Hoje em dia, as organizações usam o vídeo para muito mais do que apenas organizar reuniões em diferentes salas de conferência. A colaboração por vídeo pode ser uma experiência muito pessoal quando os envolvidos em todos os níveis de uma organização podem escolher a solução apropriada para eles e participar em chamadas de vídeo com qualquer pessoa em qualquer lugar. Esse documento, direcionado a líderes de equipes de TI, trata das características necessárias para aumentar o valor comercial da telepresença de forma contínua: ● Levar em consideração como você pode expandir a telepresença para além das reuniões e levá-la para fora das salas de reunião em computadores desktop e dispositivos móveis. ● Introduzir ferramentas de gerenciamento que a equipe de TI pode usar para planejar capacidade, monitorar a experiência do usuário para cumprir contratos de serviço e manter segura a comunicação por vídeo ● Maximizar a adoção dessa tecnologia identificando e superando barreiras culturais, comportamentais e organizacionais. As equipes de TI que não possuírem os recursos internos para fornecer esses serviços podem obter a experiência necessária da Cisco Services, juntamente com nossos parceiros.

1. 1 © 2012 Cisco e/ou suas afiliadas. Todos os direitos reservados. Este documento contém informações públicas da Cisco.
Colaboração visual
White Paper
Visão geral
Hoje em dia, as organizações usam o vídeo para muito mais do que apenas organizar
reuniões em diferentes salas de conferência. A colaboração por vídeo pode ser uma
experiência muito pessoal quando os envolvidos em todos os níveis de uma
organização podem escolher a solução apropriada para eles e participar em chamadas
de vídeo com qualquer pessoa em qualquer lugar.
Esse documento, direcionado a líderes de equipes de TI, trata das características
necessárias para aumentar o valor comercial da telepresença de forma contínua:
● Levar em consideração como vocêpode expandir a telepresença para além das
reuniões e levá-la para fora das salas de reunião em computadores desktop e
dispositivos móveis.
● Introduzir ferramentas de gerenciamento que a equipe de TI pode usar para
planejar capacidade, monitorar a experiência do usuário para cumprir contratos de
serviço e manter segura a comunicação por vídeo
● Maximizar a adoção dessa tecnologia identificando e superando barreiras
culturais, comportamentais e organizacionais.
As equipes de TI que não possuírem os recursos internos para fornecer esses serviços
podem obter a experiência necessária da Cisco Services, juntamente com nossos parceiros.
Como fazer com que a colaboração visual se difunda
Após adotar a telepresença para uma necessidade comercial, muitas vezes a redução
de viagens ou tomada de decisões mais veloz, equipes de TI recebem frequentemente
solicitações de aplicações, como o uso da colaboração visual para possibilitar reuniões
Como melhorar a colaboração visual:
Planeje casos de uso, arquitetura e adoção

2. 2 © 2012 Cisco e/ou suas afiliadas. Todos os direitos reservados. Este documento contém informações públicas da Cisco.
Colaboração visual
White Paper
com participantes remotos, consolidar infraestruturas de comunicação, viabilizar que
funcionários trabalhem àdistância em seus próprios dispositivos, colaborar com
organizações externas e oferecer eventos e treinamentos online (Tabela 1).
Figure 1. Exemplos de casos de uso de colaboração visual e valores comerciais associados
Caso de uso Valores comerciais
Possibilite
reuniões com
participantes
remotos
Acelere a tomada de decisões reduzindo o atraso na comunicação. Reduza as viagens
de funcionários, custos com instalações e a emissão de gases de efeito estufa
marcando reuniões virtuais e dando apoio àtelecomunicação. Crie confiança e
entendimento por todos os fuso horários de equipes diversas e que trabalham com
funções diferentes com uma comunicação visual abrangente e frequente. Estimule a
participação, o compartilhamento de informações e a construção de conhecimento.
Consolide a
infraestrutura da
comunicação
Reduza o custo total de propriedade com uma infraestrutura simples e um
gerenciamento simplificado. Adapte mais rapidamente e com maior flexibilidade a
mudanças na empresa e aumente a velocidade de resposta misturando modelos de
instalação. Melhore o acesso e a experiência do usuário dando suporte a formas de
trabalho a partir de dispositivos móveis e àescolha desses dispositivos. Reduza
drasticamente os custos operacionais gerais usando uma única arquitetura controlada
por ligação para conferências de vídeo e voz ao mesmo tempo em que acomoda
sistemas com base SIP ou TDM, como necessário.
