Para bom número de gestores não restam hoje dúvidas de que os desafios com que se defrontam tornam a informação um factor decisivo para o sucesso organizacional.
Torna-se clara a necessidade de utilizar instrumentos de monitorização que lhes permitam lidar diariamente com a informação de apoio a uma gestão com qualidade e eficácia, com o objectivo claro de apoiarem eficazmente a sua administração nos processos de crescimento em ambientes de recursos escassos.
Moderador:
Dr. Jorge Caldeira, Administrador do Centro Português de Design e autor dos livros Implementação do Balanced Scorecard no Estado, Monitorização da Performance Organizacional e Dashboards. Formador do INA
22 de Outubro de 2010
2. 30/01/2015
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e Caldeira
3. • Para a maior parte dos gestores, os desafios com que se defrontam
tornam a informação um factor decisivo para o sucesso
organizacional.
• Torna-se clara a necessidade de utilizar instrumentos de
monitorização que lhes permitam lidar diariamente com a
informação.
• A alimentação destes instrumentos nem sempre corre da melhor
forma.
Pressupostos
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e Caldeira
4. Agenda
30/01/2015
e Caldeira
• Como convencer a organização a monitorizar a performance?
• Qual o modelo/instrumentos de monitorização a utilizar?
• Qual a frequência com que se deve acompanhar a performance?
• Como garantir uma monitorização adequada, autónoma, flexível e
simples?
• Quais os aspectos chave da implementação do modelo de
monitorização?
• Quais os principais erros cometidos na implementação da
monitorização?
6. Monitorizar, vantagens:
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e Caldeira
1. Apurar desvios.
2. Identificar as causas dos desvios.
3. Perceber constrangimentos futuros.
4. Definir medidas correctivas.
5. Definir medidas preventivas.
6. Ajustar metas.
7. Aumentar a responsabilização.
8. Gerir de forma mais eficaz.
9. Melhorar a prestação de contas com stakeholders.
10. Reforçar a imagem interna.
7. Como convencer a organização a
monitorizar a performance?
30/01/2015
e Caldeira
O que importa para ter sucesso…
1. Obter o comprometimento da gestão de topo.
2. Envolver a gestão de topo na implementação/acompanhamento.
3. Conseguir transmitir os objectivos.
4. Conseguir apresentar as vantagens que poderão ser obtidas.
8. Qual o modelo/instrumento de
monitorização a utilizar?
30/01/2015
e Caldeira
Quais os instrumentos que dispomos
actualmente?
9. Qual o modelo/instrumento de
monitorização a utilizar?
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e Caldeira
Dashboards
Mapa
estratégico/
Scorecard
Tableau de
Bord
Tweetboards
• Existênciadeumresponsávelparaagestãodoprocessodereporting.
• Simplicidadedastarefasdecadaumadasfasesdoprocesso.
• Procedimentoseficientesderegistoerecolhaderesultados.
• Clarificaçãodasresponsabilidadesdosintervenientes.
• Regulaçãodosprocedimentosatravésdaelaboraçãodeummanualde
procedimentos.
• Modelodereuniãodediscussãodaperformanceeficaz.
Relatórios
17. Qual a frequência com que se deve
acompanhar a performance?
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e Caldeira
Trimestral? Mensal? Quinzenal? Semanal?
Diária?
18. 30/01/2015
e Caldeira
A frequência de monitorização depende essencialmente de 3 factores:
1. Oportunidade da informação para a tomada de decisão.
2. Capacidade da organização de contabilizar resultados.
3. Obrigações de prestação de contas.
Qual a frequência com que se deve
acompanhar a performance?
19. Como garantir uma monitorização
adequada, autónoma, flexível e simples?
30/01/2015
e Caldeira
A simplicidade com que cada uma das
etapas é conduzida traduz-se num factor
crítico de sucesso para o bom cumprimento
de todo o processo.
20. 30/01/2015
e Caldeira
Os principais instrumentos de registo de informação/resultados existentes
nas organizações podem resumir-se a 4:
1. Sistemas de informação automáticos (amigáveis).
2. Sistemas de informação de introdução manual.
3. Folhas de Excel e bases de dados Access.
4. Papel.
Como garantir uma monitorização
adequada, autónoma, flexível e simples?
21. 30/01/2015
e Caldeira
• Nem sempre a informação está no formato de resultados.
• Quanto mais simples for o processo de contabilização dos resultados, menor tempo irá
consumir à organização, o que é também um factor crítico de sucesso para o processo.
