Insert trên bảng chọn.
7. Nháy nút Close ở góc trên bên phải của ngăn Insert ClipArt. Ảnh
được chèn vào góc phía trên bên trái của văn bản.

Chỉnh sửa kích thước ảnh
Sau khi chèn ảnh vào văn bản Word, ta có thể dễ dàng tăng hoặc
giảm kích cỡ của ảnh.
Bắt đầu bằng cách chọn ảnh bằng cách nháy chuột trên nó. Sau khi
được chọn, tám nút điều khiển kích cỡ được hiển thị (là các hộp
nhỏ màu trắng hoặc màu đen) xung quanh đường viền ảnh.
Bạn có thể kéo ô điều khiển kích cỡ bên trái hoặc bên phải để thay
đổi độ rộng ngang của ảnh, kéo ô điều khiển trên cùng hoặc dưới
cùng để thay đổi chiều cao đứng của ảnh, hoặc ô điều khiển ở góc
để đồng thời thay đổi độ rộng và chiều cao. Ngoài ra có thể sử
dụng hộp thoại Format Picture để đặt kích cỡ chính xác cho ảnh.
Trên hộp thoại Format Picture, nháy trang Size và cho kích thước
trong các ô Height và Width.


Thông thường, khi chèn ảnh, ngầm định văn bản sẽ bao xung
quanh ảnh. Ta có thể thay đổi dạng bao của văn bản bằng cách sử
dụng thanh công cụ Picture hoặc thanh công cụ Drawing. Thanh
công cụ Picture xuất hiện bất cứ khi nào ta chọn một ảnh.

Để thay đổi dạng bao của văn bản, nháy vào nút Text Wrapping
trên thanh công cụ Picture và lựa chọn dạng bao văn bản thích hợp

Những dạng bao của văn bản sau đây có sẵn trên thanh công cụ
Drawing hoặc Picture:
Dạng bao Nút Tác dụng
In Line With Text Đặt đối tượng tại điểm chèn cùng dòng
với văn bản trong văn bản (như là một
ký tự).
Square Văn bản bao xung quanh tất cả bốn
đường viền của ảnh.
Tight Văn bản bao xung quanh ảnh, thông
thường là trong các đường viền của
ảnh.
Behind Text Văn bản được hiển thị trên nền ảnh.

In Front of Text Ảnh được hiển thị trên nền văn bản.

Top and Bottom Văn bản nằm trên và dưới ảnh, nhưng
không xuất hiện bên trái và bên phải
của ảnh.
Through Văn bản bao quanh ảnh tương tự như
Tight, nhưng văn bản sẽ có ở bất kỳ
khu vực mở nào của ảnh.


Edit Wrap Points Cho phép điều chỉnh các điểm góc cụ
thể.

Lưu ý
Hình mờ là những hình ảnh hoặc văn bản xuất hiện bị mờ trên nền
của văn bản in. Bạn có thể sử dụng một ảnh như logo của công ty
dưới dạng một hình mờ hoặc có thể sử dụng các từ như Mật, hoặc
Bản thảo dưới dạng một hình mờ.
Trong bài tập này, bạn thu hẹp kích cỡ của ảnh đã được chèn vào
văn bản bằng cách sử dụng các nút điều khiển kích cỡ, sau đó bạn
thay đổi dạng bao bọc văn bản cho hình ảnh này.
1. Nháy chọn hình pháo hoa ở góc phía trên bên trái của văn bản.
Tám nút điều khiển kích cỡ xuất hiện xung quanh đường viền
của ảnh.
2. Đặt vị trí của con trỏ chuột ở trên nút điều khiển phía dưới bên
phải cho đến khi con trỏ chuột trở thành hình mũi tên chéo hai
đầu, sau đó kéo thả chuột lên trên hoặc sang trái cho đến khi cỡ
của ảnh pháo hoa bằng một nửa kích cỡ gốc, như minh họa
trong hình dưới.


3. Nháy nút Text Wrapping trên thanh công cụ Picture. Một
bảng chọn xuất hiện.

4. Nháy nút In Front of Text . Văn bản trở lại đầu văn bản và
hình pháo hoa vẫn ở vị trí cũ.
5. Nháy vào vị trí ngoài ảnh để bỏ chọn ảnh. Phần trên cùng văn
bản gần giống với hình minh họa sau.

6. Nháy nút Print Preview trên thanh công cụ chuẩn. Văn bản
xuất hiện trong cửa sổ Print Preview cho thấy hình thức hiển thị
của văn bản khi in.
7. Nháy nút trên thanh công cụ Print Preview. Văn bản trở
lại chế độ Print Layout.
8. Lưu văn bản và tập tin này mở cho bài tập tiếp.

Điều chỉnh vị trí ảnh
Nếu ảnh được chèn vào vị trí không thích hợp trong văn bản, thay
vì xóa ảnh và chèn lại, ta có thể tiết kiệm thời gian và chỉ cần kéo
hình ảnh đến các vị trí mới. Bạn cũng có thể gắn ảnh vào một vị trí
nào đó trên văn bản để khi vị trí bị chuyển đổi, hình ảnh cũng tự
động dịch chuyển theo.


