SharePoint & Nintex produktiv nutzen –
Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann

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Partner der Pharmaindustrie.

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Unternehmensvision

Mehr als 8.000 Maschinen in über 80 Ländern.

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Unternehmensvision

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Unternehmensvision

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Für Präzision und Sicherheit.

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Unsere Vision

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Vom Wissensmanagement zur Intranetstrategie

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Die Uhlmann Intranet-Strategie –
Plattform für Information, Kommunikation und Wissensaustausch
SAP Systeme

Microsoft Shar...
Abgrenzung SAP Portal, Sharepoint/Nintex

SAP Portal

Sharepoint

Rollenkonzept und
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Sharepoint – Anwendungen im Zeitstrahl

IT-Services
Arbeitsräume

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DataExchange

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Steckbrief – DataExchange
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Bereitstellung von Dokumenten für externe
Partner manuell und automatisiert

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Steckbrief – QM-System
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Arbeitsanweisungen, Richtlinien, Normen,...
Steckbrief – Arbeitsräume
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Steckbrief – IT-Services
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Steckbrief – (Idee) Blitz-KVP
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Schnellere Bearbeit...
Anwendung QM-Dokumente im Detail
Was war das aktuelle Problem mit der existierenden QM-Lösung?
• Zu viele Anwendungen – Li...
Anwendung QM-Dokumente im Detail
Was muss die neue Lösung leisten können?
• Dokumentenlenkung von über 1000 Dokumenten (od...
Anwendung QM-Dokumente im Detail
Wie wurde die Lösung eingeführt, wie wird sie heute genutzt?
• 2012 Konzeptionsphase

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Erfahrungen – Nintex Forms
Positiv bewerten wir …
• schnelle Erstellung von Formularen durch Drag & Drop

• automatische E...
Erfahrungen – Nintex Workflow
• Einarbeitung anhand von echten Prozessen sinnvoll

Positiv bewerten wir …
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Erfahrungen – Sharepoint Einführung und Betrieb
• Kapazität einplanen! (Support, Entwicklung, Evangelist, Keyuser, …)
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Ausblick

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Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische
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Nutzung von Kooperationssystemen wird zunehmen
[Quelle: „Vernetzte Organisation; Die Studie 2013“ von Prof. Koch und Dr. R...
Einflussfaktoren Zusammenarbeit in der Zukunft

Mobilität

Flexible
Organisationsstrukturen
und Projektarbeit

Verteilte S...
Voraussetzungen für „Social Collaboration“

Stark, Offen,
Verlässlich

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Helge Stührmann | SharePoint ...
Sharepoint – Ausblick

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Weiterentwicklung Arbeitsräume – Newsfeed

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Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – ...
Weiterentwicklung Arbeitsräume – Steckbrief

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Weiterentwicklung Arbeitsräume – Besprechungen

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Fragen?

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Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische
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SPSD 2014 - SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann

