VISUAL' présentation 2015

Tout droit réservé - CIPE 2015
www.CIPE.fr
diaporama de présentation
du jeu d'entreprise :
Une simulation concrète et réaliste pour apprendre
à construire, et à animer des tableaux de bord

2
• 1ère phase du jeu : construction d'un tableau de bord
– Représenter graphiquement un indicateur
– Construire un tableau de communication
– Mots-clés :
• Processus d'élaboration d'un tableau de bord
• Bonnes pratiques
• Typologies de graphiques
• Règles de l'art sur l'utilisation des graphiques
• Règles sur le contenu et la mise en forme d'un tableau de
communication
• 2ème phase du jeu : animation d'un tableau de bord
– Préparer l'animation de son tableau de bord
– Maîtriser le déroulement de son animation
– Mots-clés :
• Typologies d'animations
• Contenu de l'animation
Description du jeu en 1 diapo
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3
• Public concerné :
– Tout public
– Encadrement, Maîtrise, Employés
– Etudiants
• Taille du groupe :
– entre 6 et 36 personnes
• Entre 7 et 8h00
– Fractionnable en plusieurs séances
Public et Durée

4
• Définir un tableau de bord adapté à un service
– Indicateurs, Informations
• Représenter graphiquement un indicateur
– Typologies de graphiques en fonction des messages
– Règles de l'art
• Construire un tableau de communication
• Animer le tableau de communication
Objectifs de VISUAL', le mangement visuel de la performance®

5
• Le nombre de participants peut varier de 6 et 36 personnes :
• Le nombre idéal est entre 12 et 24 personnes
Participants
3 à 6 équipes de 4 à 6 personnes

6
• 6 équipes sont constituées
• Elles sont en compétition
• On peut mettre
en jeu de 2 à 6 équipes
Préparation de la salle
tableau de papier
vidéo-projection
affichage
commun
A
D
E
F
C
B

7
Vue d'ensemble de la simulation
Contenus des chapitres
Définition du tableau de bord
La démarche de construction d'un tableau de bord
Quels graphiques pour quels messages
Les éléments constitutifs d'un graphique (règles)
Les règles de construction d'un tableau
Chaque équipe réalise son tableau : en prenant en compte les
informations de contexte (données par l'animateur), et le fait que ce
tableau sera animé
Chaque équipe présente son tableau, les autres équipes critiquent
Chaque équipe réalise des ajustements, le cas échéant (car le
tableau sera animé et devra donc convenir à cette utilisation)
Des éléments de "contexte" supplémentaires sont fournis aux
membres de l'équipe, afin de mettre en scène l'animation
Les équipes préparent l'animation autour du tableau
Chaque équipe simule l'animation autour du tableau : une personne
joue l'animateur, les autres jouent les participants à la réunion
Les autres stagiaires notent la prestation de l'équipe
L'animateur débriefe, et apporte des compléments méthodologiques
sur l'animation du tableau
1. Notions
de tableau de bord
2. Représentation graphique
d'un indicateur
4. Présentations
& Ajustements
5. Préparation de l'animation
du tableau
3. Construction d'un tableau
de communication
1 h 00
1 h 00
2 h 00
Optionnel : 1 h 15
45 min
Total : 7 à 8 h 00
6. Animations
7. Débriefing
1 h 30
0 h 30
Durées :

8
1) Notions de Tableau de bord
2) Représentation graphique d'un indicateur
3) Construction d'un tableau de communication
4) Débriefing des tableaux (optionnel)
5) Préparation de l'animation d'un tableau
6) Animations
7) Débriefing des animations
DÉROULEMENT

9
Edition de la version 1
Réalisation et diffusion de la version
1
• Les équipes ordonnent les étapes de construction d'un tableau de bord :
Construction du tableau de bord
Définition d'un cahier des
charges
Analyse et compréhension mutuelle
du besoin et des contraintes ou des
limites de réalisation
Recherche de l'information
existante
Bases de données industrielles,
administratives, financières, …
Récupération des données
Définition de l'exploitation et du
traitement de l'information
nécessaires
Mise en forme
Définition du support et du format
Réalisation d'une maquette
Présentation
Validation de la maquette
du tableau
auprès du commanditaire
Ajustements
Réalisation des ajustements
suite à la présentation
au commanditaire
Utilisation
Animation du tableau
Réalisation des évolutions
au fil de l'eau