Để di chuyển với các khoảng cách nhỏ ta có thể sử dụng các phím
mũi tên. Nếu muốn di chuyển theo chiều ngang hoặc dọc, chỉ cần
nhấn phím Shift khi kéo thả ảnh.
Để đặt vị trí của ảnh trong tương quan với trang, đoạn,... chọn ảnh
cần đặt lại vị trí và nháy Picture trên bảng chọn Format. Trong hộp
thoại Format, nháy trang Layout và nháy nút Advanced. Trong hộp
thoại Advanced Layout, nháy vào tab Picture Position và chọn các
tùy chọn thích hợp.
Lưu ý rằng có thể sử dụng phương pháp này để đặt vị trí của các
đối tượng khác bao gồm cả WordArt và AutoShapes.

Trong bài học này, bạn đã học cách chèn và đặt lại cỡ cho hình ảnh
từ tập tin hoặc từ Clip Gallery.

1. Hãy nêu hai cách có thể sử dụng để đặt lại kích thước cho
ảnh.
2. Từ hộp thoại Insert Clip Art, bạn có thể sử dụng hai lệnh
nào để chèn ảnh?
3. Khi chọn một ảnh, các nút nhỏ xuất hiện xung quanh đường
viền. Những nút này được dùng để làm gì?
4. Cần sử dụng lệnh bảng chọn nào để chèn một ảnh hiện có
trong một tập tin khác?
5. Bạn sử dụng lệnh nào để chèn một ảnh từ Clip Gallery?

Thực hành
Bài tập 1: Mở một văn bản trống mới và tạo một thư mời. Sử dụng
Clip Gallery để thêm vào một hình ảnh và đặt hình ảnh đó dưới thư
mời.

Tạo và làm việc với bảng
Tạo bảng.
Di chuyển và lựa chọn các ô trong bảng.
Gộp ô trong bảng.
Chèn và xóa các cột và hàng.

Bảng là một công cụ hữu ích để lập nhóm, tổ chức và định dạng
các dữ liệu giống nhau. Bạn xem và sử dụng bảng thường xuyên
trong công việc hàng ngày. Ví dụ, một lịch biểu là một văn bản
dạng bảng, có chứa các đầu mục ở hàng trên cùng về các tên ngày
trong tuần. Mỗi hàng tiếp theo chỉ các ngày trong một tuần. Hóa
đơn cũng là một dẫn chứng khác về văn bản dạng bảng thường
được sử dụng.
Bố trí các thông tin, dữ liệu dưới dạng bảng tức là sắp xếp chúng
dưới dạng các hàng và cột. Nơi cắt nhau của một hàng và cột được
gọi là một ô. Ngoài phần văn bản ta còn có thể đưa các đối tượng
khác, chẳng hạn hình vẽ vào mỗi ô. Việc soạn thảo cũng như định
dạng nội dung trong mỗi ô được thực hiện y hệt như trên một trang
bình thường.
Bảng gồm các ô được sắp xếp đồng thời theo các hàng và các cột.
Cuối mỗi ô và mỗi hàng có các dấu kết thúc ô và dấu kết thúc hàng.
Chúng là các ký tự ẩn , bình thường ta không nhìn thấy chúng
trên màn hình trừ khi nháy nút để hiển thị các ký tự ẩn. Cũng
như các dấu ngắt đoạn, chúng lưu các thông tin định dạng của mỗi
ô và mỗi hàng. Các thao tác thực hiện trên bảng rất phụ thuộc vào
việc các ký tự này có được chọn hay không. Tùy theo chúng có
được chọn hay không mà các lệnh trong bảng chọn Table (Bảng)
cũng được cho khác nhau. Hình dưới đây minh họa các thành phần
cơ bản của bảng.

Word cho phép tạo bảng theo bốn cách:

Tạo và làm việc với bảng 113

Sử dụng con trỏ chuột để vẽ các hàng, cột và ô theo ý muốn.
Nháy nút Insert Table trên thanh công cụ chuẩn để quy định
số cột và hàng muốn tạo trong bảng.
Sử dụng hộp thoại Insert Table để quy định số cột và số hàng
trong bảng, cùng với những định dạng khác của bảng.
Chuyển đổi nội dung văn bản đã có thành một bảng.
Sau khi tạo một bảng, có thể tiếp tục chỉnh sửa cấu trúc của bảng
bằng cách kết hợp các ô, chèn và xóa các cột hoặc hàng, đặt lại
kích cỡ của hàng và cột, hoặc áp dụng định dạng cho toàn bộ bảng
hay các hàng, cột hoặc ô được lựa chọn.

Tạo bảng
Một trong các cách để tạo bảng là vẽ bảng tự do. Khi nháy vào nút
Tables and Borders trên thanh công cụ chuẩn, thanh công cụ
Tables and Borders xuất hiện và con trỏ chuột chuyển thành hình
bút chì . Sau đó, có thể kéo thả chuột để vẽ đường viền cho các
ô, hàng và cột - giống như đang vẽ bảng trên một tờ giấy.
Đầu tiên vẽ đường khung ngoài của bảng, sau đó tiếp tục vẽ các
đường kẻ ngang phân chia hàng, đường kẻ dọc phân chia cột. Kết
thúc việc vẽ bằng cách nháy lại nút . Hình dưới minh họa các
bước vẽ bảng tự do.