• Importa que o registo esteja organizado e que exista simplicidade nos indicadores, de
modo a não tornar moroso a contabilização dos resultados.
Como garantir uma monitorização
adequada, autónoma, flexível e simples?
22. 30/01/2015
e Caldeira
Dashboards
Mapa
estratégico/
Scorecard
Tableau de
Bord
Tweetboards
• Existênciadeumresponsávelparaagestãodoprocessodereporting.
• Simplicidadedastarefasdecadaumadasfasesdoprocesso.
• Procedimentoseficientesderegistoerecolhaderesultados.
• Clarificaçãodasresponsabilidadesdosintervenientes.
• Regulaçãodosprocedimentosatravésdaelaboraçãodeummanualde
procedimentos.
• Modelodereuniãodediscussãodaperformanceeficaz.
Relatórios
O report deve assumir em primeira mão as
seguintes três funções:
1. Constituir-se como um veículo oficial de transmissão de
informação.
2. Sistematizar a informação para a apresentação da
performance.
3. Suportar a tomada de decisão.
Como garantir uma monitorização
adequada, autónoma, flexível e simples?
23. 30/01/2015
e Caldeira
Os responsáveis devem procurar expor:
• O nível actual de performance, a sua evolução passada e as suas causas.
• Os principais constrangimentos suportados durante o período de análise.
• A eficácia das decisões passadas.
• As perspectivas de performance futura e desafios.
• As propostas de melhorias.
• Os compromissos que pretendem assumir.
Como garantir uma monitorização
adequada, autónoma, flexível e simples?
24. Quais os principais erros cometidos na
implementação da monitorização?
30/01/2015
e Caldeira
• A gestão de topo não está interessada na monitorização.
• Os indicadores estão desajustados, ie, não se vai medir o que realmente
interessa.
• O processo de recolha de resultados vai ser demorado e consumidor de recursos.
• A credibilidade dos resultados não está assegurada na organização.
• A organização em geral não “compreende” as vantagens da monitorização.
• O SI do report não é flexível, ie, não vai acompanhar a evolução das
necessidades de informação.
25. Quais os aspectos chave da implementação
do modelo de monitorização?
30/01/2015
e Caldeira
• Existência de um responsável para a gestão do processo de reporting.
• Conquistar as unidades orgânicas para o processo de reporting.
• Antecipar possíveis obstáculos e preparar medidas de blindagem.
• Conquistar para o processo os elementos mais críticos da organização.
• Apoiar a gestão de topo na identificação da capacidade instalada em cada unidade.
• Apoiar as unidades orgânicas na definição dos objectivos e indicadores.
• Uniformizar conceitos, objectivos e indicadores.
• Implementar processos de credibilização dos resultados.
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e Caldeira
• Gerir a elaboração do report.
• Preparar a agenda da reunião de discussão de resultados e os seus intervenientes.
• Elaborar o manual de procedimentos do processo de monitorização.
• Simplicidade das tarefas de cada uma das fases do processo.
• Procedimentos eficientes de registo, recolha e tratamento de resultados.
• Regulação dos procedimentos através da elaboração de um manual de
procedimentos.
• Modelo de reunião de discussão da performance eficaz.
• Assumir uma posição colaborativa.
• Assumir uma postura proactiva.
Quais os aspectos chave da implementação
do modelo de monitorização?
27. Bibliografia
30/01/2015
e Caldeira
• Caldeira, Jorge, Dashboards – Comunicar eficazmente a informação
de gestão, Almedina, 2010.
• Caldeira, Jorge, Monitorização da Performance Organizacional,
Almedina, 2009.
• Caldeira, Jorge, Implementação do Balanced Scorecard no Estado,
Almedina 2009 2ª Edição
28. 30/01/2015
O que é o comunidades@ina
O comunidades@ina é um espaço virtual que acolhe fóruns e comunidades onde se podem
encontrar todos quantos partilham um interesse na Administração Pública.
Estes grupos facilitam a partilha de recursos, práticas e a concretização de projectos em parceria.
Visite-nos em http://comunidades@ina!
30. 30/01/2015
Bibliografia
O Centro de Documentação do INA destaca uma bibliografia dedicada ao tema desta
audioconferência em exposição no Palácio dos Marqueses de Pombal:
A mesma será disponibilizado na área de Recursos no http://comunidades@ina.
Visite-nos em http://cedo.ina.pt/!
31. Desafios da Monitorização da Performance
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