Qualitätsmanagement mit Confluence 
Ein Erfahrungsbericht 
André Engelhorn 
SQL Projekt AG 
CCD 2014, Frankfurt
Die Agenda für die nächsten 20 min 
Woher kommen wir? 
Wohin wollten wir? 
Was brauchten wir? 
Wie haben wir es gelöst? 
W...
André Engelhorn 
Dipl.-Informatiker 
1996 TU Dresden 
1996-2012 T-Systems MMS 
Softwareentwicklung, Architektur, 
Beratung...
Gegründet 
1992 
Datenbanken 
Sybase SAP MS SQL 
Integration 
TransConnect® Integration Platform 
Business 
Intelligence 
...
ISO 9001 bei der SQL - bisher 
2011: Zertifikat nach 
ISO 9001:2008 
QMH/Handbücher: Word und 
PDF, offizielle Druckversio...
Also alles bestens, oder? 
 
ISO 9001 
• Anforderungen der 
Norm erfüllt 
• offiziell zertifiziert 
 
QM-Dokumente 
• fo...
Unsere Ziele 
leichterer Zugang 
Beteiligung 
Praxisrelevanz 
weniger Kosten 
mehr Nutzen 
höhere Flexibilität 
weniger Bü...
ISO-Norm vs. Wiki 
„Lenkung“ gemäß ISO 9001 Wiki-Prinzip 
Aktualisierbarkeit Jeder darf editieren 
Nachvollziehbarkeit Ver...
Auswahl Basistechnologie 
Kriterien 
Anforderungen QM 
Unternehmenswiki/Social Intranet 
Partner/Know-How 
Preis/Leistung ...
Migration + Überarbeitung 
Bestehende 
QM-Dokumente 
Automatischer Import 
Manuelle Überarbeitung 
Confluence-Seitenstrukt...
Autor-Plugin 
Eigenes Makro: Definition und Anzeige des ISO Dokumentautors in der Seite 
plus Vererbung aus Elterndokument...
Freigabeworkflow 
 
powered by: 
Entwurf Bestätigung Autor Prüfung QMB 
Freigabe Vorstand/GF 
freigegeben 
12
Versionsanzeige 
Automatisch durch Comala Workflow 
13
Gliffy&Anhänge 
Dokument: v1 
(freigegeg.) 
Anhang: v1 
Dokument: v1 
(freigegeg.) 
Anhang: v2 
Dokument: v2 
(Entwurf) 
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Export QMH 
…zur Bereitstellung für den Auditor und auf Nachfrage für Kunden. 
 Export eines Auszugs der Dokumenthierarch...
Audit-Protokolle und Abweichungen 
Confluence-Bordmittel: 
 Templates 
 Auszüge 
 Aufgaben 
 Comala Workflow für Freig...
Überblick bewahren 
Reports und Übersichten erleichtern die Arbeit (Workflow-Report) 
17 
Welche Aufgaben stehen für mich ...
Unterschriftsmatrix 
ALT: physische Unterschriften 
NEU: Liste pro MA, Aufgaben und Überblick für QMB 
18
Kundenzufriedenheit 
19
Review Ziele 
leichterer Zugang 
Beteiligung 
Praxisrelevanz 
weniger Kosten 
mehr Nutzen 
höhere Flexibilität 
weniger Bü...
Thesen zum Schluss. 
Ein QMS ist so 
individuell wie 
die jeweilige 
Firma. 
Der Umstieg auf ein Confluence-basiertes 
QMS...
Vielen Dank! 
André Engelhorn 
SQL Projekt AG 
Franklinstraße 25 a 
01069 Dresden 
Telefon +49 171 5610483 
E-Mail: andre....
Bildnachweis 
Background page 8 etc.: „Planning“ by Nomadic Lass https://www.flickr.com/photos/nomadic_lass/6728580615/ 
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CCD2014 - Qualitätsmanagement mit Confluence / Andre Engelhorn, SQL Projekt AG

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  • CCD2014 - Qualitätsmanagement mit Confluence / Andre Engelhorn, SQL Projekt AG