Cách nhanh nhất để tạo bảng là sử dụng nút Insert Table . Sau đó
chọn số hàng và số cột của bảng.


Mặc dù phương pháp này nhanh nhưng không cho phép thiết lập
trước bất kỳ định dạng nào - ví dụ như độ rộng của các cột. Nếu
muốn quy định độ rộng của cột hoặc những định dạng khác của
bảng, ta cần sử dụng hộp thoại Insert Table bằng cách chọn Insert
trên bảng chọn Table.
Mỗi ô của bảng chứa một dấu cuối ô và mỗi hàng chứa một dấu
cuối hàng (đều có dạng ). Các đấu này chứa mọi thông tin định
dạng của ô và của hàng tương ứng. Để xem những dấu kết thúc này
trong bảng, trên thanh công cụ chuẩn, hãy nháy vào nút Show/Hide
¶. Những dấu kết thúc này chỉ xuất hiện trên màn hình, chứ không
xuất hiện trên trang in.
Trong bài tập này, bạn tạo các bảng bằng cách sử dụng nút Insert
Table , nút Tables and Borders và hộp thoại Insert Table.
1. Nháy nút New Blank Document trên thanh công cụ chuẩn để
mở văn bản mới.
2. Nháy nút Insert Table trên thanh công cụ chuẩn. Bảng chọn
Insert Table xuất hiện.

3. Chỉ đến ô ở cột thứ ba của hàng thứ ba, sau đó nháy chuột vào ô
đó. Một bảng trống với ba cột và ba hàng xuất hiện trong cửa sổ
văn bản.
4. Nhấn phím mũi tên xuống ba lần cho đến khi điểm chèn không
còn nằm trong bảng, sau đó nhấn Enter. Một dòng trắng được
chèn sau bảng.
5. Nháy nút Tables and Borders trên thanh công cụ chuẩn. Con
trỏ chuột chuyển thành hình bút chì và thanh công cụ Tables
and Borders xuất hiện.


6. Dưới bảng vừa tạo, đưa con trỏ hình bút chì tới lề trang bên trái
và kéo thả xuống sang phải cho đến khi tạo được một hình chữ
nhật rộng khoảng 2,5 inch và cao 3,5 inch. Đường viền bên
ngoài của bảng được tạo.
7. Đặt con trỏ hình bút chì dọc đường viền bên trái của bảng, cách
đường viền trên cùng của bảng khoảng 0,5 inch.
8. Kéo thả chuột theo hướng thẳng ngang qua đường viền bên phải
của bảng, sau đó thả nút chuột. Hàng đầu tiên của bảng đã được
tạo.
9. Lặp lại các bước 7 và 8 để tạo thêm hai dòng ngang nữa dưới
dòng kẻ vừa tạo, giãn cách giữa các dòng là 0,5 inch, như minh
họa ở hình dưới.

10. Đặt vị trí con trỏ trên dòng kẻ đáy của hàng đầu tiên, cách
đường viền bên trái của bảng khoảng 0,1 inch và kéo thả thẳng
xuống dưới đến đường viền dưới cùng của bảng. Cột đầu tiên
đã được tạo, nhưng không bao gồm hàng đầu tiên.


11. Đặt vị trí con trỏ trên dòng kẻ của hàng đầu tiên, cách đường kẻ
dọc vừa tạo khoảng 1 inch về bên phải, sau đó kéo thả thẳng
xuống đến khi bút chì chạm đáy của hàng thứ hai.
12. Nháy nút Distribute Rows Evenly trên thanh công cụ Tables
and Borders. Các hàng trong bảng đã được giãn cách đều nhau.

13. Nháy nút Draw Table trên thanh công cụ Tables and
Borders và nháy nút Tables and Borders trên thanh công cụ
chuẩn. Con trỏ chuyển thành điểm chèn và thanh công cụ
Tables and Borders không còn xuất hiện.
14. Nhấn Ctrl+End, sau đó nhấn Enter. Điểm chèn di chuyển đến
cuối văn bản và một dòng trắng được chèn sau bảng.
15. Nháy lệnh Insert trên bảng chọn Table và nháy Table. Hộp
thoại Insert Table xuất hiện.


16. Gõ 3 trong ô Number of columns, nhấn Tab và gõ 4 trong ô
Number of rows. Nháy OK. Hộp thoại Insert Table đóng lại và
bảng được chèn vào văn bản.
17. Lưu tập tin với tên Tao_bang 09. Giữ tập tin này để mở cho bài
tập tiếp.

Di chuyển và chọn trong bảng
Có nhiều cách để di chuyển trong một bảng, ví dụ như nhấn các
phím mũi tên, nháy chuột hoặc nhấn phím Tab.
Nếu sử dụng chuột, bạn có thể nháy vào ô tùy ý đặt điểm chèn
trong ô này. Nếu sử dụng bàn phím, bạn có thể sử dụng một số tổ
hợp phím để di chuyển và đặt điểm chèn trong bảng.
Bảng sau đây giải thích cách sử dụng các phím:
Sử dụng phím Để di chuyển

Tab Đến ô tiếp theo hoặc thêm vào một
hàng mới nếu điểm chèn nằm ở ô
phía dưới bên phải của bảng. Nháy
phím Tab để chọn dữ liệu của ô tiếp
theo.