10
• L'animateur réalise des apports complémentaires sur les étapes :
13SMART, le jeu des Indicateurs®,un jeu du CIPE
• Quelle est la formule de calcul de l'indicateur ?
Récupération des données
Définition de l'exploitation
et du traitement
de l'information nécessaires
base
de
données
base
de
données
base
de
données
- compréhensible : on comprend le phénomène mesuré
- exact : on mesure le bon phénomène
• Une règle essentielle :
• Quel est le nombre maximum d'indicateurs sur un tableau de bord ?
Mise en forme
Définition du support
et du format
2. Contenu
TROP d'indicateurs
TUE l'indicateur
7
• Analyser le tableau de bord = Analyser les risques
• Analyser aussi les Opportunités !
Mise en forme
Définition du support
et du format
4. Analyses
identifier
les risques
coter et hiérarchiser
les risques
représenter
visuellement
les risques
occurrence
gravité
  
  

11
Deux écueils classiques
utiliser le TdB
comme un outil
"répressif"
effectuer un mauvais
traitement de l'information
de la part
du rédacteur
de la part
du responsable
indiquer les sources
et les dates
"faites disparaitre la crainte
pour que chacun puisse contribuer
au succès de l'entreprise" (Deming)

12
Typologies de tableaux de bord
OBJECTIF
Suivre l'état
d'avancement du travail
(Chef d'Équipe)
OBJECTIF
Suivre la performance
du Service
(Chef de Service)
OBJECTIF
Suivre l'état d'avancement
du projet (Chef de projet &
Équipe projet)
OBJECTIF
Connaitre la santé
financière de l'entreprise
(Directeur & CODIR)
OBJECTIF
Évaluer la performance
globale
(Directeur & CODIR)
Tableau de bord
OPÉRATIONNEL
Tableau de bord
SERVICE
Tableau de bord
PROJET
Tableau de bord
STRATÉGIQUE
Tableau de bord
ÉQUILIBRÉ

13
6) Animations
DÉROULEMENT

14
Quels graphiques feriez-vous ?
• Vous disposez
de 8 énoncés
• Définissez, pour chaque énoncé,
le graphique qui vous semble
le plus approprié
message
à passer
type de
graphique
CIPE, Tous Droits Réservés
Quel graphique
feriez-vous ? …
Graphique 1
Les ventes à l'export se décomposentde la manière suivante :
Pays Ventes (M€)
Brésil 20
Chili 50
UK 10
USA 20
total 100

15
L'Évolution
Objectif :
• Visualiser comment les éléments évoluent dans le temps
• Evolution en baisse, en hausse, ou stable
Message :
• Il comprend les mots comme changement, croissance,
déclin, augmentation, diminution, variation
Colonnes ou Courbe :
• Colonnes :
– 6 à 7 éléments maximum
– montrent des niveaux et des grandeurs
• Courbe : beaucoup de points
– montre des mouvements, des infléchissements de tendance
Source : Gene Zelazny "Dites-le avec des graphiques"

16
Les standards
Quel que soit le graphique :
• Unités de mesure
• Echelle
• Référence / Objectif
• Historique
• Commentaires
• Pictogrammes
décomposition position évolution répartition corrélation
tartebarrescolonnescourbepoints
Types de Comparaison
TypesdeGraphique

17
Quelques représentations types 5/9
• Résultats d'une activité
Formation
• Fait marquant : néant
• Dépenses Cumulée à T3 : 110 k€
• Tendance :
• Action : sous-traitance des
opérations ATOLL

0
50
100
150
200
250
300
350
400

18
6) Animations
DÉROULEMENT

19
1.Structuration du tableau
2.Flash / Approfondissement
3.Simplicité
4.Attractivité
Avant de réaliser vos tableaux de communication : 4 conseils

20
DELAIS
Elles permettent de comprendre rapidement
la structure de votre tableau
• Séparer les familles de message (rubriques)
1. Structuration

21
Construction des tableaux
• Chaque équipe choisit un contexte :
– Service Commercial
– Service Études
– Équipe Projet
– Direction Qualité
– Service Logistique
– Service Production
• Vous disposez :
– d'informations liées à votre contexte
– d'une trame A3 pour dessiner une maquette
– d'une affiche A0 pour construire le tableau
– d'éléments pré-imprimés (titres, graphiques, photos)
– de matériels de dessin
– du récapitulatif des bonnes pratiques
• Vous avez 1h00 pour construire le tableau
• NB : ce tableau servira de support d'animation de
réunion de service
CONTEXTE
ChocoStar met en œuvre différent projets, faisant intervenir des personnes des différentes
directions d'entreprise.
Ce projet concerne l'extension de l'atelier de conditionnement,dans le but d'accompagner la
croissance de 15 % par an sur les trois années à venir. L'atelier de conditionnementpassera
d'une superficie de 2500 m² à 3500 m².L'équipe projet comprend : 1 chef de projet, 1 assistante, 1 personne du service HQSE, et 2
personnes du service maintenance travaux neuf.
Le budget est de 830 k€ ; et le délai est de 15 mois, nous sommes au 8ème
mois.
Le planning ci-dessous présente un arrêt des activités à partir du mois 7, et ce depuis 1 mois.
MISSION
En tant que Chef de Projet, vous réunissez votre équipe projet tous les 15 jours.
Une fois le tableau de communicationconstruit, vous devrez animez 10 minutes de réunion
projet, en vous appuyant sur celui-ci.Des informations chiffrées sont données sur la page suivante. Si certaines informations vous
manquent : imaginez-les ! (parlez-en avant à l'animateur)D'autres informations seront données, avant la préparation de l’animation.
Informations pour construire le tableau "Projet"