    1. 1. Qualitätsmanagement mit Confluence Ein Erfahrungsbericht André Engelhorn SQL Projekt AG CCD 2014, Frankfurt
    2. 2. Die Agenda für die nächsten 20 min Woher kommen wir? Wohin wollten wir? Was brauchten wir? Wie haben wir es gelöst? Welche Ergebnisse haben wir erreicht? Was lernen wir daraus?
    3. 3. André Engelhorn Dipl.-Informatiker 1996 TU Dresden 1996-2012 T-Systems MMS Softwareentwicklung, Architektur, Beratung, Projektmanagement, Innovationsmanagement Seit 2012 Vorstand SQL Projekt AG u. a. Projektgeschäft, QM, IT 3
    4. 4. Gegründet 1992 Datenbanken Sybase SAP MS SQL Integration TransConnect® Integration Platform Business Intelligence Beratung Implementierung Konzeption Schulung Support Lizenzen Die SQL Projekt AG Branchen-lösungen 4 Individual-projekte
    5. 5. ISO 9001 bei der SQL - bisher 2011: Zertifikat nach ISO 9001:2008 QMH/Handbücher: Word und PDF, offizielle Druckversion 16 versch. Dokumente, >300 Seiten Text Doppelzertifikat mit Tochterfirma A&S GmbH Versionierung manuell, definierte Regeln Audits/Abweichungen Excel-basiert Freigabe durch Unterschriften 5
    6. 6. Also alles bestens, oder?  ISO 9001 • Anforderungen der Norm erfüllt • offiziell zertifiziert  QM-Dokumente • formal korrekt • schwer zu ändern • statisch • schlecht zu nutzen  Mitarbeiter • wenig Mehrwert • genervt bis distanziert • geringe Motivation  Management • QM ist teuer • bürokratisch • Nutzen schwer greifbar  QMB • Papierkrieg • aufwendige Umsetzung • schlechter Ruf 6
    7. 7. Unsere Ziele leichterer Zugang Beteiligung Praxisrelevanz weniger Kosten mehr Nutzen höhere Flexibilität weniger Bürokratie Inhalte statt Formalien Zeitersparnis Dokumente (Wiki) Prozesse Kommunikation Kollaboration 7
    8. 8. ISO-Norm vs. Wiki „Lenkung“ gemäß ISO 9001 Wiki-Prinzip Aktualisierbarkeit Jeder darf editieren Nachvollziehbarkeit Versionierung Kennzeichnen veralteter Inhalte Inhalte immer aktuell Genehmigung, Überarbeitungsstatus Nutzung der gültigen Fassung Dokumentverantwortlicher TODO 8
    9. 9. Auswahl Basistechnologie Kriterien Anforderungen QM Unternehmenswiki/Social Intranet Partner/Know-How Preis/Leistung Open Source Wiki + Eigenbau - Realisierungsrisiko + Zeit - Usability Drupal Wiki + QM-Modul - zu starr - ungeeignet für Social Intranet (Usability) - Preis Confluence - Partner + Erfahrung mit QM - Usability - gutes Preis/Leistungsverhältnis  9
    10. 10. Migration + Überarbeitung Bestehende QM-Dokumente Automatischer Import Manuelle Überarbeitung Confluence-Seitenstruktur mit Verlinkung 10
    11. 11. Autor-Plugin Eigenes Makro: Definition und Anzeige des ISO Dokumentautors in der Seite plus Vererbung aus Elterndokument! 11
    12. 12. Freigabeworkflow  powered by: Entwurf Bestätigung Autor Prüfung QMB Freigabe Vorstand/GF freigegeben 12
    13. 13. Versionsanzeige Automatisch durch Comala Workflow 13
    14. 14. Gliffy&Anhänge Dokument: v1 (freigegeg.) Anhang: v1 Dokument: v1 (freigegeg.) Anhang: v2 Dokument: v2 (Entwurf) Anhang: v2 Dokument: v1 (freigeg.) Anhang: v2 Dokument: v1 (freigeg.) Anhang: v1 Lösung durch Makro Bearbeiten eines Anhangs Zugriff auf freigegebene Version Editiere Anhang Automatisch (CWF) 14
    15. 15. Export QMH …zur Bereitstellung für den Auditor und auf Nachfrage für Kunden.  Export eines Auszugs der Dokumenthierarchie mit Template  Immer die freigegebene Version  ISO-gerechter Header 15
    16. 16. Audit-Protokolle und Abweichungen Confluence-Bordmittel:  Templates  Auszüge  Aufgaben  Comala Workflow für Freigabeprozess 16
    17. 17. Überblick bewahren Reports und Übersichten erleichtern die Arbeit (Workflow-Report) 17 Welche Aufgaben stehen für mich an? Wo sind noch Dokumente freizugeben oder zu genehmigen?
    18. 18. Unterschriftsmatrix ALT: physische Unterschriften NEU: Liste pro MA, Aufgaben und Überblick für QMB 18
    19. 19. Kundenzufriedenheit 19
    20. 20. Review Ziele leichterer Zugang Beteiligung Praxisrelevanz weniger Kosten mehr Nutzen höhere Flexibilität weniger Bürokratie Inhalte statt Formalien Zeitersparnis Dokumente (Wiki) Prozesse Kommunikation Kollaboration häufiger genutzt Inhalte relevanter Begeisterung mehr Transparenz Wirksamkeit Aufwand langfristig sinkend Anteil Formalien gesunken Remotearbeit möglich höhere Motivation QM und Intranet befruchten sich gegenseitig Dokumente und Lenkung ISO-konform leichtgewichtige Entwicklung 20
    21. 21. Thesen zum Schluss. Ein QMS ist so individuell wie die jeweilige Firma. Der Umstieg auf ein Confluence-basiertes QMS ist ähnlich drastisch wie der Schritt zwischen „Web 1.0“ und „Web 2.0“. Der Charakter des QMS wandelt sich. Passt zu den Arbeitsweisen und Unternehmenstrends unserer Zeit – Führungsstil, Agilität, Transparenz… Auch der ISO-9001-Standard ist in Bewegung. 21
    22. 22. Vielen Dank! André Engelhorn SQL Projekt AG Franklinstraße 25 a 01069 Dresden Telefon +49 171 5610483 E-Mail: andre.engelhorn@sql-ag.de w w w. x i n g . c o m / p r o f i l e / A n d r e _ E n g e l h o r n w w w. s q l – a g . d e 22
    23. 23. Bildnachweis Background page 8 etc.: „Planning“ by Nomadic Lass https://www.flickr.com/photos/nomadic_lass/6728580615/ Background page 10 etc.: „cases cochees“ by diagnosticetrenovation https://www.flickr.com/photos/50745490@N08/4652455815 Background page 11 etc.: „Warten auf Arbeit“ by Günter Henschel https://www.flickr.com/photos/v230gh/14875116789/ Icons: Word Document (page 13) by Icons8 – downloaded from www.flaticon.com All other icons by Freepik – downloaded from www.flaticon.com All icons licensed under CC BY 3.0 All other images © SQL Projekt AG 2014

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