Shift+Tab Đến ô trước đó.

Phím mũi tên lên Đến hàng trước đó.

Phím mũi tên xuống Đến hàng tiếp theo.

Phím mũi tên trái Đến ký tự trước đó.

Phím mũi tên phải Đến ký tự tiếp theo.

Alt+Home Đến ô đầu tiên trong hàng.

Alt+End Đến ô cuối cùng trong hàng.

Alt+Page Up Đến ô đầu tiên trong cột.

Alt+Page Down Đến ô cuối cùng trong cột.

Để định dạng một ô, cột hoặc hàng nào đó, ví dụ như thay đổi
phông chữ trong các ô, cần chọn phần của văn bản muốn thay đổi


định dạng. Bạn có thể thực hiện những lựa chọn sau đây bằng cách
sử dụng bàn phím hoặc chuột.
Để chọn Thực hiện

Toàn bộ bảng Nhấn Alt+5 (sử dụng vùng phím số và
phím Num Lock tắt) hoặc nháy chuột vào
ô điều khiển di chuyển bảng .

Các ô liên tiếp Nhấn Shift+phím mũi tên hoặc kéo thả
con trỏ chuột qua các ô.

Một hàng Nháy vào vùng chọn ở bên trái của hàng.

Một cột Nháy chuột vào đỉnh của cột khi mũi tên
chỉ xuống xuất hiện.

Nhiều hàng Nháy chuột vào thanh chọn ở bên trái
của hàng đầu tiên, sau đó kéo thả chuột
lên hoặc xuống.

Nhiều cột Nháy chuột vào đỉnh của cột đầu tiên khi
mũi tên chỉ xuống xuất hiện, sau đó kéo
thả chuột sang phải hoặc sang trái.

Một ô Nháy vào góc phía dưới bên trái của ô
khi con trỏ chọn ô (mũi tên nghiêng) xuất
hiện.

Hình minh họa sau đây cho thấy cần nháy vào vị trí nào để chọn
toàn bộ bảng, các hàng, các cột hoặc một ô.

Ô điều khiển di chuyển bảng là một hình vuông có các mũi tên
chéo nhau, nằm ở ngay ngoài góc phía trên bên trái của bảng. Có
thể nháy vào ô điều khiển này để chọn toàn bộ bảng hoặc kéo ô
điều khiển để di chuyển bảng.


Trong bài tập này, bạn chèn văn bản vào một bảng và thực hành di
chuyển trong bảng. Sau đó, chọn các vùng trong bảng và định dạng
văn bản trong các ô.
1. Nháy vào ô phía trên bên trái của bảng thứ ba đã tạo trong bài
tập trước. Đây là bảng có ba cột và bốn hàng.
2. Gõ Mã vùng và nhấn phím Tab. Văn bản được nhập vào ô và
điểm chèn di chuyển sang ô tiếp theo của hàng.
3. Gõ Tỉnh và nhấn phím Tab.
4. Gõ Mức cước và nhấn phím mũi tên xuống, sau đó nhấn giữ
phím Shift khi nhấn phím Tab hai lần. Điểm chèn di chuyển đến
ô cuối cùng của hàng thứ hai và sau đó di chuyển trở lại ô đầu
tiên của hàng đó.
5. Nhập những thông tin như trong bảng sau đây, nhấn phím Tab
sau mỗi lần nhập để di chuyển từ ô này sang ô khác.

6. Nháy vào vùng chọn ở bên trái của hàng đầu tiên trong bảng.
Hàng đầu tiên của bảng đã được chọn.
7. Nháy nút Bold trên thanh công cụ định dạng. Văn bản trong
hàng đầu tiên được định dạng đậm.
8. Lưu và đóng văn bản.

Gộp các ô trong bảng
Sau khi tạo một bảng, bạn có thể thấy rằng một số dữ liệu trong bảng
không trong hàng và cột như mong muốn. Ví dụ như bảng sau đây:


Lớp 10A Điểm
tổng kết năm học

Sinh
Văn Toán Trung bình
học

KT Thi KT Thi KT Thi KT Cả năm
Nguyễn Văn Bình 7 7 6 7 7 5 6.75 6.75
Trần Thị Lan 9 7 7 8 6 7 7.25 7.14
Mai Kim Châu 9 8 7 8 7 7 7.75 7.86
Hoàng Chính 7 6 6 8 5 9 6.25 6.81
Phạm Thu Nga 6 5 6 6 7 5 6.25 6.03

Hàng tiêu đề sẽ dễ dọc và dễ định dạng hơn nếu tiêu đề được chứa
trong một ô dài qua hết độ rộng của bảng, thay vì được chia trong
các ô nhỏ hơn của hàng như minh họa trên bảng dưới đây:

Điểm tổng kết năm học
Lớp 10A Văn Toán Sinh học Trung bình

KT Thi KT Thi KT Thi KT Cả năm
Nguyễn Văn Bình 7 7 6 7 7 5 6.75 6.75
Trần Thị Lan 9 7 7 8 6 7 7.25 7.14
Mai Kim Châu 9 8 7 8 7 7 7.75 7.86
Hoàng Chính 7 6 6 8 5 9 6.25 6.81
Phạm Thu Nga 6 5 6 6 7 5 6.25 6.03

Bạn có thể gộp ô để định dạng bảng chuyên nghiệp hơn. Gộp ô là
một quá trình kết hợp nhiều ô thành một ô lớn hơn. Ta có thể kết
hợp nhiều ô trong một hàng hoặc nhiều ô trong một cột để tạo
thành một ô. Cũng có thể chọn nhiều ô trong nhiều cột và gộp
chúng thành một ô. Để gộp ô, chọn các ô muốn gộp, sau đó nháy
Merge Cells trên bảng chọn Table.
Trong bài tập này, bạn kết hợp các ô để tạo đầu mục của bảng.