  1. 1. SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann 1 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  2. 2. Unternehmensvision Partner der Pharmaindustrie. 2 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  3. 3. Unternehmensvision Mehr als 8.000 Maschinen in über 80 Ländern. 3 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  4. 4. Unternehmensvision Über 60 Jahre Pharmaerfahrung. 4 4 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  5. 5. Unternehmensvision Solida, Liquida und Flaschen. Pharmagerecht verpacken Vielfalt 5 5 29.01.2014 | V 1.0 03.04.2006 | V 2.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Max Mustermann | Mustertitel Einsatzszenarios bei Uhlmann
  6. 6. Unternehmensvision Für bis zu 1.300 Blister pro Minute. Blistermaschine B 1880 Produktiv 6 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  7. 7. Unternehmensvision Für Präzision und Sicherheit. Kartonierer C 2155 Kompakt 7 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  8. 8. Unternehmensvision 1.450 Menschen mit einem gemeinsamen Ziel. 8 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann Perfektion
  9. 9. Unternehmensvision Erfolgreich weltweit. Umsatz im Geschäftsjahr 2012/2013: 255 Mio. Euro 9 9 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann Präsenz
  10. 10. Unternehmensvision Stark, offen, verlässlich. Unsere Vision Tobias Uhlmann, Aufsichtsratsvorsitzender 10 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann Werte
  11. 11. Zusammenarbeit in Unternehmen 11 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  12. 12. Vom Wissensmanagement zur Intranetstrategie Intranetstrategie Einsatzuntersuchung SAP Portal 12 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  13. 13. Die Uhlmann Intranet-Strategie – Plattform für Information, Kommunikation und Wissensaustausch SAP Systeme Microsoft Sharepoint Wordpress Blog Kommunikation Microsoft Exchange Berichtswesen SAP Prozesse Projekträume Teamräume Einfacher Zugriff auf SAP-Daten Selfservices (MSS/ESS) QM Dokumentation Wiki – lokaler Wissenstransfer Aktenmanagement SAP Workflow Nintex Forms Nintex Workflow Externer Datenaustausch Themenbezogener Informationskanal Persönliches Profil Interaktive PDFFormulare E-Mail Unify OpenScape voice Instant Messaging Präsenzinformation Video- und Webkonferenz Übergreifende Suche btexx universalSearch Content Management Wissenslandkarte Redaktioneller Informationskanal SAP Netweaver Portal Personenverzeichnis 13 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann Benutzerverwaltung Microsoft ADS
  14. 14. Abgrenzung SAP Portal, Sharepoint/Nintex SAP Portal Sharepoint Rollenkonzept und Mehrsprachigkeit Officeintegration Contentmanagement Einfache Abbildung von nichtSAP-Prozessen Infrastruktur und KnowHow Nintex Forms serverbasierend SAP Anwendungen Nintex Workflow ohne Programmierung Stark, offen, verlässlich. 14 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  15. 15. Sharepoint – Anwendungen im Zeitstrahl IT-Services Arbeitsräume QM-System DataExchange 15 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  16. 16. Steckbrief – DataExchange Ziel • Bereitstellung von Dokumenten für externe Partner manuell und automatisiert Komponenten • Je Partner eine Website • Dokumentenbibliothek • SAP R/3 Ereignissteuerung und Funktionsbaustein ruft SP Webservice Nintex • Formular zur Beantragung • Workflow zur Bereitstellung einer Website - Provisionierung der externen Benutzer - Zuweisung Berechtigungen 16 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  17. 17. Steckbrief – QM-System Ziel • Bereitstellung von QM-“Dokumenten“ Verfahrens-/und Arbeitsanweisungen, Richtlinien, Normen, For mularen, usw. Komponenten • Je Haupt- und Teilprozess eigene Website • Dokumente, Prozesse, Archiv und Vorlagen als Bibliotheken • Schulungsnachweise und Steuerungstabellen als benutzerdefinierte Listen • Terminologiespeicher für IDs und Prozesszuordnung Nintex • Dokumentenlenkung • Genehmigungsprozess • Schulungsnachweis 17 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  18. 18. Steckbrief – Arbeitsräume Ziel • Verbesserung der Zusammenarbeit in Projekten, Teams und Adhoc-Gruppen • Reduzierung Administrationsaufwand durch Bereitstellung von Arbeitsräumen als Service Komponenten • Je Arbeitsraum eigene Websitesammlung • Raumvorlagen mit Standardelementen und Seitenvorlagen für Besprechungen • Suche als Einstiegsseite • Reporting in SAP BW Nintex • Lebenszyklus Raum (Anlegen, Stillegen) • Besprechungen anlegen • Elemente und Dokumente kontextbezogen Anlegen 18 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  19. 19. Steckbrief – IT-Services Ziel • Ablösung von papierbasierenden Benutzerprozessen • Schnellere Bearbeitung, größere Transparenz und Dokumentation des Vorgangs Komponenten • Benutzerdefinierte Liste • Websiteworkflows • SAP R/3 Webservices • SAP Portal zur Veröffentlichung IT-Services Nintex • Beantragung Änderung mit Formular • Genehmigungsprozess • Aufgaben erzeugen • Aufgaben automatisieren (AD, Exchange,…) 19 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  20. 