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
1 Validation du Cahier des charges
2 Pré-études
3 Consultation fournisseurs
4 Faisabilité
5 Études générales
6 Études détaillées
7 Installation chantier
8 Protection de l'atelier existant
9 Fondations
10 Mise en place des moyens de levage
11 Montée des murs
12 Charpente
13 Toiture
14 Agencements intérieurs
15 Mise en place moyens logistiques
16 Recette
17 Montée en puissance du nouvel atelier

Maquette A3
Tableau A0
SMART, le jeu des indicateurs®
STRUCTURATION DU TABLEAU
Séparer les familles de messages
Structurer l'intérieur des rubriques
Séparer les informations temporelles
FLASH / APPROFONDISSEMENT
Le flash conduit à l'approfondissement
SIMPLICITÉ
Simplifier la réalité
ATTRACTIVITÉ
Combiner : courbe, signe, texte, …
Décomposer court terme et long terme
chap. 3
CONSTRUCTION DU TABLEAU : RÉCAPITULATIF


DELAIS
PRIORITES
ACTIONS
magasin
RESULTATS JOUR
RESULTATS SEMAINE
Point quotidien
Point Hebdo
DELAIS
DELAIS
PRIORITESRESULTATS JOUR
RESULTATS SEMAINE
ACTIONS
magasin
Titre
Sous-Titre
Séparation
____________________
____________________
____________________
____________________
Flash
Approfondissement
Le flash conduit à
l'approfondissement
OUI ! NON !
MACHINES REVISEES
COMBINER : COURBE, SIGNE, TEXTE, ...
TAUX DE PANNENOUVELLE MACHINE



22
• Chaque équipe dispose d'un dossier
contenant des trames de titres, de
graphiques, des photos, etc.
• L'équipe peut découper ces
éléments pour les coller sur le
tableau
Le dossier d'équipe

23
• Du matériel est mis à disposition :
– Feutres
– Règles
– Scotch de couleur
– Gommettes
– …
Construction des tableaux

24
Exemple de tableau réalisé

25
6) Animations
DÉROULEMENT

26
• Cette partie est optionnelle :
– Elle requiert environ 1h15
• Les équipes réalisent de visites silencieuses
des autres tableaux, et y placent des
remarques et des points forts.
• Un tour de table est organisé.
Débriefing des tableaux (optionnel)

27
6) Animations
DÉROULEMENT

28
• Votre tableau de communication va servir
de lieu et de support d'animation
de la réunion de service :
– Service Commercial
– Service Études
– Équipe Projet
– Direction Qualité
– Service Logistique
– Service Production
• Chaque membre de l'équipe joue un rôle :
– d'Animateur de la réunion
– de Participants à la réunion
MAIS tout le monde aide
à la préparation de l'animation
• Vous vous mettrez d'accord sur qui fait quoi, à la fin de la préparation
Préparation de l'animation des tableaux

29
• Recevez la fiche de rôle de l'ANIMATEUR :
• Chaque équipe prépare maintenant
l'animation de la réunion :
– Quels sujets aborder ?
– Dans quel ordre ?
– Pour quelles finalités ?
– Etc.
• Votre objectif :
Présenter une animation "idéale"
• Vous avez 10 minutes pour préparer cette animation
Préparation de l'animation des tableaux
Le Jeu du Management Visuel – Licence 100
Le Jeu du Management Visuel – Licence 100
VOTRE RÔLE D'ANIMATEUR
En tant que chef de projet, vous animez la réunion de suivi de projet (environ 10 minutes), et
avez 3 objectifs :
faire partager aux équipes le constat autour du tableau
comprendre l'origine des dérives sur le projet
définir les actions à mettre en œuvre
Vous devez préparer votre réunion :
les autres membres de votre équipe vous aident,
mais ils ne doivent pas donner les informations dont ils ont connaissance : ils les donneront
lors de l'animation du tableau (pour être proche de la réalité).
Informations pour l'animation