1. Mở tệp văn bản Dieu_tra Luong 09 trong thư mục Lesson09 (có
2. Nháy vùng chọn ở bên trái của hàng đầu tiên trong bảng. Hàng
đầu tiên của bảng được chọn (bạn có thể biết khi nào con trỏ ở
trong vùng chọn vì nó chuyển thành hình mũi tên chỉ sang phải).
3. Nháy Merge Cells trên bảng chọn Table. Hàng đầu tiên không
còn được chia theo tám ô. Văn bản trong ô đầu tiên được trải ở
toàn bộ hàng và chiều cao của hàng ngắn lại.
4. Cuốn xuống hàng chứa tiêu đề Năm Kinh nghiệm và chọn toàn
bộ hàng.
5. Nháy Merge Cells trên bảng chọn Table. Hàng này không còn
được chia theo tám ô. Văn bản trong hàng được trải ở toàn bộ
hàng và chiều cao của hàng ngắn lại.
6. Chọn hàng tiếp theo (chứa nội dung Trong lĩnh vực quan hệ
công chúng) và nháy Merge Cells trên bảng chọn Table. Các ô
được chọn được gộp thành một ô.
7. Chọn hai hàng vừa gộp – Năm Kinh nghiệm và (Trong lĩnh vực
quan hệ công chúng) – và nháy Merge Cells trên bảng chọn
Table. Hai hàng được hợp nhất thành một hàng.

8. Nháy nút Show/Hide ¶ trên thanh công cụ chuẩn. Các dấu định
dạng xuất hiện trên toàn bộ bảng.
9. Xóa dấu ngắt đoạn ¶ ở cuối văn bản Năm Kinh nghiệm và nhấn
phím cách. Dòng (Trong lĩnh vực quan hệ công chúng) di
chuyển dọc theo dòng Năm Kinh nghiệm và một dấu cách được
chèn giữa văn bản. Dòng được hợp nhất vẫn là một dòng trống.
10. Nháy nút Show/Hide ¶ trên thanh công cụ chuẩn. Các dấu định
dạng không xuất hiện nữa.
11. Lưu văn bản với tên Dieu_tra Luong 09 Dasua. Giữ tập tin mở
cho bài tập tiếp.


Lưu ý
Có thể gộp các ô bằng cách chọn một hàng hoặc cột, nháy chuột
phải và nháy Merge Cells trên bảng chọn tắt, hoặc nháy nút Merge
Cells trên thanh công cụ Tables and Borders (nháy Toolbars trên
bảng chọn View và chọn nháy chọn Tables and Borders để hiển thị
thanh công cụ Tables and Borders).
Ngược lại, cũng có thể tách một ô thành nhiều ô. Khi tách một ô,
bạn chia ô thành nhiều hàng và nhiều cột. Hãy chọn các ô cần tách
và nháy Split Cells trên bảng chọn Table. Trong hộp thoại Split
Cells, chọn số cột hoặc số hàng mà bạn muốn chèn vào ô.

Chèn và xóa các cột và hàng
Sau khi đã tạo một bảng, nhiều trường hợp cần thêm các cột và
hàng mới hoặc xóa những cột và hàng không cần thiết.
Để chèn các cột và hàng vào một bảng, đặt vị trí của điểm chèn ở
trong ô phía trên hoặc dưới của hàng hay cột cần chèn thêm. Sau
đó nháy Insert trong bảng chọn Table và nháy chọn một trong các
tùy chọn, tùy thuộc vào muốn chèn cột hay hàng và vị trí cột hoặc
hàng sẽ được chèn vào. Nếu chọn nhiều hàng hoặc nhiều cột, số
hàng hoặc số cột được chèn thêm sẽ bằng số hàng hoặc số cột
được chọn.
Ví dụ, nếu chọn Columns to the Left, Word sẽ chèn cột vào bên trái
cột có điểm chèn. Nếu lựa chọn Rows Above, hàng sẽ được chèn
trên hàng chứa điểm chèn.
Để xóa các cột hoặc hàng trong một bảng, chọn cột hoặc hàng cần
xóa. Sau đó nháy Delete trong bảng chọn Table và nháy Columns
hoặc Rows.

Lưu ý
Sau khi chọn hàng hay cột, bạn không thể đơn giản nhấn phím
Delete để xóa các hàng đó. Nhấn phím Delete chỉ xóa nội dung
trong các ô.


