Presentación realizada para el Ciclo de Videoconferencias Latinoamericanas organizada por AMBAC (Asociación Mexicana de Bibliotecários) - nov. 2013

1. Buenas prácticas de gestión
de proyectos como
estrategia para alcanzar la
innovación en bibliotecas,
centros de información y
conocimiento
Cláudia Hofart Guzzo
@claudiaguzzo

3. En esta presentación
 Que és y como empezar la innovación
 El proceso de innovación
 Proyectos X Procesos
 Proyectos y gestión de proyectos
 Metodologias de gestión de proyectos - el PMBoK
 ¿Cómo y por dónde empezar?
 Resumen

4. Innovación
 La palabra “innovar” deriva del latín “in+novare”, que
significa “hacer nuevo”, renovar o cambiar.
 En el foco administrativo, es relacionado a ter un nuevo
concepto, o muchas veces aplicar las ideas de otras
personas en novedades o de una nueva forma.
 La innovación puede ser de varios tipos, desde el
lanzamiento de un nuevo producto o servicio, la mejora de
algo que ya existe o innovación organizacional, que optimiza
la eficiencia de la organización.
Valls (2013) - http://abmeseduca.com/?p=6354

5. Innovacción
Información

6. Funil de la innovación
(Clark e Wheelwright (1993)
Si no sabes lo que
quiere, no hay como
tener un proyecto de
succeso. Portanto, haga
siempre la pregunta
cierta:
=> Hay que compreender
el problema para dar una
buena solucción!
=> La solución deve ser
el foco del proyecto!

7. Ya sabes lo que necesitas?
 Defina entonces
 Porque?
 Porque hacer el proyecto (history)
 O que?
 Cómo?

8. El proceso de inovación
 Compartir información antes de tomar decisiones;
 Atentar para la implementación, no solamente en las ideas;
 Reconocer que proyectos innovadores pueden ser
gestionados de modo distinto que procesos de rutina;

9. Proyecto
 Esfuerzo temporario para crear un producto o
servicio único (PMI, 2013)
 Grupo de actividades coordinadas y controladas
con fechas de inicio y término, emprendido para
alcanzar un objetivo de acuerdo a requisitos
específicos, incluyendo limitaciones de tiempo,
costos y recursos (ISO 10006, 2003)

10. Las diferencias entre proyecto y
proceso
Proyecto
 Un esfuerzo temporal y único.
 Un equipo planea y ejecuta el
proyecto.
 Cara ámbitos que pueden ser
desconocidos.
 Utiliza un equipo
multidisciplinario.
 Finaliza con un resultado único
y específico.
 Ejemplo: Creación de una
política de incorporación de
eBooks en el acervo de la
Biblioteca.
Proceso
 Un esfuerzo continuo, estable,
repetible y consistente.
 Las personas que realizan las
mismas tareas en cada ciclo
proceso.
 El control de productividad se
establece en torno a las metas
de producción.
 No requiere un equipo
multidisciplinario.
 Producto estándar
 Ejemplo: Rutina de préstamos
de los eBooks según la política
definida en el proyecto.
Fuente: http://kessia.blogs.unipar.br/files/2009/03/diferencas-em-projeto-e-processos.pdf

11. Innovación es cambio, y cambio es difícil
Shenhar (2013).
Nivel de
incertidumbre
Tiempo

12. Gestión de proyectos
 La gestión de proyectos corresponde ala planificación,
organización, supervisión y control de todos los aspectos de
un proyecto en una búsqueda continua para lograr todas sus
metas (ISO 10006, 2003).
 Además de desear el cumplimiento de los objetivos del
proyecto en el tiempo, el costo, el nivel de la tecnología y el
desempeño y uso de los recursos planeados la gestión de
proyectos siempre busca satisfacer o superar las
necesidades y expectativas de los clientes (stakeholders)
(Kerzner, 2011).

13. Metodologias de Gestión de
proyectos
 Década de 90 – expansión de las guías de conocimientos
(Body of Knowledges – BoKs) con foco en las buenas
prácticas;
 conjuntos de métodos propuestos por los institutos o
asociaciones profesionales de gestión de proyectos;
 se estructuran en las habilidades o áreas de conocimiento y
procesos, recomendando sistemáticas de proyectos;
 Una sistemática de proyecto puede constar de métodos,
herramientas y plantillas para ayudar a equipo del proyecto
en la planificación y ejecución de proyectos.

14. El guia PMBok
 Project Management Institute – Body of Knwoledge
• 5 grupos de procesos
• 10 Áreas de conocimiento

16. Las 10 áreas de
conocimento del PMBOK
Integración
Partes
interesadas
Alcance
Aquisiciones
Tiempo
Áreas del
conocimiento
Riesgos
Costos
Comunicaciones
Calidad
Recursos
humanos

17. El Triángulo de Hierrro

18. Termo de Início del Proyecto

19. http://projetofazendohistoria.blogspot.com.br/

21. Definir alcance
 Especificación del alcance del proyecto
 Definición de las actividades involucradas y las mayores
entregas (marcos - milestones)
 División de los milestones y actividades del proyecto en
componentes menores (posibilidad de mejor gerenciamiento)
 Estructura Analítica del Proyecto – EAP
(workbreakdow structure – WBS)

22. oficinadanet.com.br

23. Gestión del tiempo
 Definir las actividades
 Ordenar las actividades
 Estimar recursos necesarios para cada actividad
 Estimar tiempo necesario para cada actividad
 Desarrollar el cronograma
 Controlar el cronograma

24. Actividad
Fecha Inicial
Fecha Final
Responsable
Predecessor
1.
Comprar dominio y servicio hosting
01/02/2013
02/02/2013
Juan
2.
Configurar servidor e instalar
software
03/02/2013
05/02/203
José
3.
Testes
06/02/2013
12/02/2013
Maria
2
4.
Carga de contenidos tipo 1
14/02/2013
28/02/2013
Maria, Ana,
Gloria
3
5.
Carga de contenidos tipo 2
02/03/2013
31/03/2013
4
6.
Carga de contenidos tipo 3
01/04/2013
14/06/2013
4
7 ! Evento de presentación del
producto
01/03/2013
01/03/2013
4
8 ! Cierre del proyecto
15/06/2013
15/06/2013
6

25. Gestión de los costos
 Materiales que necesiten ser comprados;
 Contratación de servicios;
Y puesto que tiempo es dinero…
Cantidad de horas de cada profesional involucrado en el proyecto
(calcular individualmente para cada actividad)
X
Costo hora de cada profesional (su sueldo mensual / media de
horas trabajadas por mes)
= costo de ejecución de las actividades

26. Suceso en gestión de proyectos
Eficiencia
Cronograma, Costos, lucro
Impacto para
el cliente
Atención a requisitos, satisfacción del cliente,
reconocimiento del marca
Impacto para
el equipo
Satisfacción del equipo, desarrollo de capacidades,
retención de los miembros
Negocio y
suceso directo
Vendas, lucros, flujo caja, calidad del servicio, aprobación
reglamentar
Preparación
para el futuro
Tecnología nueva, mercado nuevo, nueva competencia,
nueva capacidad organizacional

27. Resumen
 La innovación comienza con información
 comprender el problema para dar una buena solución!
 Definición del alcance del proyecto
 la solución debe ser el foco del proyecto
 Cada proyecto requiere niveles distintos de gestión
 Lo básico: Triángulo de Hierro
 Alcance – Tiempo – Costo
Calidad
Indicadores de Suceso
definidos para el proyecto

28. Gracias!
claudiaguzzo@hotmail.com
br.linkedin.com/in/claudiaguzzo/
@claudiaguzzo