Viabilize o
trabalho à
distância e do
dispositivo do
funcionário
De acordo com pesquisas da Forrester, entre as organizações que implantam
estratégias de uso dos dispositivos do próprio funcionário:
● 76% relatam melhora na capacidade de resposta do funcionário e agilidade nas
tomadas de decisão
● Quase 60% relatam resolução de problemas internos mais rápida
● 43% a 46% relatam resolução de problemas relacionados a clientes mais rápida e
maior satisfação do cliente
Colabore com
organizações
externas
● A colaboração (possibilitada pela tecnologia) com partes interessadas externas se
relaciona positivamente com os ganhos de participação de mercado. (McKinsey
Global Institute)
● 53% dos CEOs de organizações de sucesso fazem parcerias exclusivamente para
inovações colaborativas. (IBM)
● 31% a 33% das organizações estão desenvolvendo estratégias e políticas de
mobilidade com parceiros e fornecedores. FORRESTER
Forneça eventos
e treinamentos
online
Alcance mais pessoas permitindo a presença remota em eventos, reuniões de
departamentos e treinamentos da empresa. Melhore o envolvimento dos participantes
permitindo a presença remota em eventos, reuniões de departamentos e treinamentos
da empresa. Possibilite que palestrantes, especialistas e participantes participem
pessoal ou virtualmente de qualquer lugar do mundo. Melhore a aprendizagem através
da interação bilateral com vídeos, chats e votações. Monitore a atenção dos
participantes, a absorção do conteúdo e os comentários em mídias sociais.
No entanto, apresentar novos casos de uso exige a superação de várias barreiras.
Primeiro, énecessário vender o valor comercial do investimento para os líderes
empresariais que controlam o orçamento. Isso normalmente exige sair da organização
de TI para obter dados para a criação do caso empresarial para economia de custos,
aumento da agilidade, menor tempo de comercialização, maior intimidade com o
cliente, etc.
Em segundo lugar, ao instalar mais pontos de vídeo e integrar a telepresença em mais
processos empresariais, a equipe de TI iráprecisar de fermentas de gerenciamento
para monitor continuamente a experiência do usuário, resolver e remediar problemas.
A visibilidade éessencial para fornecer a alta qualidade de experiência necessária
para a adoção.

3. 3 © 2012 Cisco e/ou suas afiliadas. Todos os direitos reservados. Este documento contém informações públicas da Cisco.
Colaboração visual
White Paper
Por último, pode ser necessário identificar e superar as barreiras para a adoção. Por
exemplo, funcionários podem não perceber que as opções avançadas de colaboração
visual de hoje são bem pouco parecidas com os sistemas de videoconferência
anteriores, que eram difíceis de usar e possuíam baixa qualidade de imagem.
O restante desse documento descreve o conjunto de habilidades necessárias para se
aprimorar a telepresença. As organizações de TI que não possuem recursos internos
com essas habilidades podem trabalhar com um parceiro de serviço de colaboração
visual experiente.
Leve em consideração os casos de uso adicionais
Hámuitos casos de uso de colaboração visual que irão ajudar a sua organização a
maximizar o retorno sobre investimento ao mesmo tempo em que fornecem benefícios
em outras áreas como a satisfação do consumidor, inovação e crescimento,
produtividade e envolvimento de funcionários. Na Tabela 1, destacamos alguns casos
de uso e os valores comerciais associados que são frequentemente obtidos por grupos
que implantam a colaboração visual dessas formas.
A obtenção da confiança de executivos nos novos programas de colaboração visual
exige uma discussão do caso de uso em relação aos benefícios empresariais, não de
tecnologia - por exemplo, maior agilidade, processos simplificados e custos mais
baixos. Modelos financeiros de ROI são especialmente atraentes, e parceiros de
serviços de telepresença como a Cisco
®
Services oferecem calculadora de ROI online.
Ao desenvolver o caso empresarial, vocêiráprecisar conhecer as capacidades
técnicas necessárias, como interoperabilidade, ligações entre empresas, multicast
ou streaming.
Projete a arquitetura de colaboração visual e use a política
Ampliar o ambiente inicial de telepresença para mais usuários ou oferecer suporte para
necessidades empresariais diferente exige mais que planejamento, projeto e serviços
de implantação padrões. Para realmente maximizar o ROI da colaboração visual, você
precisa da visão, estratégia e um esquema de etapas de como chegar lá.
Uma solução de colaboração por vídeo total incorpora um conjunto completo de pontos
de telepresença, infraestrutura para vários ambientes e ferramentas de gerenciamento
centralizadas. Vocêpode expandir ainda mais integrando-se a dispositivos externos,
como ferramentas de mobilidade e produtividade, com os aplicativos para reuniões
Cisco WebEx™.