Trong bài tập này, bạn sẽ thêm vào một hàng trong bảng và xóa
một hàng không cần thiết.
1. Cuốn đến phần trên cùng của bảng, nháy vào ô chứa văn bản
Mới vào, dưới tiêu đề Mức Công việc.
2. Trên bảng chọn Table, trỏ vào Insert và nháy Rows Above. Một
hàng mới được chèn vào bảng trên hàng có ô chứa điểm chèn.
3. Gõ các nội dung sau đây vào các ô của hàng mới được chèn,
nhấn phím Tab sau mỗi lần nhập.
Tập sự
15
15,000
8,000
12,000
15,500
18,000
21,000
4. Chọn hàng trống ở trên hàng có tiêu đề Mức Công việc.
5. Trên bảng chọn Table, trỏ vào Delete và nháy Rows. Hàng
trống bị xóa.
6. Tiếp tục lựa chọn và xóa tất cả các hàng trống ở trong bảng.
Bảng vừa được chỉnh sửa sẽ giống như hình minh họa sau đây:


7. Lưu văn bản.

Lưu ý
Có thể lựa chọn và xóa nhiều cột hoặc nhiều hàng liền kề với nhau.
Tuy nhiên, mặc dù có thể lựa chọn nhiều hàng và cột không liền kề
với nhau, nhưng không thể xóa các hàng và cột không liền kề nhau
cùng một lúc.

Trong bài học này, bạn đã học cách tạo bảng, chỉnh sửa và định
dạng bảng trong Word. Bạn đã biết cách chèn, kết hợp và xóa các
ô, cột và hàng.


1. Làm thế nào để lựa chọn toàn bộ bảng mà không cần phải
kéo thả trên bảng?
2. Nêu cách xóa một cột của bảng.
3. Số hàng và số cột tối đa có thể tạo được bằng cách sử dụng
nút Insert Table là bao nhiêu?
4. Nêu ba cách để chèn một bảng vào văn bản.
5. Có thể sử dụng những tổ hợp phím tắt nào để di chuyển
điểm chèn đến ô đầu tiên trong bảng?

Thực hành
Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Tạo một văn bản trống mới
và tạo một bảng có bốn hàng và ba cột. Điều chỉnh cỡ của bảng với
chiều rộng xấp xỉ 4 inch và chiều cao 3 inch, sau đó phân bố đều
các hàng và các cột. Xóa cột cuối cùng.
Bài tập 2: Kết hợp các ô ở hàng đầu tiên của bảng mà bạn đã tạo
trong Bài tập 1, hãy nhập tiêu đề là Khách hàng theo Lĩnh vực,
sau đó thu hẹp hàng đầu tiên xuống còn 0,75 inch. Lưu bảng theo
tên Table Practice 09 vào thư mục Lesson09.
Bài tập 3: Tạo một văn bản trống mới và sử dụng hộp thoại Insert
Table để tạo một bảng có 6 cột và 10 hàng. Nháy vào nút
AutoFormat trên hộp thoại Insert Table. Từ hộp thoại Table
AutoFormat, chọn tùy chọn kiểu bảng Table Colorful 1. Lưu văn
bản với tên More Table Practice 09 vào thư mục Lesson09.

Word và web
Gửi một văn bản dưới dạng tập tin đính kèm thư điện tử.
Xem một văn bản trong Web Page Preview.
Lưu một văn bản Word dưới dạng một trang web.

Trong nhiều năm qua, Word đã, đang và sẽ là công cụ phần mềm
phổ biến nhất để tạo văn bản. Tuy nhiên, trong những năm gần đây,
một dạng văn bản mới đang ngày càng được nhiều người ưa
chuộng và sử dụng. Internet tiếp tục được phổ biến rộng rãi nên các
văn bản có thể được xem trên web ngày càng tăng. Ở đây thuật ngữ
web được sử dụng để mô tả công nghệ chuyển tải văn bản, đồ họa,
âm thanh và thậm chí video trên Internet. Mặc dù các thông tin đa
phương tiện đang được sử dụng rộng rãi trên các trang web nhưng
hầu hết các văn bản web vẫn chủ yếu bao gồm văn bản và đồ họa.
Do đó, sẽ rất hữu ích nếu có thể sử dụng Microsoft Word để tạo các
văn bản web. Trong các phiên bản trước đây của Word, bạn đã có
thể chuyển đổi văn bản Word sang văn bản web, gọi là trang web.
Văn bản web sử dụng hệ thống mã hóa gọi là HTML (Ngôn ngữ
đánh dấu siêu văn bản) để định dạng văn bản và đồ họa trên màn
hình. Hệ thống mã hóa để định dạng văn bản và đồ họa trong Word
để hiển thị và in văn bản phức tạp hơn nhiều. Do đó, với những
phiên bản trước của Word văn bản phải chuyển đổi sang định dạng
HTML rút gọn hơn nhiều. Các trang web được lưu từ văn bản
Word thường không giống với văn bản gốc.
Phiên bản Word XP hiện nay đã có thể chuyển đổi văn bản Word
thành trang web với rất ít hoặc không hề mất định dạng ban đầu.
Thậm chí bạn có thể gửi các văn bản Word như thư điện tử - mà
không cần phải thoát ra khỏi Word.
Bài học sẽ giới thiệu cách sử dụng những tính năng này và những
tính năng web khác của Word.