20. Steckbrief – (Idee) Blitz-KVP Ziel • Bereitstellung der Maßnahmen zu Blitz-KVP in den KVP-Gruppen • Schnellere Bearbeitung, größere Transparenz und Dokumentation der Maßnahmen Komponenten • Benutzerdefinierte Liste • Aufgabenliste • SAP R/3 Datenbank zur Verwaltung • Reporting in SAP BW • Suche Blitz-KVPs in SAP Portal Nintex • Formular zur Erfassung Blitz-KVP Karte • Workflow zur Synchronisation SAP R/3 Datenbank 20 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  21. 21. Anwendung QM-Dokumente im Detail Was war das aktuelle Problem mit der existierenden QM-Lösung? • Zu viele Anwendungen – Lizenzproblematik Acrobat Standard • Viele manuelle Tätigkeiten und großer Schulungsaufwand • Komplizierte Beantragung, komplizierte Genehmigung • Motivation der Mitarbeiter sich aktiv in Beschreibung der Prozesse einzubringen sehr gering 21 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  22. 22. Anwendung QM-Dokumente im Detail Was muss die neue Lösung leisten können? • Dokumentenlenkung von über 1000 Dokumenten (oder Wikiseiten) • Einfache Auditierung muss möglich sein (wichtig im Pharmaumfeld) • „lebendes“ QM-System, welches Mitarbeit aller Mitarbeiter ermöglicht • Einfaches Beschreiben von Abläufen, wahlweise als Webcontent oder Dokument 22 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  23. 23. Anwendung QM-Dokumente im Detail Wie wurde die Lösung eingeführt, wie wird sie heute genutzt? • 2012 Konzeptionsphase • 2013 Pilotphase • 2014 Rollout - Beginn nach der Migration auf Sharepoint 2013 - schrittweise Erfassung bzw. Überführung der Teilprozesse 23 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  24. 24. Erfahrungen – Nintex Forms Positiv bewerten wir … • schnelle Erstellung von Formularen durch Drag & Drop • automatische Einbindung der Listenspalten • Vorschau Funktion Negativ aufgefallen ist uns … • fehlende Druckfunktion (nur durch Anpassungen realisierbar) • Regeln (Ausblenden, Deaktivieren) für Steuerelemente sind komplex einzurichten 24 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  25. 25. Erfahrungen – Nintex Workflow • Einarbeitung anhand von echten Prozessen sinnvoll Positiv bewerten wir … • unkompliziertes Drag & Drop • gute Anbindung Active Directory • sehr schnelle Skizzierung von Prozessen möglich • viele Möglichkeiten den Prozessablauf zu steuern Negativ aufgefallen ist uns … • zum Teil ist hoher Rechercheaufwand nötig um Aktionen auszuführen, z.B. komplizierte Handhabung zur Erstellung eines Strings (Inline Funktionen), Nachschlagen in Liste bei Datum/Personen, Zeit in Datum entfernen… • Es gibt kein automatisches Speichern • Kopierfunktion zwischen mehreren Workflows wäre wünschenswert 25 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  26. 26. Erfahrungen – Sharepoint Einführung und Betrieb • Kapazität einplanen! (Support, Entwicklung, Evangelist, Keyuser, …) • Applikationmanagement und Support bei Uhlmann durch Communardo • Auswahl zuverlässiger Partner – nicht nur Technik! Vor allem Strategie und Vorgehensweise ist wichtig • Sharepoint kann viel – aber nicht alles! Koexistenz von Anwendungen. Deshalb: Gesamtstrategie im Auge behalten (z.B. Mobilität, Suche, Integration) • Abhängigkeiten sind vielfältig: - Standard oder Enterprise Lizenz? - Browser – Office – Exchange – Sharepoint • Bei uns gilt: Konfiguration vor Entwicklung • Think big – start small • Anwender sind am Anfang neugierig und schnell zu begeistern. Bei Umsetzung verstrickt man sich oft im Detail und riskiert, deren Unterstützung zu verlieren 26 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  27. 27. Ausblick 27 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  28. 28. Nutzung von Kooperationssystemen wird zunehmen [Quelle: „Vernetzte Organisation; Die Studie 2013“ von Prof. Koch und Dr. Richter von der CSCM Forschungsgruppe Kooperationssysteme München und Universität der Bundeswehr in München] 28 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  29. 29. Einflussfaktoren Zusammenarbeit in der Zukunft Mobilität Flexible Organisationsstrukturen und Projektarbeit Verteilte Standorte 29 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann Zielgruppenorientierte Kommunikation Zusammenarbeit Mitarbeiterstruktur
  30. 30. Voraussetzungen für „Social Collaboration“ Stark, Offen, Verlässlich 30 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann Motivation kein Hierarchien Zugehörigkeit Erleben und Nutzen sehen!
  31. 31. Sharepoint – Ausblick Social Collaboration Weitere Prozesse optimieren Arbeitsräume Rollout Personalisierung (MySite) Migration auf Sharepoint 2013 und Nintex 2013 31 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  32. 32. Weiterentwicklung Arbeitsräume – Einstiegsseite 32 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  33. 33. Weiterentwicklung Arbeitsräume – Newsfeed 33 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  34. 34. Weiterentwicklung Arbeitsräume – Steckbrief 34 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  35. 35. Weiterentwicklung Arbeitsräume – Besprechungen 35 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann
  36. 36. Fragen? 36 29.01.2014 | V 1.0 Helge Stührmann | SharePoint & Nintex produktiv nutzen – Praktische Einsatzszenarios bei Uhlmann

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