Ao projetar a arquitetura de colaboração visual, a equipe de TI ou seu parceiro de
serviço de telepresença precisa levar em consideração:
● A capacidade da rede: Avalie a necessite de melhorias nas infraestruturas
atuais de vídeo e rede. Por exemplo, vocêpode precisar fornecer acesso
seguro para indivíduos que participam de sessões de telepresença de fora da
Exemplo de serviços de
colaboração visual
Empresa de serviços de utilidade
pública melhora a comunicação
organizacional
Situação: Uma provedora americana
de serviços de utilidade pública
havia, inicialmente, implantado a
telepresença para transmitir a
comunicação executiva para
dezenas de escritórios satélites, com
a intenção de reduzir gastos com
viagens e aumentar a eficiência da
comunicação organizacional. No
entanto, os treinadores ainda
viajavam para lugares remotos,
gerando custos altos.
Solução: A empresa trabalhou com
a Cisco Services para implantar a
tecnologia e os processos para
também usar a telepresença para
treinamentos de recém-contratados.

4. 4 © 2012 Cisco e/ou suas afiliadas. Todos os direitos reservados. Este documento contém informações públicas da Cisco.
Colaboração visual
White Paper
firewall ou a partir de dispositivos móveis. Certifique-se de que levar em conta a
demanda de rede de outros projetos de vídeo em andamento ou planejados. A
capacidade inadequada de largura de banda, os gargalos de processamento ou
o design de rede inapropriado podem comprometer aplicativos de missão crítica
e afetar negativamente a adoção de vídeo e outras ferramentas de
comunicação. Estimar a capacidade da rede com precisão normalmente exige
informações das equipes de rede e vídeo.
● Exigências do novo data center: Determine se vocêprecisa de mais capacidade
de armazenamento para sessões de vídeo gravadas. Se a sua organização está
implantando outros programas de vídeo e dispositivos externos como ferramentas
de produtividade e mobilidade (como os aplicativos para reunião Cisco WebEx™),
vocêpode, frequentemente, reduzir custos ao compartilhar recursos comuns,
como o armazenamento. Também avalie se émelhor para seu ambiente hospedar
os serviços de vídeo na nuvem ou localmente.
● Política de segurança: Revise o plano de segurança para garantir que o
mesmo se refira aos novos grupos de usuários ou casos empresariais no seu
planejamento. Leve em consideração a política de dispositivos móveis, a
segurança das transmissões de comunicação e se énecessário limitar o
acesso a funções como gravação e transmissão.
● Gerenciamento: Escale uma instalação de colaboração visual que requer
interfaces de gerenciamento maduras para visibilidade, resolução de problemas
e remediação. Essas ferramentas ajudam a fornecer a qualidade de experiência
necessária para alcançar os objetivos comerciais e também podem diminuir o
tamanho da equipe. As ferramentas avançadas de gerenciamento de hoje
fornecem monitoramento de serviços, atribuição automática de pontos de
usuários para trocar portas, traçar rotas por toda a extensão da ligação e
transcodificação automática de vídeos.
Maximize a adoção
A medida de sucesso para colaboração visual não éo funcionamento da tecnologia,
mas sim o ponto atéqual ela contribui para o valor comercial, como economia de
custos, equipes mais eficientes, ciclos de decisões mais curtos, etc.
A adoção abrangente éessencial para todos esses resultados. Conforme mais
pessoas utilizam uma tecnologia de rede como celulares, mensagens instantâneas,
SMS ou telepresença, essa tecnologia se torna exponencialmente mais valiosa, um
fenômeno conhecido como "o efeito da rede". Portanto, para maximizar a adoção,
comece atribuindo um funcionário ou envolvendo um parceiro para identificar
indivíduos que adotaram a tecnologia com sucesso e divulgar suas experiências.
Outro ponto tão importante quanto o anterior éidentificar e superar barreiras para uma
adoção mais abrangente. Um parceiro de serviços de colaboração da Cisco pode
Exemplo de serviços de
colaboração visual
Universidade estende novas
capacidades de vídeo em fases
Situação: Diferentes grupos na
comunidade universitária estavam,
individualmente, pesquisando
iniciativas de vídeo, incluindo
telepresença imersiva, telepresença
em desktop, vídeo sob demanda,
streaming e gravação. Sem uma
estratégia geral, era provável que
fizessem investimentos
redundantes e tomassem decisões
que prejudicassem o desempenho
geral da rede.