Gửi văn bản dưới dạng đính kèm thư điện tử
Các văn bản có thể được gửi qua thư điện tử ngay từ trong Word.
Bằng cách sử dụng một chương trình thư điện tử (ví dụ như
Microsoft Outlook hoặc Microsoft Outlook Express), ta có thể gửi


văn bản dưới dạng tập tin đính kèm một thư điện tử hoặc Word có
thể chuyển văn bản theo một định dạng mà các chương trình thư
điện tử có thể đọc được, trong trường hợp đó văn bản trở thành phần
thân của một thư điện tử. Tập tin đính kèm là một tập tin có thể
được gửi dưới dạng một phần của thư điện tử. Khi người nhận nhận
được thư điện tử, người đó có thể mở và xem tập tin đính kèm
trong Word.
Để gửi một văn bản dưới dạng tập tin đính kèm trong một thư điện
tử, mở văn bản cần gửi và kết nối tới Internet. Trên bảng chọn File,
trỏ vào Send To và nháy Mail Recipient (as Attachment). Khi nháy
Mail Recipient, Outlook, Outlook Express hoặc chương trình thư
điện tử mặc định trên máy tính sẽ được mở. Nhập tên của người
nhận trong hộp To, gõ nội dung trong phần thân thư và sau đó
nháy Send.
Để gửi một văn bản Word dưới dạng nội dung của thư điện tử chứ
không phải dưới dạng tập tin đính kèm, mở văn bản cần gửi và
nháy vào nút E-mail trên thanh công cụ chuẩn. Word sẽ chuyển
văn bản thành một thư điện tử được mã hóa dưới dạng HTML. Một
cửa sổ thư xuất hiện để bạn nhập địa chỉ và gửi thư điện tử.
Trong trường hợp sau, người nhận sẽ không phải mở tập tin đính
kèm để đọc, tuy nhiên, nếu văn bản gửi có định dạng không thể
chuyển đổi thành HTML thì người nhận có thể nhận văn bản
không được hiển thị đúng. Vì thế, tốt nhất là hãy gửi văn bản dưới
dạng tập tin đính kèm để không mất định dạng trong quá trình
chuyển đổi.
Trong bài tập này, bạn gửi văn bản này dưới dạng tập tin gửi kèm
của một thư điện tử.
1. Mở văn bản tập tin Brochure 10 trong thư mục Lesson10 (có
2. Nháy Save As trên bảng chọn File để lưu văn bản với tên
Brochure 10 Edited trong thư mục Lesson10.
3. Trên bảng chọn File, trỏ vào Send To và nháy Mail Recipient
(As Attachment). Chương trình thư điện tử mặc định sẽ
khởi động.


4. Trong ô To, gõ someone@example.com. Địa chỉ thư điện tử
được nhập.

5. Gõ nội dung chủ đề thư trong ô Subject.
6. Nháy vào khu vực viết thư và gõ Theo như chúng ta đã thảo
luận, đây là văn bản giới thiệu các Câu lạc bộ PiL.


7. Nháy nút Send trong cửa sổ thư điện tử. Làm theo những hướng
dẫn trong chương trình thư điện tử của bạn để gửi thư. Giữ tập
tin này để mở cho bài tập tiếp.

Xem văn bản trong chế độ Web Page Preview
Trước khi chuyển đổi văn bản word thành trang web, bạn có thể
xem trước hình thức hiển thị của văn bản dưới dạng trang web.
Tính năng này rất hữu ích vì định dạng có thể thay đổi khi chuyển
một tệp văn bản Word sang định dạng HTML (trang web). Chế độ
Web Page Preview được dùng để kiểm tra văn bản có hiển thị
giống như mong muốn trước khi lưu văn bản dưới dạng trang web.
Để xem trước văn bản Word dưới dạng trang web, nháy Web Page
Preview trên bảng chọn File. Trình duyệt web khởi động và hiển
thị văn bản dưới dạng trang web. Bạn cũng có thể nháy vào nút
Web Layout View để xem văn bản dưới dạng tập tin HTML mà
không cần phải khởi động trình duyệt web.
Trong bài tập này, bạn xem trước tờ rơi giới thiệu Câu lạc bộ PiL
dưới dạng văn bản HTML trong Web Page Preview và Web
Layout.
1. Nháy Web Page Preview trên bảng chọn File. Trình duyệt web
mở ra và hiển thị tờ rơi dưới dạng trang web.


2. Cuốn văn bản để xem có định dạng nào bị thay đổi không. Lưu
ý rằng đường viền của trang không hiển thị nữa và nội dung
không còn được định dạng trong hai cột.
3. Nháy vào nút Close ở góc bên phải phía trên cửa sổ trình duyệt
web để đóng lại và văn bản Word lại xuất hiện.

4. Nháy vào nút Web Layout View ở phía bên trái của thanh cuốn
ngang dưới cùng màn hình. Word hiển thị văn bản giống như văn
bản đã hiển thị trong trình duyệt web dưới dạng tập tin HTML.
5. Cuốn văn bản để xem có bất kỳ định dạng nào bị thay
đổi không. Lưu ý rằng độ rộng và độ dài của các đoạn rộng hơn,
phông chữ nhỏ hơn và có thể chỉnh sửa trong chế độ Web
Layout View. Giữ tập tin này để mở cho bài tập tiếp.