Tableau
"Projet"
chap. 4
VOTRE RÔLE D'ÉQUIPIER
Au sujet de l'évolutionde la norme CD 5066 :
Vous avez rencontré plusieurs membres du groupe de travail rédigeant cette évolution de
norme, et vous avez appris qu'elle aura exclusivementune incidence sur les bâtiments
industriels traitant de produits chimiques lourds.
Cela signifie que cette évolution n'aura aucune incidence sur l'activité du bâtiment de
conditionnement.
Vous avez eu cette information avant-hier, et n'avait pas encore eu le temps d'avertir l'équipe
double : vous le ferez durant la réunion autour du tableau de communication.
NB :
- Ne donnez pas ces informations durant la préparation : mais seulement durant l'animation
- Aidez l'animateur à préparer sa réunion, SANS DONNER vos informations ci-dessus (vous les
donnerez durant l'animation, pour qu'elle soit plus réaliste)
Informations pour l'animation

Tableau
"Projet"
chap. 4
1/4
2/4

30
6) Animations
DÉROULEMENT

31
• Les participants aux animations reçoivent des informations "de dernière minute"
– Celles-ci leur permettent d'interagir avec l'animateur de la réunion
• Chaque équipe anime à son tour
• Les autres équipes doivent observer et faire ressortir :
– Au moins 1 point fort
– Au moins 1 point à améliorer
Animations
POINT FORT
POINT
À AMÉLIORER

32
6) Animations
DÉROULEMENT

33
• L'animateur réalise des apports sur les sujets suivants :
1) Où animer
2) Qui participe
3) Contenu / Déroulement
4) Quand / Durée
Débriefing des animations

34
SoignéSilencieux
• Sur un lieu de passage de l'équipe
Animation autour du tableau placé au bon endroit
Loin des bruits de l'environnement On a envie de s'y réunir

35
Déroulement de la réunion
CONSTAT ANALYSE ACTION
Comprendre
la situation
Partager
la situation
Détecter
et analyser
les points critiques
Comprendre
les effets
et les causes
Définir
les actions
CONCLUSIONINTRODUCTION
Postulat de base :
- Les indicateurs sont à jour
- Des commentaires sont présents, le cas échéant
- Le plan d'action est à jour

36
• Prise en main des nouvelles données
• Le manager (avec son équipe) doit :
– retrouver ses repères
– apprécier la situation
dans sa globalité
– apprécier la situation
activité par activité
– visualiser les écarts
Contenu de la réunion
_________________
_________________
_________________
_________________
____________
Flash
structuré
visuel
limpide
succinct

37
_________________
_________________
_________________
_________________
____________
Approfondissement
• Analyse détaillée des données
• Le manager (avec son équipe) doit :
– s'appuyer sur les états, et rapports du tableau de bord
– vérifier l'état des actions engagées précédemment
– analyser les résultats en cours
– vérifier les tendances par rapport aux objectifs
– évaluer les risques et conséquences
• Le manager interpelle l'équipe :
– "qui a de l'information sur … ?"
Contenu de la réunion

38
Typologies d'animation des indicateurs
Niveau
Type d'
Indicateur
Fréquence Horizon
Type
d'information
Durée Livrables
CODIR
de
résultat
Mensuelle
à
Trimestrielle
Année
3 à 5 ans
(PMT)
Stratégiques
1 à 3
jour(s)
Orientations
stratégiques
Service de service
Mensuelle
à
Trimestrielle
Trimestre Tactiques 1 à 2h Plan d'action
Projet
de
processus
Hebdo
à
Mensuelle
Hebdo
Ou +
Opérationnelles 1 à 2h Plan d'action
Équipe d'action
Journalière
Par équipe
Journée
Équipe
Opérationnelles 5 à 10'
Consignes
Plan d'action
Indicateurs
de RÉSULTAT
Indicateurs
de PROCESSUS
Indicateurs
d'ACTION
Animation de + en + visuelle

39
Tableau
de Bord
Processus
d'élaboration d'un
tableau de bord
Typologies
de graphiques
Contenu
d'un tableau
de communication
Typologies
d'animations
Contenu
de l'animation
Bonnes pratiques
Règles de l'art sur
l'utilisation des
graphiques
Mise en forme
d'un tableau
de communication
Les principaux concepts abordés

40
Diverses formules de mise en œuvre du jeu
sont possibles : n'hésitez pas à nous contacter
• Acquisition du jeu :
– Matériel
– Licence d'utilisation
– Option de formation de mise en main
(formation des futurs formateurs
à l'utilisation du jeu)
– Option de customisation du jeu à votre problématique
• Achat d'une animation du jeu :
– Réalisée par un animateur du CIPE
– Incluant le matériel mis en œuvre
– Option de customisation de l'animation à votre
problématique
Modalités d'utilisation de
VISUAL', le mangement visuel de la performance®
Contact : Nadia GHARBI
Tél. : 01 40 64 59 18
Mail : info@cipe.fr
• Le jeu peut être customisé, à divers
niveaux :
– Vocable utilisé
– Choix de chapitres spécifiques du jeu
existant
– Ajout de concepts / chapitres
– Adaptation du jeu à un nombre de
stagiaires important
– Etc.

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