Solução: A equipe de TI contratou um
parceiro de serviços para ajudar a
desenvolver um planejamento
estratégico. Um dos objetivos era
introduzir novas capacidades de
telepresença na ordem certa para
maximizar o ROI. Após a realização
de uma análise de disparidade, o
parceiro de serviços desenvolveu um
plano personalizado de vídeo dentro
do orçamento da universidade. O
plano incluía atividades para começar
a transformar a rede existente em
uma rede de mídia, otimizada para
fornecer uma experiência de alta
qualidade ao mesmo tempo em que
minimizava o trabalho de
gerenciamento.

5. 5 © 2012 Cisco e/ou suas afiliadas. Todos os direitos reservados. Este documento contém informações públicas da Cisco.
Colaboração visual
White Paper
trazer uma perspectiva diferente e de grande ajuda para identificar barreiras culturais,
comportamentais ou organizacionais.
Por exemplo, a adoção pode ser prejudicada quando somente alguns usuários
possuem permissão para usar as funções avançadas de telepresença, como gravação
e streaming, por restrições de banda ou de recursos de treinamento. Nessa situação,
funcionários com privilégios totais podem adotar a telepresença com entusiasmo,
enquanto os outros, não. Se vocêlimitar os privilégios, vale a pena determinar se os
benefícios comerciais da adoção mais abrangente compensariam os investimentos
necessários.
A superação de barreiras para aumentar a adoção da colaboração visual exige o
seguinte:
● Avaliar os efeitos de uma adoção de telepresença mais abrangente na banda e
no treinamento.
● Desenvolver uma estratégia e políticas de governança. Isso pode envolver a
análise das implicações de abrir salas de telepresença para mais pessoas, por
exemplo, e possivelmente atéusá-las obrigatoriamente como substituição para
certas viagens.
● Divulgar a colaboração visual pela empresa.
● Desenvolver material de treinamento, como vídeos sob demanda ou pôsteres
em salas de conferência que mostram como compartilhar uma apresentação,
contato da pessoa responsável, etc.
Tenha em mente que um gerenciamento de mudanças éessencial. Sem uma gestão de
mudanças eficiente, as taxas de adoção tendem a se estabilizar após a adesão dos
primeiros funcionários ao programa.
Conclusão
A adição de novos casos de uso de colaboração visual que fornecem valor comercial
real exige uma estratégia comercial, arquitetura e adoção bem planejadas. Isso requer
uma grande variedade de habilidades técnicas e comerciais. Algumas dessas
habilidades são: entrevistas com usuários comerciais, cálculo do ROI, implantação de
ferramentas de gerenciamento e divulgação de histórias internas de sucesso para
estimular a adoção.
As organizações que não possuem essa habilidades podem trabalhar com um parceiro
de serviços de colaboração. Os benefícios podem incluir:
● Entendimento mais rápido sobre o valor comercial
● ROI maior
● Eficiência operacional melhorada que diminui custos
● Serviços melhorados e inovadores para seus clientes, funcionários e
parceiros comerciais.
Empresa compete de forma
eficiente com a fascinação com os
programas de milhagem
Situação: Uma empresa introduziu
a telepresença com o objetivo de
reduzir gastos com viagens. No
entanto, os funcionários
demonstraram insatisfação, pois
iriam perder suas milhas de
viagens.
Solução: Um parceiro de serviço
trabalhou com a empresa para
desenvolver um programa de
incentivo atraente para que a
telepresença fosse usada para
reuniões com clientes. Após
calcular os reais custos com
viagens executivas, o parceiro
recomendou dar créditos aos
funcionários por cada
videoconferência que substituísse
uma viagem executiva. Os
funcionários poderiam acumular
créditos e ganhar atécinco folgas
por ano. Os funcionários aceitaram
o programa, permitindo que a
empresa economizasse milhões de
dólares por ano em redução de
viagens sem prejudicar o ânimo dos
funcionários.

6. 6 © 2012 Cisco e/ou suas afiliadas. Todos os direitos reservados. Este documento contém informações públicas da Cisco.
Colaboração visual
White Paper
Saiba mais
para saber mais sobre os serviços de colaboração visual da Cisco e de seus parceiros,
entre em contato com o seu representante de conta local da Cisco ou visite:
www.cisco.com/go/collaborationservices.
Para ler uma série de white papers de título "Como aproveitar os vídeos comerciais
para transformar a empresa", visite:
www.cisco.com/go/services/businessvideo/whitepapers.
Impresso nos EUA C11-720642-00 11/12