Lưu văn bản Word dưới dạng trang web
Có thể dễ dàng lưu bất kỳ văn bản Word nào dưới dạng một trang
web. Khi lưu văn bản Word dưới dạng trang web, Word thay đổi
các định dạng không được hỗ trợ, ví dụ như đường viền của bảng,
định dạng nhiều cột, ... Sau đó, có thể được lưu trữ tập tin này trên
máy chủ web (xuất bản lên web) để mọi người có thể mở văn bản
trong trình duyệt web. Máy chủ web là một máy tính chứa hệ thống
phần mềm đặc biệt để nhận những yêu cầu hiển thị các trang web
từ Internet.
Để xuất bản một văn bản Word lên một máy chủ web, máy tính cần
phải truy cập tới máy chủ web bằng cách sử dụng Internet hoặc kết
nối mạng. Sau khi kết nối, có thể sử dụng biểu tượng Web Folders
trong hộp thoại Save As để truy nhập máy chủ web và sau đó lưu


văn bản web giống như lưu văn bản vào ổ cứng. Tập tin HTML sẽ
sao chép hầu hết các kiểu, định dạng và nội dung của văn bản
Word. Lợi ích của việc chuyển đổi một văn bản Word sang một tập
tin HTML là tất cả các trình duyệt web có thể đọc một tập tin
HTML nhưng không thể đọc một văn bản Word.
Trước khi tạo ra những thay đổi đối với một văn bản và lưu nó
dưới dạng tập tin HTML, nên nhớ lưu lại dưới dạng tập tin Word.
Điều này cho phép giữ lại những thay đổi trong cả văn bản HTML
và văn bản Word với những phiên bản khác nhau.
Trong bài tập này, bạn lưu văn bản dưới dạng trang web.
1. Nháy Save as Web Page trên bảng chọn File. Hộp thoại Save
As xuất hiện và ô Save as type chứa dòng chữ Web Page.

2. Gõ Brochure10Web trong ô File name.
3. Chọn thư mục thích hợp trong ô Save.
4. Nháy Save. Văn bản được lưu dưới dạng tập tin HTML và được
hiển thị trong chế độ Web Layout view.

Lưu ý
Nếu mở cửa sổ Explorer, bạn sẽ nhận thấy một thư mục có tên
Brochure10Web_files xuất hiện bên cạnh tập tin HTML. Thư mục
này chứa những tập tin phụ trợ Word đã tạo ra sau khi lưu văn bản
dưới dạng trang web. Ví dụ, đối tượng WordArt ở đầu tờ rơi được
lưu như một tập tin đồ họa riêng biệt. Các hình xuất hiện trên trang
web được lưu trữ trong một thư mục để khi trang web được xuất
bản lên máy chủ web, các hình sẽ xuất hiện tại những vị trí đã được chỉ
định trên trang web.


Bài học này đã trình bày cách gửi một văn bản Word dưới dạng tập
tin đính kèm thư điện tử, xem trước và lưu một văn bản Word dưới
dạng một trang web.

1. Sự khác nhau giữa Web Page Preview và Web Layout View
là gì?
2. Nêu hai cách để gửi thông tin trong một văn bản Word đến
một người nhận thư điện tử.
3. Khi lưu một văn bản dưới dạng một trang web, văn bản sẽ
được chuyển đổi theo định dạng hoặc ngôn ngữ nào?
4. Trình duyệt web được sử dụng để làm gì?

Thực hành
Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Mở văn bản có tên Web
Practice 10 trong thư mục Word Processing Practice. Gửi văn bản
này như tập tin đính kèm thư điện tử gửi đến địa chỉ
someone@example.com với lời nhắn ngắn gọn về nội dung của tập
tin đính kèm. Lưu văn bản theo tên Web Practice 10 Edited trong
thư mục Word Processing Practice.
Bài tập 2: Xem văn bản được sử dụng ở Bài tập 1 trong Web Page
Preview để kiểm tra nội dung định dạng phù hợp nếu chuyển đổi
văn bản sang dạng trang web. Xem văn bản trong Word bằng cách
sử dụng Web Layout View. Lưu văn bản dưới dạng một trang web
bằng cách sử dụng một tên thích hợp của tập tin HTML và sau đó
đóng văn bản lại.
Bài tập 3: Xem xét hai cách gửi một văn bản qua thư điện tử như
đã đề cập trong bài học này. Khi nào thì gửi một văn bản dưới dạng
lời nhắn trong thư điện tử đơn giản là thích hợp và thuận lợi? Trong
những trường hợp nào bạn nên gửi một văn bản dưới dạng tập tin
đính kèm trong thư điện tử? Bạn dự kiến sẽ sử dụng cách nào
thường xuyên hơn trong trao đổi thư tín hàng ngày của bạn?
Bài tập 4: Dùng các thông tin Help của Word để biết thêm về Web
archives. Bạn muốn sử dụng tính năng Web archive khi nào? Viết
một báo cáo tóm tắt về những tìm hiểu của bạn, bao gồm cả giải
thích về MIME là gì.

Microsoft Word P2

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Microsoft Word P2

Similar to Microsoft Word P2 (20)

More from Công Cảnh Nguyễn

More from Công Cảnh Nguyễn (7)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Microsoft Word P2